AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo1 Sistemi per la Gestione Aziendale. AA Ingegneria Gestionale (LS) Facoltà di Ingegneria di Napoli SGA0708 LEZ 12 Un caso di BPI

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo2 Il BPI applicato al Dipartimento di Biologia e Patologia Cellulare e Molecolare Caso tratto dalla tesi di Laurea in Ingegneria Gestionale dell’ing. Laura Comes AREA DIDATTICO-SCIENTIFICA DI IMMUNOPATOLOGIA GRUPPI DI RICERCA DBPCM AREA ASSISTENZIALE (10 aree funzionali) AREA DIDATTICO- SCIENTIFICA (17 aree didattico-scientifiche) Azienda Ospedaliera Università Finalità istituzionali Didattica Ricerca scientifica Assistenza sanitaria Contesto di analisi Rallentamento della ricerca dovuto allo stock-out, spesso duraturo, di tutti i prodotti necessari agli esperimenti utilizzati nel laboratorio di ricerca: reagenti speciali, reagenti comuni e materiale monouso. Bisogno emerso

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo3 Fasi della metodologia di BPI FASI STRUMENTI Fase 1 Identificazione dei processi su cui intervenire Interviste informali Fase 2 Formazione di un team Coinvolgimento del management Fase 3 Analisi del processo critico Mappatura del processo “as is” ( attuale) Fase 4 Individuazione aree di miglioramento Tabella attività. Criticità, indicatori, misure, obiettivi Fase 5 Identificazione interventi mirati Tabella attività. Criticità. Obiettivi e soluzioni Fase 6 Attuazione interventi e gestione del cambiamento Mappatura del processo “to be” (come dovrebbe essere) Fase 7 Verifica dei risultati

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo4 Fase 1: Identificazione del/i processo/i Identificazione del processo critico: criteri di scelta 1.Criticità del processo all’interno dell’organizzazione aziendale Rilevazione dei fattori critici con maggior impatto sull’organizzazione del laboratorio e sul problema emerso. Dalle interviste agli operatori del laboratorio è emerso che il processo critico è il processo di approvvigionamento 2. Stato di funzionamento del processo di approvvigionamento Inadeguato a soddisfare le esigenze dei ricercatori: prodotti non sempre disponibili, attività del processo senza responsabile, lead time del processo troppo elevato. 3. Concreta fattibilità dell’intervento Azione di miglioramento promossa dal Professor ordinario dell’area scientifica di immunopatologia e sponsorizzata con convinzione dal capogruppo del gruppo di ricerca.

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo5 Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Elementi rilevanti del processo di approvvigionamento Mission del processo Il processo deve garantire che i beni e i servizi siano disponibili nel più breve tempo possibile e siano conformi ai requisiti specificati per il loro uso. Output del processo Disponibilità del bene acquistato Input del processo Richiesta materiale Clienti del processo e loro esigenze Personale del laboratorio richiedente il bene o il servizio: Capo gruppo, Dottorande, Tesiste. Le esigenze dei clienti del processo sono: - disponibilità costante dei beni e servizi utilizzati per la ricerca. - disponibilità del bene o del servizio richiesto nel più breve tempo possibile. - bene o servizio richiesto conforme ai requisiti specificati. Attori del processo Direttore del dipartimento, Professor ordinario dell’area scientifica di immunopatologia, Responsabile del gruppo di ricerca, Dottorande, Tesiste, Tecnico di laboratorio, Amministrazione, Fornitori.

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo6 Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Scomposizione del processo in fasi (o macroattività) e attività Processo di approvvigionamento Formulazione ordine Emissione ordine Monitoraggio ordine Ricevimento merci Processo Fasi Attività Attività relative alle fasi in cui è scomposto il processo.

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo7 Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Input Richiesta materiale Clienti Ricercatori Output Disponbililità del bene o del servizio richiesto ATTORI Direttore del dipartimento, Professore ordinario,Responsabile del gruppo di ricerca, Dottorande, Tesiste, Tecnico di laboratorio, Amministrazione. Formulazione ordine Emissione ordine Monitoraggio ordine Ricevimento merce

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo8 Fase 3: Mappatura fasi del processo Ordine inviato? Fine si no Controllo Avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito amministrazione Sollecito fornitore Ordine fuori tempo? Approvazione professore ordinario Approvazione direttore di dipartimento Emissione ordine Archivio bolla pagamanto fattura Ricevimento merci Controllo merci Immagazzinamento Archivio bolla Scarico ordine Controll o superato ? Trattamento n.c. si no E’ presente la merce? Scelta fornitore Valutazione ordine Individuazione priorità Verifica presenza merce Richiesta d’acquisto E’ prioritaria? Richiesta materiale si no si Fine no Formulazione ordine Emissione ordine Monitoraggio ordine Ricevimento merci

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo9 ATTIVITA’/RESPONSABILITA’TesisteDottorandeTecnico di laboratorio Capogruppo Prof. ordDirettore dipartimento Amministr. Richiesta materiale Verifica presenza materiale: materiale specifico Verifica presenza materiale:uso comune Scelta fornitore: materiale specifico Scelta fornitore materiale: uso comune Valutazione ordine Individuazione priorità Richiesta d’acquisto: materiali di uso comune Richiesta d’acquisto: materiale di uso specifico Approvazione Emissione ordini Controllo avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito fornitore Sollecito amministrazione Ricevimento merci Controllo merci Trattamento delle non conformità Scarico ordine Immagazzinamento Archivio bolla Consegna bolla Pagamento fatture Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Matrice delle responsabilità è coinvolto Responsabilità formale

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo10 Ordine inviato? Fine si no Controllo Avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito amministrazione Sollecito fornitore Ordine fuori tempo? Approvazione professore ordinario Approvazione direttore di dipartimento Emissione ordine Archivio bolla pagamanto fattura Ricevimento merci Controllo merci Immagazzinamento Archivio bolla Scarico ordine Controllo superato? Trattamento n.c. si no E’ presente la merce? Scelta fornitore Valutazione ordine Individuazione priorità Verifica presenza merce Richiesta d’acquisto E’ prioritaria? Richiesta materiale si no si Fine no Fase 4: Individuazione aree di miglioramento

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo11 ATTIVITA’ CRITICITA’ INDICATORI INTERVENTI Richiesta materiale e verifica presenza merce Valutazione tempi di riordino e scorta di sicurezza inesistenti % Media di prodotti in rottura di stock al mese Ora=45% Obiettivo =0 Gestione scorte Programma carico e scarico merce Scelta fornitore Utilizzo di data base non aggiornati % Ordini non conformi/ ordini emessi in un anno Ora=20% Obiettivo =0 Utilizzo di internet e cataloghi specializzati Aggiornate Regolarizzazione attività Richiesta d’acquisto Non viene effettuata con regolarità Numero di richieste fatte in un mese Ora= nn Obiettivo = 1 Invio on line e approvazione attraverso firme elettroniche Approvazione Tempo medio tra richiesta ed approvazione Ora= 18g Obiettivo=8g Tempi troppo lunghi Distribuzione copie Emissione ordine Numero di copie distribuite Ora= 2 Obiettivo=3 Il laboratorio non viene avvisato dell’ ordine Fase 5: Identificazione Interventi

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo12 Controllo avanzamento ordine Non esiste un controllo sistemico e non esiste responsabile Tempo medio tra invio richiesta d’acquisto e controllo Ora= 37-44g obietti=30g Regolarizzazione delle attività e individuazione di un responsabile Tempo medio di rintraccio ordine Ora=14\21 obiettivo= 0+7 Rintraccio ordine Il rintraccio ordine non è immediato Data base dove inserire: data invio richiesta, invio ordine Non effettuato con regolarità e non esiste un responsabile % schede d’ordine controllate Ora=85% Obiettivo=100% Controllo merci Individuazione di un responsabile Non esiste magazzino % Immagazzinamento non registrato Ora=nn Obiettivo=100% Immagazzinamento Data base dove registrare l’immagazzinamento Archivio bolla Personale non istruito % Bolle perse in un anno Ora= 60% Obiettivo= 0 Istruzione del personale Fase 5: Identificazione Interventi ATTIVITA’ CRITICITA’ INDICATORI INTERVENTI

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo13 Richiesta d’acquisto Il materiale è già in uso? Scarico merce Il materiale è sotto scorta? E’ prioritaria? fine si no si no si Richiesta materiale Scelta fornitore Valutazione ordine si Richiesta materiale fine Valutazione ordine Richiesta d’acquisto Supera budget? Individuazione priorità Verifica esistenza merce Scelta fornitore E’ prioritaria? fine E’ presente la merce in laboratorio? sino si no sino AS ISTO BE Fase 6: Mappatura processo “to be” Supera il budget Individuazione priorità Formulazione dell’ordine

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo14 Fase 6: Mappatura processo “to be” Supera il budget Emissione dell’ordine Approvazione professore ordinario Approvazione direttore di dipartimento Emissione ordine AS ISTO BE Approvazione professore ordinario Approvazione direttore di dipartimento Distribuzione copie Emissione ordine

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo15 Fase 6: Mappatura processo “to be” Monitoraggio ordine Ordine inviato ? Sollecito amministrazione Sollecito fornitore Ordine fuori tempo? Fine Controllo evasione ordine Controllo avanzamento ordine si no

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo16 Fase 6: Mappatura processo “to be” Ricevimento merci nono Controllo merce Trattamento nc Controllo superato no Consegna bolla e pagamento fattura AS ISTO BE si Scarico ordine Carico merci Immagazzina mento Archivio bolla Consegna bolla e pagamento fattura Archivio bolla Immagazzina mento Ricevimento merci Controllo merce Trattamento nc Controllo superato no Scarico ordine si

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo17 “R” RESPONSABILE “S” SUPERVISORE “I” DEVE ESSERE INFORMATO DELLO SVOLGIMENTO DELL’ ATTIVITÀ ATTORI RICERCATORI RESPONSABILE DI MAGAZZINO RESPONSABILE DEGLI ACQUISTI, CAPOGRUPPO PROFESSORE ORDINARIO DELL’AREA SCIENTIFICA, DIRETTORE DEL DIPARTIMENTO, AMMINISTRAZIONE. LA LEGGENDA Fase 6: Matrice delle Responsabilità

AA LEZ 12Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo18 ATTIVITA’\ RESPONSABILITA’ RicercatoriResponsabile magazzino Responsabile acquisti CapogruppoProfess.ordDirettore dipartimento Amministraz. Richiesta materiale in uso R Richiesta materiale non in uso R Scarico merce RS Scelta fornitore materiale in uso R Scelta fornitore mat. no uso R Valutazione ordine R Individuazione priorità R Richiesta d’acquisto R Approvazione RR Emissione ordine R Distribuzione copie R Controllo avanzamento ordine R Rintraccio ordine R Sollecito fornitore RI Sollecito amministrazione R I Ricevimento merci RS Controllo merci RS Trattamento n.c R I Carico merci RS ImmagazzinamentoR S Archivio bolla RS Consegna bolla R Pagamento fattura R Fase 6: Matrice delle Responsabilità