Ciclo degli eventi Vademecum per l’Event Design

Dalla vendita di spazi alla creazione di servizi... ...dalla creazione di servizi allo studio dei contenuti... ...dallo studio dei contenuti alla creazione di valore aggiunto... Questa l’evoluzione delle fiere, principale categoria di eventi con un grande impatto sull’economia in generale e dei territori in particolare. Questi passaggi caratterizzano tutto il mondo degli eventi e definiscono il compito dell? Event Design.

IL CICLO DELL’EVENTO L’evento come progetto Serie di azioni complesse progettate per comunicare qualcosa a qualcuno Ogni parola della definizione aiuta a comprendere il processo di design di un evento.

GLI EVENTI DI OGGI BtoB BtoC BtoBeC BtoB…Business to Business, eventi esclusivamente dedicati al business : SpielwarenMesse di Norimberga BtoC…Business to Consumer, eventi dedicati ai consumatori dove si può acquistare i prodotti esposti : Artigiani in Fiera BtoBeC …eventi misti : Salone del Mobile, 5 giorni BtoB e la Domenica BtoC, ma senza possibilità acquisto di prodotti.

DAL BRIEF AL FEEDBACK E… Seguire sempre le tappe, andata e ritorno…e soprattutto partire da un eccellente e completo BRIEF. …VICEVERSA

BRIEF No brief, no event ! Il brief è la madre di tutte le informazioni necessarie per progettare un evento Importanza e valore del Brief Costruirsi il brief se manca Definizione obiettivi quantitativi e qualitativi Progettare per misurare - Legami tra Brief e Feedback

CONCEPT Dallo studio del brief e da un analisi allargata dei contesti pertinenti (competitor, bestpratics, banchmark…) si deve formulare un concept, brevissima frase che costituisce il DNA dell’evento allo studio, il seme che svilupperà i contenuti e i valori di cui è portatore. - Concept come il seme della Drupacea - Parole chiave - Sintesi - Garanzia di coerenza

PROGETTO Progettare significa elencare, descrivere, ordinare e quantificare tutte le parti e i dettagli necessari per produrre ciò che s’intende produrre, materiale e immateriale che sia. Ingredienti del progetto: - Event management - Team management - Art direction - Vincoli e obbiettivi - Progetto e sottoprogetti Progetto di comunicazione Progetto esecutivo Allestimento Segnaletica Eventi speciali…..

BUDGET Creatività, progettualità ed economia marciano su percorsi convergenti. Cervello, matita (di grafite o digitale) e calcolatrice per realizzare progetti fattibili, efficaci, efficienti e sostenibili. Dal consuntivo passato al budget futuro Elenchi dettagliati Il budget come tavola di controllo Il valore e il valore aggiunto

COMUNICAZIONE La comunicazione è un progetto nel progetto e non può che essere multimediale e quindi multi lnguaggio. Senza un’adeguata comunicazione l’evento non comunicherà. Dal target al media Dal media al linguaggio On line – Off line Rapporto tra evento e comunicazione Prima, durante e dopo l’evento

PRODUZIONE La produzione va gestita nei minimi particolari seguendo ciò che si è pensato e progettato. IL controllo e la gestione in ogni fase è premessa di qualità. Importante realizzare tutte le azioni progettate per avere un feedback qualitativo ed economico e non disperdere un’esperienza articolata e costosa. Le schede progetto : cosa, come, quanto e chi fa cosa Timing: gestione delle scadenze, priorità e qualità Prima-durante-dopo l’evento Strumenti per il feedback qualitativo e consuntivo

FEEDBACK Ciò che da forma all’esperienza e fornisce informazioni per il futuro. Alla prossima. Analisi “obiettivi/risultati” Budget Report Condivisione Archiviazione Il ciclo ricomincia

Grazie Ogni parola della definizione aiuta a comprendere il processo di design di un evento.