LA GESTIONE DELLE RIUNIONI MASTER I LIVELLO “MANAGEMENT INFERMIERISTICO PER LE FUNZIONI DI COORDINAMENTO” - A.A SOCIOLOGIA DEI PROCESSI CULTURALI E COMUNICATIVI LA GESTIONE DELLE RIUNIONI MASTER I LIVELLO “MANAGEMENT INFERMIERISTICO PER LE FUNZIONI DI COORDINAMENTO” - A.A SOCIOLOGIA DEI PROCESSI CULTURALI E COMUNICATIVI

È sempre più diffusa l’organizzazione di riunioni nelle quali si è chiamati a svolgere una relazione o un intervento. A volte, anche a condurle.

Regole per la convocazione di una riunione

Quando convocare una riunione?

 Scambiare pubblicamente punti di vista Quando è necessario  Informare contemporaneamente tutti i partecipanti  Raccogliere in modo collettivo e pubblico informazioni/pareri su di un tema

 Convincere i presenti su alcuni aspetti Quando è necessario  Prendere collettivamente delle decisioni

 Deve informare su chi sarà il coordinatore e chi è stato invitato  La convocazione deve motivare i partecipanti ad essere presenti, indicando perché sono coinvolti e cosa ci si attende da loro

I compiti del conduttore nell’avvio della riunione Dare, in apertura, le regole del gioco. I primi 3 minuti sono determinanti per il successo della riunione.

Si rispettano gli orari previsti sia nell’iniziare all’ora stabilita, sia nella durata degli interventi e degli intervalli

Scoraggiare l’uso dei telefoni cellulari

Se i partecipanti non si conoscono  In una riunione formale assegnare 30 secondi di auto-presentazione, chiedendo anche cosa ci si aspetta specificatamente dalla riunione.

Se i partecipanti non si conoscono  In una riunione con tempi ampi (o in riunioni formative) far presentare ogni partecipante dal vicino dopo che lo ha intervistato per 20 secondi.

Nel corso della riunione Impedire i dialoghi e i parlottii in sottogruppo (“Una riunione alla volta”) Incoraggiare l’uso di supporti visivi (in ausilio alle parole)

Non consentire l’introduzione di temi non previsti dall’ordine del giorno (Comunicare la data per la trattazione approfondita di quel punto specifico) Nel corso della riunione

Non consentire che si ridiscuta una decisione già presa Valorizzare il ruolo di tutti Nel corso della riunione

Se non vengono rispettati i tempi previsti, preannunciare ai presenti quali punti non potranno essere svolti. Fissare all’occorrenza la data di una nuova riunione Nel corso della riunione

Redigere un verbale (conciso, chiaro, neutrale) e inviarlo, con lettera di accompagnamento, ad ogni partecipante, corredato da eventuale documentazione aggiuntiva. Il dopo riunione

I tempi medi Il tempo di una riunione (media europea) è di 68 minuti. In una riunione in media si ascolta per l’80% del tempo e si interviene per il 20%.

Le tipologie dei partecipanti visti da chi conduce la riunione

In ogni gruppo di riunione esistono di solito 3 tipologie  Gli alleati

In ogni gruppo di riunione esistono di solito 3 tipologie  Gli alleati  Gli ostili

 I neutrali In ogni gruppo di riunione esistono di solito 3 tipologie  Gli alleati  Gli ostili

 Gestire gli ostili, cercando di scoprire il motivo del loro antagonismo Lo scopo del conduttore è  Mantenere tali gli alleati  Spostare i neutrali verso il ruolo di alleati

I neutrali LO ZELANTE  Persona molto informata, ambiziosa, diligente  Consulta spesso l’orologio  Ritiene di perdere tempo se non interviene lui  Tende ad essere il leader

I neutrali COSA FARE  Lodare la sua competenza per conquistarsi il suo appoggio  Non ignorarlo: diventa il “Il Signor So Tutto”  Non lasciargli comunque troppo spazio

“Rossi, che tutti sappiamo molto esperto in questo settore, potrebbe confermare, ma ora non c’è il tempo per un suo intervento, che…” I neutrali ESEMPIO

I neutrali LOGORROICO  Caratterialmente esuberante  Parla di tutto e con tutti  La sua lingua è più rapida del suo pensiero  È inconcludente

I neutrali COSA FARE  Frenare le sue chiacchiere  Chiedere in modo benevolo ma fermo di rispettare i tempi  Ricordargli che è bene che tutti abbiano parlato prima che chi già lo ha fatto possa riavere la parola

I neutrali  Non guardarlo mai: ne approfitta, poiché invadente  Se è irrefrenabile  Usare il gruppo per provare come risponde

“Dal momento che il nostro amico Rossi ha già espresso più volte la sua opinione, ed anche lungamente, siete d’accordo nel fermare i lavori per ascoltare un altro suo intervento, oppure preferite che si prosegua e si mantengano i tempi prefissati?” I neutrali

Da persona molto precisa, non tollera per rigore interiore, le cose imperfette I neutrali CAVILLATORE È irritante (come tutti i pignoli) ma è solo un “neutrale scomodo”

 Per nessun motivo entrare in polemica (i pignoli hanno sempre ragione) I neutrali  Valorizzare (nascondendo lo sforzo) l’utile puntualizzazione CAVILLATORE

I neutrali  Ringraziarlo per la sua nota precisione e procedere (criticando il rigore del pignolo lo si irrita e lui passa tra gli ostili) CAVILLATORE

Gli ostili LO SCETTICO  La riunione per lui darà pochi frutti positivi  È un pessimista, scoraggiato e scoraggiante

Gli ostili COSA FARE “ La sua proposta migliorativa qual è?”  Se esprime solo negatività, porgli domande che lo obblighino alla propositività

Gli ostili IL MANIPOLATORE  Con abilità, trae profitto da tutto per motivi personali  Porta il gruppo su argomenti utili solamente a lui

“Sono tutti d’accordo nel trattare questo argomento, che interessa solo Mario Rossi?” Gli ostili COSA FARE  Evidenziare che questo atteggiamento è poco utile al gruppo

Gli ostili IL SILENZIOSO-OSTILE  Tace, scuote il capo e mostra espressioni di diniego  È chiaro che se parlasse sarebbe contrario a quanto si sta trattando

Gli ostili COSA FARE  Evitare di dargli la parola quando mostra ostilità  Non appena si mostra meno contrario, far sfogare un po’ la sua voglia di protagonismo

Gli ostili COSA FARE  Spesso è solo invidioso: vorrebbe essere il conduttore  Smussare la sua invidia  Chiedere un suo consiglio obbligatoriamente positivo.

“Noi tutti conosciamo la grande esperienza che il nostro amico Bianchi ha su questo punto e soprattutto sappiamo la sua propositività: Bianchi, qual è la sua proposta migliorativa?” Gli ostili ESEMPIO

Gli ostili IL CENSORE  Si differenza dal Silenzioso- Ostile perché manifesta il suo dissenso più ostentatamente  Tamburella sul tavolo, guarda l’ora continuamente  Sbuffa, interviene con sarcasmo

Gli ostili COSA FARE  La critica rallenta il lavoro  Far intervenire il gruppo a difesa dei tempi di riunione  Attenzione: il gruppo potrebbe negare l’aiuto. Teme i censori

Attenzione alla “catena aberrante”

Il Capitano al Maresciallo

Come sa, domani alle ore 9 avremo l’eclisse di sole, ciò che non avviene tutti i giorni. Alle ore 7 conduca gli uomini, in tenuta da campagna, in piazza d’armi:…

… avremo modo di vedere questo raro fenomeno e io darò le necessarie spiegazioni. In caso di pioggia non vi sarà nulla da vedere e quindi farà passare gli uomini in palestra.

Il Maresciallo al Sergente

Per disposizione del signor Capitano, domani alle 7 vi sarà l’eclisse di sole. Lui alle ore 9 darà le istruzioni, il che è un raro fenomeno che non avviene tutti i giorni. …

… Se il tempo sarà piovoso gli uomini in tenuta da campagna non avranno nulla da vedere fuori e l’eclisse avrà luogo in palestra.

Il Sergente ai soldati

Per ordine del Signor Capitano, domani ci sarà l’inaugurazione dell’eclissi di sole in tenuta da campagna con le istruzioni nel caso dovesse piovere in palestra.

I soldati, tra loro

Pare che domani il sole in tenuta da campagna darà le istruzioni per fare l’eclissare il capitano in palestra, se piove. Peccato che questo non succeda tutti i giorni.

Grazie per l’attenzione.