Ver La gestione dei DOCUMENTI con il Sistema 1

Cartella Ciclo PASSIVO Documenti acquisiti da scanner CORRISPONDENZA in Entrata, da scanner, protocollata e archiviata e in USCITA : Lettera scitta da NPS con WNP Documenti registrati in P Nota con Protocollo o Nr. Riferimento Documenti del ciclo ATTIVO collegati e acquisiti da scanner ( vedi 1° file : _CLIPR : Anno, Nr. prot. Documento Vendita collegato e Documenti del ciclo ATTIVO collegati e acquisiti da scanner ( vedi 1° file : _CLIPR : Anno, Nr. prot. Documento Vendita collegato e Cod. Cliente e/o STAMPA del Documento di VENDITA in PDF e/o STAMPA del Documento di VENDITA in PDF e invio al Cliente - Report fiscali inviati in PDF ed archiviati 1 - Introduzione La gestione dei DOCUMENTI nel Sistema NPS - Sintesi delle funzioni Cartelle visibili dal MENU’ di NPS con Nome e percorso della cartella radice personalizzabile 2

Cartella Radice DOCUMENTI Parametrizzabile Nome Data Base Cartelle visibili nel MENU’ di NPS ( vedi ) 2 - Organizzazione Cartella Documenti Da MENU’ - File : Opzioni Impostare la cartella radice dove archiviare i DOCUMENTI per tutti i Data Base (archivi) gestiti Questa cartella, così come per quella del Menù dinamico ( Report new ), sarà visibile nel Menù di NPS Per ogni DBase gestito sarà impostata una sotto cartella (vedi NPS_Esempio ) 3

3 - Ciclo PASSIVO I documenti del ciclo PASSIVO Contratti, Ordini For. e Risorse, DDT e Fatture Dopo la registrazione i documenti possono essere archiviati via scanner L’azione sull’ icona “Scan documento” esegue : 1. La creazione di un file PDF con il nome composto da Nr. Documento (che comprende l’anno) Codice Fornitore 2. l’archiviazione del file nella cartella relativa al documento 3. La cartella, cosi come la altre, è visibile nel MENU’ di NPS 4. Il documento archiviato potrà essere richiamato in modalità diverse compreso la scheda da cui è stato salvato. Cartella Ciclo PASSIVO Documenti acquisiti da scanner 4

4 - Ciclo ATTIVO I documenti del ciclo attivo possono essere archiviati sia come file PDF del documento di vendita (come da report) Ma anche eventuali allegati scannerizzati I due tipi di file sono gestiti dalle icone : 1.Icona 1 Archivia allegati con nome Nr. + Cliente 2.Icona 2 : Archivia Documento seguito da “Stampa” Documenti allegati Documento di vendita archiviato 5

4 a - segue Ciclo ATTIVO Inoltre il documento di vendita, agendo sull’icona 3, sarà inviato per Azioni eseguite dal comando : 1.Archivia file con nome e nella cartella predefinita 2.Apre finestra IMAP ( Outlook Express ) con : 1.Oggetto, 2.file allegato 3.testo di trasmissione 4.file allegato La finestra dell’ da inviare rimane aperta in attesa di “Invia” 6

5 - Prima Nota Anche le registrazioni in Prima Nota possono archiviare da scanner documenti collegati Sia con protocollo IVA (per chi non ha i moduli Acquisti e Vendite) preceduto da : Acq_ o Ven_ Sia per gli altri movimenti, in questo caso il file sarà archiviato con il “Nr. Reg.” preceduto da Pnota_ 7

6 - Documenti FISCALI Report fiscali inviati in PDF ed archiviati Ogni report di NPS può essere salvato in PDF, tuttavia occorre : cambiare il device ( da Stampante a PDF ) assegnare un Nome del file indicare una Cartella dentro cui salvare il file (che non avrà un nome organizzato in modo univoco) La gestione dei DOCUMENTI : Lanciando la stampa in definitivo di Libro Giornale e Registri IVA Acquisti e Vendite chiede se archiviare il report in PDF, se SI Assegna un nome e archivia i file nella cartella Fiscali\ “LibroGiornale”\ oppure “RegIVA”, con il nome di Anno e Mese (o trimestre nel caso di IVA Trimestrale) 8

7 - CORRISPONDENZA CORRISPONDENZA in Entrata e in USCITA : Lettera scitta con WNP …… seguono……. altre implementazioni richieste dagli Utenti ………. Infine la Corrispondenza tradizionale divisa per Entrata, Uscita e Docum. Circolari ENTRATA : archiviazione da scanner con il Nr. Protocollo e i dati di riepoligo inseriti nella scheda USCITA : archivio da scanner di eventuali allegati e realizzazione del documento da inviare con WNP ( un piccolo elaboratore di testi di NPS con formattazione e altre utility per realizzare una lettera anche con immagini o tabelle inserite e predisposto per la dettatura vocale con Dragon N.S.) Anche in questo caso potrà essere inviata a tramite IMAP Oppure stampata per la firma e acquisita da scanner per l’invio 9

Slide 10 Presentazione rivolta alla direzione ed al personale delle strutture che operano con il Sistema NPS. Le modalità operative indicate rappresentano l’iter standard operabile con il Sistema NPS: possono essere richieste operazioni e modalità operative specifiche in casi da analizzare. La gestione dei DOCUMENTI Grazie per l’ attenzione 10