REACH 2018 Presentare il fascicolo di registrazione

Scopo della presentazione Questa presentazione, unitamente alle note, è stata elaborata dall’ECHA, l’Agenzia europea per le sostanze chimiche, per aiutarvi a preparare una trasmissione nell’ambito di REACH 2018, ovvero l’ultima scadenza di registrazione per le sostanze soggette a un regime transitorio. L’obiettivo è quello di consentirvi di selezionare le slide pertinenti e di modificarle, se necessario, per adattarle al vostro pubblico, che si tratti di dirigenti, operatori, professionisti nel campo della salute e della sicurezza ambientale, autorità, ecc. Può essere utilizzata senza ulteriore autorizzazione. La presentazione offre una breve panoramica della fase 6 (Presentare il fascicolo di registrazione) della tabella di marcia REACH 2018 dell’ECHA. Fa parte di una serie di presentazioni relative a REACH 2018, disponibili sul sito dell’ECHA. Vi invitiamo a trasmettere osservazioni e suggerimenti all’indirizzo: reach-2018@echa.europa.eu. Avviso legale: le informazioni contenute nella presentazione non costituiscono un parere legale e non rappresentano necessariamente in termini legali la posizione ufficiale dell’Agenzia europea per le sostanze chimiche. L’Agenzia europea per le sostanze chimiche declina ogni responsabilità rispetto al contenuto del presente documento. Pubblicazione: maggio 2017

Il modo in cui l’ECHA comunica con voi Fonte di informazioni Il vostro strumento informatico per trasmettere le informazioni all’ECHA Il modo in cui l’ECHA comunica con voi Fonte di informazioni Per accedere: REACH-IT è lo strumento informatico che vi aiuta ad adempiere le prescrizioni normative di cui al regolamento REACH. È uno strumento online gestito dall’ECHA: non è necessario installarlo sul proprio computer. La trasmissione di informazioni all’ECHA attraverso REACH-IT è sicura e protetta. Anche i messaggi e le comunicazioni dell’ECHA concernenti la vostra trasmissione o registrazione sono inviati in modo protetto. Sono presenti in REACH-IT alcune informazioni sulla trasmissione comune: se la vostra azienda ha preregistrato o presentato una richiesta per una sostanza, i dettagli del dichiarante capofila, se presente; i membri di una trasmissione comune sono visibili reciprocamente. Se la vostra azienda non ha ancora effettuato l’iscrizione, occorre creare dapprima un account. Visitate la pagina REACH-IT sul sito web dell’ECHA e andate su "Register a company" (Registrare un’azienda) per iniziare. Se avete già creato un account ECHA, cliccate su "Login". Link utili: REACH-IT: https://reach-it.echa.eu/reach/ https://reach-it.echa.europa.eu/reach//

Una volta effettuato l’accesso, si apre la pagina iniziale di REACH-IT Una volta effettuato l’accesso, si apre la pagina iniziale di REACH-IT. Le caratteristiche funzionali principali sono tre, illustrate da sfere di colore blu. Presentazione di un fascicolo Attività Sostanze. La funzionalità "Submit a dossier" (Presentare un fascicolo) indica le diverse opzioni per trasmettere un fascicolo. La funzionalità "Tasks" (Attività) fornisce una panoramica completa di tutte le attività che richiedono un intervento da parte dell’azienda entro un determinato periodo di tempo. Le attività sono contrassegnate da colori diversi in base all’urgenza. La funzionalità "Substances" (Sostanze) è il portale per controllare tutti i processi normativi relativi alla propria sostanza. Vi sono anche diverse opzioni di ricerca. L’opzione "quick search by number" (ricerca rapida per numero) si trova sul banner superiore di ogni pagina di REACH-IT. Quest’opzione di ricerca utilizza il numero CE o CAS di una sostanza, un numero di trasmissione REACH-IT o un altro numero di riferimento. La lente d’ingrandimento in alto a destra dello schermo consente una ricerca avanzata. Cliccando sopra viene visualizzato un elenco di argomenti di ricerca. Si può restringere la ricerca filtrando i risultati. In fondo ad ogni pagina di REACH-IT figurano dei link di assistenza.

Attività e messaggi ad esempio il pagamento di una tariffa L’ECHA vuole che intraprendiate un’azione ricevete un’attività ad esempio il pagamento di una tariffa L’ECHA vuole informarvi di un evento ricevete un messaggio ad esempio, la trasmissione del vostro fascicolo è completa Caratteristiche utili: procedure guidate, guide integrate, facilitazione delle ricerche, dettagli sul dichiarante capofila, utente straniero, preferiti I messaggi e le attività servono per scopi diversi, ma entrambi rappresentano un modo per l’ECHA di inviarvi informazioni in REACH-IT. Se l’ECHA desidera che venga intrapresa un’azione in REACH-IT, vi sarà assegnata un’attività.Le attività richiedono il vostro intervento entro un periodo di tempo specificato; vi pregiamo di fare attenzione alla voce New (Nuova) attività e Close to deadline (Prossima alla scadenza) che compaiono sulla pagina principale. Se l’ECHA deve informarvi di un evento in REACH-IT, riceverete un messaggio. I messaggi possono essere visualizzati sul banner superiore e sono meramente informativi, ovvero non richiedono alcun intervento da parte vostra. REACH-IT contiene numerose caratteristiche che lo rendono di facile e agevole uso. Quando si desidera realizzare un’attività viene lanciata una procedura guidata , ad esempio "submit" (presentare), "create" (creare) o "update" (aggiornare) le informazioni. Le procedure guidate vi seguono lungo l’intero processo, passo dopo passo. È possibile visualizzare le tappe del processo in ogni momento. La guida integrata comprende innanzitutto la "page help" (guida alle pagine) e la "topic help" (guida agli argomenti). Cliccando sul simbolo "info" nell’angolo in alto a destra, si potrà visualizzare l’assistenza generale e tecnica per la pagina specifica nella quale si sta lavorando. L’assistenza è disponibile in 23 lingue.

Menu principale Il menu principale illustra tutte le aree di ricerca e navigazione, ad esempio: trasmissione di un fascicolo; argomenti di ricerca avanzata; opzioni di trasmissione comune; pagine di gestione dell’azienda; attività; messaggi; termini e condizioni, e pulsante di logout.

Trovare il dichiarante capofila Trovare il dichiarante capofila (se avete preregistrato o presentato una richiesta) in REACH-IT: utilizzate la ricerca avanzata per le trasmissioni comuni e inserite l’identità della sostanza selezionate la casella "show other joint submissions" (mostra altre trasmissioni comuni) prima di avviare la ricerca. Se la casella non è spuntata, la trasmissione comune che state cercando non apparirà.

Gestione delle opzioni dell’azienda Controllate la dimensione dell’azienda nella sezione "manage company" (gestire l’azienda) del menu principale. La dimensione dell’azienda determina la tariffa di registrazione. La dimensione dell’azienda è stabilita in modo predefinito come "grande" - modificatela qui in REACH-IT se la dimensione è diversa. Per modificare la dimensione dell’azienda, selezionate "update company size" (aggiornare la dimensione dell’azienda) per lanciare la procedura guidata. Controllare i contatti dell’azienda nella sezione "manage company" (gestire l’azienda)/pagina "Contacts" (Contatti). Assicuratevi che l’elenco dei contatti in REACH-IT sia aggiornato di modo che l’ECHA e i co-dichiaranti possano contattarvi. Un contatto è eliminabile soltanto se non possiede incarichi o se questi sono stati trasferiti ad un altro contatto.

Responsabilità per la trasmissione comune in REACH-IT Dichiarante capofila 1. Creare la trasmissione comune in REACH-IT 2. Consegnare i token ai membri Una volta che i co-dichiaranti hanno concordato chi debba essere il dichiarante capofila, il capofila di nuova nomina creerà la trasmissione comune in REACH-IT, selezionando "Create new" (Creare nuova) sotto "Joint submissions" (Trasmissioni comuni) nel menu principale. Sarà lanciata quindi la procedura guidata "Create joint submission" (Creare una trasmissione comune). Seguite la procedura guidata e prestate attenzione alle liste di controllo, contengono informazioni utili. La procedura guidata vi segue lungo le cinque fasi del processo. I dichiaranti membri possono presentare il loro fascicolo soltanto dopo che il dichiarante capofila avrà trasmesso con successo il loro fascicolo. Il dichiarante capofila deve consegnare loro il token della trasmissione comune prima che possano presentare i loro fascicoli.

Responsabilità per la trasmissione comune in REACH-IT Dichiarante membro Acquisire il token di sicurezza dal capofila Aderire alla trasmissione comune esistente In qualità di membro, dovete ottenere il token di sicurezza della trasmissione comune dal dichiarante capofila al di fuori di REACH-IT. Una volta in possesso di queste informazioni, l’adesione alla trasmissione comune è semplice, basta selezionare "Join existing" (Aderire ad una trasmissione esistente) nella scheda "Joint submission" (Trasmissione comune) del menu principale. Viene lanciata la procedura guidata che vi guida lungo un processo in tre fasi. Nota: controllate la pagina della trasmissione comune per determinare il dichiarante capofila. Quando la sezione fascicolo capofila è verde, ciò significa che il fascicolo capofila è stato trasmesso e, in qualità di membri, siete liberi di presentare il vostro fascicolo. Se la sezione del fascicolo capofila è rossa, ciò significa che non potete ancora trasmettere il vostro fascicolo di membro e dovete attendere che il capofila abbia presentato il fascicolo.

Prima di iniziare, controllare quanto riportato di seguito. Contatti dell’azienda Indirizzo di fatturazione e partita IVA Ordine di acquisto Dimensioni dell’azienda Il proprio fascicolo IUCLID verificato con lo strumento Validation Assistant di IUCLID; pronto per il caricamento.

Siete pronti? Trasmissione in REACH-IT I fascicoli per ciascun tipo di trasmissione possono essere trasmessi attraverso la procedura guidata di trasmissione usando la funzionalità "Submit a dossier" (Trasmettere un fascicolo) dalla pagina iniziale di REACH-IT. La procedura guidata vi guiderà passo dopo passo.

Collegamenti rapidi alla procedura guidata di trasmissione La procedura guidata per la trasmissione può essere lanciata da altre pagine in REACH-IT. I membri e i capofila di una trasmissione comune, ad esempio, possono creare un collegamento rapido alla procedura guidata per la trasmissione attraverso la pagina "Joint submission" (Trasmissione comune). Il pulsante arancione "Submit a IUCLID dossier" (Presentare un fascicolo IUCLID) lancia la procedura guidata per la trasmissione.

Che cosa avviene in seguito? Successivamente alla trasmissione del vostro fascicolo, REACH-IT creerà un numero di trasmissione per il vostro fascicolo. Seguite il link per visualizzare la pagina della relazione sulla trasmissione del fascicolo Una volta caricato il fascicolo in REACH-IT, riceverete un numero di trasmissione preliminare. Il numero compare sullo schermo come link. Cliccate sul link e sarete indirizzati alla pagina della relazione sulla trasmissione del fascicolo.

Pagina della relazione sulla trasmissione del fascicolo Per ogni presentazione trasmessa all’ECHA riceverete una relazione sulla trasmissione. La pagina della relazione sulla trasmissione del fascicolo fornisce una panoramica delle informazioni relative alla trasmissione. Al centro della pagina figurano le informazioni generali sulla trasmissione. Una sezione importantissima è "Key documents" (Documenti principali) in fondo alla pagina. Cliccate per espandere la sezione. Qui sono reperibili le decisioni concernenti la trasmissione e le fatture. A destra della pagina sono visualizzabili le fasi di elaborazione della trasmissione attraverso una descrizione passo dopo passo del percorso del fascicolo nell’ECHA.

Il percorso del fascicolo Una volta trasmesso il fascicolo in REACH-IT, l’ECHA controllerà che il fascicolo contenga tutte le informazioni necessarie e che esse siano coerenti. Il primo controllo riguarda le business rules (norme per l’esercizio dell’attività). Si tratta di verifiche amministrative che consentono all’ECHA di trattare la presentazione del fascicolo. Se durante questa verifica si riscontra la mancanza di informazioni, la trasmissione non sarà presa in considerazione. Si può trasmettere un nuovo fascicolo in ogni momento. Una volta superata la verifica in base alle business rules, l’ECHA controlla la completezza tecnica e finanziaria della trasmissione. Questi due controlli avvengono contemporaneamente. Il controllo di completezza tecnica verifica la completezza del fascicolo per quanto riguarda le prescrizioni in materia d’informazione di cui al regolamento REACH. Il controllo di completezza finanziario verifica se si debba pagare una tariffa per la registrazione. Se si riscontrano carenze nel corso del controllo di completezza sia tecnica che finanziaria, l’ECHA procederà ad informarne l’interessato. In caso di mancato superamento del controllo di completezza tecnica, avrete soltanto un’altra possibilità per migliorare il fascicolo e dovrete procedere entro il termine stabilito dall’ECHA. Se tutti i controlli vengono superati, riceverete una decisione positiva e un numero di registrazione per la vostra sostanza.

Aggiornamento del fascicolo su richiesta Questa slide contiene alcune informazioni importanti di cui tenere conto ai fini dell’aggiornamento del vostro fascicolo a seguito di richiesta da parte dell’ECHA: Innanzitutto, il numero di trasmissione e il numero di comunicazione. Una volta che avete corretto il vostro insieme di dati IUCLID e siete pronti per creare un nuovo fascicolo, avrete bisogno di questi due numeri. Dovrete inserirli nell’intestazione del fascicolo per consentire all’ECHA di sapere che state trasmettendo un fascicolo aggiornato. In secondo luogo, fate attenzione al termine per la nuova trasmissione - agite in tempo per evitare imprevisti dell’ultimo minuto. Non potete trasmettere un fascicolo aggiornato se il termine è scaduto.

Numero di registrazione Quando il vostro fascicolo ha superato il controllo di completezza; e la fattura è stata saldata Quando un fascicolo ha superato tutti i controlli viene assegnato un numero di riferimento. Adesso, tutte le fasi di trattazione della trasmissione sono state completate e appare il link al numero di registrazione dopo l’indicazione "reference number" (numero di riferimento). Seguite il link per visualizzare una pagina di sintesi.

Pagina del numero di riferimento La pagina di sintesi del numero di riferimento presenta le informazioni di base sulla registrazione. Su questa pagina è anche possibile modificare i dettagli del referente con un nuovo contatto se, ad esempio, la persona responsabile per questa sostanza nella vostra azienda è cambiata. Sotto "Key documents" (Documenti principali) figurano le decisioni concernenti la registrazione. È presente anche una lettera stampabile relativa alla decisione dell’ECHA con il numero di registrazione. In fondo alla pagina vi è una sezione denominata "Reference number history" (Cronologia del numero di riferimento). Qui sono illustrate le diverse attività concernenti la registrazione, ad esempio gli aggiornamenti.

Messaggi chiave Assicurarsi di avere accesso al proprio account REACH-IT Verificare le dimensioni dell’azienda Mantenere aggiornati i contatti Conoscere le proprie responsabilità nell’ambito della trasmissione comune Leggere le e-mail provenienti da REACH-IT Se viene assegnata un’attività, agire in tempo (tariffe e nuove trasmissioni) Per ricevere assistenza, consultare la pagina https://echa.europa.eu/reach-2018