La gestione del progetto: aspetti di contenuto ed amministrativo- finanziari, reporting Relatore: Francesca Saraceni Seminario di Assistenza tecnica alla gestione dei progetti di Partenariati Multilaterali 2012 Roma, 16 novembre 2012 “ISFOL – Sala Auditorium ” Corso d’Italia, 33

2 Partenariati Mobilità Un partenariato Leonardo da Vinci NON è un progetto di Mobilità.

Modifiche ed emendamenti Ogni cambiamento ai termini e alle condizioni della Convenzione deve essere oggetto di una clausola addizionale scritta. Le variazioni non devono alterare la natura e gli obiettivi iniziali del progetto approvato. 3

Emendamento La Convenzione è soggetta ad Emendamento nei seguenti casi: Sostituzione dell’Organismo Beneficiario Modifica al numero delle mobilità per la partecipazione di persone con bisogni particolari o per la partecipazione a incontri transnazionali nei Territori d’Oltremare Avvicendamento Responsabile Legale Variazione ragione sociale/denominazione del Beneficiario 4

Modifica La Modifica entra in vigore soltanto a seguito della formale accettazione da parte dell’Agenzia Nazionale. Sono da considerarsi Modifiche alla Convenzione : 5 variazioni del Programma di Lavoro variazione coordinate bancarie avvicendamento del Firmatario autorizzato variazioni di partner associati o silenti altri casi eventuali non contemplati per i quali occorre consultare l’A.N.

Una mobilità transnazionale è: 1/2 Un viaggio all’estero realizzato dal Paese del Beneficiario 1. sia verso uno degli organismi partner del progetto 2.sia finalizzato alla partecipazione ad un evento organizzato da un progetto o da una rete attiva nel quadro di LLP o dei programmi precedenti 6

7 Una mobilità transnazionale è: 2/2 1. un viaggio di una persona, lo stesso individuo può effettuare più mobilità nel corso della durata di un progetto di Partenariato 2. un unico viaggio effettuato verso due o più paesi verrà considerato una mobilità (es. da Italia a Belgio, da Belgio a Finlandia e da Finlandia a Italia) 3. non è prevista una durata minima o massima della mobilità 4. valgono solo le mobilità transnazionali (viaggi all’estero), incluse quelle da o verso i Paesi e i territori d’Oltremare e le regioni ultra periferiche dell’Unione Europea

Riduzione del numero minimo delle mobilità: quando e perché? 1.coinvolgimento di staff o studenti/ discenti/tirocinanti con bisogni speciali, che richiedano la presenza di accompagnatori (fornire: dettaglio dei costi aggiuntivi e numero mobilità da effettuare con i fondi disponibili) 2.viaggi da o verso i Paesi e i Territori d’Oltremare e le regioni ultra periferiche dell’Unione Europea (fornire: dettaglio delle attività di mobilità previste e dei costi di viaggio connessi, numero delle mobilità che l’organismo può effettuare con i fondi disponibili) 8

Rapporto Intermedio Il Rapporto Intermedio si consegna a metà del periodo contrattuale e fornisce informazioni di processo su alcuni elementi del progetto: 1.attività svolte 2.criticità/problematiche incontrate 3.mobilità effettuate e da realizzare il format viene predisposto dai servizi della CE può essere compilato in italiano deve essere inviato per mail e per posta ordinaria Non è necessario integrare il rapporto con alcun allegato. L’Agenzia Nazionale si riserva di chiedere documentazione aggiuntiva. 9

Rapporto Finale Il Rapporto Finale chiude le attività progettuali e fornisce informazioni su: finalità attività risultati A queste informazioni generali sul progetto vanno aggiunti dati di dettaglio su: soggetti coinvolti nelle attività e nelle mobilità attività svolte a livello locale impatto su discenti e staff disseminazione e utilizzo dei risultati 10

Rapporto Finale- Allegati Unitamente al Rapporto Finale, l’Agenzia Nazionale può richiedere al Beneficiario di fornire prova dei viaggi e dei soggiorni all’estero di ciascuno dei partecipanti attraverso l’invio dei seguenti documenti: originali dei titoli di viaggio (biglietto e carta d’imbarco); certificazione di frequenza o partecipazione rilasciato dall’organismo ospitante 11

Mobilità ammissibili In sede di Rapporto Finale saranno considerate ammissibili le mobilità che soddisfino le seguenti condizioni: Mobilità effettuate verso organismi partner ammessi a finanziamento nell’ambito dello stesso progetto di Partenariato o per partecipare ad eventi organizzati da un progetto o una rete (e.g. reti Comenius o Grundtvig ) nel quadro del Programma di Apprendimento Permanente (o di un programma precedente) Mobilità svolte da: –staff o studenti/discenti/tirocinanti degli Organismi partner del progetto –accompagnatori (ad es. genitori, tutori o badanti) nel caso di mobilità effettuate da persone con bisogni speciali Mobilità che hanno avuto luogo nel corso della durata della Convenzione. Le mobilità dei partner silenti non sono ammissibili 12

Mobilità rilevanti Saranno considerate rilevanti le mobilità che, in funzione dei contenuti del Rapporto Finale, risulteranno essere: 1.effettuate nel rispetto dell’azione di Partenariato 2.svolte durante il periodo contrattuale 3.funzionali al raggiungimento degli obiettivi del Progetto 13

Riconoscimento dell’importo del finanziamento L’importo definitivo del finanziamento sarà riconosciuto solo se verranno soddisfatte le seguenti condizioni: 1. Realizzazione delle attività così come descritte nel piano di lavoro o eventualmente riformulate in sede di contrattualizzazione 2. Realizzazione di attività di mobilità eleggibili e rilevanti ai sensi della definizione contenuta nell’allegato III della Convenzione e dettagliatamente sopra esposte 14

Riduzione del finanziamento accordato 1/2 Se le attività, le mobilità ed i risultati descritti nel Rapporto finale non corrispondono a quanto indicato nella candidatura di Partenariato e non sono rilevanti rispetto all’azione di Partenariato in questione, l’importo finale del finanziamento sarà pari a zero e l’Agenzia Nazionale chiederà la restituzione integrale dell’importo corrisposto al Beneficiario a titolo di prefinanziamento. 15

Riduzione del finanziamento accordato 2/2 Per ciascuna delle mobilità non realizzate o inammissibili, l’Agenzia Nazionale ridurrà proporzionalmente l’importo finale del finanziamento. Nel caso in cui nessuna mobilità sia stata realizzata, l’importo finale del finanziamento sarà pari a zero e l’Agenzia Nazionale provvederà al recupero dell’ammontare totale del prefinanziamento erogato al Beneficiario. 16

Monitoraggio e controllo Monitoraggio desk Indagine rivolta a tutti i progetti finanziati in ciascuna annualità finalizzata a raccogliere informazioni e dati quali-quantitativi sulla gestione delle attività e delle mobilità programmate Visite di monitoraggio Indagine a campione finalizzata a raccogliere informazioni e dati quali-quantitativi sulla progettazione delle attività finanziate, sulla gestione del progetto, la cooperazione fra i partner, l‘impatto delle mobilità svolte, le azioni di valutazione, disseminazione ed utilizzo dei risultati Verifiche sul posto durante la realizzazione dell‘attività finanziata Visita a campione dell’Agenzia Nazionale all’organismo beneficiario finalizzata a verificare se sono state realizzate tutte le attività previste dal piano di lavoro ed i relativi obiettivi, nonché la corretta pianificazione delle attività future. 17

Banca dati EST European Shared Treasure CHE COSA È? Un sistema di documentazione per le esperienze di cooperazione finanziate nell‘ambito dei programmi Comenius, Grundtvig e Leonardo da Vinci Una banca dati interattiva dei progetti finanziati e dei prodotti realizzati Uno strumento di disseminazione finalizzato a trasferire i risultati dei progetti finanziati COSA SI PROPONE? EST consentirà a tutti coloro che a vario titolo operano nel campo dell‘istruzione e della formazione di accedere alle esperienze maturate nell‘ambito di progetti di Partenariato finanziati in tutta Europa 18

Grazie per l’attenzione e buon lavoro! 19