Il Processo Civile Telematico e le evoluzioni giurisprudenziali Avv. Luca Salvi

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata La Legge 12 novembre 2011, n. 183, c.d. Legge di stabilità 2012, ha apportato modifiche sostanziali al c.p.c. ed alla Legge 53/1994 sulle notifiche effettuate da avvocati in via diretta ed a mezzo del servizio postale. Di recente, invece, sono intervenuti il D.L. n. 90 del 2014 (convertito dalla L. 114/2014), modificato, in seguito, dalla L. 32/2015, il D.L. 132/2014 sulla degiurisdizionalizzazione e la definizione dell’arretrato in materia di processo civile, convertito dalla L. 162/2014, nonché il DPCM del 13 novembre 2014, entrato in vigore in data 11 febbraio 2015 ed il D.L. 83/2015, convertito dalla L. 132/2015. Infine, è stato pubblicato il decreto del DGSIA del 28 dicembre 2015, che apporta modifiche alle specifiche tecniche, entrato in vigore il 9 gennaio 2016. Da ultimo, il 1° luglio 2016, è entrato in vigore il Regolamento UE n. 910/2014, sulla conservazione elettronica dei documenti.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Con i recenti interventi legislativi sono state apportate modifiche che hanno profondamente aggiornato il sistema delle comunicazioni di cancelleria, con conseguenti miglioramenti in relazione all’unitarietà del sistema adottato dagli Uffici Giudiziari. Con le anzidette novità, si è rafforzato il concetto per cui il Processo Civile Telematico debba completamente differenziarsi dal processo “cartaceo”. Con il DPCM richiamato, si sono stabilite le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici ai sensi degli artt. 20, 22, 23 bis, 23 ter, 40 comma 1, 41 e 71, comma 1, del CAD (D. Lgs. 82/2005).

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 1. Un passo indietro. Cos’è il processo civile telematico? Il PCT è un nuovo modo di concepire il rapporto tra il professionista e gli uffici giudiziari, non è un nuovo tipo di processo civile, con regole nuove. Esso è semplicemente un aggiornamento per mezzo dell’introduzione di strumenti informatici nel tradizionale processo Finalità e vantaggi: Processi più snelli; Riduzione degli sprechi; Unitarietà del sistema adottato dagli Uffici Giudiziari.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 2. L’avvocato telematico. Il D.M. 44/2011 non impone particolari scelte sui sistemi operativi o sul tipo di computer da utilizzare, tuttavia, sono necessari alcuni strumenti: Un PC; Una stampante, attraverso cui alcuni documenti, come la procura alle liti, devono essere stampati; Uno scanner, per acquisire copia digitale di documenti da convertire in formato PDF; Un disco esterno, per effettuare copie di sicurezza dei dati; Un programma di videoscrittura, come Ms Office o OpenOffice; Un convertitore di documenti in formato PDF testo; Un programma per la creazione di Note di iscrizione a ruolo; Connessione ad Internet; Casella di Posta Elettronica Certificata; Un dispositivo di autenticazione, quali smart card o chiavetta USB .

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 3. Supporto fisico e supporto informatico. La differenza tra un supporto fisico ed un supporto informatico non è nel valore del documento, ma nelle regole che fanno capo alla loro formazione. Bisogna sempre tener presente che le regole relative ad un qualsiasi documento o atto cartaceo non possono essere applicate anche ad un supporto informatico, come, ad esempio, la PEC. .

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 3. Supporto fisico e supporto informatico. Il biglietto di cancelleria, ad esempio, così come descritto dalle Disp. Att. c.p.c. all’art. 45 (modificato dall’art. 16 del D.L. 18 ottobre 2012 , n. 179), ha una struttura differente a seconda che si tratti di un supporto cartaceo oppure di un supporto informatico: “Quando viene trasmesso a mezzo posta elettronica certificata il biglietto di cancelleria è costituito dal messaggio di posta elettronica certificata, formato ed inviato nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 3. Supporto fisico e supporto informatico. “Quando viene redatto su supporto cartaceo il biglietto, col quale il cancelliere esegue le comunicazioni a norma dell'articolo 136 del codice, si compone di due parti uguali una delle quali deve essere consegnata al destinatario e l'altra deve essere conservata nel fascicolo d'ufficio. Il biglietto contiene in ogni caso l'indicazione dell'ufficio giudiziario, della sezione alla quale la causa è assegnata, dell'istruttore se è nominato, del numero del ruolo generale sotto il quale l'affare è iscritto e del ruolo dell'istruttore, il nome delle parti ed il testo integrale del provvedimento comunicato”.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 3. Supporto fisico e supporto informatico. Il D.L. n. 90/2014 (art. 45, lett. b) ha modificato la formulazione dell’art. 133 c.p.c., introducendo l’obbligo di dare notizia alle parti del deposito della sentenza mediante biglietto contenente non più il solo dispositivo, ma anche il testo integrale della sentenza medesima. La legge di conversione n. 114 dell’11 agosto 2014 ha modificato l’art. 45 del D.L. n. 90/2014 nella parte in cui –adesso - si prevede espressamente che la comunicazione della sentenza non è idonea a far decorrere i termini di cui all’art. 325 c.p.c..

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 4. Tenuta del fascicolo su supporto cartaceo. L’art. 9 D.M. 44/2011 statuisce che “la tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo”, facendo salvi “gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell’amministrazione digitale e dalla disciplina processuale vigente” . Per le parti, in linea generale, permane l’obbligo di depositare gli atti di costituzione in giudizio e i documenti ad essi allegati in formato cartaceo. Così come rimane, per il giudice, la facoltà di depositare in formato cartaceo i propri provvedimenti (ad eccezione di quelli assunti nell’ambito del procedimento monitorio), salvo l’onere della cancelleria di acquisizione di una copia informatica.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 4. PEC. Posta Elettronica Certificata. La PEC rappresenta un sistema di trasporto di documenti informatici che, seppur simile al servizio di posta tradizionale, fornisce agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail inviati al destinatario. Questa particolarità, seppur la descrizione sia impropria, parifica la PEC al sistema postale della Raccomandata con Avviso di Ricevimento. In particolare, il momento in cui si perfeziona la consegna, sia per il mittente che per il destinatario, è il deposito del messaggio PEC nella casella del destinatario.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 4. PEC. Posta Elettronica Certificata. Il valore legale è pienamente soddisfatto quando il messaggio viene trasmesso da una casella PEC verso un’altra casella PEC. E’ onere del destinatario controllare con costanza la casella PEC, in quanto è la consegna a far fede per il valore legale e non la lettura del messaggio stesso. L’indirizzo PEC è personale e deve essere comunicato al proprio Ordine di appartenenza. Per gli avvocati vi è l’obbligo di comunicazione al Ministero della Giustizia, il quale assegnerà al professionista il ruolo di soggetto telematico, abilitandolo, così, all’invio di atti e alla ricezione di notifiche di cancelleria come previsto dall’art.136 c.p.c..

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 5. Predisposizione ed invio del messaggio di posta elettronica certificata. Per le comunicazioni ed i depositi via PEC bisogna utilizzare uno ed un solo indirizzo per garantire il valore legale delle comunicazioni, in quanto gli indirizzi sono censiti.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 5. Predisposizione ed invio del messaggio di posta elettronica certificata. Il messaggio di trasporto. Si intende il corpo del messaggio, la c.d. busta, ovvero quello che contiene, come allegato, il messaggio originale (atto, procura, allegati, etc ..) e tutti i dati che ne certificano il trasporto. Ricevuta di accettazione. Ricevuta di presa in carico.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 5. Predisposizione ed invio del messaggio di posta elettronica certificata. 4. Ricevuta di consegna. Il messaggio viene inoltrato alla casella di posta certificata del destinatario, a fronte del quale viene inviata una ricevuta di consegna al mittente. Tale ricevuta può essere di due tipi: una ricevuta di avvenuta consegna, che attesta l’avvenuto deposito del messaggio all’interno della casella del destinatario; una ricevuta di errore di consegna nel caso in cui la consegna del messaggio risulti impossibile.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 5. Valore giuridico della PEC. Art. 48 CAD Codice dell’Amministrazione Digitale. 1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentito DigitPA. 2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta. 3. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 , ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di cui al comma 1.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 6. Indirizzi PEC per notificazioni e comunicazioni. All’art. 16 ter del D.L. 179/2012: domicili digitali dei cittadini inseriti nell’anagrafe nazionale della popolazione residente (art. 4 D.L. 179/2012); elenco degli indirizzi PEC delle P.A. formato dal Ministero della Giustizia (art. 16, comma 12, D.L. 179/2012); www.pst.giustizia.it; INI-PEC (indice nazionale degli indirizzi PEC di imprese e professionisti) di cui all'art. 6-bis CAD; www.inipec.gov.it; Registro delle imprese; www.registroimprese.it; REGINDE (registro generale degli indirizzi elettronici) del processo telematico.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 6. Indirizzi PEC per notificazioni e comunicazioni. Questi riferimenti sono validi a decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale. Prima di effettuare un notificazione tramite PEC, quindi, dovrò per prima cosa ricercare l’indirizzo corretto all’interno del registro, in quanto tale registro viene periodicamente aggiornato, assicurando agli utenti l’indirizzo corretto anche in caso di variazioni dei dati.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 6. Indirizzi PEC per notificazioni e comunicazioni. Fatte salve le disposizioni specifiche per il ricorso per Cassazione (art. 366 c.p.c.), il D.L. 90/2014 (che introduce il comma sexies all’art. 16 D.L. 79/2012, rubricato come Domicilio Digitale) rende residuale la notificazione in cancelleria, prevedendo che le notificazioni ad istanza di parte degli atti in materia civile al difensore si effettuino «presso l’indirizzo di posta elettronica certificata, risultante dagli elenchi di cui all’articolo 6-bis (Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti) del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché dal registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia». Alla notifica in cancelleria può procedersi esclusivamente quando non sia possibile, per causa imputabile al destinatario, la notificazione presso l’indirizzo di posta elettronica certificata

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 6. Indirizzi PEC per notificazioni e comunicazioni. La Legge di conversione n. 114 dell’11 agosto 2014 del D.L. 90/2014 è intervenuta in materia di domicilio processuale della parte costituita stabilendo l’eliminazione dell’obbligo, per il difensore, di indicare, nell’atto di costituzione, l’indirizzo di posta elettronica certificata. Di conseguenza, è stata eliminata la sanzione per l’eventuale relativa omissione che risulta, quindi, applicabile soltanto nel caso in cui la stessa riguardi l’indicazione del numero di fax.

Normativa di riferimento per le attestazione di conformità. Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Normativa di riferimento per le attestazione di conformità. Il riconoscimento del potere di autentica al difensore è stato introdotto attraverso l’art. 52 del D.L. 90/2014, che ha aggiunto il comma 9-bis all’articolo 16-bis del D.L. n. 179/2012, convertito con L. 221/2012, il quale prevede la possibilità per gli avvocati, oltre che per gli ausiliari del giudice (i.e. consulente tecnico, professionista delegato, curatore e commissario giudiziale), di estrarre autonomamente, con modalità telematiche, copie analogiche o informatiche degli atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice, nonché dei provvedimenti del giudice, attestando la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Tali copie - analogiche e informatiche, anche per immagine - munite dell’attestazione di conformità da parte degli avvocati e degli altri soggetti menzionati equivalgono agli originali.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Art. 16-decies, D.L. 179/2012 Di recente, con il D.L. 83/2015, sono stati aggiunti due nuovi articolo al D.L. 179/2012, l’art. 16-decies, rubricato "potere di certificazione di conformità delle copie degli atti e dei provvedimenti” e l’art. 16-undecies, rubricato "modalità dell’attestazione di conformità". L’art. 16-decies ha ampliato il potere di certificazione di conformità dell’avvocato, introducendo la possibilità per il difensore di autenticare la copia informatica di un atto formato su supporto analogico in suo possesso, che sia fatta oggetto di un deposito telematico, a prescindere dal fatto che l’atto analogico sia o meno presente nel fascicolo informatico. Il presupposto per l’esercizio del potere di autentica è infatti la mera “detenzione” dell’originale o della copia conforme dell’atto processuale di parte o del provvedimento giudiziale di cui si estrae l’immagine.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Art. 16-undecies, le modalità di attestazione della conformità Ai sensi dell’art. 16 undecies del D.L. 179/2012, in via generale, l’attestazione di conformità può essere apposta: sul medesimo documento da certificare, ovvero su un documento separato. COPIA ANALOGICA: Per quanto concerne l’attestazione di conformità che si riferisce ad una copia analogica, la stessa potrà essere apposta in calce o a margine della copia ovvero su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima (spillato, con timbro di congiunzione).

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata COPIA INFORMATICA: Quando l’attestazione di conformità si riferisce ad una copia informatica, la stessa potrà essere apposta: nel medesimo documento informatico, che dovrà essere sottoscritto digitalmente, attraverso l’utilizzo di un software che permetta le aggiunte di testo e di firme digitali su un documento PDF (ad es. Adobe Acrobat); oppure potrà essere inserita in un documento informatico separato, secondo le modalità che sono state recentemente stabilite nel D.M. 28 dicembre 2015 della Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA), entrato in vigore il 7 gennaio 2016, che ha aggiunto l’art. 19 ter alle specifiche tecniche del Processo Civile Telematico

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata D.M. 28 dicembre 2015 della Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Qualora si intenda inserire l’autentica di un documento informatico in un file separato, l’attestazione di conformità dovrà essere inserita in un documento informatico in formato PDF e dovrà contenere necessariamente i seguenti elementi: una descrizione sintetica del documento di cui si sta attestando la conformità (ad es. sentenza n. ____ del Tribunale di ____ oppure, tenendo presente che l’art. 19-ter consente di inserire in un unico documento l’attestazione di conformità riferita ad una pluralità di atti da autenticare, ricorso per ingiunzione Tizio contro Caio e decreto n ____, R.G. n._____, del Tribunale di ____ Tizio contro Caio); il nome del file cui si riferisce l’autentica, ovvero il nome con il quale il documento di cui si attesta la conformità è salvato sul proprio sistema informatico, comprensivo dell’estensione PDF; la sottoscrizione del soggetto che compie l’attestazione, con firma digitale o con firma elettronica qualificata.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Art. 19 ter, commi da 2 a 5, le modalità di trasmissione dell’autentica I IPOTESI, deposito nel fascicolo informatico (art. 19-ter, comma 2): Nel caso in cui la copia informatica debba essere depositata nel fascicolo informatico, ossia secondo le regole tecniche previste dall’art. 4 del D.L. 193/2009, convertito con modificazioni dalla L. 24/2010, il documento informatico in PDF contenente l’autentica dovrà essere inserito come allegato nella "busta telematica" di cui all’art. 14 delle specifiche tecniche del processo telematico. Inoltre, i dati identificativi del documento contenente l’attestazione nonché quelli del documento cui l’attestazione si riferisce, dovranno essere inseriti nel file DatiAtto.xml, operazione che verrà effettuata automaticamente dal redattore utilizzato per i depositi telematici.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Esempio di attestazione di conformità su documento informatico separato, ai fini del deposito di copia informatica di documento INFORMATICO: Il sottoscritto avv. XXX attesta, ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 16 bis, co. 9 bis e undecies, comma 3, del D.L. n. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che il file NOMEFILE.PDF e SINTETICA DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO è copia conforme al corrispondente atto/provvedimento contenuto nel fascicolo informatico dal quale è stata estratta. Luogo, data Firmato digitalmente da avv. XXX

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Esempio di attestazione di conformità su documento informatico separato, ai fini del deposito di copia informatica di documento CARTACEO (analogico): Il sottoscritto avv. XXX attesta, ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 16 decies e undecies, comma 3, del D.L. n. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che il file NOMEFILE.PDF (o elenco del nome dei file che si stanno certificando conformi) e SINTETICA DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO (o dei documenti) è/sono conforme/i all'originale/copia conforme dal quale è/sono stata/i estratta/i. Luogo, data Firmato digitalmente da avv. XXX

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata II IPOTESI, notifica a mezzo PEC (art. 19-ter, comma 3): Qualora la copia informatica sia invece destinata ad essere notificata in proprio a mezzo PEC, ai sensi dell’art. 3-bis della L. 53/1994, l’attestazione di conformità della copia informatica dovrà essere inserita all’interno della relazione di notificazione, che dovrà essere sottoscritta digitalmente e contenere tutti gli elementi indicati al comma 1 dell’art. 19-ter.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Esempio di Relata di notifica in documento separato contentente l’attestazione di conformità di una copia informatica: Io sottoscritto Avvocato nome cognome (codice fiscale) iscritto all'albo degli Avvocati dell'Ordine di ________, ai sensi della L. 53/1994, quale difensore di nome cognome (codice fiscale) in virtù della procura alle liti ___________ notifico a ______(codice fiscale) all'indirizzo di posta elettronica ______________________ estratto dal registro ____ (es. INI-PEC - PPAA) i seguenti allegati: (segue…)

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata - (SCANSIONE) ​ nome del file + sintetica descrizione dell’atto o provvedimento​ , attestando, ai sensi del combinato disposto degli artt. 3 bis, comma 2, L. 53/94 e 16 undecies, comma 3, del DL 179/12, che è ​ copia per immagine conforme all'originale da cui è stata estratta. - (ESTRATTO DAL FASCICOLO) ​ nome del file + sintetica descrizione dell’atto o provvedimento​, ai sensi del combinato disposto degli artt. 3 bis, comma 2, L. 53/94 e 16 undecies, comma 3, del DL 179/12, che è ​ copia conforme al corrispondente atto/provvedimento contenuto nel fascicolo informatico dal quale è stata estratta. Dichiaro che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti all'ufficio giudiziario ed eventuale sezione, Giudice dott. nome cognome, nr. RG o altro. Luogo, data Documento firmato digitalmente dall'Avvocato ________

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata III IPOTESI, trasmissione a mezzo PEC (art. 19-ter, comma 4): Qualora la copia informatica venga, invece, solo trasmessa a mezzo PEC, senza che vi sia una notifica, l’attestazione di conformità deve essere inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata. Tale circostanza si verifica, ad esempio, nell’ipotesi di invio al curatore fallimentare, nell’ambito di una domanda di insinuazione al passivo, di copia di un provvedimento giudiziale ovvero di invio, ad una banca, di copia autentica dell’ordinanza di assegnazione delle somme pignorate, priva della formula esecutiva nei pignoramenti presso terzi.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Esempio di attestazione di conformità su documento informatico separato: Il sottoscritto avv. XXX attesta, ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 16 bis, co. 9 bis e undecies, comma 3, del D.L. n. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che il documento informatico allegato NOMEFILE.PDF e SINTETICA DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO è copia conforme al corrispondente atto/provvedimento contenuto nel fascicolo informatico dal quale è stata estratta. Luogo, data Firmato digitalmente da avv. XXX

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata IV IPOTESI residuale (art. 19 ter, comma 5): Il comma 5 dell’art. 19-ter, infine, prevede una fattispecie del tutto residuale applicabile “in ogni altra ipotesi” al di fuori di quelle appena descritte. Dunque, nel caso in cui la copia informatica non debba essere depositata nel fascicolo informatico ovvero notificata a mezzo PEC, l’attestazione di conformità dovrà essere inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui al primo comma dell’art. 19-ter, con l’ulteriore aggiunta dell’impronta del documento informatico (c.d. hash) di cui si sta attestando la conformità e del riferimento temporale di cui all’art. 4, comma 3, del D.P.C.M del 13 novembre 2014.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata L’impronta del documento (ma non il riferimento temporale) può essere omessa laddove il documento informatico contenente l’attestazione di conformità sia inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto (ad esempio su un disco ottico o comunque su un supporto che ne assicuri la leggibilità nel tempo, così come previsto nelle ipotesi di protocollazione o archiviazione elettronica). Non è semplice individuare un’ipotesi di applicazione del comma 5 dell’art. 19-ter, ma si potrebbe pensare all’invio di una copia informatica e della relativa attestazione di conformità a mezzo mail ordinaria.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Esempio di attestazione di conformità nelle ipotesi residuali, con Hash e riferimento temporale: Il sottoscritto avv. XXX attesta, ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 16 bis, co. 9 bis e undecies, comma 3, del D.L. n. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che il file NOMEFILE.PDF e SINTETICA DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO è copia conforme al corrispondente atto/provvedimento contenuto nel fascicolo informatico dal quale è stata estratta. Impronta file: _______________ Riferimento temporale: ______________________ Luogo, data Firmato digitalmente da avv. ___________

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Impronta Hash: finalmente chiarezza La nuova norma appena esaminata semplifica una questione che ha creato non poca confusione tra gli avvocati, ovvero l’indicazione della “impronta del documento informatico” (c.d. hash) e del riferimento temporale del file, portata alla ribalta, nel mondo forense, dal D.P.C.M. del 13 novembre 2014, in quanto impiegata come strumento per riferire in modo certo ed univoco, come fosse un timbro di congiunzione virtuale, l’attestazione di conformità, redatta su documento separato, agli atti ed ai documenti cui la stessa si riferisce (art. 4, comma 3, ed art. 6, comma 3, D.P.C.M. del 13 novembre 2014). A seguito alla pubblicazione dell’art. 16-ter del DGSIA del 28 dicembre 2015, è venuta meno, in generale, la necessità di inserire l’impronta informatica ed il riferimento temporale del file originario nelle attestazioni di conformità inserite su documento separato, salvo per l’ipotesi del tutto residuale di cui al comma 5 della norma.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Come reperire il “Riferimento Temporale” e la “Impronta”. “RIFERIMENTO TEMPORALE”: l'informazione contenente la data e l'ora che viene associata ad un messaggio di posta elettronica certificata. “IMPRONTA”: funzione volta ad identificare in maniera univoca un determinato file o documento digitale. http://apps.dirittopratico.it/impronta.html https://www.avvocatoandreani.it/servizi/calcolo-verifica-impronta-hash.php

Notifica a mezzo PEC, Trib. Lecce, ordinanza del 16/03/2016 Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Notifica a mezzo PEC, Trib. Lecce, ordinanza del 16/03/2016 Recentemente è intervenuta un’ordinanza destinata a far discutere all’interno dell’universo del PCT, per la singolare “creatività” con cui vengono reinterpretati alcuni principi cardine che regolano la materia delle notificazioni a mezzo PEC. Nello caso specifico, Tizio chiama in giudizio una società notificando l’atto di citazione a mezzo PEC all’indirizzo risultante dal registro delle imprese. La società non si costituisce e Tizio chiede che ne venga dichiarata la contumacia. Sin qui nulla di strano. Tuttavia, il Giudice (onorario) leccese ha ritenuto di rilevare l’irregolarità della notifica dell’atto di citazione, facendo perno sul formato dell’atto notificato (.p7m) e sulla possibilità che il convenuto non abbia avuto a disposizione un software in grado di aprire il file.

Il Giudice ha rilevato nello specifico che: La normativa in tema di PEC impone alle imprese di dotarsi di un indirizzo PEC, ma non prevede alcun obbligo di “munirsi di programmi elettronici che consentano la lettura degli atti inviati con firma digitale” (p7m); agli atti del giudizio de quo, esisteva prova della notifica a mezzo PEC dell’atto introduttivo, ma non del fatto che la società destinataria della notifica fosse in possesso di programmi idonei a prendere visione degli atti inviati in forma digitale; che «quindi, non vi è prova che la stessa abbia potuto prendere visione dell’atto di citazione». Con la conseguenza che non può, a parere del giudicante, dichiararsi la contumacia del convenuto e che la notifica deve essere ripetuta «secondo l’ordinario procedimento a mezzo ufficiale giudiziario», stante il fatto che «la norma di cui all’art.1 della legge 21 gennaio 1994, n. 20 faculta il giudice» [il riferimento alla normativa è errato; ovviamente intendeva la L. 53/1994] a disporre tale tipo di notificazione.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Ora, se decidessimo di seguire il ragionamento del Giudice leccese in riferimento alla mancanza dell’obbligo di munirsi di software in grado di leggere i file .p7m (peraltro reperibili gratuitamente e facilmente online), ci si renderebbe conto che non esiste neppure l’obbligo di munirsi di un software in grado di leggere i file in formato .pdf o .doc, né tantomeno quello di munirsi di uno strumento per accedere alla casella PEC, come il computer, né quello di possedere una connessione ad internet. Si potrebbe, per assurdo, eccepire il fatto di non aver potuto leggere il messaggio PEC, in quanto ipovedenti oppure analfabeti. Ebbene, anche in tutti questi casi, secondo il ragionamento contenuto nell’ordinanza de qua, la parte onerata a dotarsi di PEC non dovrà imputarsi il fatto di averne fatto un uso incompleto, improprio e comunque non professionale.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Sarà, invece, onere del mittente il dover preventivamente accertare che il destinatario di una comunicazione/notifica PEC, sia dotato, prima ancora che della relativa casella di posta, di adeguato software, ma, a questo punto, anche di computer, connessione ad internet, e, magari, di occhiali con la giusta gradazione. E sarà sempre onere suo darne adeguata prova in giudizio (ma come?). È difficile, francamente, condividere tale ragionamento, salvo frustrare alla radice tutti gli obiettivi perseguiti con l’introduzione della PEC nel PCT. Anche la giurisprudenza è orientata in senso diametralmente opposto a quanto opinato dal provvedimento leccese, facendo applicazione dell’affermato principio di autoresponsabilità nell’utilizzo dello “strumento PEC”.

Principio di autoresponsabilità nell’utilizzo della PEC In senso contrario alla Ordinanza leccese, la Corte di Appello di Bologna, Sez. III, del 30/05/2014, stabilisce che “la ricevuta di avvenuta consegna di un messaggio PEC da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario rende legalmente certa l’avvenuta conoscenza del messaggio da parte di quest’ultimo”. Di conseguenza è irrilevante la mancata “apertura” del messaggio dovuta ad incuria del destinatario, essendo unicamente rilevante l’avvenuta consegna nelle forme legislativamente descritte con assoluta precisione, che generano certezza della effettiva conoscibilità dell’atto. In tal senso anche Cass. Civ., Sez. Lav., 02/07/2014, n. 15070,  Trib. Mantova, 03/06/2014, n. 98.

Possibile soluzione nelle notifiche a mezzo PEC dopo l’ordinanza del Tribunale di Lecce Seppure ampiamente criticabile, l’ordinanza del Tribunale di Lecce del 06/03/2016 costituisce comunque un precedente nella giurisprudenza del PCT. Dunque, si propone di seguito una soluzione al problema della leggibilità dei file notificati dotati di sottoscrizione digitale. Come noto, ai sensi dell’art. 12 delle specifiche tecniche del PCT, i difensori  possono utilizzare due tipologie di standard per la sottoscrizione digitale dei documenti informatici, che hanno il medesimo valore giuridico: il PAdES (che agisce direttamente sul file .pdf, non modificando l’estensione del file); oppure il CAdES (che crea un nuovo file in formato .p7m). La maggior parte dei software PCT dedicati ad avvocati ed ausiliari del giudice, così come allo stesso modo i più diffusi programmi per la firma digitale (es. ArubaSign, Dike, Firma Certa) consentono di scegliere alternativamente lo standard PAdES o CAdES per la sottoscrizione di documenti informatici.

L’utilizzo dello standard PAdES per i documenti destinati alla notifica. Dal momento che gli standard PAdES e CAdES per le firme digitali hanno il medesimo valore giuridico, appare senz’altro preferibile, per evitare gli inconvenienti pratici di leggibilità dei file notificati, l’uso del formato PAdES per la sottoscrizione dei documenti destinati ad essere notificati in proprio a mezzo PEC ovvero ad essere trasmessi a mezzo PEC ad imprese. Gli atti ed i documenti notificati sottoscritti in PAdES, infatti, rispetto ai file firmati in CAdES, hanno il vantaggio di essere immediatamente visualizzabili dai destinatari, con l’utilizzo di un qualsiasi software per la lettura dei file PDF (ad. es. Adobe Reader), poiché l’estensione del file non viene modificata dall’apposizione della firma digitale.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 7. La firma digitale. Art.1 lett. B D.P.R. 445/2000: “il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Secondo la definizione dall’art 1 lett. n) del D.P.R. n. 445 del 2000, con il termine “firma digitale” ci si riferisce ad una procedura capace di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità del documento.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 7. La firma digitale. Qual è la differenza tra un documento con firma digitale ed uno senza? Documento informatico sprovvisto di qualsiasi firma elettronica. Questo ha la stessa efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche disciplinate dall’art 2712 del codice civile; Documento informatico munito di firma digitale o di firma elettronica qualificata. Attribuisce autenticità all’atto. La firma digitale per essere valida non deve essere necessariamente in formato p7m (Vedi PAdES).

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 7. La firma digitale. In un documento informatico il disconoscimento della firma digitale è precluso, perché con la semplice prova della corrispondenza tra la chiave pubblica e la chiave privata utilizzate vengono accertate sia la provenienza del documento che l’assenza di alterazioni del medesimo; l’unica ipotesi di falsità materiale che può configurarsi è che la firma sia apposta da persona diversa dal legittimo proprietario del dispositivo di firma. Di conseguenza, l’oggetto del disconoscimento non sarà relativo alla firma ma all’effettivo utilizzo della firma digitale da parte del titolare. Il concetto di falsità materiale sarà dunque riferibile, in linea di massima, alla responsabilità nel custodire il dispositivo di firma.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 7. La firma digitale. L’ art. 52 del D.L. 90/2014 dispone che le copie informatiche, anche per immagine, degli atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti del giudice «equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere». Si tratta, in sostanza, di una deroga ad un principio generale previsto dall’art. 22, comma 1, del D.lgs. 82/2005, il quale richiede l’apposizione della firma digitale affinché la copia possa ritenersi equipollente all’originale.

processo civile telematico e la posta elettronica certificata 7. La firma digitale. Il D.L. n. 90/2014 -art. 45 comma 1, lett. a)- opera una modifica dell’art. 126 c.p.c., eliminando la necessità della sottoscrizione del verbale di udienza da parte dei soggetti intervenuti e prescrivendo che del verbale stesso sia data lettura in udienza, ad opera del cancelliere. Diverso è, invece, il caso del verbale di conciliazione. Rimane, infatti, in vigore l’art. 88 disp. att. c.p.c., a mente del quale “la convenzione conclusa tra le parti per effetto della conciliazione davanti al giudice istruttore è raccolta in separato processo verbale, sottoscritto dalle parti stesse, dal giudice e dal cancelliere”.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 8. L’estrazione di copie dal fascicolo informatico. L’articolo 52 del D.L. 90/2014 prevede e disciplina la possibilità, per il difensore e gli ausiliari del Giudice, di estrarre copie dal fascicolo informatico. La norma ha ad oggetto sia gli atti redatti su supporto cartaceo sia quelli nativi digitali e dispone che le relative copie (rispettivamente, informatiche e duplicati) possano contenere l’attestazione di conformità «ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico»

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 8. L’estrazione di copie dal fascicolo informatico. Il potere di autentica, da parte dei difensori, dei consulenti tecnici, dei curatori, del professionista delegato e dei commissari giudiziali si estende a tutti gli atti contenuti nei fascicoli informatici, indipendentemente dalla data di instaurazione del procedimento o del deposito del singolo atto o documento. Tali disposizioni non si applicano ai provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice.  La ratio del potere di autentica così introdotto è quella di sgravare gli Uffici giudiziari da “attività materiali a basso contenuto intellettuale” (Circ. M.G. 28.10.2014).

processo civile telematico e la posta elettronica certificata 8. L’estrazione di copie dal fascicolo informatico. Copie uso ufficio e dei Copie informali. Componenti del collegio. L’art. 111 disp. att. c.p.c., dispone che “il cancelliere non deve consentire che si inseriscano nei fascicoli di parte comparse che non risultano comunicate alle altre parti e di cui non gli sono contemporaneamente consegnate le copie in carta libera per il fascicolo d’ufficio e per gli altri componenti il collegio“. Questa norma non è stata modificata dai recenti interventi legislativi. Tuttavia, presuppone un deposito in forma cartacea eseguito, materialmente, presso la Cancelleria di un Ufficio Giudiziario. Se, però, per obbligo normativo o per scelta normativamente consentita, la parte opera il deposito tramite invio telematico, la norma di cui al richiamato art. 111 disp. att. c.p.c. risulta inapplicabile, posto che, nel momento stesso in cui l’atto inviato telematicamente viene accettato dal cancelliere, l’atto medesimo entra a far parte del fascicolo telematico ed è visibile a tutte le altre parti oltre che al giudice. La messa a disposizione del giudice di tale copia, ad opera delle parti o degli ausiliari, costituisce soluzione o prassi organizzativa adottata a livello locale e non può essere oggetto di statuizioni imperative né, in generale, di eterodeterminazione. È rimessa all’autonomia dei singoli uffici (laddove se ne ravvisi la necessità) l’individuazione di una specifica modalità per mettere a disposizione dei magistrati la copia cartacea di atti e documenti già depositati mediante invio telematico.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 8. L’estrazione di copie dal fascicolo informatico. Cosa cambia per l’avvocato? Ciò significa che l’avvocato, accedendo al proprio fascicolo informatico, potrà estrarre copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti contenuti nel detto fascicolo ed attestare «la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico» con totale esenzione del pagamento dei diritti di copia.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 8. L’estrazione di copie dal fascicolo informatico. Cosa cambia per l’avvocato? In tema di rilascio della formula esecutiva su copia estratta dal difensore, tanto la Circolare M.G. del 28 ottobre 2014 quanto la nota prot. 8921 del 15 ottobre 2014 dell’Ufficio Legislativo dello stesso Ministero, stabiliscono che le attività di spedizione e di rilascio della copia in forma esecutiva sono proprie del cancelliere, che deve individuare la parte a favore della quale rilascia la copia. Non è, dunque, possibile per l’avvocato estrarre ed autenticare in proprio un provvedimento del Giudice ai fini dell’apposizione della formula esecutiva.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 9. La relata di notificazione. Verrà creata con word, open office etc.. Successivamente, dovrà essere trasformata, senza scansione, direttamente in PDF testo, firmata digitalmente e vi dovranno essere inseriti i seguenti dati: il  nome,  cognome  ed  il  codice  fiscale dell’avvocato notificante; il  nome  e  cognome  o  la  denominazione  e ragione sociale ed il  codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti; il  nome  e  cognome  o  la  denominazione  e ragione sociale del destinatario; l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato; l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto; l’attestazione di conformità (eventuale) di cui al comma 2 dell’art. 3 bis L. 53/94. per le notificazioni effettuate in corso di procedimento dovrà, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo (art. 3 bis comma 6 della L. 53/94). una volta ultimata, la relata di notificazione, trasformata in PDF testuale senza scansione, prima di essere allegata alla PEC, deve essere sottoscritta con firma digitale.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 10. Il tempo della notifica e del deposito. Il Tribunale di Milano, con sentenza n. 3115 del 5 marzo 2014, ha stabilito che è tempestivo il deposito telematico di un atto giudiziario, allorché la ricevuta di avvenuta consegna sia generata l'ultimo giorno previsto, anche se dopo le ore 14.00. Il Decreto Legge n. 90/2014 ha, definitivamente, confermato, all’art. 51, come momento di perfezionamento del deposito degli atti telematici, quello indicato dalla ricevuta di avvenuta consegna della PEC generata dal gestore PEC del Ministero della Giustizia prevedendo, altresì, che il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna arriva entro la fine del giorno di scadenza applicandosi le disposizioni di cui all'articolo 155, commi 4 e 5 c.p.c.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 11. Modalità di pagamento del contributo unificato e dei diritti. Nell’attuale struttura del PCT è possibile utilizzare una tra le seguenti modalità di pagamento: Marche Lottomatica – scansione. Modello F23- scansione. Bollettino postale- scansione. Pagamento telematico – art. 30 D.M. 44/2011 – carte di credito o circuito bancario.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 11. Modalità di pagamento del contributo unificato e dei diritti. La circolare del 28 ottobre 2014, coordinata con quella del 27 giugno dello stesso anno, ha trovato una soluzione alla problematica relativa alle modalità con le quali gli Uffici giudiziari devono provvedere all’annullamento delle marche da bollo utilizzate dalla parte dalla parte che instaura un procedimento per l’assolvimento del Contributo Unificato. Sul punto deve ritenersi condivisibile, ed anzi, doverosa, la prassi, già adottata da taluni Uffici, di invitare il procuratore della parte, che abbia assolto il Contributo Unificato mediante acquisto dell’apposita marca da bollo, e che abbia provveduto alla scansione della marca stessa ai fini del suo inserimento nel fascicolo informatico, a recarsi presso l’Ufficio giudiziario in modo da consentirne l’annullamento. Tale modus operandi appare, come detto, doveroso, poiché,  ai sensi dell’art. 12 TU 642/1972, le marche da bollo devono essere annullate secondo specifiche modalità che le norme sul PCT non hanno modificato né abrogato.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. Quali atti si dovranno depositare? 31 marzo 2015 Tribunale Dal 31 marzo 2015 l’iscrizione a ruolo delle procedure esecutive potrà avvenire esclusivamente in via telematica come disposto dal D.L. 132/2014. Il nuovo disposto degli artt. 518, 543 e 557 c.p.c. prevede che sia l’Avvocato ad iscrivere a ruolo la procedura esecutiva tramite il deposito di NIR e copie conformi dei documenti (Titolo, precetto e pignoramento).

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. Quali atti si possono depositare? 30 giugno 2015 Corte D’Appello E’ obbligatorio il deposito telematico degli atti successivi alla costituzione in giudizio.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Deposito di atti processuali delle parti non costitute. Per le parti non costituite mediante difensore non è (e non sarà) previsto l’obbligo di depositare in via telematica. L’art. 16 bis, comma 1, ultimo periodo, d.l. 179/12, aggiunto dall’art. 44, comma 2, D.L. 90/2014, prevede che “per difensori non si intendono i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente”

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. L’atto da depositare e gli eventuali allegati devono essere inseriti in una struttura informatica denominata busta telematica da inviare, come allegato ad un messaggio PEC, all’indirizzo telematico dell’ufficio giudiziario destinatario, consultabile sul portale dei servizi telematici. Il file PDF relativo all’atto deve essere firmato digitalmente dal soggetto che procede al deposito. Le informazioni fondamentali riferite all’atto devono essere inserite in una apposita struttura dati (file XML), specifica per ogni tipologia di atto, anch’essa sottoscritta con firma digitale e inserita nella busta telematica.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. 1. Il depositante predispone l’atto e gli allegati, tipicamente utilizzando un apposito software applicativo. 2. Il software applicativo produce la busta telematica (Atto. enc).

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. 3. Il depositante predispone il messaggio di PEC con destinatario l’indirizzo di PEC dell’ufficio giudiziario o dell’UNEP destinatario. 4. Il messaggio viene inviato al gestore di PEC del depositante stesso. 5. Il gestore di PEC del depositante restituisce la Ricevuta di Accettazione (RdA), che viene resa disponibile nella casella di PEC del depositante. 6. Il gestore di PEC del depositante invia il messaggio al gestore di PEC del Ministero della giustizia (GiustiziaCert). 7. Il gestore di PEC del Ministero della Giustizia restituisce la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC); la busta si intende ricevuta nel momento in cui viene generata la RdAC. 8. La RdAC viene resa disponibile nella casella di PEC del depositante. 9. Il gestore dei servizi telematici effettua il download del messaggio di PEC.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. 10. Il gestore dei servizi telematici verifica la presenza del depositante (titolare della casella di PEC mittente) nel ReGIndE; nel caso in cui il depositante sia un avvocato, effettua l’operazione di certificazione, ossia viene verificato lo status del difensore; nel caso in cui lo status non sia “attivo”, viene segnalato alla cancelleria. 11. Successivamente, in seguito ad un controllo formale automatico da parte del Gestore dei servizi telematici , viene generata, dal Gestore stesso, la Ricevuta Esiti (attestante la regolarità tecnica e formale del messaggio trasmesso). 12. Ancora, viene generata la Ricevuta di accettazione del deposito (predisposta direttamente dal cancelliere, il quale verifica la presenza di eventuali irregolarità di forma e di sostanza). 13. L’esito dei suddetti controlli è inviato con un messaggio di PEC al depositante, mediante un collegamento con il gestore di PEC del Ministero della giustizia. 14. Il gestore dei servizi telematici recupera la Ricevuta di Accettazione (RdA) dal gestore di PEC del Ministero. 15. Il gestore dei servizi telematici salva la relativa RdA nel fascicolo informatico. 16. Il gestore di PEC del Ministero invia il messaggio con l’esito dei controlli automatici al gestore di PEC del depositante.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. 17. Il gestore di PEC del depositante provvede a rendere disponibile l’esito dei controlli automatici nella casella di PEC del depositante. 18. Il gestore di PEC del depositante invia al gestore di PEC del Ministero la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC). 19. La RdAC viene recuperata dal gestore dei servizi telematici. 20. La RdAC viene salvata nel fascicolo informatico. 21. L’operatore di cancelleria o dell’ufficio UNEP, attraverso il sistema di gestione dei registri, accetta l’atto, che viene così inserito nel fascicolo informatico. 22 Il gestore dei servizi telematici, all’esito dell’intervento dell’ufficio, invia un messaggio di PEC al depositante, collegandosi con il gestore di PEC del Ministero della giustizia, utilizzando il formato del messaggio previsto.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. 23. Il Gestore dei servizi telematici recupera la Ricevuta di Accettazione (RdA) dal gestore di PEC del Ministero. 24. Il gestore dei servizi telematici salva la relativa RdA nel fascicolo informatico. 25. Il gestore di PEC del Ministero invia il messaggio con l’esito dell'intervento d'ufficio al gestore di PEC del depositante. 26. Il gestore di PEC del depositante provvede a rendere disponibile l’esito dell'intervento d'ufficio nella casella di PEC del depositante. 27. Il gestore di PEC del depositante invia al gestore di PEC del Ministero la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC). 28. La RdAC viene recuperata dal gestore dei servizi telematici. 29. La RdAC viene salvata nel fascicolo informatico. 30. Successivamente, in seguito ad un controllo formale automatico da parte del Gestore dei servizi telematici (GST), viene generata, dal Gestore stesso, la Ricevuta Esiti (attestante la regolarità tecnica e formale del messaggio trasmesso) 31. Infine, viene generata la Ricevuta di accettazione del deposito (predisposta direttamente dal cancelliere, il quale verifica la presenza di eventuali irregolarità di forma e di sostanza). 32. Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all’articolo 155, quarto e quinto comma del codice di procedura civile .

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 12. Il deposito telematico degli atti. L’eccezione del procedimento monitorio. Relativamente alla procedura monitoria, è obbligatorio eseguire il deposito e l’iscrizione a ruolo del Ricorso per D.I. telematicamente. Diversamente dal deposito telematico degli atti e degli allegati, sarà necessario trasmettere anche la procura alle liti e la nota di iscrizione a ruolo. Il procedimento è identico a quello descritto al paragrafo precedente con la precisazione che la nota di iscrizione a ruolo salvata in formato PDF e la procura dovranno essere, obbligatoriamente, firmate digitalmente.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 13. Anomalie del deposito telematico. possono verificarsi tre tipologie di errore WARN IL DEPOSITO VIENE ACCETTATO. ERROR IL DEPOSITO VIENE ACCETTATO. FATAL IL DEPOSITO NON VIENE ACCETTATO.

Deposito telematico con indicazione di un numero di R. G Deposito telematico con indicazione di un numero di R.G. errato: le conseguenze per la giurisprudenza. Immaginiamo il caso in cui l’avvocato, nel deposito telematico di un atto, abbia commesso l’errore di indicare un differente numero di ruolo (ad es. rovesciando due cifre componenti il numero), quali sono le conseguenze processuali di tale errore? Nel deposito cartaceo, l’errore su un “numerino” del R.G.  sarebbe stato considerato un banale errore materiale di indicazione del numero del fascicolo di destinazione e non avrebbe comportato alcuna conseguenza processuale. Nell’era del PCT, tuttavia, la giurisprudenza ha dato luogo a due indirizzi interpretativi, di cui uno maggioritario, molto rigido, che valuta tale errore come imperdonabile, con conseguenze processuali talvolta drammatiche per l’avvocato (ed il cliente). Si esaminerà di seguito una breve rassegna di decisioni relative alla valutazione del rifiuto di deposito di atti giudiziari (di natura spesso delicatissima), a causa dell’erronea indicazione del numero di R.G.

Giurisprudenza del Tribunale di Torino La prima decisione è stata quella del Tribunale di Torino del 26/08/2014 che, in un caso in cui il deposito della seconda memoria istruttoria ex art. 183, comma 6, c.p.c. era stato rifiutato a causa di un errore nell’indicazione del numero di R.G., ha senza mezzi termini respinto la successiva istanza di rimessione in termini proposta dal depositante. Il giudicante ha ritenuto che il rifiuto del deposito, e con esso la conseguente decadenza, non rientri tra le cause di decadenza non imputabili alla parte ex art. 153, comma 2, c.p.c., in quanto trattasi di errore o svista ascrivibile al depositante . Il Tribunale torinese conferma il proprio orientamento anche con ordinanza dell’11/06/2015 e, da ultimo, con ordinanza del 10/04/2016, respingendo ancora l’istanza di rimessione in termini in casi analoghi, argomentando che “il deposito di un atto processuale in un fascicolo non pertinente è affetto da nullità perché mancante dei requisiti indispensabili al raggiungimento dello scopo (art. 156 cpv. c.p.c.)”. A causa della nullità, “non vale a far salvo il rispetto del termine la circostanza che la RdAC sia stata generata entro la fine del giorno di scadenza».

Giurisprudenza del Tribunale di Milano e Napoli Dello stesso tenore di quelle appena esaminate, anche le decisioni del Tribunale di Milano del 08/10/2015 e del Tribunale di Napoli del 16/12/2015. L’ordinanza del Tribunale milanese viene emessa in una fattispecie particolare, in cui la parte istante aveva chiesto in udienza di poter depositare in cartaceo una memoria ex art. 426 c.p.c., che assumeva di aver preventivamente depositato telematicamente – come da ricevute di accettazione e consegna prodotte – senza che essa risultasse inserita nel fascicolo telematico. Il giudicante ha respinto l’istanza, rilevando che la parte istante aveva omesso di depositare le ulteriori due ricevute previste dal comma 7 dell’art. 13 del D.M. 44/2011 (quelle dei controlli automatici e della verifica degli operatori della cancelleria) e che, dunque, non sarebbe stato possibile sapere se l’errore fosse attribuibile al sistema oppure al depositante.

La giurisprudenza partenopea rigettando l’istanza di rimessione in termini, ha evidenziato, invece, la facile riconoscibilità dell’errore da parte del mittente, in quanto già pochi minuti dopo il deposito, quando perviene la terza ricevuta PEC contenente gli esiti dei cd. controlli automatizzati previsti dall’art. 13, co. 7, del DM 44/2011, il depositante viene informato dell’invalidità del numero di ruolo. La terza PEC, infatti, era pervenuta nella disponibilità della parte quando la stessa avrebbe ancora potuto ri-depositare «la memoria ed i suoi allegati, se solo avesse controllato che il numero di ruolo del fascicolo, come emergenti dallo stesso testo del file.xml del terzo messaggio PEC, non era quello del fascicolo in cui il predetto era costituito». Il giudicante specifica, inoltre, che l’art. 153 c.p.c. non può trovare applicazione anche nel caso in cui la cancelleria non rifiuti tempestivamente il deposito, in quanto l’inosservanza del termine perentorio è comunque attribuibile in parte anche al medesimo mittente, che non si è attivato per i necessari controlli sui propri applicativi per comprendere le cause della segnalazione della mancanza di legittimazione all’accesso a quel fascicolo.

Giurisprudenza contraria. Le ordinanze del Tribunale di Catania del 28/01/2015 e del Tribunale di Pescara del 02/10/2015 si sono orientante in senso contrario a quelle esaminate. Il giudice catanese ha accolto l’istanza di rimessione in termini, rilevando che, nella specie, la parte che aveva proceduto al deposito aveva altresì «ricevuto un messaggio di accettazione deposito della memoria integrativa con la dizione “descrizione esito: numero di ruolo non valido: il mittente non ha accesso al fascicolo. Accettazione avvenuta con successo”, idonea, a parere del giudicante, a generare un legittimo affidamento sull’avvenuto deposito degli atti.

Il Tribunale di Pescara, invece, a fronte di una comparsa di risposta depositata telematicamente e rifiutata dalla cancelleria con la motivazione «atto rifiutato per deposito fascicolo errato», compie un esercizio di buon senso, comparando tra loro il sistema di deposito telematico e quello cartaceo. Ad avviso del giudicante, infatti, «il banale errore materiale di indicazione del numero del fascicolo di destinazione del suddetto atto difensivo è stato segnalato dal sistema telematico solo il 1.7.2015, anziché immediatamente, come dovrebbe avvenire se tale sistema fosse ideato e realizzato in modo da funzionare adeguatamente e cioè con efficienza quantomeno pari a quella umana in operazioni automatizzabili».

D’altro canto, prosegue l’ordinanza, «qualsiasi operatore addetto ad uno sportello di Cancelleria, all’atto di ricevere una comparsa di risposta sarebbe perfettamente in grado di rilevare immediatamente l’indicazione erronea del numero del fascicolo da parte del depositante l’atto e di segnalarglielo, sicché identica capacità si può e si deve pretendere da un sistema telematico», concludendo che «si può ritenere che parte convenuta sia incorsa in una decadenza per causa imputabile essenzialmente ad un difetto del predetto sistema, inidoneo a segnalare all’interessato un semplice errore materiale, come tale non meritevole di essere sanzionato con una decadenza processuale».

Ordinanza tribunale di Milano del 23/04/2016 Nel caso di specie, vi era stato il deposito tempestivo di un ricorso in riassunzione, con errata indicazione del numero di R.G. Dopo l’esito positivo dei controlli automatici, a distanza di circa 40 giorni, la cancelleria aveva rifiutato il deposito evidenziando l’errata indicazione del registro. L’ordinanza del 23/04/2016 compie una ricognizione della giurisprudenza precedente in merito al tempestivo deposito telematico dei documenti nel fascicolo informatico, evidenziando il fatto che la giurisprudenza di merito è concorde nel ritenere tempestivo il deposito nel momento in cui la parte riceve le prime due notifiche PEC, ossia le ricevute di accettazione e consegna, nel senso che, se le ulteriori due ricevute dovessero arrivare successivamente alla scadenza del termine previsto, comunque il deposito verrà ritenuto tempestivo.

Il giudicante evidenzia, tuttavia, l’emersione di un ulteriore orientamento secondo cui la tempestività e la ritualità del deposito telematico è sospensivamente condizionato dall’esito positivo dell’intera procedura. Il Tribunale osserva che, una volta che il deposito abbia superato i controlli automatici previsti dal Ministero (terza PEC), la decisione in merito alla tardività, nullità e irregolarità degli atti e dei relativi depositi devono essere riservati unicamente all’autorità giudiziaria, in quanto nel caso di rifiuto dell’atto da parte del cancelliere, il Giudice è nella totale impossibilità di verificare la decisione del cancelliere, con pregiudizio del diritto di difesa della parte.

Pur ritenendo corretto l’orientamento in merito alla necessità, ai fini della tempestività del deposito, di ottenere le quattro ricevute, soltanto la terza ricevuta può essere valutata come causa di non tempestivo deposito. Una volta che sia positivo l’esito dei controlli automatici, dunque, la cancelleria non può rifiutare l’atto (tranne per la tipologia di errore FATAL), mentre nei casi di errori Warn o Error la stessa dovrà accettare il deposito forzando l’errore e segnalando al Giudice l’eventuale problema riscontrato.

Tirando le fila di quanto analizzato, si può concludere osservando che la giurisprudenza considera tendenzialmente decisiva, per valutare la tempestività del deposito di un atto recante un numero di R.G. errato, il contenuto della terza PEC, ovvero quella dei controlli automatici da parte della cancelleria. Qualora tale esito sia positivo, si determina un legittimo affidamento dell’avvocato sul contenuto del messaggio, anche se viene evidenziato l’errore sul numero di R.G. Qualora l’esito della terza PEC sia negativo ed il termine per il deposito non sia ancora scaduto, l’avvocato dovrà provvedere a depositare nuovamente, a pena di decadenza, l’atto con i dati corretti. Per la rimessione in termini, in ogni caso, l’errore non deve essere attribuibile, nemmeno in parte, al difensore.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 14. Novità in materia di esecuzione forzata. (D.L. 132/2014) Come noto, la disciplina del pignoramento mobiliare e del pignoramento presso terzi è stata ridisegnata, di modo che la modalità di creazione del fascicolo dell’esecuzione risulti identica a quella del processo ordinario. Questa novità è stata introdotta al fine di amalgamare la procedura di deposito digitale della nota di iscrizione a ruolo dei procedimenti civili. La nuova disciplina fa anche riferimento a “copie conformi” e non a “copie originali”; si tratta di una modifica finalizzata a permettere il deposito telematico della nota e degli allegati attraverso la scansione digitale di questi ultimi. L’art. 18 del Decreto - modificando l’art. 16-bis, comma 2, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 (convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012) - prevede che “a decorrere dal 31 marzo 2015, il deposito nei procedimenti di espropriazione forzata della nota di iscrizione a ruolo ha luogo esclusivamente con modalità telematiche”. Ma vi è di più. Sempre l’art. 18, infatti, stabilisce che alla nota di iscrizione a ruolo debbano essere allegate le copie conformi degli atti e “ai fini del presente comma, il difensore attesta la conformità delle copie agli originali, anche fuori dai casi previsti dal comma 9-bis”.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 14. Iscrizione a ruolo telematica del pignoramento L’iscrizione a ruolo telematica del pignoramento richiede l’allegazione in busta telematica delle copie informatiche per immagine del titolo esecutivo, del precetto, del pignoramento e, per il pignoramento immobiliare, della nota di trascrizione, qualora questa sia stata già consegnata dal conservatore dei registri immobiliari. La normativa richiede che le copie informatiche ottenute dalle scansioni dei documenti originali siano depositate dal difensore in copia conforme, perciò autenticate. Dunque, anche in tal caso, una volta estratte le copie informatiche del titolo, del precetto, del pignoramento e della nota di trascrizione, il difensore sarà tenuto ad autenticarle, tramite l’apposizione delle attestazioni di conformità, con il limite di poterle utilizzare “ai soli fini dell’iscrizione a ruolo“.

L’attestazione di conformità potrà essere inserita, come di consueto: sia all’interno del PDF ottenuto dopo la scansione del documento analogico, ed in tal caso i singoli atti andranno sottoscritti singolarmente; sia in un documento PDF separato, soluzione quest’ultima sicuramente preferibile, in quanto in tal caso basterà compilare un unico file, contenente l’attestazione di conformità riferita a tutte le copie informatiche da certificare.

Giurisprudenza - conseguenze giuridiche dell’omessa attestazione di conformità nel pignoramento Vi è un contrasto giurisprudenziale in merito alle conseguenze giuridiche derivanti dall’omessa attestazione di conformità del titolo esecutivo, del precetto e del pignoramento da parte del difensore. Ci si chiede, in sintesi, se il richiamo agli atti di cui sopra, effettuato al secondo periodo dell’art. 543, comma 4, c.p.c., vada interpretato nel senso che, in caso di omessa autentica degli stessi, debba essere dichiarata l’inefficacia del pignoramento, oppure nel senso che l’inefficacia sarebbe evitabile laddove gli atti vengano comunque depositati telematicamente, anche se privi dell’attestazione di conformità, trovando in tal caso luogo una mera irregolarità, sanabile con il deposito degli atti originali in udienza.

Giurisprudenza che ravvisa una mera irregolarità: Parte della giurisprudenza di merito (si vedano, ad esempio, Tribunale Caltanissetta, Ordinanza 1 giugno 2016, Tribunale Bari, Ordinanza 4 maggio 2016) ha ravvisato una mera irregolarità, nell’ambito dell’iscrizione a ruolo telematica del pignoramento, nel deposito delle copie informatiche del titolo, del precetto e dell’atto di pignoramento prive dell’autentica del difensore. Il deposito telematico degli atti di cui sopra, privi dell’attestazione di conformità, non inficerebbe dunque la validità del pignoramento, ma configurerebbe una irregolarità sanabile con il successivo deposito degli atti originali in udienza. Tale tesi considera, invero, la sanzione dell’inefficacia del pignoramento una conseguenza eccessivamente rigorosa, contraria ai principi di economia processuale e di realizzazione degli interessi sostanziali sottesi al processo, in quanto la carenza dell’autentica non è in grado di pregiudicare alcun interesse del debitore.

Giurisprudenza che ravvisa l’inefficacia del pignoramento: Autorevole giurisprudenza di merito non ha condiviso l’orientamento appena esposto (si vedano Tribunale di Milano, Sezione III civile, Sentenza 29 giugno 2016, Tribunale di Pesaro, Ordinanza 10 giugno 2015), valorizzando il dato testuale dell’art. 557, comma 4, c.p.c., statuendo che le copie richiamate dalla norma sono sicuramente le copie conformi e non le copie informatiche semplici dei medesimi atti.

A parere dei magistrati sussistono, inoltre, chiari indici testuali come l’art. 16-bis, comma 2, D.L. n. 179/2012, che precisa che devono essere depositate con modalità telematiche le copie conformi degli atti ex artt. 518, comma 6, 543, comma 4, e 557, comma 2, c.p.c., nonché l’art. 159-ter disp. att. c.p.c., che prevede, nell’ipotesi in cui l’iscrizione a ruolo del processo esecutivo avvenga su istanza del debitore, che il creditore debba comunque depositare copie conformi degli atti nei termini ex artt. 518, 543 e 557 c.p.c. Sarebbe, in tal caso, irragionevole ritenere che, solo perché sia il debitore ad iscrivere a ruolo la causa, sussista un onere di deposito del creditore rafforzato.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 14. La ricerca con modalità telematiche dei beni da pignorare. (D.L. 132/2014) Ancora, il D.L. 132/2014 ha modificato l’art. 492 bis c.p.c. concernente la “ricerca con modalità telematiche dei beni da pignorare”. Si stabilisce che, a seguito dell’istanza al Presidente del Tribunale ove il debitore ha la residenza, il domicilio, la dimora o la sede, l'ufficiale giudiziario dovrà ricercare – attraverso il collegamento telematico alle banche dati delle pubbliche amministrazioni o alle quali le stesse possono accedere (come,ad esempio, l’anagrafe tributaria od il PRA) – tutte le informazioni rilevanti per l'individuazione di cose e crediti da sottoporre ad esecuzione, comprese quelle relative ai rapporti intrattenuti dal debitore con banche, committenti e datori di lavoro. A seguito della ricerca, e qualora l’accesso avesse consentito l’individuazione dei beni, l’ufficiale giudiziario dovrà provvedere agli adempimenti di cui agli artt. 517, 518 e 520 c.p.c., altrimenti stilerà una copia autentica del verbale con il quale il creditore potrà procedere al pignoramento mediante l’ufficiale giudiziario competente per territorio. Invece, in caso di vana ricerca, l’ufficiale giudiziario avrà l’obbligo di provvedere alla notificazione (ove possibile mediante PEC o fax) al debitore ed al terzo.

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata 14. Novità relative alle notificazioni e comunicazioni presso la Corte di Cassazione. Il 21 gennaio 2016 è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 16 del 21 gennaio 2016, il decreto 19 gennaio 2016 relativo all’attivazione delle notificazioni e comunicazioni telematiche presso la Corte di cassazione, ai sensi dell’articolo 16, comma 10, del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, nella legge 17 dicembre 2012, n. 221, limitatamente al settore civile. L’art. 16 del decreto-legge citato troverà applicazione dal 15 febbraio 2016. Si riporta di seguito il testo del decreto:

Il processo civile telematico e la posta elettronica certificata Art. 1 È accertata la funzionalità dei servizi di comunicazione di cui all’art. 16, comma 10, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni nella legge 17 dicembre 2012, n. 221 limitatamente alle comunicazioni e notificazioni da parte delle cancellerie delle sezioni civili della Corte suprema di cassazione. Art. 2 L’art. 16 del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni nella legge 17 dicembre 2012, n. 221, trova applicazione a decorrere dal 15 febbraio 2016, limitatamente alle comunicazioni e notificazioni da parte delle cancellerie delle sezioni civili, presso la Corte suprema di cassazione.

La conservazione delle PEC e dei documenti in formato digitale

Requisiti casella PEC L’art. 20 del decreto n. 44/2011, emanato dal Ministero della Giustizia, prevede una serie di requisiti relativi alla casella PEC utilizzata dagli avvocati (ed in genere dai soggetti abilitati esterni), fra i quali: almeno 1 gigabyte di spazio sul server (Ministero della giustizia PROV 16/04/2014); un sistema di alert che avvisi l’utente nel caso in cui la propria casella di posta sia piena; la conservazione delle sole ricevute per minimo 30 mesi. In poche parole, il legislatore intende assicurare che il “sistema” possa adeguatamente funzionare facendo in modo che non sia mai pregiudicata la possibilità di utilizzare la casella di posta elettronica certificata, sia per l’invio (ci deve infatti essere spazio sufficiente per poter ricevere le notifiche relative del messaggio inviato) che per la ricezione (il professionista deve poter ricevere le PEC inviategli, soprattutto dalle cancellerie).

Il mancato ottemperamento alle disposizioni di cui sopra può creare problemi rilevanti all’avvocato, nei casi concernenti le notifiche a mezzo PEC. La notifica si considera perfezionata, infatti, laddove la mancata consegna del messaggio sia avvenuta per fatto imputabile al titolare dell’indirizzo PEC (esempio casella piena). È quindi del tutto evidente che l’avvocato deve preoccuparsi di assicurare il corretto funzionamento della propria casella di posta elettronica certificata. Ulteriore adempimento al quale è tenuto l’avvocato è quello previsto dall’art. 20, comma 3 del d.m. 44/11, ai sensi del quale i “soggetti abilitati esterni” sono obbligati a conservare, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia. A tale ultimo proposito è superfluo sottolineare che non è “mezzo idoneo”, per la conservazione delle predette ricevute, la stampa dei messaggi.

Metodi convenzionali di conservazione e log del gestore PEC Ora, poiché la norma indica semplicemente che la conservazione delle ricevute (rectius, le PEC che le “contengono”) debba avvenire con “ogni mezzo idoneo”, si potrebbe ritenere che sia sufficiente salvare i messaggi PEC contenenti le ricevute di accettazione e consegna nel proprio client, nel proprio personal computer e/o attraverso il backup dell’intero sistema (ma, come vedremo a breve ciò non è sufficiente). Certamente non può essere fatto affidamento sul fatto che il gestore della casella PEC è tenuto a conservare, quantomeno per la durata minima di 30 mesi (il gestore del dominio del Ministero della Giustizia per 5 anni), la traccia informatica delle operazioni compiute dal medesimo, i cd. log dei messaggi, ossia il registro informatico delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante PEC, posto che, una volta decorsi tali periodi, anche i log vengono eliminati ed, in ogni caso, essi contengono informazioni “non esaustive”.

Il gestore, infatti, potrebbe fornire solamente “copia” (termine improprio, trattandosi, in buona sostanza, dell’ “originale”) dei log dei messaggi, ma non degli allegati (ad esempio, dell’atto e dei documenti allegati). Nel caso in cui l’avvocato dovesse “perdere” i messaggi di posta elettronica (nel senso di testo ed eventuali allegati), non ne potrebbe chiedere copia al gestore, potendo ottenere, per l’appunto, solo i log dei messaggi (comunque solamente entro il predetto termine di 30 mesi o in quello eventualmente più ampio previsto dai singoli contratti stipulati con i gestori di posta elettronica certificata). Il gestore, quindi, non conserva i messaggi ed allegati ma solo le informazioni relative allo scambio di mail. Nelle slides successive vedremo, dunque, come conservare correttamente le PEC ed il relativo contenuto , conformemente alle prescrizioni di legge.

Applicabilità del Codice dell’Amministrazione Digitale Prima dell’emanazione del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) era consolidato l’orientamento secondo cui le norme sul documento amministrativo non trovavano automaticamente applicazione nel processo civile, esaurendo i loro effetti nell’ambito dei rapporti con la P.A. e nei relativi procedimenti amministrativi. Le cose sono però radicalmente cambiate con la svolta telematica del processo civile; la norma che ha dato il definitivo impulso a tale svolta, vale a dire l’art. 4 del decreto legge n. 193/09, ha infatti previsto che: “con uno o più decreti del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione[…]sono individuate le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82” (ovvero il CAD). È evidente il mutamento di prospettiva: con un formulazione legislativa forse discutibile si sono rese le norme sul processo civile telematico addirittura attuative del CAD!

Norme applicabili Tra i principi ai quali si dovrebbe dare attuazione nel processo telematico, rilevano, in particolare, quelli previsti dagli art. 43 e 44 del CAD e dalle regole tecniche emanate con il DPCM 3 dicembre 2013, ovvero quel corpus di norme che il Codice dedica alla conservazione documentale. Vi è, inoltre, un rilevante problema giuridico dato dalla entrata in vigore del Regolamento UE n. 910/2014 (1° luglio 2016 per la norma in analisi), che all’art. 3, comma I, n. 35), definisce il documento elettronico come qualsiasi contenuto adeguatamente conservato in forma elettronica. Quindi, il documento elettronico (o informatico che dir si voglia) è tale solamente se è adeguatamente conservato in forma elettronica! Infine, poiché l’art. 1, lettera F) del D.P.R. 68/05 stabilisce che il messaggio di PEC è un documento informatico, va da sé che deve anche i messaggi di PEC devono essere conservate “in forma elettronica”.

Conservazione delle PEC e dei documenti Il problema della conservazione concerne da vicino l’attività dello studio legale e ciò innanzitutto perché l’art. 2 del CAD prevede espressamente che le relative disposizioni si applicano anche ai soggetti privati e non solo alle pubbliche amministrazioni. In secondo luogo, per l’avvocato l’adozione di un sistema di conservazione si pone a garanzia della validità dei documenti informatici che egli sottoscrive con firma digitale. Gli atti degli avvocati sottoscritti con firma digitali sono sottoposti ai vincoli di cui all’art. 62 dpcm 22 febbraio 2013 per quanto concerne la validità dei certificati di firma. Il sigillo apposto sul documento attraverso la firma digitale, pertanto, conserva la sua validità fintantoché il certificato di firma non scade, non viene sospeso o non viene revocato. Lo stesso certificato può però procrastinare la sua validità a condizione che ad esso sia associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi ex art. 41 d.p.c.m. 22 febbraio ’13 (ottenuto attraverso PEC) oppure a condizione che venga versato in un sistema di conservazione.

Idoneità temporanea della PEC alla conservazione dei documenti È necessario tuttavia chiedersi se la PEC, ai sensi della normativa vigente, sia in grado di svolgere tale compito all’infinito, al pari di un sistema di conservazione, e sia pertanto in grado di sopperire ad una sua mancanza. Per rispondere a tale quesito occorre concentrare l’attenzione su due elementi fondamentali: il riferimento temporale contenuto all’interno del messaggio di PEC; la firma digitale del gestore del servizio.

Come noto, ogni messaggio PEC presenta in alto a destra un segno grafico simile ad una coccarda. La coccarda in questione è il segno grafico che certifica la validità della firma digitale apposta dal gestore di posta elettronica.

Altro elemento rilevante è il file Altro elemento rilevante è il file .xml che è sempre contenuto all’interno di un messaggio di PEC e che si genera automaticamente. Aprendo il suddetto file possiamo ricavare il riferimento temporale del messaggio PEC.

Il responso dell’interrogazione ci restituisce dunque un messaggio soddisfacente, ovvero: messaggio di PEC firmato regolarmente, assistito da un valido riferimento ed in grado pertanto di fungere da riferimento temporale opponibile ai terzi con riguardo ai documenti firmati digitalmente ed inseriti come allegati al suo interno. Le cose tuttavia mutano se andiamo alla ricerca di messaggi risalenti nel tempo.

Dopo la scadenza del certificato della firma digitale? Alla scadenza del certificato di firma, la coccarda sparisce e compare una riga rossa con, a lato, al posto della coccarda, un punto esclamativo. Si certifica così che la firma digitale che assiste quel messaggio di firma elettronica non è più valida.

Da ciò non possiamo giungere alla conclusione immediata che la PEC abbia perso del tutto il suo valore di riferimento temporale opponibile ai terzi. Dall’analisi del file .xml allegato, riceviamo conferma che il messaggio PEC venne sottoscritto in un momento in cui il certificato di firma era valido. Pertanto, il messaggio in analisi non ha perso del tutto la propria funzione di validazione temporale. L’intervenuta scadenza del certificato di firma non è però una conseguenza trascurabile, stante che il compito precipuo della firma è garantire l’integrità e attendibilità del messaggio stesso. In sostanza mantenendo (senza assoggettarla a conservazione documentale) una PEC con firma scaduta ci troveremmo a dover trarre un riferimento temporale opponibile ai terzi da un documento che ha perso l’essenziale certificazione di integrità ed attendibilità e ciò andrebbe senza dubbio a mettere in crisi l’intero procedimento. Oltretutto dobbiamo considerare che la PEC è a tutti gli effetti un documento informatico, che deve pertanto essere assoggettato a conservazione sia in forza di quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale sia in forza delle previsioni del Regolamento UE 910/2014 (entrato in vigore il 1 luglio 2016).

Importanza della corretta conservazione dei documenti L’importanza della corretta conservazione dei documenti inviati a mezzo PEC è intuitiva ed è fondamentale soprattutto per quegli atti che non sono destinati a confluire nei fascicoli telematici di cancelleria. Si pensi ad un atto di citazione o ad un atto di precetto notificati a mezzo PEC che, il più delle volte (per l’atto di citazione) o sempre (per l’atto di precetto), raggiungeranno in forma cartacea l’ufficio giudiziario di destinazione o l’ufficiale giudiziario competente per l’esecuzione. In tali casi, come è noto, l’avvocato provvederà all’attestazione di conformità ex art. 9, comma 1 bis, legge n. 53/94 e diverrà unico custode del documento informatico originale. Graverà dunque sul difensore l’obbligo di conservare il documento informatico e, soprattutto, di conservare l’integrità, la validità giuridica e l’opponibilità ai terzi delle firme digitali.

Corretta conservazione dei documenti All’esito di tali considerazioni, si ritiene che l’adozione di un sistema di conservazione possa rendere definitivamente virtuoso un procedimento in forza del quale: la PEC assicura piena validità ed opponibilità ai terzi delle firme digitali contenute tra i suoi allegati fino alla scadenza dei certificati di firma che la assistono; successivamente a tale scadenza, tuttavia, questa funzione entra in crisi a causa del fatto che il messaggio non è più assistito dalle presunzioni di integrità e attendibilità; per evitare tale crisi e assicurare che le caratteristiche precipue della PEC siano garantite in tempi lunghi, il medesimo messaggio dovrà essere versato in un sistema di conservazione, che sarà in grado a sua volta di cristallizzare nel tempo il valore della PEC soprattutto come messaggio integro ed attendibile ad ogni effetto di legge, attraverso l’apposizione di una marca temporale.

Marca Temporale La Marca Temporale è un servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 CAD). Il servizio di Marcatura Temporale può essere utilizzato sia su file non firmati digitalmente, garantendone una collocazione temporale certa e legalmente valida. L’apposizione di una Marca Temporale ad un documento firmato digitalmente fa si che la Firma Digitale risulti sempre e comunque valida anche nel caso in cui il relativo Certificato risulti scaduto, sospeso o revocato, purché la Marca sia stata apposta in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del Certificato di Firma stessa. Come sancito dall'articolo 49 del Dpcm del 30/03/2009, le Marche Temporali emesse devono essere conservate in appositi archivi per un periodo non inferiore a 20 anni. L'apposizione di una Marca Temporale a un documento firmato digitalmente, quindi, ne garantisce la validità nel tempo.

I Conservatori accreditati Il servizio di conservazione delle PEC (messaggi, ricevute ed allegati) deve essere effettuato, ai sensi della normativa sulla conservazione documentale, esclusivamente dai Conservatori accreditati presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), i quali devono: provvedere periodicamente a firmare digitalmente e ad apporre una marca temporale sulle PEC (in entrata e in uscita), in modo tale che i requisiti di autenticità, integrità, immodificabilità e leggibilità del documento informatico siano rispettati. rispettare la normativa sulla privacy; garantire il pronto reperimento dei documenti da parte del professionista ed a farsi carico di eventuali (seppur remote) responsabilità connesse alla perdita di dei documenti.