Procedure di acquisto DIBINEM

Principali novità normative D. l. n. 52/2012 convertito con l. n. 94/2012 (spending review 1) D. l. n. 95/2012 convertito con l. n. 135/2012 (spending review 2) L. 228/2012 (legge di stabilità) - art. 1 comma 150 L 228/2012: l’Ateneo è un’AMMINISTRAZIONE OBBLIGATA all’utilizzo degli strumenti messi a disposizione da Consip. Pertanto l’acquisto autonomo è ammesso solo ed esclusivamente se il Prodotto NON è disponibile o non raggiunge il quantitativo minimo (necessaria programmazione)

Gerarchia degli strumenti Importi inferiori alla soglia comunitaria Gerarchia degli strumenti di acquisto Tipologia acquisto 1.Verifica disponibilità bene o servizio in convenzione quadro d’Ateneo; In caso di non adesione: motivazione mancata adesione Acquisto non autonomo 2. Verifica disponibilità bene o servizio in convenzione CONSIP; Se il bene/servizio è presente e il quantitativo necessario rientra nei minimi d’ordine, è obbligatorio acquistare su questo strumento ( – Che strumento vuoi usare? – Convenzioni; Acquisto non autonomo 3. Verifica disponibilità bene o servizio in convenzione INTERCENTER; In caso di non adesione: motivazione mancata adesione ( - Strumenti di acquisto - Convenzioni) Acquisto non autonomo 4. Verifica disponibilità in MEPA In caso di mancato utilizzo: motivazione (solo se non disponibile) ( – Che strumento vuoi usare? – Mercatohttps:// Elettronico; Acquisto autonomo 5. Avvio procedura autonoma tramite mercato tradizionale o mercato elettronico Intercent-ER Acquisto autonomo

NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI 1)Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione di Ateneo? a) SÌ  allora lo compriamo utilizzando la convenzione esempio:LICENZE OFFICE b) SÌ, ma non ha le caratteristiche desiderate  motiviamo la mancata adesione alla convenzione e passiamo al punto 2 c) NO  passiamo al punto 2

NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI 2) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione Consip ed il quantitativo necessario rientra nel minimo di ordine previsto dalla convenzione? SÌ  allora lo compriamo utilizzando la convenzione esempio:PC NO  passiamo al punto 3

NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI 3) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione Intercent-ER con le caratteristiche, il quantitativo e la qualità/prezzo desiderati? SÌ  allora lo compriamo utilizzando la convenzione esempio:ECOGRAFO «STANDARD» SÌ, ma non ha le caratteristiche desiderate  motiviamo la mancata adesione alla convenzione e passiamo al punto 4 esempio:ECOGRAFO PORTATILE

NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI 4) Il bene o servizio è ACQUISTABILE nell’ambito del Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA)? SÌ  allora DOBBIAMO OBBLIGATORIAMENTE ACQUISIRLO TRAMITE MePA NO  chiediamo uno più preventivi e presentiamo RDA

Cosa si intende per prodotto ACQUISTABILE? 2 condizioni:  Pubblicazione di un bando, sul MePA, connesso alla categoria merceologica del bene/servizio da acquisire es:Cancelleria  Presenza, all’interno del bando (pubblicato e attivo) di un metaprodotto che corrisponda, anche in forma aggregata, al bene/servizio da acquistare es:Stampati tipografici (metaprodotto aggregato che comprende i poster) NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

Pertanto, se nel catalogo MePA non fosse presente la voce “poster”, cioè il bene poster con le caratteristiche desiderate (dimensioni, colore, ecc..), ma il metaprodotto (Stampati tipografici) risulta acquistabile in quanto presente in un bando, dobbiamo OBBLIGATORIAMENTE procedere con una richiesta di offerta sul MePA. SOLO IN ASSENZA delle 2 suddette condizioni possiamo procedere con un acquisto nel “mercato tradizionale” (acquisto autonomo). Chi effettua le operazioni di cui ai punti precedenti? IL REFERENTE TECNICO NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

Referenti Tecnici DIBINEM Il Referente Tecnico dell’approvvigionamento è colui che ha il compito di cooperare alla definizione delle specifiche tecniche e prestazionali del bene o servizio da acquistare e di effettuare le verifiche di regolare esecuzione (art. 16 RAE) Per i beni/servizi necessari allo svolgimento delle attività didattiche e di ricerca sono stati individuati come referenti tecnici tutti i docenti e ricercatori del DIBINEM con delibera del Consiglio di Dipartimento in data 27/11/2012

VERIFICA PUNTO 1) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 1): bene/servizio in Convenzione quadro di Ateneo? Al momento le convenzioni quadro di Ateneo sono pochissime, di interesse per il DIBINEM solo quella per l’acquisto delle licenze software più comuni, che controlla direttamente il referente tecnico informatico quando arriva la richiesta di acquisto. NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

VERIFICA PUNTO 2) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 2): bene/servizio in Convenzione Consip?   clicco su PROGRAMMA  clicco su Strumenti  clicco su CONVENZIONI  clicco su bandi Accedo al bando di interesse (attualmente sono solo 3, di interesse per il DIBINEM). NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

VERIFICA PUNTO 3) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 3): bene/servizio in Convenzione IntercentER?   clicco su Convenzioni (a sinistra, sotto gli Strumenti di acquisto)  controllo le Convenzioni attive Conviene controllare subito le condizioni di fornitura (link listino prezzi) NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

VERIFICA PUNTO 4) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 4): bene/servizio tra quelli acquistabili su MePA?   clicco su PROGRAMMA  clicco su Strumenti  clicco su MERCATO ELETTRONICO  clicco su bandi Accedo al bando di interesse e controllo la DOCUMENTAZIONE, dove trovo i capitolati con i metaprodotti. NOVITÀ IN MATERIA DI ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

Presentazione RDA A questo punto posso procedere ad inoltrare la Richiesta di Acquisto attraverso il NUOVO APPLICATIVO WEB PER RDA

RDA ELETTRONICA: RUOLI PRINCIPALI COMPILATORE (CO) - facoltativo e designato dal PI Compila la RDA e carica il preventivo Invia la RDA al punto istruttore responsabile tecnico dell’acquisto PUNTO ISTRUTTORE (PI) (Responsabile Tecnico Acquisto) Compila la RDA (o completa ciò che è stato fatto dal CO) e carica il preventivo (se non già inserito dal CO) propone nel campo note il fondo di spesa a cui imputare l’acquisto Compila il modulo DPV (Dichiarazione di Presa Visione). Invia la RDA al richiedente (titolare fondi di spesa) RICHIEDENTE (RI) (Titolare dei Fondi) Indica (o modifica ciò che ha indicato il PI) nel campo note il fondo di spesa a cui imputare l’acquisto Autorizza RDA OPERATORE AMMINISTRATIVO (OA) Conclude RDA. Associa numero buono d’ordine Gestisce gli utenti, i fornitori e i fondi di spesa ecc..

RDA ELETTRONICA: DIAGRAMMA DI FLUSSO COMPILAZIONE Il compilatore compila in ogni sua parte la RDA. Poi la invia al responsabile tecnico dell’acquisto (Punto Istruttore). COMPILAZIONE + MODULO RAE = INVIA Il punto istruttore compila la RDA in ogni sua parte; compila il modulo DPV in quanto responsabile tecnico. Invia l’RDA al titolare del fondo (richiedente). AUTORIZZAZIONE Il richiedente Autorizza l’RDA. Con l’autorizzazione vengono assegnati numero e data all’RDA e viene inviata una notifica al Servizio Acquisti DIBINEM e per conoscenza al punto istruttore originario. Se rifiuta, la RDA torna al punto istruttore. Il Richiedente può anche annullare la RDA concludendo la procedura. LAVORAZIONE Il Servizio Acquisti riceve la notifica del richiedente. L’operatore amministrativo attribuisce un buono d’ordine alla RDA e invia il fax al fornitore quindi chiude la RDA: viene inviata una notifica al richiedente e per conoscenza a tutti gli attori del processo. L’operatore respinge la RDA se non è corretta.

RDA ELETTRONICA: COMPILAZIONE RDA DATI RDA Sono il tipo fornitura, destinatario, fornitore (ragione sociale, fax e partita iva) ecc... ACQUISTI Sono le righe relative agli acquisti. PREVENTIVO Il preventivo, sia che si tratti di un acquisto diretto in deroga agli strumenti di e-procurement sia che si tratti di adesione a convenzione o acquisto autonomo sul MEPA (ordine in bozza) va SEMPRE caricato. MODULO DPV Può essere compilata solo dal punto istruttore in quanto responsabile tecnico dell’acquisto. Deve essere conforme al tipo di fornitura.

RDA ELETTRONICA: PERSONALE A SUPPORTO Per qualsiasi necessità nell’uso dell’applicativo contattare: Annaurora Vatalaro tel Luca Rossi tel