MS Access Daniele Franceschini

Cos'è un database? ● Semplificando il più possibile un database può essere definito come un contenitore di moltissime informazioni utili e ordinate in modo logico che ci permette ricerche veloci (le famose query) ed una gestione dei dati scalabile. ● L'avvento del computer a migliorato notevolmente la gestione delle informazioni

DBMS (Data Base Management System) ● Questi sistemi hanno introdotto: 1.Migliori processi di memorizzazione. 2.Gestione totale dei dati ● MS Access è un DBMS e unisce funzioni di (a) Archiviazioni (b) Ricerca (c) Analisi (d) Interfaccia amichevole

Qualche nozione sui Database ● Insieme integrato di informazioni omogenee ● Gli elementi costitutivi sono: – Tabelle – Campi – Record – File di Database (.mdb) ● MS Access è un Database relazionale, questo significa che le informazioni sono registrate in più tabelle in relazione fra loro.

Relazioni fra le tabelle ● Spesso i dati sono interdipendenti e metterli tutti insieme nella stessa tabella provocherebbe spreco di memoria e duplicazione delle informazioni. ● Per esempio se dovessi inserire in una tabella tutti gli acquisti fatti da ogni singolo fornitore sarei costretto a ripetere molte volte i dati relativi al fornitore, invece dividendo questi dati in due tabelle permette di mettere nella tabella degli acquisti solo un riferimento al fornitore, (un identificativo).

Piccolo scenario di una Database ● Un ipotetico scenario di un Database potrebbe essere composto dalle seguenti tabelle: – Anagrafica Fornitori – Articoli – Carico – Scarico – Anagrafica Clienti – Località – Attività Lavorative

Campi ● Sono gli elementi costitutivi di una tabella ● I campi possono avere diversi attributi ● I campi che identificano in modo univoco un determinato dato o che sono comuni a più tabelle si dicono campi “chiave” – I campi chiave possono essere definiti come gli elementi di intersezione dei diversi insiemi di dati

Tabelle ● Le tabelle sono l'elemento fondamentale di un Database ● Progettare un Database strutturando correttamente le tabelle e le loro relazioni, ne permette il buon funzionamento e un veloce recupero dei dati. Questo è anche l'aspetto più difficile da realizzare.

Altri elementi di MS Access ● Una volta costituita correttamente la base dati si possono utilizzare proficuamente i seguenti strumenti: – Maschere – Query – Reports – Modili e Macro

Creiamo un Database ● File->Nuovo (Database vuoto) – Creiamo le seguenti tabelle: 1.Una tabella Anagrafica degli studenti del corso che chiameremo AnagraficaStudenti 2.Una tabella che registra le presenze 3.Una tabella dei corsi che elenca tutti i possibili corsi che gli studenti possono fare. 4.Una tabella delle attività lavorative 5.Una tabella dei talenti che è possibile condividere e mettere al servizio degli amici 6.Una tabella che elenca i giorni e gli orari di disponibilità 7.Una tabella dei giorni della settimana 8.Una tabella che elenca i talenti degli studenti che chiamenremo TalentiStudenti 9.Una tabella per assegnare le attività degli studenti chiamata AttivitaStudenti 10.Infine una tabella che assegna i corsi agli studenti chiamata CorsiStudenti

Struttura della tabella AnagraficaStudenti ● Colonne (campi) – IDStudente – Cognome – Nome – Indirizzo – Località – Cap ● Tipi dato – Numerico (chiave) – Testo(20) – Testo(50) – Testo(30) – Testo(5)

Struttura della tabella Presenze ● Cololle (campi) – IDStudente – Data – Presenza – Giustificazione ● Tipi dato – Numerico (chiave) – Data – Testo(1) – Testo(200)

Struttura tabella Corsi ● Colonne (campi) – IDCorso – NomeCorso – StatoCorso ● Tipo Dato – Numerico (Chiave) – Testo(50) – Testo(1)

Struttura tabella Attività ● Colonne (campi) – IDAttività – Descrizione ● Tipo Dato – Numerico (Chiave) – Testo(50)

Struttura della tabella Talenti ● Colonne (campi) – IDTalento – Descrizione ● Tipo Dato – Numerico (Chiave) – Testo(50)

Struttura della tabella disponibilità ● Colonne (campi) – IDAnagrafica – IDGiorno – Orario ● Tipo Dato – Numerico (Chiave) – DataOra La struttura di questa tabella presenta il limite di non poter inserire più di una disponibilità giornaliera, qualora si voglia permettere di inserire più di una disponibilità sarà sufficiente aggiungere alla chiave il campo “Orario”

Struttura della tabella TalentiStudenti ● Colonne (campi) – IDStudente – IDTalento ● Tipo Dato – Numerico (Chiave)

Struttura della tabella Giorni ● Colonne (campi) – IDGiorno – Nome ● Tipo Dato – Numerico (Chiave) – Testo(15)

Struttura della tabella AttivitaStudenti ● Colonne (campi) – IDStudente – IDAttivita ● Tipo Dato – Numerico (Chiave)

Struttura tabella CorsiStudenti ● Colonne (campi) – IDStudente – IDCorso ● Tipo Dato – Numerico (Chiave)

Inserire una descrizione alla tabelle ● Potrebbe essere utile inserire una descrizione ad ogni singola tabella per poter avere una spiegazione sintetica dei dati contenuti. – Selezionare la tabella – Col tasto dx del mouse scegliere prioprietà

Barra degli strumenti e tipi di visualizzazioni ● È possibile modificare i tasti della barra degli strumenti premendo il tasto dx del mouse su un qualsiasi pulsante della barra degli strumenti e scegliere personalizza. ● Inoltre è possibile modificare il tipo di visualizzazione attraverso i tasti sottostanti alla tabella degli strumenti.

Navigare una tabella ● Fare doppio click con il tasto sx del mouse sul nome della tabella ● Il risultato della precedente operazione è la presentazione di una griglia nella quale è possibile inserire i dati secondo la struttura definita ● Nella colonna sx più estrema è presente una colonna speciale che indica la posizione e lo stato del record. ● In basso alla finestra è presente un piccolo navigatore che permette di scorrere i record presenti nella tabella.

Stabilire le relazioni ● Per stabilire le relazioni che vi sono fra le tabelle precedentemente create procedere nel seguente modo: – Strumenti->Relazioni – Mostrare le tabelle e stabilire le relazioni trascinando i campi chiave da una tabella alla corrispettiva da relazionare.

Modificare la struttura di una tabella ● Selezionare una tabella ● Premere il tasto struttura sotto la barra degli strumenti oppure premere con il tasto dx sulla tabella desiderata e selezionare strutture.

Breve introduzione agli indici ● Gli indici sono molto utili per ordinare i dati ed effettuare delle ricerche, inoltre quando si effettuano delle inerrogazioni sui dati impostando delle condizioni sui campi indice, è possibile ottenere più velocemente dei risultati. ● Per impostare un indice su di un campo procedere nel seguente modo: – Aprire la struttura della tabelle come visto in precedenza – Selezionare il campo su cui assegnare un indice – Premere il tasto accando al simbolo della chiave – Nella sezione generale scegliere secondo l'esigenza se permettere che l'indice accetti valori duplicati o meno

Aggiornare il Database ● Per aggiornare il DataBase aprire il contenuto di una tabella facendo doppio click con il tasto sx. ● Una volta aperta la griglia di inserimento immettere i valori nelle rispettive celle ● Per confermare le modifiche spostarsi da una riga all'altra ● Per cancellare una riga (record), selezionare tutta la riga premendo sull'indicatore di riga e successivamente premere il tasto della tastiere canc.

Inseriamo i dati ● A questo punto siamo in grado di inserire i dati nelle varie tabelle quindi procediamo al popolamento del nostro Database.

Stampa unione di Word con Access ● Anche e soprattutto con Access è possibile collegare i dati con Word attraverso la stampa unione. ● Partendo da Access si può inviare a Word i dati di una determinata tabella utilizzando il tasto specifico nella barra degli strumenti. ● Oppure è possibile collegare la tabella selezionata ad Excel per effettuarne dei calcoli o dei grafici

Le maschere ● Le tabelle permettono la visualizzazione e la modifica dei dati ma soprattutto quando ci sono molti campi, iniziano ad essere un po' scomode da utilizzare. ● Un'alternativa utile viene rappresentata dalle maschere. – Le maschere sono come i moduli cartacei, ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed uno spazio utilizzabile per l'inserimento dei dati chiamato controllo.

Creare una maschera ● Premere sul tasto maschere della barra degli strumenti verticale ● Premere il tasto nuovo dalla barre degli strumenti del Database ● Nella procedura guidata che appare a video sono presenti i seguenti modelli di maschere: – Standard a colonne – Standard Tabulare – Standard foglio dati – Standard tabella pivot – Standard grafico pivot – Creazione guidata grafico – Creazione guidata pivot ● Tutte le maschere create possono essere successivamente modificate

Creare una maschera attraverso la procedura guidata ● Visto che le maschere create con la procedura automatica possono essere modificate si consiglia di creare le maschere attraverso la guida e successivamente alterarle. ● Per Utilizzare la procedura guidata premere il tasto maschere e scegliere creazione guidata maschere dalla barra degli strumenti

Barra degli strumenti delle maschere ● Alcuni controlli che formano la barra degli strumenti: – Etichetta – Casella di testo – Cornice – Casella combinata – Casella di riepilogo – Pulsante di comando – ecc.

Reperire informazioni ● Quello che rende molto utili i Database è la stupefacente capacità di reperire velocemente informazioni, cosa che risulterebbe impossibile attraverso la vecchia gestione cartacea dei dati ● In MS Access esistono tre diversi modi per reperire i dati presenti nel Database: 1.Funzione Trova 2.Funzione Filtro 3.Query

Funzione Trova ● Procedere nel seguente modo: – Aprire la tabella in visualizzazione dati – Premere il tasto trova dalla barre degli strumenti oppure Modifica->Trova – Impostare le condizioni per l'individuazione del dato

Funzione Filtro ● Procedere nel seguente modo: – Aprire la tabella in visualizzazione dati – Records->Filtro

Query ● Si tratta di un insieme di criteri salvati e quindi riutilizzabili che applicati, producono una tabella vera e propria con solo i records corrispondenti ai criteri. ● Creazione di una query: – Premere il tasto query dalla barra degli strumenti verticale – Premere il tasto nuovo – Selezionare visualizza struttura – Nella finesta mostra tabella selezionare le tabelle che desideriamo interrogare.

Tipi di query ● Per conoscenza si elencano i tipi di query disponibili nelle procedure guidate di MS Access: – Query di selezione – Query a campi incrociati – Query di creazione tabella – Query di aggirnamento – Query di accodamento – Query di eliminazione

Applicare Filtri ad una Query e gestione dei valori nulli ● Come per le tabelle è possibile applicare filtri anche alle Query, la procedura è la medesima. ● Quando non tutti i campi sono valorizzati in fase di inserimento dati e non si è previsto un valore predefinito, oppure per effetto di una query fra più tabelle, è facile imbattersi nei così detti campi nulli. I campi nulli sono semplicemente vuoti, per specificarli in un filtro basta inserire nel campo specifico is null se si cercano i campi vuoti oppure is not null se cerchiamo campi che abbiano certamente un valore.

Repors ● Attraverso i reports è possibile presentare in forma elegante i dati in nostro possesso ● Per entrare in questa funzioalità premere il tasto report dalla barra degli strumenti verticale ● Premere il tasto nuovo ● Scegliere creazione guidata o creare report in visualizzazione struttura – Nella finestra di crazione del report premere il tasto destro nella parte grigia dello schermo e dal menù di scelta rapida selezionare proprietà.