1 Ristrutturare lo Studio in 4 mosse per preservare il futuro dello Studio Parma, 28 ottobre 2014 Giorgio Miurin

Evoluzione degli Studi Sistemi di controllo costi Organizzazione Sviluppo commerciale Integrazione tra Studi /valorizzazione

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Azioni commerciali Come vendere Come essere competitivi A chi vendere Cosa vendere

Azioni commerciali Gli ingredienti: La consapevolezza del livello di tariffa applicato Il tasso di fidelizzazione della clientela Il ventaglio delle soluzioni offerte La conoscenza delle esigenze del cliente Strumenti di penetrazione del mercato

6 IL MERCATO ATTUALE NON PERDONA LA MEDIOCRITÀ La competitività commerciale è la conseguenza del rapporto qualità prezzo percepito La nostra offerta è coerente con le esigenze prioritarie del mercato o siamo una commodity? Integrare le competenze dello Studio per essere vicini alle problematiche strategiche dei clienti

7 eliminare le aree grigie di inefficienza potendo esprimere maggior competitività E’ velleitario cercare clienti se non sono calibrate le tariffe I Professionisti non conoscono le loro tariffe applicate

fatturato Consumi materie Costi variabili diretti Margine commerciale personale Costi generali/indiretti ebitda ebit Ammortamenti accantonamenti Oneri finanziari Altri costi Utile lordo caratteristico lordo Valore percepito $ Protezione fiscale RIDUZIONE DEL FATURATO DECREMENTO PRODUTTIVITA’ RAPPORTI FINANZIARI/ USURA VALORE AGGIUNTO BASATO SULLA CREAZIONE DI VALORE Valore percepito $

Tariffa o forfait? Cosa vende lo studio Sedute psicologiche segreteria consulenza Lo studio vende “tempo” servizi professionali Ma quanto vale il tempo e come è governabile?

Sistema di controllo Educazione dei dipendenti Educazione della clientela Lo studio espande il lavoro a seconda del tempo a disposizione Interpretazione del concetto di servizio Educazione della Direzione

I competitor Associazioni La tecnologia Colleghi commercialmente più aggressivi Centri di elaborazione

12 cosa rimane della tariffa applicata? cosa rimane della tariffa applicata?

Processi organizzativi Corretta incidenza dei costi Approccio commerciale Produttività Sistemi di controllo Governo dell’area economica

Per forfait Per operatore Complessiva studio Produttività Per cedolino / pratica

15 la produttività oraria di break even la produttività oraria di break even 35/40 € ora Il mercato esprime Per l’area contabilità “ordinaria” € 35/45 Per l’area contabilità ‘’semplificare’’ € 50/80 Per l’area lavoro: € 50/70 Per l’area della consulenza€ 80/120 Le rimanenze iniziali dello Studio

Forfait produttività obiettivo 40 € ora Tempo tecnico 100 ore 1

Clienti / fatturato produttività Mappatura della clientela 44

Clienti / fatturato produttività Mappatura della clientela forfait 333 ore 1500 forfait 20 ore forfait 571 ore

Clienti / fatturato produttività Mappatura degli operatori

Calcolo del costo pieno Tariffa effettiva 1 Costo diretto inefficienza Altri costi Full cost Utile lordo esercizio8

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23 Studi a confronto - 3

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Cont. Ordinaria Bilanci e Dichiarazioni Pratiche Varie Consule nza Cont. Esterne Paghe Cedolini Paghe Colloc. Totale Studio Utile Lordo Marginalità delle ASA Cont. Semplificata

Calcolo del costo pieno Tariffa obiettivo 1 Costo pieno Numero protocolli/ora Tariffa riga 1000 righe ordinaria /15 4,61/4 76/66.6 ore Costo riga3,07/2,6 Tariffa a costo pieno2.660 Tariffa a valore obiettivo 4.000

28 Performance per cliente – 3

Produttività Produttività per cliente Produttività per pratica /forfait Produttività per a.s.a Corretti carichi di lavoro Produttività di mercato Budget e timereport

organizzazione Carichi di lavoro Rispetto delle tempistiche Delega operativa Condivisione delle procedure soddisfazione / fidelizzazione dipendenti Condivisione degli indicatori

Sviluppo commerciale Ricerca di nuovi clienti Fidelizzazione dei clienti esistenti Investimento nel profitto del cliente Customer service

32 ANALISIDEL BILANCIO SUDDIVISO PER CENTRI DI PROFITTO MISURIAMO PRIMA DI INTERVENIRE: GLI STRUMENTI BUDGET ECONOMICO PIANIFICAZIONEFINANZIARIA ANALISI DEI COSTI PER COMMESSA (FORFAIT/ PRESTAZIONE) SISTEMA DI RILEVAZIONE DEI TEMPI SISTEMA QUALITA’

33 Come viene utilizzato tempo dal personale dello studio? Qual è la resa delle risorse? Qual è la reale necessità di forza lavoro all’interno dello studio professionale? Quali sono i correttivi da adottare per migliorare la produttività? Come devo riorganizzare lo studio? ASPETTI ORGANIZZATIVI

– –Monitorare la produttività del forfait (ore massime attribuibili) – –Addebitare le prestazioni non previste dal forfait – –Ridurre la perdita di informazioni (parcellazione) – –Facilitare il rapporto con il cliente (chiarezza circa le prestazioni eseguite che diventano oggettive) – –Misurare la produttività del cliente – –Misurare la produttività dell’operatore interno/reparto – –Tutti i tasselli che compongono la redditività dello studio possono essere monitorati ed influenzati Timesheet E’ una procedura di rilevazione sistematica dell’impiego delle risorse interne

Per giungere ad una delega controllata degli aspetti operativi Per definire modalità operative standardizzate che agevolano la rintracciabilità dei dati e dei documenti e delle prestazioni Per standardizzare la qualità delle prestazioni e rendere ripetibili le attività indipendentemente dall’operatore Per l’attribuzione delle responsabilità (“chi ha fatto cosa”)

Primo passo: bilancio 36 Ricavi d’esercizio Costi di struttura VALORE AGGIUNTO Personale Affitti e leasing EBITDA Amm.ti e fondi EBIT UTILE OPERATIVO Oneri finanziari Costi diversi Proventi finanziari Ricavi diversi ,121,3 50,5 78,7 50,7 8,9 4,9 8,3 1,6 4,5 0 1, , ,3 83,9 12,5 28,0 14,420,6 33,4 % %

Secondo passo: distribuiamo il tempo 37 Cont. interna Collegi Bilanci/ Dich.vi Cons.za marco armando Studio ValoreOrePersonale Pratiche martina matteo catia Chiara Bruno aless luisella Michele %% % %

Secondo passo: distribuiamo il tempo marco armando martina matteo catia Chiara Bruno aless luisella Michele ValorePersonale Cont. interna Bilanci/ Dich.vi Cons.zaStudioPratiche Collegi

Terzo passo: distribuiamo i costi 39 Cont. interna Collegi Bilanci/ Dich.vi Cons.za Cancelleria Spese postali Assicurazioni auto Carburante Pulizie Licenza software Abbonamenti Amm.ti Energia elettrica Interessi passivi ValoreCosti Pratiche %% %

Quarto passo: distribuiamo i ricavi 40 Cont. interna Collegi Bilanci/ Dich.vi Cons.za Contabilità Bilanci/Dich.vi Pratiche Cons.za Collegi ValoreRicavi Pratiche %%%

Quinto passo: ripartiamo l’improduttività 4141 Cont. interna Collegi Bilanci/ Dich.vi Cons. Straord. Personale Costo Studio Voci Pratiche

Il bilancio operativo 42 Studio Cont. interna PraticheCollegi Bilanci/ Dich.vi Cons. Straord , , ,5 39, ,0 41, ,7 47, ,0 44, ,0 35,1 Ricavi Personale Inefficienza Struttura Marginalità Costo €/h Tariffa €/h

ruscotto intetico ndicatori di erfomances ruscotto intetico ndicatori di erfomances 43 Studio Cont. interna PraticheCollegi Bilanci/ Dich.vi Cons.za 17,4 16,712,721,917,219,1 7,6 55,0 14,9 39,9 49,4 9,6 7,6 43,0 -19,7 14,8 39,1 19,5 70,0 32,4 74,0 41,6 15,3 7,28,0 14,4 35,1 16,0 7,9 66,0 7,6 15,2 44,7 228,0 250,0 183,3 7,5 15,0 39,7 47,7 35,0 -19,0 Valore umano Inefficienza Struttura Full cost Tariffa applicata Utile lordo Tariffa di mercato CPIS

Buoni e cattivi Buoni e cattivi 44 Costo Bruno Ricavo Catia 2.681,3 23, , ,9 666,3 271,3 12,4 2,9 1, ,5 13,8 5,7 Cliente Alfa S.p.a. Beta S.r.l. Gamma S.n.c. Mario Rossi Margine 533,7 -381,3 168,1 328,7 Prod.tà 34,2 44,0 71,6 88,2 Budget 57,6 45,1 30,1 15,0 Quanto può dipendere dal grado di saturazione?

Saturazione Sono stati correttamente bilanciati i carichi di lavoro? NO Caricandola di ulteriori 8 articoli Recupero di tempo = 1 ora Produttività di Catia 8 articoli ogni ora Risparmio di costo = 1 h x 39,9 € = 39,9 € ogni ora di Catia per la contabilità