Università di Pisa Direzione Finanza, Fiscale e Stipendi

Agenda Il nuovo sistema di finanziamento dei dipartimenti: il multifondo Limiti di spesa La nuova gestione degli assegni di ricerca e delle cococo La gestione della cassa 2

Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il multifondo 3

Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il MULTIFONDO 4 A partire dal 2014 le assegnazioni per il FUNZIONAMENTO e per la DIDATTICA (parzialmente) dei dipartimenti confluiscono in un UNICO fondo: Il MULTIFONDO di Ateneo

5 Il MULTIFONDO di Ateneo è composto dal finanziamento delle seguenti voci: Funzionamento (ex dotazione ordinaria) Test valutazione preparazione iniziale Scuole specializzazione Dottorati di ricerca Internazionalizzazione Laboratorio Part-time studenti ordinario e counseling Supporto alla didattica Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: la composizione del MULTIFONDO di ATENEO

6 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: la composizione del MULTIFONDO di ATENEO MULTIFONDO di ATENEO – anno VociImporto * (in euro) Criterio di ripartizione ai dipartimenti Funzionamento ,00sulla base del n. dei docenti Test valutazione preparazione iniziale ,00per ciascun partecipante ai test da assegnare al dipartimento capofila Scuole Specializzazione ,00in base al numero degli iscritti alle scuole Dottorati di ricerca ,00in base al numero degli iscritti ai corsi di dottorato Internazionalizzazione ,00 Quota base € 2.500,00 per ogni dipartimento Ulteriore quota per ogni studente straniero (dottorandi compresi) e per ogni CFU conseguito in Italia e all'estero Laboratorio ,00 secondo criteri elaborati dai Direttori delle strutture: suddivisione dei dipartimenti in fasce che tengono conto del n. degli studenti, della presenza e del costo dei laboratori Part-time studenti counseling e ordinario ,00in base al n. degli immatricolati Supporto alla didattica ,00secondo criteri elaborati dai Direttori delle strutture: in base al n. degli studenti iscritti alle lauree attuali pesati secondo i criteri ministeriali Orientamento40.000,00in base al n. degli immatricolati TOTALE ,00 * La distribuzione degli importi del multifondo di Ateneo per singola voce non può essere variata

7 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: la composizione del MULTIFONDO di ATENEO MULTIFONDO di ATENEO – anno 2014 e confronto con anno Anno 2013Anno 2014 Finanziamento complessivo DI CUI: Rimborsi per spese energetiche, telefoniche e assicurative Finanziamento NETTO DIFFERENZA Gli incarichi di insegnamento ( ,00 euro ) sono fuori dal multifondo e sono gestiti sul Budget dell’Amministrazione Centrale Per quanto concerne le spese energetiche (per le quali i dipartimenti rimborsavano circa ), in considerazione della riorganizzazione, ci si attende un risparmio del 10%

8 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: la composizione del MULTIFONDO di Dipartimento MULTIFONDO di Dipartimento – anno Voci Funzionamento Test valutazione Scuole di Specializzazione Corsi di dottorato Internazionalizzazione Laboratori Part- time studenti ordinario e counseling Supporto alla didattica

Ai Dipartimenti viene comunicato l’ammontare del proprio Multifondo con l’indicazione anche dell’importo delle singole componenti. Il Dipartimento, in piena autonomia, può comunque RIALLOCARE le risorse, nel limite dell’importo complessivamente assegnato, tra le varie componenti, sulla base delle esigenze specifiche della propria struttura, tenendo conto di eventuali limiti legislativi specifici in materia (es. contratti di cococo) NB Fanno eccezione i fondi per gli studenti che non possono essere rimodulati 9 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il MULTIFONDO dei Dipartimenti

I VANTAGGI 1. Tempestività nell’attribuzione e maggiore certezza dei finanziamenti; 2. Semplificazione della gestione, eliminando sia i doppi passaggi che i trasferimenti interni ; 3. Maggiore autonomia dei Dipartimenti nell’utilizzo delle risorse attribuite; 10 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il MULTIFONDO dei Dipartimenti: i VANTAGGI

1.Tempestività nell’attribuzione e maggiore certezza dei finanziamenti: Al momento della formazione del budget per l’anno successivo si conoscono in modo piu’ preciso gli importi del finanziamento (ad es. per le scuole di specializzazione, i corsi di dottorato, etc.) Sino ad ora questi erano solo valori presunti suscettibili di variazioni. 11 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il MULTIFONDO dei Dipartimenti: i VANTAGGI

2.Semplificazione della gestione, eliminando, sia i doppi passaggi che i trasferimenti interni : Non si effettuano trasferimenti interni Non si procede a conguagli (ad es. per le scuole e i dottorati) L’ Ateneo si accolla le spese energetiche, telefoniche e assicurative, si evitano così i trasferimenti interni. Tali costi, comunque, verranno attentamente monitorati dall’Amministrazione Centrale e addebitati alle strutture in modo «figurativo». 12 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il MULTIFONDO dei Dipartimenti: i VANTAGGI

3.Maggiore autonomia dei Dipartimenti nell’utilizzo delle risorse: I Dipartimenti possono, sulla base delle esigenze specifiche, riallocare quota parte delle risorse delle singole voci e destinarle ad altre, all’interno dell’importo complessivo del multifondo del Dipartimento. 13 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il MULTIFONDO dei Dipartimenti: i VANTAGGI

3.Maggiore autonomia dei Dipartimenti nell’utilizzo delle risorse: I Dipartimenti possono, se necessario ed opportuno, addebitare i costi sostenuti dai singoli docenti sui relativi progetti di ricerca in modo da impiegare tali risorse per «integrare» le risorse del multifondo 14 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il MULTIFONDO dei Dipartimenti: i VANTAGGI

Modalità operative da utilizzare per «recuperare» tali disponibilità è la MOVIMENTAZIONE COSTO-RICAVO Con la creazione di progetti ad hoc che devono essere progetti di servizio e quindi di tipologia «altri» 15 Il nuovo sistema di finanziamento dei Dipartimenti: il MULTIFONDO dei Dipartimenti: i VANTAGGI

I limiti di spesa per il

I limiti di spesa Missioni Relazioni pubbliche, mostre, pubblicità e di rappresentanza Attività di formazione Autovetture Mobili ed arredi Cococo e tempo determinato 17

I limiti di spesa: missioni DL 78/2010 all’art. 6, comma 12 : “A decorrere dall’anno 2011 le amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione (e pertanto le Università), non possono effettuare spese per missioni anche all’estero,.…………….. per un ammontare superiore al 50 per cento della spesa sostenuta nell’anno 2009”, “il limite di spesa stabilito dal presente comma può essere superato in casi eccezionali, previa adozione di un motivato provvedimento adottato dall’organo di vertice dell’amministrazione, da comunicare preventivamente agli organi di controllo ed agli organi di revisione dell’ente" 18

I limiti di spesa: missioni La circolare del 23 dicembre 2010, n. 40, del MEF ha chiarito, che “ricadono nell’ambito applicativo delle citate disposizioni le spese sostenute da ciascun ente finanziate con le risorse trasferite dal bilancio dello Stato o acquisite tramite altre fonti di finanziamento al proprio bilancio senza alcun vincolo di destinazione” e che “ai fini della determinazione dell’ammontare delle spese sostenibili nel rispetto dei limiti consentiti, possono escludersi le spese necessariamente sostenute nell’ambito della realizzazione di specifici progetti, ivi comprese le spese per missioni, per la quota finanziata con fondi provenienti dall’U E o da altri soggetti pubblici o privati. (In tali casi la valutazione in merito all’inerenza e necessità delle spese di cui trattasi per la realizzazione dei progetti è demandata alla responsabilità degli amministrativi ed alla verifica dell’organo interno di controllo)”. 19

I limiti di spesa: missioni La circolare n.40 del MEF è stata parzialmente recepita dalla Legge Gelmini. L’art. 29, comma 15, della legge n. 240 del 30 dicembre 2010 ha integrato il comma 12 del citato art. 6 del D.L n. 78/2010 escludendo dal limite del 50% della spesa sostenuta nell’anno 2009 le spese di missione effettuate dalle Università e dagli enti di ricerca “con risorse derivanti da finanziamenti dell’Unione europea ovvero di soggetti privati” Pertanto rimanevano soggette al limite le missioni finanziate da soggetti pubblici (Miur, Regioni, etc) 20

I limiti di spesa: missioni Le missioni finanziate da soggetti pubblici (Miur, Regioni, etc) rimanevano soggette al limite anche perché il MEF, con successiva circolare del 5 febbraio 2013 n. 2, ha ritenuto tassative e non suscettibili di interpretazione le ipotesi di esclusione dal limite individuate e quindi superata la circolare n. 40/2010. Pertanto, secondo tale circolare, le missioni delle Università ed enti di ricerca gravanti su fondi o finanziamenti pubblici non possono ritenersi automaticamente sottratte dal tetto del 50% previsto dalla norma. 21

Rimanevano soggette al limite le missioni per ricerca finanziate con fondi del bilancio Il Consiglio di Amministrazione, nella seduta del 26 febbraio 2014, con delibera n. 96, considerato che la stessa Università è da ritenersi un ente pubblico che ricomprende tra le proprie attività istituzionali la ricerca (oltre alla didattica) ha deciso di considerare escluse dal predetto limite le missioni sostenute nell’ambito di attività/progetti di ricerca finanziati anche con risorse derivanti da fondi di bilancio di Ateneo 22 I limiti di spesa: missioni

Sono, pertanto, ESCLUSE dal limite TUTTE le missioni effettuate per attività o progetti di RICERCA indipendentemente da chi le finanzia Sono, invece, SOGGETTE al limite di spesa Tutte le missioni svolte nell’ambito dell’attività DIDATTICA e di SERVIZIO 23

I limiti di spesa: missioni Per le missioni svolte nell’ambito dell’attività DIDATTICA e di SERVIZIO è possibile il SUPERAMENTO del limite Con un provvedimento MOTIVATO (delibera del Consiglio di dipartimento) da trasmettere al Direttore Generale che lo sottoporrà al parere del collegio dei revisori dei conti e al Consiglio di Amministrazione che lo approva 24

Ai fini della determinazione del limite di spesa (50%) si è tenuto conto Della spesa sostenuta per il 2009 (pagato + i debiti) Dei codici Siope 1550 “Indennità di missione e rimborsi spese di viaggi” e 2110 “Missioni e rimborsi spese trasferta organi istituzionali” 25 I limiti di spesa: missioni

Per la determinazione del limite di spesa (50%) e dell’importo (50%) da versare al bilancio dello Stato è possibile segnalare i seguenti errori nell’utilizzo del codice Siope: 1) il codice SIOPE 1550 “Indennità di missione e rimborsi spese di viaggi” per le spese di missioni per la mobilità dei dottorandi e specializzandi, assegnisti di ricerca e studenti, per le quali bisogna utilizzare il codice SIOPE S.S.3240 “Altri interventi a favore degli studenti”. 26 I limiti di spesa: missioni

2) E’ stato inoltre rilevato l’utilizzo del codice SIOPE S.S.1550 “Indennità di missione e rimborsi spese di viaggi” nel caso di rimborsi di spese di viaggio e soggiorno in occasione di ospiti invitati a tenere lezioni, convegni, conferenze e seminari organizzati dal nostro Ateneo. In questo caso il rimborso spese è un tutt'uno col compenso che viene erogato a fronte di una prestazione resa ; così è, anche quando la prestazione sia resa gratuitamente per cui il compenso è zero. 27 I limiti di spesa: missioni

Nel caso di rimborsi spese per convegni, conferenze e seminari, il codice SIOPE da utilizzare è il 2223 “Organizzazione manifestazioni e convegni”. 28

I limiti di spesa: missioni Nel caso di lezioni (incarichi di insegnamento) il codice SIOPE è a) Se il soggetto è docente o ricercatore di altra università il codice SIOPE da utilizzare è il 1211“Supplenze ed affidamenti al personale docente e ricercatore” a) Se il soggetto è un professionista o un prestatore occasionale il SIOPE è il 2221 “Studi, consulenze ed indagini”. 29

I limiti di spesa: relazioni pubbliche, mostre, pubblicità, rappresentanza DL 78/2010 convertito in legge 122/2010 Art. 6, comma 8 A decorrere dall'anno 2011 le amministrazioni pubbliche ……. non possono effettuare spese per relazioni pubbliche, convegni, mostre, pubblicità e di rappresentanza, per un ammontare superiore al 20% della spesa sostenuta nell'anno 2009 per le medesime finalità. Le disposizioni del presente comma non si applicano ai convegni organizzati dalle università e dagli enti di ricerca. 30

I limiti di spesa: relazioni pubbliche, mostre, pubblicità, rappresentanza La circolare del 23 dicembre 2010, n. 40, del MEF ha chiarito, che “ricadono nell’ambito applicativo delle citate disposizioni le spese sostenute da ciascun ente finanziate con le risorse trasferite dal bilancio dello Stato o acquisite tramite altre fonti di finanziamento al proprio bilancio senza alcun vincolo di destinazione” e che “ai fini della determinazione dell’ammontare delle spese sostenibili nel rispetto dei limiti consentiti, possono escludersi le spese necessariamente sostenute nell’ambito della realizzazione di specifici progetti, ivi comprese le spese per missioni, per la quota finanziata con fondi provenienti dall’U E o da altri soggetti pubblici o privati.. 31

I limiti di spesa: relazioni pubbliche, mostre, pubblicità, rappresentanza La circolare del MEF del 5 febbraio 2013 n. 2, ha ritenuto tassative e non suscettibili di interpretazione le ipotesi di esclusione dal limite individuate e quindi superata la circolare n. 40/2010. La conseguenza è che il limite si applica a tutte queste spese anche se sono finanziate con FONDI ESTERNI 32

I limiti di spesa: attività di formazione DL 78/2012 Art. 6, comma 13 A decorrere dall'anno 2011 la spesa annua sostenuta dalle amministrazioni pubbliche ………. per attività esclusivamente di formazione deve essere non superiore al 50% della spesa sostenuta nell'anno Gli atti in violazione della disposizione costituiscono illecito disciplinare e determinano responsabilità erariale. 33

I limiti di spesa :attività di formazione La circolare del MEF del 5 febbraio 2013 n. 2, ha ritenuto tassative e non suscettibili di interpretazione le ipotesi di esclusione dal limite individuate e quindi superata la circolare n. 40/2010. La conseguenza è che il limite si applica a tutte queste spese anche se sono finanziate con FONDI ESTERNI 34

I limiti di spesa :attività di formazione La circolare del MEF n. 33 del 28 dicembre 2011 richiama quanto espresso dalla Corte dei Conti – Sez. Lombardia con parere n. 116/2011, secondo cui il contenimento nei limiti del 50% della spesa sostenuta nel corso dell’anno precedente, trova applicazione esclusivamente in relazione “agli interventi formativi decisi o autorizzati discrezionalmente dall’ente e non riguarda le attività di formazione previste da specifiche disposizioni di legge” (a decorrere dal 2012) 35

I limiti di spesa :autovetture L’art. 6, comma 14 del D.L. n. 78/2010, convertito dalla legge n. 122/2010, al fine di ridurne il numero e i costi, introduce limiti in materia di utilizzo delle autovetture di servizio e di rappresentanza da parte delle pubbliche amministrazioni. In particolare il comma precisa che “a decorrere dall'anno 2011 le amministrazioni pubbliche ….non possono effettuare spese di ammontare superiore all'80% della spesa sostenuta nell'anno 2009 per l'acquisto, la manutenzione, il noleggio e l'esercizio di autovetture, nonché per l'acquisto di buoni taxi; il predetto limite può essere derogato, per il solo anno 2011, esclusivamente per effetto di contratti pluriennali già in essere”. 36

I limiti di spesa :autovetture Con l’introduzione del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito in legge 7 agosto 2012, n. 135, all.’art. 5, comma 2, il limite per le tipologie di spese di cui sopra, a decorrere dall’anno 2013, si è ridotto passando al 50% della spesa sostenuta nell'anno 2011 che può essere derogato, per il solo anno 2013, esclusivamente per effetto di contratti pluriennali già in essere. 37 I limiti di spesa :autovetture

Il limite di spesa passa dall’80% dello speso 2009 al 50% dello speso del 2011 Il versamento al bilancio dello Stato rimane quello previsto dall’art 6, comma 14 del D L 78/2010 (quindi il 20% dello speso 2009) 38 I limiti di spesa :autovetture

La legge di stabilità 2013, all’articolo 1, comma 143 ha sancito che, ferme restando le misure di contenimento della spesa già previste dalle vigenti disposizioni, a decorrere dalla data di entrata in vigore della presente legge e fino al 31 dicembre 2014, non si possono acquistare autovetture nè stipulare contratti di locazione finanziaria aventi ad oggetto autovetture revocando altresì le relative procedure di acquisto iniziate a decorrere dal 9 ottobre Il D.L. 101 del 31 agosto 2013 recante “Disposizioni urgenti per il perseguimento di obiettivi di razionalizzazione nelle pubbliche amministrazioni” all’art. 1, comma 1 sostituisce le parole “fino al 31 dicembre 2014” dell’art. 1, comma 143 della Legge 24 dicembre 2012, n. 228, in “fino al 31 dicembre 2015”. 39

I limiti di spesa :mobili e arredi Il comma 141 dell’art. 1 della legge n. 228/2012 (Legge di stabilità 2013), ha previsto che “ferme restando le misure di contenimento della spesa già previste dalle vigenti disposizioni, negli anni 2013 e 2014, le pubbliche amministrazioni ……, non possono effettuare spese di ammontare superiore al 20% della spesa sostenuta in media negli anni 2010 e 2011 per l’acquisto di mobili e arredi”. E’ fatta salva l’ipotesi che l’acquisto di tali beni sia funzionale alla riduzione delle spese, connesse alla conduzione degli immobili. In tale caso, l’organo interno di controllo dovrà verificare preventivamente i risparmi realizzabili, che devono essere superiori alla minore spesa derivante dall’attuazione del presente comma. 40

I limiti di spesa :mobili e arredi L’art. 18, comma 8-septies del D.L. 69 del 21 giugno 2013 convertito in Legge n. 98 del 9 agosto 2013 ha modificato quanto citato all’articolo surrichiamato, introducendo dopo le parole “non possono effettuare spese di ammontare superiore al 20% della spesa sostenuta in media negli anni 2010 e 2011 per l'acquisto di mobili e arredi” le seguenti: “se non destinati all'uso scolastico e dei servizi all'infanzia,”. Reca pertanto disposizioni volte ad escludere le spese per acquisto di mobili e arredi destinati al citato utilizzo dalle misure di contenimento di tali tipologie di spese, introdotte per le pubbliche amministrazioni, per gli anni

Limiti di spesa : cococo e tempo determinato Fonte normativa: art 9 comma 28 L.122/2010 A decorrere dall'anno 2011, le amministrazioni dello Stato (Università)……… possono avvalersi di personale a tempo determinato o con convenzioni ovvero con contratti di collaborazione coordinata e continuativa, nel limite del 50 per cento della spesa sostenuta per le stesse finalità nell'anno (...) " 42

Limiti di spesa : cococo e tempo determinato Fonte normativa: L.266/2005 art 1 commi 187 e …per le Università …sono fatte comunque salve le assunzioni a tempo determinato e la stipula di contratti di collaborazione coordinata e continuativa per l’attuazione di progetti di ricerca e di innovazione tecnologica ovvero di progetti finalizzati al miglioramento di servizi anche didattici per gli studenti, i cui oneri non risultino a carico dei bilanci di funzionamento degli enti o del Fondo di finanziamento degli enti o del Fondo di finanziamento ordinario delle università 43

La nuova gestione degli assegni di ricerca e delle cococo 44

La gestione degli assegni di ricerca e delle cococo Necessità di formazione specialistica Criticità nell’utilizzo del modulo compensi UGOV Difficoltà nel calcolo dei conguagli ai fine rapporto Maggiore semplicità nella gestione di CSA per le competenze «stipendiali» e assimilabili Centralizzazione di assegni di ricerca e cococo 45

La gestione degli assegni di ricerca e delle cococo I NUOVI assegni di ricerca e cococo verranno gestiti sulla procedura CSA a tale scopo le strutture dovranno effettuare I relativi TRASFERIMENTI INTERNI con la stipula del contratto per rendere disponibili i fondi 46

La gestione degli assegni di ricerca e delle cococo Le modalità di effettuazione dei trasferimenti interni sono: Trasferimento interno dell’importo della sola competenza(costo dell’anno) per la restante parte è necessario «bloccare» il budget per gli anni successivi attraverso una SCRITTURA ANTICIPATA LIBERA COAN (sulla voce trasferimento interno ad hoc ad es. per «cococo» che verrà attivata) In modo che a fine esercizio è riportato a quello successivo 47

La gestione degli assegni di ricerca e delle cococo Pertanto, quando si predispone il budget deve essere previsto l’importo complessivo (pluriennale) del contratto (cococo o assegno di ricerca) sull’anno in cui si attiva. Viene effettuata una SCRITTURA ANTICIPATA LIBERA per l’intero importo; nel primo anno il Dipartimento associa a quella scrittura il trasferimento interno per l’importo dell’anno; a fine anno l’importo del budget residuo è riportato nell’esercizio successivo e così via 48

La gestione della cassa 49

GESTIONE DELLA CASSA – i concetti Cassa contabile Cassa effettiva Fabbisogno di cassa 50

GESTIONE DELLA CASSA – i concetti Cassa contabile = Resto di cassa + Ordinativi di incasso - Ordinativi di pagamento 51

GESTIONE DELLA CASSA – i concetti Cassa effettiva = Resto di cassa + incassi + trasferimenti attivi – pagamenti - trasferimenti passivi - ritenute e contributi 52

GESTIONE DELLA CASSA – i concetti Fabbisogno di cassa = Necessità di “utilizzare” la cassa 53

GESTIONE DELLA CASSA - fabbisogno Alle strutture si assegna un fabbisogno di cassa pari al 70% del budget dell’anno. Il resto si distribuisce in corso d’anno, a seconda delle esigenze rappresentate con la programmazione tenendo conto delle variazioni di budget intervenute 54

GESTIONE DELLA CASSA - programmazione Programmazione di cassa Dipartimento di X 55 GennaioFebbraioMarzoAprileMaggioGiugnoLuglio Costi fissi e obbligatori Costi per ricerche in scadenza Altri costi TOTALE

GESTIONE DELLA CASSA - ruolo del Cassiere Il CASSIERE monitora l’utilizzo delle disponibilità delle singole Strutture attraverso la rilevazione di una disponibilità data da: Ordinativi di incasso - Ordinativi di pagamento attraverso un “alert” che scatta al momento in cui la struttura ha “consumato” il fabbisogno assegnato 56