Fare clic per modificare lo stile del sottotitolo dello schema Consultabilità degli documenti I documenti conservati degli archivi di stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono liberamente consultabili, fatta eccezione: - I documenti dichiarati a carattere riservato concernenti la politica estera o interna dello Stato, diventano consultabili 50 anni dopo la loro data; - - i documenti contenenti dati sensibili o procedimenti penali diventano consultabili 40 dopo la loro data, a meno che non si tratti dello stato di salute, la vita sessuale o i rapporti familiari nel qual caso il termine è di 70;

- i documenti che vengono versati in Archivio centrale dello Stato o negli Archivi di Stato prima dei termini previsti dalla legge (40 anni) non sono consultabili, salvo che siano accessibili ai sensi della legislazione in materia di accesso dei documenti ai sensi della legge 241/1990 dietro istanza. Le disposizioni sulla consultabilità sono valide anche per i documenti di proprietà privata depositati negli archivi storico o negli Archivi di Stato.

La consultazione per scopi storici di documenti riservati, conservati negli Archivi di Stato, può essere consentita prima della scadenza su apposita autorizzazione del ministro dell’interno, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti, che è istituita presso il Ministero dell’interno. Però gli atti conservano la loro riservatezza e non possono essere diffusi.

Anche la consultazione per scopi storici dei documenti riservati, conservati negli archivi storici degli enti pubblici, può essere autorizzata dal ministro dell’interno, ma dietro parere del soprintendente archivistico. L’art. 126 del D.Lgs. in materia di protezione dei dati personali stabilisce che, su richiesta del titolare dei dati, può essere disposto il blocco dei dati stessi che non abbiano un rilevante interesse pubblico, qualora la loro consultazione comporti un pericolo per la dignità, la riservatezza o l’identità personale dell’interessato.

Per quanto riguarda le attribuzioni del Ministero dell’interno in materia di documenti non liberamente consultabili, si fa riferimento al D.P.R. 30 dicembre 1975 n. 854 dove è scritto che il Ministero dell’interno: - vigila per assicurare la riservatezza sui documenti non ammessi alla libera consultabilità; - autorizza la consultazione degli atti nei casi previsti;

- vigila sui documenti non liberamente consultabili che si trovino in possesso di enti pubblici o privati. Il Ministero dell’interno per espletare tali funzioni può disporre ispezioni anche presso l’Archivio centrale dello Stato e gli Archivi di Stato.

Archivi correnti Gli archivi correnti sono costituiti dagli atti e dai documenti riferibili agli affari in corso di trattazione da parte delle istituzioni pubbliche o private, che abbiano interesse o utilità pratica. Contengono documenti recenti e sono frequentemente consultabili.

Record management È l’insieme dei criteri organizzativi che orientano la gestione amministrativa dei documenti. Le attività del management sono: - la formazione dell’archivio che comprende le fasi di ricevimento, produzione e spedizione dei documenti - organizzazione dei documenti secondo un ordine prestabilito denominato classificazione

- tenuta e uso dei documenti - la loro selezione periodica rispetto ai piani di conservazione e allo scarto - versamento negli archivi storici o negli Archivi di Stato i documenti non più occorrenti all’amministrazione.

Ordinamento L’archivio può essere ordinato secondo vari metodi: - metodo alfabetico-onomastico – il materiale viene classificato a seconda dell’iniziale della persona o del luogo di provenienza - metodo cronologico – atti collocati in ordine di data - metodo per materia – il materiale viene diviso per materia - metodo numerico – viene attribuita una numerazione progressiva al fascicolo - metodo alfanumerico-decimale – in cui ogni numero può essere diviso in altri dieci numeri.

L’ordinamento viene eseguito con le seguenti operazioni: - schedatura delle singole unità con indicazione dei dati essenziali per l’identificazione del pezzo, - raggruppamento delle schede per ente, - ricostituzione delle serie sulla base delle segnature archivistiche, - prelevamento delle unità archivistiche dal fondo per riaccorparle in base alle segnature archivistiche, - operazioni volte a ricondurre i fascicoli alla serie di origine, - disposizione delle serie secondo l’ordine originario.

Classificazione E’ l’operazione che consente di inquadrare ciascun documento nell’ambito dell’archivio in base al suo contenuto, creando un legame tra gli atti relativi ad uno stesso affare. Strumento essenziale è il titolario o quadro di classificazione che è costituito da categorie di materie, dette anche titoli o classi a loro volta suddivise in sottocategorie, sottotitoli o classi. A tali partizioni corrispondono dei segni che possono essere numerici, alfabetici o alfanumerici detti indici di classificazione che vengono riportati sulle lettere.

Registrazione Tutti i documenti prodotti da un ente vengono registrati su appositi registri di protocollo mediante la trascrizione del contenuto o l’inserimento dei suoi dati caratterizzanti. Questa è la principale testimonianza dell’attività e della consistenza di un archivio corrente. Ha un’importanza giuridica fondamentale, perché consente di certificare l’avvenuta ricezione di un documento presso un ufficio, è la prova giuridicamente valida dell’esistenza del documento.

Ormai si utilizza l’infomatizzazione, i registri sono diventati obsoleti e il protocollo informatico è normato dal D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 428 che contiene il Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche.

Registro di protocollo E’ il libro su cui vengono registrati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti dall’ente. La registrazione sul protocollo è la prova – giuridicamente valida – dell’esistenza del documento. Il protocollo abbraccia un anno solare dal 1 gennaio al 31 dicembre, partendo dal n. 1 fino al numero X, e ripartendo l’anno successivo dal numero 1.

Il registro consta di due parti denominata carico (documentazione ricevuta) e scarico (documentazione in partenza), posizionate rispettivamente a sinistra e a destra del registro. Sulla sinistra corrispondenza in arrivo: 1) numero d’ordine progressivo (numero di protocollo) che è comune alle due parti del registro 2) data di arrivo del documento (data archivistica)

3) data del giorno in cui il documento è stato spedito (data cronica) e il numero di protocollo del mittente 4) mittente (cioè l’ufficio o la persona fisica o giuridica che ha inviato il documento) di cui si indicano denominazione e luogo 5) oggetto del documento, sunto del suo contenuto 6 ) eventuali allegati

Sulla destra corrispondenza in partenza: 1) data di partenza del documento, che è quella in cui viene spedito 2) destinatario 3) oggetto del documento 4) eventuali allegati 5) classificazione d’archivio

Il protocollo può essere: Analitico – quando viene registrato un solo documento Sommario – quando vengono registrati sotto lo stesso numero tutti i documenti di un medesimo affare. Se da un documento non derivano altri atti sarà compito dell’ufficio decidere se archiviare il fascicolo mettendolo agli atti.

Sul documento in arrivo deve essere inoltre apposto l’apposito timbro, che oltre a recare l’intestazione dell’ufficio ricevente contenga il numero di protocollo, la data di registrazione e l’indice di classificazione, mentre sull’atto spedito e sulla relativa minuta si indicano la data e il numero di protocollo e l’indice di classificazione. Negli uffici per compiere questo lavoro esiste l’ufficio di protocollo. C’è anche un protocollo riservato per gli affari riservati.

Allo scadere di ogni anno il registro viene chiuso con un’apposita dichiarazione concernente il numero di registrazioni effettuate firmata dall’addetto e controfirmata dal capoufficio.

Protocollo informatico L’art. 17 del Codice dell’Amministrazione digitale stabilisce che le pubbliche amministrazioni devono individuare un centro di competenza per la diffusione del protocollo informatico. L’art. 53 del D.P.R. n. 445/2000 precisa che si devono escludere dal protocollo: - le gazzette ufficiali - bollettini ufficiali e notiziari della PA

- note di ricezione delle circolari - materiali statistici - atti preparatori interni - giornali, riviste, libri e materiali pubblicitari - inviti a manifestazioni.

La registrazione del protocollo deve essere effettuata tramite la memorizzazione delle seguenti informazioni: - il numero di protocollo viene generato automaticamente dal sistema - la data di registrazione del protocollo assegnata automaticamente dal sistema - il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per i documenti spediti - l’oggetto del documento - la data e il protocollo del documento ricevuto, se disponibili - l’impronta del documento informatico se trasmesso per via telematica

Ai sensi dell’art. 63 del D.P.R. 445/2000, nel caso in cui un inconveniente tecnico dovesse rendere impraticabile la normale procedura informatica, la registrazione di protocollo potrà essere effettuata normalmente su un registro di emergenza, sul quale si dovranno riportare la causa, la data e l’ora d’inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della funzione.

Qualora l’inconveniente dovesse protrarsi per oltre 24 ore si può attivare il registro d’emergenza che non può continuare oltre ad una settimana. Per ciascun giorno in cui verrà effettuata la procedura d’emergenza, occorre riportare sul registro il numero complessivo delle operazioni registrate manualmente. Una volta ripristinata la funzione del sistema, le informazioni concernenti i documenti protocollati in emergenza dovranno essere inserite immediatamente nel sistema, utilizzando un’apposita funzione di recupero dati.

Ai sensi dell’art. 61 del D.P.R. n. 445/2000 all’interno di un’unità organizzativa deve essere individuato il responsabile del protocollo informatico che è o il dirigente o un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali, o di adeguata competenza tecnico-archivistica, che è tenuto a svolgere i seguenti compiti: - attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra le abilitazioni alla consultazione, quelle dell’inserimento dei dati e quelle della modifica dei dati;

- garantire che le operazioni di registrazione avvengano nel rispetto delle disposizioni di legge; - assicurare la corretta produzione e la conservazione del registro di protocollo - provvedere affinché in caso di guasti a anomalie, la funzione del sistema venga ripristinata nel più breve tempo possibile, è coadiuvato da un focal point; - garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione dell’attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;

- autorizzare le operazioni di annullamento delle informazioni memorizzate nella registrazione di protocollo; - vigilare sull’osservanza delle disposizioni di legge da parte del personale incaricato. L’art. 62 del D.P.R.n. 445 /2000 aggiunge che il responsabile del protocollo disponga le operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. E ogni 5 anni devono essere riprodotti su nuovi supporti informatici sempre più evoluti.