Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Architettura complessiva e logica di realizzazione

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Obiettivi Uno dei principali obiettivi dell’applicazione è la sostituzione del processo cartaceo di trasmissione documenti con un processo interamente digitale Il termine specifico è “dematerializzazione”: indica la progressiva sostituzione dei documenti amministrativi tradizionali in favore del documento informatico, a cui la normativa statale, fin dal 1997 riconosce pieno valore giuridico.

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Dematerializzazione E’ importante per l’evoluzione dell’attività amministrativa della P.A. è compresa tra gli obiettivi del Piano e-Government 2012 (“riduzione dei flussi cartacei a favore di processi documentali totalmente informatizzati”) è uno dei temi centrali del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD – D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e successive integrazioni) costituisce una delle linee di azione per la riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, spese di spedizione, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.)

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Login tramite loginfvg Soggetto appartenente ad Associazione di rappresentanza Revisore Portale regionale loginfvg Solo tramite smart-card (CRS/CNS standard)

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Schema riassuntivo Gestore processi Marcatura temporale Protocollo RICEVUTA Registro Regionale Cooperative Presa in carico documenti CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Processo di trasmissione 1 Acquisizione dati di trasmissione 2 Caricamento (upload) documento principale firmato 3 Caricamento (upload) allegati secondari 4 Imbustamento e firma digitale del documento di trasmissione 5 Invio documento Inviato Bozza Bozza Bozza Firmato

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione 1 - Acquisizione dati di trasmissione Sono gestiti 3 tipi di dato: dati generali (data documento, descrizione, classifica, tipo documento,…) dati classifica* (numero RRC, frequenza revisione, anno/biennio revisione, revisore,…) dati tipologia documento (solo per il verbale di revisione) * Classifica: classifichiamo i documenti per argomento, ad esempio «Revisioni» è la prima classifica gestita.

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione 2 - Upload documento principale firmato Il documento principale trasmesso deve essere specificato nel campo «tipo documento»: è obbligatorio il formato «nativo» del file deve essere PDF deve essere firmato esternamente al sistema con una firma Pades (PDF) o con una firma Cades (P7M) le firme elettroniche apposte (ci possono essere più firme) devono essere valide rispetto alla marcatura temporale se presente (attached o detached) o alla data di upload

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione 3 – Upload allegati secondari non sono obbligatori (e dipendono dal contesto) il formato nativo dei file deve essere un formato «conservabile» (PDF, XML, TIF/TIFF, JPG/JPEG) possono essere firmati esternamente al sistema (firma non obbligatoria) con una firma Pades (PDF) o con una firma Cades (P7M) il sistema controlla la validità delle firme elettroniche eventualmente apposte rispetto alla marcatura temporale se presente o alla data di upload

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione 4 - Imbustamento e firma della trasmissione Tutti i documenti e le informazioni da trasmettere sono «imbustate» in un’unica entità chiamata documento esteso, ovvero, in un file PDF così composto: una copertina PDF che riporta i dati fondamentali della trasmissione e un indice dei file allegati un file XML, generato dal sistema, che contiene i dati “strutturati” inseriti tramite form tutti i file allegati (principale e secondari) il file METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), generato dal sistema, che contiene tutte le informazioni necessarie all’interpretazione del documento esteso

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione 4 - Imbustamento e firma della trasmissione Il documento di trasmissione creato (documento esteso) deve essere firmato digitalmente dal mittente con una delle seguenti modalità: Firma interna - utilizzabile se si hanno i seguenti requisiti: s.o. Windows tutto lo stack di componenti software che servono per la firma (JVM, driver lettore, browser) a 32 bit Firma esterna - (esempio s.o. Apple Macintosh) download del documento di trasmissione firma autonoma del documento upload documento di trasmissione firmato

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione 5 – Invio documento L’invio del documento comporta: l’apposizione di una marca temporale al documento trasmesso e la restituzione di una ricevuta con la data di ricezione (data marcatura) la sua archiviazione nel sistema documentale dell’Amministrazione la protocollazione automatica dello stesso e la sua successiva disponibilità al Servizio cooperazione per la presa in carico nel Registro Regionale delle cooperative

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Controlli principali I controlli principali fatti dalla funzione di salvataggio: la cooperativa deve essere iscritta al Registro Regionale delle Cooperative (RRC) e deve essere attiva la cooperativa deve aderire all’Associazione di rappresentanza (se il mittente è una Associazione) il revisore deve essere iscritto all’Elenco Regionale dei Revisori e deve avere un incarico attivo per la cooperativa (se il mittente è un revisore)

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Controlli all’invio documento Nella fase di invio vengono eseguiti i controlli sulla validità delle firme presenti sui documenti caricati nel sistema, secondo le seguenti regole: la validità della/e firma/e sul documento principale è bloccante (verbale di revisione, ..) la validità della/e firma/e sugli allegati secondari non è bloccante (solo avviso)

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Accesso all’applicazione - riferimenti

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Assistenza - riferimenti Riferimenti per il supporto tecnico Insiel: numero verde gratuito: 800 098 788 Per chiamate* da telefoni cellulari o dall’estero: 040 06 49 013 *costo della chiamata a carico dell’utente secondo la tariffa del gestore telefonico Per eventuali dettagli legati alla segnalazione: e-mail assistenza: assistenza.gest.doc@insiel.it Codice applicazione (da citare sempre): TDCO (Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione)

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Glossario Conservazione sostitutiva: è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico Documento informatico e documento amministrativo informatico: Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD - D.Lgs 7 marzo 2005, n.82) definisce il documento informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”; La Marcatura Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi. E’ una sequenza di caratteri contenenti una data ed un orario preciso, generata da una Time Stamping Authority (TSA).

Gestione Trasmissione Documenti Cooperazione Referenti progetto Referenti responsabili di progetto Dott. Fabrizio Doretto Divisione Offerta – settore «Semplificazione Amministrativa» fabrizio.doretto@insiel.it Ing. Silvia Furlan silvia.furlan@insiel.it Collaborazione per le attività inerenti la «Firma digitale» Ing. Alfonso Maria Massa Divisione Integrazione e Architetture – settore «Open Source» alfonso.massa@insiel.it