Corso Lotus Notes v 8.5

PROGRAMMA DEL CORSO 1 Presentazione Funzionalità più importanti 2 Esempi pratici su Notes 3 Spazio alle domande

Workspace

WORKSPACE La Pagina iniziale di Lotus Notes

Posizione del Workspace Nel caso non si renda subito visibile il “Workspace”, è raggiungibile attraverso il percorso Indicato nella figura

Il Workspace Il workspace è il “contenitore” principale di Notes. Workspace in inglese infatti significa “area di lavoro” Troviamo i db della nostra casella di posta ed i nostri archivi E’ presente l’address book (lista degli indirizzi email) di Cmc Possiamo organizzarlo utilizzando le label , in modo da renderlo più fruibile

Oggetti di utilizzo quotidiano: Db di posta e Agenda indirizzi Indirizzi mail utenti Cmc Casella di posta

Oggetti di utilizzo quotidiano: archivi Lista degli Archivi

Oggetti di utilizzo quotidiano: uso delle Label (etichette) Label personalizzate

Pulsante Open Tasto Open

Grazie al tasto Open possiamo navigare tra i macro menù di Notes: Pulsante Open Grazie al tasto Open possiamo navigare tra i macro menù di Notes: Mails Calendario Opzioni di replica, ecc….. To do (la nostra agenda impegni)

Ricevere – Inviare -Rispondere

Ricevere – Inviare -Rispondere Casella messaggi in arrivo Casella messaggi spediti Cestino Elenco delle Cartelle (Folder)

Ricevere

Mails in ricezione - Inbox All’interno della casella Inbox, si trovano le mail ricevute. Possiamo organizzarle in base alla data di ricezione, di mittente. Per cercare determinati messaggi possiamo utilizzare la funzione “Search this view” abilitandola del percorso: “View/SerachThisView”

Inviare una mail

Inviamo una nuova mail Per inviare una mail basta aprire il proprio db di posta e selezionare “New mail” E’ importante indicare sempre l’oggetto della mail, questo perché l’anti spam a volte rigetta messaggi senza oggetto I destinatari possono essere distinti i 3 campi: To: destinatari principali Cc: persone che leggono in copia il mesaggio Bcc: destinatari che leggeranno in copia il messaggio in maniera nascosta

Sent All’interno della cartella Sent, troviamo tutte le mail che abbiamo spedito, che siano esse mail semplici o risposte ad altri messaggi. (Spedite con la funzione REPLY o FORWARD)

Rispondere

Rispondere - Reply Reply with History Only Permette di replicare al messaggio ricevuto copiando la storia dei messaggi e usare come destinatario solo le persone principali e non quelle in copia. Con questa funzione NON viene RISPEDITO l’ALLEGATO se è presente nei precedenti messaggi. Reply with History & Attachments Con questa funzione VENGONO RISPEDITI gli ALLEGATI se presenti nei precedenti messaggi.

Rispondere – Reply to All Reply with History Only Permette di replicare al messaggio ricevuto copiando la storia dei messaggi e usare come destinatario sia le persone principali che quelle in copia. Con questa funzione NON viene RISPEDITO l’ALLEGATO se è presente nei precedenti messaggi. Reply with History & Attachments Permette di replicare al messaggio ricevuto copiando la storia dei messaggi e usare come destinatario sia le persone principali che quelle in copia Con questa funzione VENGONO RISPEDITI gli ALLEGATI se presenti nei precedenti messaggi.

Inoltrare - Forward Attraverso il comando Forward, è possibile inoltrare i messaggi ricevuti. Forward Permette l’inoltro di un messaggio escludendo gli allegati presenti. Forward with Attachments Permette di inoltrare un messaggio ricevuto comprensivo degli allegati presenti.

Cartelle

All Documents All’interno di ALL DOCUMENTS troviamo tutti i messaggi di posta: Inviati Spediti Catalogati in Folder … a patto che non siano già state archiviate…

Cestino - Trash Ogni volta che cancelliamo un messaggio, questo viene spostato all’interno del Trash (Cestino) Per ripristinare la mail basta selezionarla e premere il tasto RESTORE. Il messaggio tornerà nella sua posizione iniziale. Per cancellare definitivamente uno o più messaggi, bisogna entrare nel Trash, selezionare i messaggi e cliccare (Delete) Per cancellare definitivamente TUTTI i messaggi bisogna entrare nel Trash e cliccare EMPTY TRASH

N.B: l’Archiviazione è una cosa diversa!!! Folders (Cartelle) E possibile CATALOGARE la posta inviata e ricevuta in cartelle. N.B: l’Archiviazione è una cosa diversa!!! Per spostare un messaggio da una cartella ad un’altra basta selezionare la mail e trascinarla all’interno della cartella desiderata.

Archiviazione

Archiviazione E’ un’azione molto importante: permette di liberare la quota di spazio occupata sul server e garantire quindi una corretta ricezione dei messaggi di posta. Quando si archivia si salvano i messaggi di posta sul proprio PC , quindi i messaggi archiviati non sono più raggiungibili attraverso la web mail. L’archivio replica la struttura delle Folder in maniera automatica.

Come si CREA un Archivio 1/5 Prima di tutto andare in Actions -> Archive -> Settings”

Come si CREA un Archivio 2/5 2. Si entra nella maschera che permette di definire in quale archivio si vogliono trasferire le e-mail:

Come si CREA un Archivio 3/5 3. Creare il nuovo archivio selezionando il tasto “Create”:

Come si CREA un Archivio 4/5 4. Nel primo campo va inserito il NOME che si desidera dare all’ARCHIVIO, ad esempio “Marzo 2012”.

Come si CREA un Archivio 5/5 5. Indicare il NOME del FILE nel quale verrà memorizzato l’Archivio sul proprio PC. E’ buona norma lasciare il proprio identificativo e aggiungere il nome dato, come nell’esempio “a_zampiga_Marzo2012.nsf”. IMPORTANTE!!! Cambiare il nome del file predefinito “archive\x_xxxxx.nsf” ogni volta che si crea un nuovo archivio PENA LA SOVRASCRITTURA. Per concludere la creazione spingere su “OK”.

ATTIVARE l’archivio Una volta creato l’archivio bisogna ATTIVARLO: portarsi sul nome desiderato e selezionare “Enable” a fianco del nome comparirà un segno di “check”.

ARCHIVIARE le mails 1/4 Finito questo processo, si può passare all’archiviazione vera e propria. Selezionare i messaggi che si vogliono archiviare per selezionarli tutti usare il comando “Ctrl+a” per selezionarne una lista “Shift + selezione mouse”) Andare su “Actions -> Archive -> Archive selected documents”.

ARCHIVIARE le mails 2/4 Una volta premuto “Ok”: Il sistema inizia ad archiviare E alla fine del processo si noterà come le mail selezionate in precedenza non saranno più visualizzate negli spazi originari (esempio : “Sent”, “InBox”).

ARCHIVIARE le mails 3/4 Per visualizzare le mail archiviate bisogna: Spostarsi sul “Workspace” Cliccare su un punto vuoto col tasto destro del mouse Dal menu a tendina selezionare “Open Applications ” Apparirà una finestra di dialogo Selezionare la voce “Archives”.

ARCHIVIARE le mails 4/4 Dopo questa operazione nel workspace sarà presente un’icona che riprende il nome dell’archivio.

Calendario

Calendario In Lotus Notes è presente la funzionalità calendario Utile per: segnarsi promemoria appuntamenti creare riunioni ed invitare i partecipanti. condividere i propri impegni Per accedere al calendario premere il pulsante navigazione“Open” e selezionare“Calendar” La vista standard è quella della settimana corrente Con un doppio click del mouse sul giorno e all’ora che si desidera, si schedulano gli eventi

Schermata calendario

Appuntamenti - Meeting Si nota come si possono gestire eventi di diverso genere, ovvero: Appointment “Appuntamento” Meeting “Incontro” All day Event “Evento per l’intera giornata” Anniversary “Anniversario” Reminder “Promemoria” Per ognuno di questi eventi, è possibile organizzare diversi parametri. E’ possibile inoltre settare un allarme che avvisa dell’imminenza dell’evento. Per fare questo basta selezionare il campo “notify me” e definire quanto tempo prima (o dopo) si vuole essere avvisati.

Inserire un evento

Altre funzioni….

Funzioni avanzate Di seguito un elenco di alcune delle funzioni/personalizzazioni possibili in Notes: FollowUP (Ricordami la mail) Rules (Regole sui messaggi in arrivo) Senders Colors (Colori dei Mittenti) Signature (Firma) Correttore automatico Out of office

Spazio alle Domande…