CORSO elementare su DATABASE Applicativo utilizzato OpenOffice 3.0

Che cosa è un database? ● Quando parliamo di database o base di dati ci riferiamo ad una collezione ordinata di dati. I dati sono organizzati tramite strutture in relazione tra loro. Le tabelle sono un esempio di struttura di dati. ● Come database possiamo pensare per esempio ad un catalogo di libri in biblioteca. ● Una volta che sono stati inseriti tutti i volumi della biblioteca, è possibile interrogare il sistema per cercare un libro non solo a partire dal nome dell’autore, ma anche dal titolo, dal genere, o dall’editore.

Che cosa è un database? ● In un database le informazioni sono raccolte nella forma di record (ogni volume della biblioteca è un record). ● Ogni record ha uno schema che descrive l’oggetto (l’oggetto libro è descritto da: autore, titolo, anno di pubblicazione ….). ● Per cercare i dati, o interrogare il database, come si dice in gergo, abbiamo a disposizione alcuni linguaggi, tra i quali uno dei più famosi e utilizzati è SQL (Structured Query Language). ● Capire come funziona SQL non è difficile, e sarebbe molto utile per fare un uso con cognizione di causa di strumenti come OpenOffice.org Base. Tuttavia, non è indispensabile. Uno dei vantaggi di Base, anzi, è proprio la possibilità di interagire con un database senza conoscere il linguaggio.

Progettazione del database ● Questo corso vuole principalmente introdurvi nel mondo dei database con lo scopo principale di farvi diventare degli utenti consapevoli di database già progettati ed al massimo permettervi di realizzare semplici database personali. ● Cerchiamo di capire innanzitutto un concetto: una base di dati è l’esito di una progettazione. – La prima operazione è la progettazione concettuale. – La seconda è la progettazione logica. – La terza fase è la progettazione fisica.

Relazioni ● Descriviamo le entità del database: gli oggetti che ne fanno parte (i volumi, gli autori, …). ● Per ogni entità stabiliamo i suoi attributi (per il volume avremo: titolo, editore, anno di pubblicazione….). ● Queste entità così descritte vengono inserite in tante tabelle, in cui le intestazioni sono gli attributi dell’oggetto descritto ed I record contengono i valori dei singoli oggetti da inserire (i libri concreti). ● Ma ad esempio un autore può scrivere più di un libro. ● Questa situazione può essere descritta da una relazione: per esempio quella uno a molti. ● Il problema è dunque quello di capire quali relazioni esistono tra le entità (tabelle) del database.

Relazioni (2) ● Nel caso dei libri dunque, conviene sempre creare più tabelle: almeno una per il volume ed una per gli autori. Ma come faccio a sapere chi è l’autore di un libro? O quanti libri ha scritto un autore? ● Si tratta di stabilire relazioni tra le tabelle per esempio tra la tabella dei volumi e quella degli autori.

Gli elementi costitutivi ● La tabella: costituita da record, ogni colonna un campo. ● Ricerche indicate come query interrogazioni sulle tabelle. ● Formulari (Form) per creare delle maschere per inserire dati.

Tabella: campi ● un campo è uno spazio nel database che contiene un'unità di informazione un attributo (titolo, genere,.....). ● Quando si crea una tabella di un database è necessario includere un campo per ogni attributo dell'oggetto a cui si è interessati. ● Per esempio campo 'titolo'; nella colonna verranno messi ad esempio il titolo di un libro.

Tabella: record un record è costituito da un insieme di campi riferiti a un singolo oggetto. In un database che raccoglie i dati di una biblioteca, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso libro sono registrate in un record. Il database è come una tabella in cui ogni colonna è un campo e ogni riga è un record.

Le query (ricerche) Quando interroghiamo un file di database stiamo effettuando una ricerca: le Ricerche sono ciò che in altri applicativi sono indicate come query.. Le query sono il mezzo con cui è possibile interrogare un database. Quando si definisce una query si chiedono al database informazioni di qualche natura. Con le query è possibile recuperare i dati dalle tabelle e organizzarli in modo diverso.

Query(2) ● Se il data base rappresenta il magazzino, per esempio, si potrebbe interrogarlo per sapere quante operazioni di carico sono state fatte in un dato giorno oppure l'elenco degli articoli forniti dallo stesso fornitore. ● La query, quindi, permette di utilizzare i dati delle tabelle in modo dinamico, mettendo in relazione le informazioni, filtrando i dati che interessano, effettuando ricerche incrociate sui record che rispondono a determinate caratteristiche.

Formulari ● Quando invece vogliamo creare delle maschere per inserire dati stiamo usando i Formulari (Form, modulo) ● La modalità di visualizzazione tabella risulta spesso poco leggibile e difficile da gestire. Per facilitare l'aggiornamento, la modifica o il calcolo sui dati è possibile creare delle maschere.

Formulari(2) ● Le maschere di Access o formulari per Base sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un documento: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l'inserimento delle informazioni. ● La peculiarità di questo strumento, tuttavia, consiste nel fatto che i campi di una maschera possono essere prelevati da più tabelle diverse.

Report ● Infine con Rapporti indichiamo i report: se desideriamo mostrare una parte dei dati, abbiamo bisogno di interrogare il database e fornire solo i record che rispondono ai criteri di ricerca. ● In questo caso l’esito finale della procedura è un file di Writer, pronto per la stampa. I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database, riordinando i dati provenienti da una tabella o da una query.

Apriamo un database Esaminiamo l'ambiente di lavoro e la struttura di un database di esempio: 'bibloteca'.

Report(2) In genere i report sono destinati alla stampa: a questo scopo Access offre vari esempi (o format) preformati che possono aiutare a impaginare i dati, dando loro una veste grafica gradevole ed efficace.