M&O-A exp LHC G.Batignani B.Loer (D, chairman), G.Batignani(I), G.Ginter.(US), M.Davenport (CERN), S.Schmeling (CERN), E.Tsesmelis (CERN), G.Cosmo (CERN), M.Turala(Poland - small countries representative), C.Diaconu(F), G.Mallot (CERN), P.Dauncey (UK) Finalmente a ranghi completi TEMPISTICA 4-5 maggio. Riunione con RC: presentato closing report 2008 (con dettaglio di livello 2); presentata situazione 2009; budget 2010 presentato solo parzialmente => richiesta di completarlo entro il 20 maggio (2009). 1 giugno – 15 agosto: incontri fra scrutinatori ed esperimenti per esaminare i dettagli del budget 2010 e raggiungere un accordo entro il 15 Agosto (2009) 31/8-1/9: riunione finale Attualmente: scrittura report finale

Aspetti e problemi comuni - I Esaminati closing report 2008. Si notano decisi miglioramenti nella loro preparazione. Hanno – per alcuni esperimenti – aiutato lo scrutiny per la definizione dei budget 2010-3. Overspending da ALICE, ATLAS, CMS, utilizzati “risparmi” di anni precedenti. Cause principali gas (stanno migliorando sul recycling), lavori nello shutdown prolungato. Aumenti “entro quanto preventivato” nel 2010. Impennata nelle spese dal 2011 dovuta a: rimpiazzo PC farm => SG richiede revisione nella primavera 2010 improvements & refurbishments SG suggerisce che contributi in-kind per task specifici possano far risparmiare sulle spese [di personale]. Esaminati i Service Level Agreements (SLAs) Esaminati M&O-C => necessarie migliori definizioni degli headings, e.g. video conferenze. Richieste per “coordinatori” fino a 800 kCHF/exp => decadute in agosto. Da rivedere in futuro con trattativa CERN-FA. Aspetti negativi e positivi.

Aspetti e problemi comuni - II “Imparano” a gestire gli esperimenti => dal 2007 scoperte necessita’ di “improvements, refurbishments and additions” , prevedibili ma mai segnalate negli anni passati => quanto possibile era stato rinviato a dopo il termine delle costruzioni EVO: CERN ha inviato fatture nel 2009 a causa della decisione di CALTECH di non fornire piu’ gratis il servizio. SG: emergenza tollerabile per un anno; non chiaro dai MoU se M&O-A o compito dell’host laboratory => necessaria discussione fra Funding Agencies e CERN Sullo stesso “stile”: rischiosa l’eventuale presenza di ulteriori contributi assimilabili ragionevolmente a M&O-A task, ma forniti “for free” dal CERN o da altre istituzioni. Sono emersi alcuni casi (~5), le situazioni residue a rischio (CERN excluded) dovrebbero essere limitate. Fenomeno non piu’ tollerabile in futuro. Necessita’ di definire i limiti fra upgrades e M&O Terminati costruction resources, restano solo i budget per M&O Alcune richieste arrivate troppo in ritardo e non scrutinate

Migliore proiezione al 1/9/09 inclusi EVO e item non scrutinati; PhD da aggiornare M&O-A Budgeted Costs_sep_2009 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013   CMS Cost/Commitments w/o Power 8.098 10.159 10.408 11.911 13.419 14.145 13.509 Power Costs (NMS share) 1.600 1.800 Total Budgeted Costs 9.698 11.959 12.208 13.711 15.219 15.945 15.309 INFN PhD fraction 15,40% 15,38% 14,14% INFN contribution (in-kind included) 1.247 1.563 1.472 1.684 1.897 2.000 1.910 ATLAS 10.252 11.994 13.610 13.841 17.156 16.046 17.151 1.470 2.220 2.820 11.722 14.214 16.430 16.661 19.976 18.866 19.971 10,70% 9,69% 1.097 1.283 1.319 1.341 1.662 1.555 LHCb 2.222 2.345 2.508 2.512 2.560 2.590 2.615 74 118 83 600 970 2.296 2.463 2.591 3.112 3.530 3.560 3.585 14,92% 13,56% 332 350 340 341 347 351 355 +8% rispetto al 2008 +4% rispetto al 2008 -3% rispetto al 2008

Migliore proiezione al 1/9/09 inclusi EVO e item non scrutinati; PhD da aggiornare M&O-A Budgeted Costs_sep_2008 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 ALICE Cost/Commitments w/o Power 3.875 4.591 4.687 4.978 5.169 5.269 Power Costs (NMS share) 1.233 2.592 2.231 Total Budgeted Costs 5.108 7.183 7.279 7.209 7.400 7.500 INFN PhD fraction 20,81% 19,28% INFN contribution (in-kind included) 806 955 904 960 997 1.016 TOTEM - 463 442 448 440 45,16% 45,90% 209 200 206 202 +0.5% rispetto al 2008 -1% rispetto al 2008

ALICE al 1/9/09 Utilizzate percentuali 2009. Quanti fte per il 2010 ? 55 kE per EVO => min 4923 – max 4978 kCHF (no power) INFN min 949 - max 960 kCHF con 19.3% (955 nel 2008) Dettagli delle spese forniti con estrema precisione e tempestivamente Riduzione nel budget per “Gas consuption” 430kCHF => 335kCHF (valore medio fra best e worst scenario di recycling). Rischio per futuri aumenti costi dello Xenon Razionalizzazione e lieve diminizione delle spese per operatori “Shutdown Activities”, “General Technical Support”, and “Laboratory Operations and Workshops”. Diminuzione spese per “Secretariat” (50 kCHF) Spesa una tantum (180kCHF) per miglioramento e velocizzazione degli shutdown Spese rimpiazzo PC farm: 800 kCHF nel 2010, poi 1200 kCHF nel 2011

ATLAS al 1/9/09 Utilizzate percentuali 2009. Quanti fte per il 2010 ? 200 kE per EVO => min 13641 – max 13841 kCHF (no power) INFN min 1322 - max 1341 kCHF con 9.7% (1283 nel 2008) Dettagli delle spese forniti con estrema precisione e tempestivamente IBL about 9.5 MCHF: 4.065 kCHF M&O A + 5,480 kCHF M&O B. In addition, 1,200 kCHF from institutions which joined this project. => SG: OK sj to LHCC opinion. M&O-A distribuito su cinque anni (2010-4). Rimpiazzo compressori cooling IT: 1600 kCHF su quattro anni => SG: OK sj to LHCC opinion. Ulteriori richieste per cooling dovranno saranno esaminate dopo parere LHCC (e non sono quindi presenti) Spese rimpiazzo PC farm: 1140 kCHF nel 2010, poi 3680 kCHF nel 2011 => politica da rivedere

ATLAS M&O-B Decisa diminuzione rispetto al 2009 (6900kCHF) ATLAS M&O B 2010 2011 2012 2013 2014 Inner Detector 2,875 3,325 3,525 3,125 2,325 Liquid Argon 1,321 1,136 936 Tile Calorimeter 605 555 550 Muons 700 Total 5,501 5,766 5,716 5,311 4,511

CMS al 1/9/09 Utilizzate percentuali 2009. Quanti fte per il 2010 ? 250 kE per EVO + 780 kCHF non scrutinati per ritardo informazioni => min 10881 – max 11911 kCHF (no power) INFN min 1539 - max 1684 kCHF con 14.1% (1563 nel 2008) Dichiarano difficolta’ per fornire alcuni dettagli sulle spese. Spese rimpiazzo PC farm: 1985 kCHF nel 2010, poi 3260 kCHF nel 2011 => politica da rivedere Gas consumption: provano a migliorare per restare sotto 500kCHF/anno Three partly new projects: Operation Support Center (OCS), Engineering Integration Center (ENIC), Electronic Integration Center (ELIC). Concentrare I servizi in due locations. Scrutiny non possibile per ritardi nell’arrivo informazione Due posizioni per modelling e safety dell’apparato… prima pagati da altre istituzioni

CMS – new projects CMS Operation Support Center (OSC) on the surface of the SX5 building Swiss Class C radiation laboratories buffer zone for storage of equipment semi-clean area for the gas-ionization chambers of the muon system outreach activities 1,425 (CERN) +1164 (M&O-A) + 310 (M&O-B) = 2900 kCHF Engineering Integration Center (ENIC) already in building 904 on the Prevessin site. funded in the past from C2C => M&O A assistance of the CMS Technical Coordination Team for maintenance, consolidation, and upgrade projects X (CERN) + X (collaborating institutes) + X (upgrade funds) + 1008 (M&O A). The Electronic and Electrical Integration Center (ELIC) located also in building 904 test-beds for burn-in of equipment to be installed or re-installed at point 5. Trigger/DAQ facility X (CERN) + 948 (M&O-A) + X (M&O-C) GB: utile, almeno la parte principale di OSC, ma dettagli da capire, come pure da esaminare la reale frazione di M&O vs upgrades.

LHCb e TOTEM al 1/9/09 Utilizzate percentuali 2009 LHCb e TOTEM al 1/9/09 Utilizzate percentuali 2009. Quanti fte per il 2010 ? TOTEM: Cifre piccole, profilo costante Unico esperimento che non usa EVO LHCb : Cifre piccole, profilo costante. 40 kE per EVO => INFN min 335 - max 341 kCHF con 13.6% (350 nel 2008)

Alcune considerazioni personali M&O-A (with power costs) M&O-B (ALICE, CMS, LHCb to be updated) Percentage of M&O cost compared to cost of construction (end 2008) ALICE 7209 1557 4.4% ATLAS 16661 5501 4.1% CMS 13711 6370 3.8% LHCb 3112 TOTEM 448 247 9.5% All-included (M&O-A, M&O-B, power) le spese annue si attestano attorno al 4% del costo di costruzione per i maggiori esperimenti. Non piu’ rinviabile la revisione della politica delle PC farm. Urge decisione su EVO o suo sostituto Impossibile effettuare scrutiny se le richieste arrivano in ritardo Capire bene eventuali altre posizioni “sommerse” Finanziare o meno “coordinatori”? SG per ora contrario Possibili contributi in-kind su: computing professionals (online, offline), general support e “coordinators” (se saranno inseriti). Da capire possibilita’ di forniture gas, PC, communication system o sistemi di altro tipo. In teoria io ho completato il mio mandato (3 anni)