UNITÀ GESTIONE AMMINISTRATIVA E PUBBLICHE RELAZIONI G. Maggi, INFN e Politecnico di Bari

UNITÀ GESTIONE AMMINISTRATIVA E PUBBLICHE RELAZIONI (dalla versione 2.1 del Blueprint di IGI)

Amministrazione della struttura Gestione del bilancio e della spesa; Redazione dei rapporti finanziari e di analisi della spesa. Acquisti, contratti, fatturazione e gestione del patrimonio Liquidazione missioni e indennità Gestione finanziaria dei progetti europei e nazionali

Attività di segreteria, Gestione del personale, Pubbliche relazioni Attività di segreteria – Segreteria di Direzione; – Protocollo e archiviazione documentazione; – Gestione Rapporti con i partner – Supporto agli organi collegiali; – Documentazione programmi e obiettivi; – Rapporti con le Organizzazioni Sindacali; Gestione del personale – Pratiche e documentazione relativa al personale; pratiche concorsi e assunzioni; – pratiche e documentazione medicina del lavoro; Pubbliche relazioni – Assicurare la visibilità e fornire informazioni su IGI tra i decision makers, le agenzie di finanziamento, le comunità scientifiche, i partner industriali. – Assicurare i rapporti con altre iniziative di grid a livello internazionale ed europeo, in particolare con EGI organizzando la partecipazione qualificata di IGI agli eventi nell’ambito del computing distribuito – Curare l’organizzazione dei congressi e i workshop nazionali di grid computing – Creare e mantenere eccellenti relazioni con i media – Coordinare la pubblicazione di rapporti di attività e di gestione – Curare la gestione dei tool collaborativi (Indico, sito web, mailing lists, ect.)

Scenario a regime Supporto direzione – 1 project management, 1 segreteria direzione e organi collegiali, 1 dissemination+PR, 2 collaboratori Contabilità – 1 funzionario di amministrazione +1 collaboratore di amministrazione In totale 7 unità di personale (2 in più rispetto al blue print) – EGI 8 unità con molto meno personale Sede: – Contabilità e segreteria: presso la sede (direzione) di IGI – Dissemination e PR può anche essere delocalizzata

Nel transitorio Occorrono almeno tre (3) persone da acquisire subito: Per definire l’organizzazione a regime E collaborare con l’INFN alla acquisizione del personale (gestione dei concorsi, etc).

Attività da svolgere nel 2011 Definire l’organizzazione a regime ed identificare i vari passi da fare per arrivare a regime – Fare alcune scelte importanti: Contabilità – Il sistema di contabilità di IGI deve fare riferimento » Alla contabilità pubblica? Si potrebbe usare il sistema INFN » Alla contabilità privata? ?? Gestione del personale – Stipendiale » appoggiarsi all’esterno – Controllo presenze » più leggero rispetto all’INFN: niente cartellini Reclutamento dl personale fase iniziale

La gestione amministrativa nei progetti precedenti ed attuali. L’attività amministrativa, la gestione del progetti europei (incluso la gestione di gran parte dei contratti con il personale) è stata fornita dalla organizzazione amministrativa dell’INFN – AC + amministrazioni locali Con in aggiunta – Per la gestione dei progetti europei e del personale Casotto, Pavan, (Maggi+supporto tecnico gr. di Bari) – Per le pubbliche relazioni Salente, Cresti, Casotto, Pavan