Prof. Cesare Stefanelli La verbalizzazione degli esami: linee guida per la dematerializzazione del processo Prof. Cesare Stefanelli Università di Ferrara cesare.stefanelli@unife.it

Premessa Queste linee guida vogliono standardizzare il processo di verbalizzazione degli esami e sono il frutto di un confronto all’interno del Tavolo Tecnico ICT4University – Università Digitale. Separiamo il processo di verbalizzazione dalle tecnologie per dematerializzarlo. Quindi: 1) Il workflow del processo di verbalizzazione esami 2) Tecnologie per autenticazione, firma digitale, rappresentazione verbali

Workflow processo di verbalizzazione 1) Def. appelli e commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto

1) Definizione appelli e commissioni 1)Def.appelli commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto Forte integrazione con offerta formativa: per ridurre impatto sui docenti per evitare errori per controlli a monte

2) Gestione liste di esame 1) Def. appelli e commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto Gestione liste per docenti. Iscrizione appelli per studenti. Richiede forte integrazione con applicativi di gestione carriere studente, con possibilità di eventuali controlli bloccanti (es. propedeuticità o pagamento tasse).

3) Svolgimento esame Svolgimento esame, scritto e/o orale, 1) Def. appelli e commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto Svolgimento esame, scritto e/o orale, anche con prove multiple. Sistema deve supportare efficacemente tutte le possibili modalità di esame.

4) Voto e comunicazione allo studente 1) Def. appelli e commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto Definizione del voto e inserimento nel sistema. Lo studente prende visione del voto sul portale, verrà avvisato della pubblicazione voto attraverso: Email istituzionale, PEC SMS, … Si noti che la presa visione non lascia traccia documentale.

5) Accettazione/rifiuto del voto 1) Def. appelli e commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto Fase opzionale, perché il voto potrebbe essere imposto, ma è prassi generale (a volte definita in regolamenti interni) dare la possibilità di “rifiutare” un voto. Problemi legati alla (mancata) “presa visione” nel caso di esami non in presenza: definizione di una finestra temporale (per esempio 5 giorni) trascorsa la quale inserire il voto in carriera.

6) Redazione del verbale 1) Def. appelli e commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto Quali informazioni nel verbale? Dati obbligatori: denominazione insegnamento, membri commissione, identificativo docente verbalizzante, identificativo studente, voto esame, date: appello, esame, verbalizzazione Dati addizionali: argomenti di esame, …

7) Firma del verbale Il verbale attesta esito esame. 1) Def. appelli e commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto Il verbale attesta esito esame. Verbale può essere redatto e firmato anche non contestualmente allo svolgimento della prova. È lecito individuare un unico responsabile del procedimento amministrativo nella figura del docente verbalizzante che firma. Non si richiede la firma dello studente.

8) Consultazione del voto 1) Def. appelli e commissioni 2) gestione liste di esame 3) svolgimento esame 4) voto e comunicazione 5) accettazione/rifiuto voto 6) redazione verbale 7) firma verbale 8) consultazione voto Studente deve poter verificare la congruità tra l’esito comunicato dal docente e quanto effettivamente verbalizzato e inserito in carriera. Si deve fornire un servizio autorevole di consultazione del voto per gli studenti (mediante il portale). Gestione dell’annullamento (o modifica) di un verbale.

Tecnologie per dematerializzare processo: Autenticazione docenti/studenti Autenticazione studente con: username/password Autenticazione docente con: username/password e PIN username/password e certificato di autenticazione Attenzione: usabilità e costi organizzativi

Tecnologie per dematerializzare processo: Redazione del verbale I verbali richiedono conservazione perenne. Verbali redatti in formati appropriati per gestione e conservazione (suggerito PDF/A1). Attenzione ai metadati. Il sistema deve precompilare il verbale, per minimizzare informazioni che docente deve immettere (usabilità).

Tecnologie per dematerializzare processo: Tecnologia di Firma per il verbale Verbale firmato digitalmente. Certificati di firma “depotenziati”, cioè limitati a specifiche attività funzionali (es. firma verbali) o a determinati contesti (es. ambito universitario). Tecnologie di firma: Firma con dispositivi personali (alti costi organizzativi per impatto su Client di tutti i docenti) Firma “remota” con dispositivi Hardware Security Module - HSM (Server centralizzato che ospita tutti i certificati di firma dei docenti) [dpcm 30 marzo 2009]. Uso di OTP e/o SMS.

Conclusioni Le linee guida sono il frutto di un confronto tra le 26 università del tavolo tecnico con il MIUR e il DDI. La standardizzazione del processo è fondamentale per ottimizzare i costi di realizzazione degli applicativi per la gestione e conservazione. Contatti: Prof. Cesare Stefanelli Università di Ferrara cesare.stefanelli@unife.it