Università di Pisa Direzione Finanza, Fiscale e Stipendi Miriana Donati

Strumenti principali per la contabilità economico patrimoniale Bilancio unico d'ateneo d'esercizio composto da stato patrimoniale,conto economico, rendiconto finanziario, nota integrativa e corredato da una relazione sulla gestione. Budget economico e degli investimenti unico di ateneo (bilancio unico d'ateneo di previsione annuale e pluriennale). 2

Strumenti principali per la contabilità economico patrimoniale: IL BILANCIO DI ESERCIZIO è il documento che, in contabilità generale, a consuntivo, riepiloga tutti i ricavi, i costi e gli investimenti dell’esercizio e indica il risultato di esercizio. Il BUDGET è il documento che, in contabilità analitica, autorizza i costi e i ricavi dell’esercizio al fine di perseguire l’equilibrio di bilancio; E’ uno strumento operativo, utile per scopi “interni” e non un documento per informare i terzi. 3

Il BUDGET E’ COMPOSTO DA: Il Budget economico: Previsione dei costi e dei ricavi nel triennio considerato. Il Budget degli investimenti: Programmazione pluriennale degli investimenti sia per i beni mobili che beni immobili. Il Budget economico e degli investimenti compone il BILANCIO UNICO DI PREVISIONE ANNUALE E PLURIENNALE DI ATENEO 4

IL BUDGET ECONOMICO IL BUDGET ECONOMICO comprende: IL BUDGET DI FUNZIONAMENTO: che ha l’obiettivo di definire, per ogni esercizio del triennio, il quadro dei costi specifici e dei costi generali in gestione ai singoli Centri di responsabilità e la loro sostenibilità economica (ricavi). IL BUDGET DEI PROGETTI: che ha l’0biettivo di quantificare economicamente, per ogni esercizio del triennio, le risorse necessarie per la realizzazione di ogni fase o azione di tutti i progetti attivi(costi diretti) e imputare pro quota una parte di costi gestionali dell'intera struttura (costi indiretti). 5

LA FORMAZIONE DEL BUDGET IL BUDGET DI FUNZIONAMENTO– struttura -: E’ strutturato secondo lo schema previsto nel decreto legislativo di recente approvazione. Il documento è presentato in forma scalare e per natura di costo diviso in 3 aree: gestione operativa: relativa anzitutto alle attività istituzionali dell’Università - ricerca e didattica – e secondariamente alle attività amministrative e gestionali a supporto delle stesse; gestione finanziaria: inerente gli interessi sui capitali presi in prestito e investiti; gestione straordinaria: Relativa alle operazioni non rientranti nella normale attività (proprio per la loro straordinarietà in genere non vengono previsti – sopravvenienze, minusvalenze, plusvalenze ecc.-) 6

FORMAZIONE DEL BUDGET IL BUDGET DI FUNZIONAMENTO – determinazione -: L’ammontare del budget di funzionamento è determinato analiticamente per ogni singola voce di bilancio in base alle necessità (costi che si prevede di dover sostenere) di ogni Centro di Responsabilità. E’ iscritto – per vincolo U-GOV - all’ultimo livello della voce di bilancio. Il budget presentato all’approvazione del C.A. è riepilogato al quarto livello del piano dei conti. Tale livello contiene le previsioni di tutti i suoi sottolivelli. In gestione, sul quarto livello viene esercitato il controllo di disponibilità. 7

FORMAZIONE DEL BUDGET 8 CODICE bilancio DescrizioneLivello di inserimento budget in U-GOV CA.04Costi operativi1 CA.04.02Costi GENERALI2 CA Acquisto di servizi3 CA Utenze e canoni4 € ,00 CA Telefonia5 € ,00 CA Energia elettrica5 € ,00 CA Acqua5 € ,00 Livello di controllo budget € ,00 5 € ,00 5 € ,00 5 € ,00 Esempio di determinazione del budget, di inserimento in U-Gov e di controllo di disponibilità: IL BUDGET ECONOMICO – iscrizione in bilancio e controllo disponibilità :

FORMAZIONE DEL BUDGET IL BUDGET DI FUNZIONAMENTO – finanziamento -: L’ammontare del budget di funzionamento è finanziato: - dal F.F.O. ; - dalle tasse e contributi degli studenti: - da altri ricavi privi di vincolo di destinazione (interessi attivi, fitti attivi, contributi vari ecc.); Una quota parte dei ricavi sopraindicati è destinata al multifondo che costituisce la fonte principale delle risorse impiegate dai Dipartimenti per il loro funzionamento. 9

LA FORMAZIONE DEL BUDGET IL BUDGET DEI PROGETTI – Cosa sono i Progetti -: - I progetti sono un ambito particolarmente complesso e in genere vengono censiti per gestire attività istituzionali /commerciali con fondi erogati da terzi o fondi di Ateneo che necessitano di un monitoraggio dei costi; - I progetti vengono censiti al momento della stipula di un contratto, convenzione o quant’altro da cui derivi un ricavo contestuale per l’Ateneo di importo pari all’ammontare complessivo dell’atto; - I progetti sono identificati da: una tassonomia (classificazione ); uno schema di finanziamento (Budget). La Tassonomia è una classificazione gerarchica dei progetti in tre livelli: Classe - distinzione macroscopica dei progetti - Macrotipo - sottoinsiemi che costituiscono un secondo livello di dettaglio della classe – Tipologia- ultimo livello di dettaglio a cui devono essere associati i progetti inseriti nell’anagrafica- Dallo schema di finanziamento si evince il budget necessario alla realizzazione delle attività del progetto. 10

LA FORMAZIONE DEL BUDGET IL BUDGET DEI PROGETTI – Neutralità in bilancio-: Dalla tipologia di progetto adottata dall’Ateneo si evince il finanziatore del progetto (soggetti esterni o Ateneo), dato importantissimo che va attribuito con cura, magari con l’aiuto del personale dell’Ufficio Finanza, in quanto ha notevoli ripercussioni in contabilità – gestione dei ricavi d’esercizio e pluriennali -. In base ai principi contabili, i costi e i ricavi di un progetto istituzionale devono essere neutri rispetto al risultato del bilancio (principio del cost- to-cost). La neutralità in bilancio è relativa ai progetti che hanno come finanziatore un soggetto esterno all’Ateneo (Ministeri, Comunità Europea, Enti e privati). Quando il finanziatore del progetto è l’Ateneo viene a cadere il principio del cost-to-cost. Dobbiamo stare attenti a non gestire ogni tipo di costo come Progetto. Questo infatti è un insieme di attività, contrariamente alla fornitura di beni e servizi ( mat. di consumo, cancelleria, ecc.) 11

LA FORMAZIONE DEL BUDGET IL BUDGET DEI PROGETTI –determinazione -: Il budget contiene il riepilogo di tutti i costi destinati ai progetti attivi che si presume di dover sostenere in un esercizio, distinti per macrotipologia di cui le principali: progetti di ricerca di Ateneo progetti di ricerca di interesse nazionale (PRIN – FIRB ecc); progetti di ricerca Europei, progetti regionali, con Enti e privati; progetti di didattica relativi a interventi per gli studenti, corsi di laurea, post- laurea, dottorato e formazione specialistica; attività conto terzi; progetti di edilizia; altri progetti. Tale classificazione non consente di evidenziare la “natura” dei costi preventivati – es. missioni, materiale di consumo, cancelleria ecc. – che pertanto vengono cumulativamente iscritti in una voce di bilancio denominata “voce Bidone”. Tale voce pertanto è un “Contenitore di budget” che non avrà mai costi propri, ma che, in gestione di bilancio, alimenterà regolarmente le voci per natura 12

13 IL BUDGET DEI PROGETTI – finanziamento -: LA FORMAZIONE DEL BUDGET Il budget dei progetti attivi di terzi è finanziato: - in ambito istituzionale - dai ricavi non impiegati negli esercizi precedenti in misura pari ai costi che si presume di dover sostenere nell’esercizio di riferimento del budget; - in ambito commerciale - dai ricavi derivanti da operazioni fatturate e non impiegati negli esercizi precedenti in misura pari ai costi che si presume di dover sostenere nell’esercizio; Il budget dei progetti attivi di Ateneo è finanziato: - dalle risorse non impiegate negli esercizi precedenti e iscritte nelle “riserve vincolate” del patrimonio netto dell’Ateneo.

14 IL BUDGET DEI PROGETTI – determinazione -: LA FORMAZIONE DEL BUDGET importo complessivo del progetto meno: budget già attribuito al progetto fino all’esercizio precedente ripartendo : i costi che il Responsabile di progetto presume di dover sostenere nell’esercizio considerato e negli esercizi successivi Si determina per ogni singolo progetto:

15 IL BUDGET DEGLI INVESTIMENTI  Costituisce la programmazione di acquisti di beni mobili, immobili con utilità ripetuta nel tempo, da realizzare nel corso del periodo di budget;  Prende in considerazione un arco di tempo triennale;  Deriva dall’aggregazione ed integrazione delle richieste dei Centri di Responsabilità e dei progetti di investimento dell’Ateneo;  E’ soggetto alla verifica di sostenibilità in base all’impatto economico (costi annuali di ammortamento) e finanziario (esborso di cassa) degli investimenti programmati;

16 IL BUDGET DEGLI INVESTIMENTI – finanziamento - Il budget degli investimenti non costituisce un costo annuale ma pluriennale (ad ogni esercizio è addebitato il costo dell’ammortamento) ed è finanziato: Con le risorse provenienti dal risultato positivo del budget economico di funzionamento; Con risorse provenienti da terzi e destinate all’acquisto di beni mobili e immobili ; Con il ricorso al credito.

LA “RIPARTIZIONE” di BUDGET 17 Dopo l’approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione il budget cumulativamente iscritto alle voci “Bidone” dovrà essere ripartito ai singoli progetti, compreso quelli per investimento. Una volta attribuito al progetto, il budget potrà essere utilizzato per valorizzare le voci di bilancio per natura associate alla fornitura dei beni e servizi, compensi, spese di personale, ecc. imputabili al progetto stesso; Ad ogni progetto dovrà essere ripartito il budget richiesto e iscritto alla pertinente «Voce Bidone». La relazione al bilancio di previsione unico di Ateneo aiuta in tal senso; È possibile rimodulare il budget fra progetti della stessa tipologia o di tipologie diverse che insistono sulla stessa «voce Bidone» (es. da un progetto PRIN a un progetto FIRB; Non è possibile rimodulare il budget fra progetti di tipologie diverse iscritto su diverse «voci bidone» (Es. da un progetto ex 60% - voce bidone «Progetti di Ateneo » - a un progetto europeo voce bidone «Progetti europei - ). Qualora si verifichi la necessità dovranno essere rimodulate anche le rispettive fonti di finanziamento.

18 GLI “STORNI” DI BUDGET Le operazioni di storno devono effettuarsi in corso d’anno, dietro richiesta del Dirigente/ Consiglio della struttura, quando è necessario rimodulare le risorse di budget degli investimenti e/o di budget economico previsto sulle voci di bilancio di quarto livello generalmente prive di vincolo di destinazione (finanziate dal bilancio di Ateneo). Le operazioni di storno non devono essere richieste per rimodulare le risorse di budget previste su voci di bilancio con vincolo di destinazione (finanziate da terzi). Le operazioni di storno non devono essere richieste per rimodulare le risorse di budget previste su voci di bilancio di livello inferiore al quarto in quanto su tali livelli non esiste il controllo di disponibilità. Le operazioni di storno fra voci diverse di bilancio devono essere approvate dal Consiglio di Amministrazione. Le operazioni di storno sulla stessa voce di bilancio fra Unità Analitiche diverse devono essere proposte dai Dirigenti/Consigli delle Strutture e autorizzate dal Direttore Generale.