Pianificazione e Controllo Gestionale Corso di Pianificazione e Controllo Gestionale Il controllo delle azioni Lezione 5

INDICE 1 Inquadramento 2 Condizioni di applicabilità 3 Tipologie 4 Potenzialità e limiti 5 Costi diretti e indiretti 6 Rigidità dei controlli

CONTROLLO MANAGERIALE DEI RISULTATI DEI COMPORTAMENTI INDIRETTO DELLE AZIONI INDIRETTO DELLE PERSONE/ DELLA CULTURA 3

Attività e meccanismi fisici e amministrativi IL CONTROLLO DELLE AZIONI Attività e meccanismi fisici e amministrativi correlati direttamente alle azioni delle persone per assicurare che i dipendenti compiano azioni ritenute di beneficio per l’organizzazione oppure per assicurare che i dipendenti non compiano azioni ritenute dannose per l’organizzazione 4

CONDIZIONI DI APPLICABILITA’/1 BASSA ALTA ALTA CONTROLLO DEI RISULTATI CONTROLLO DEI RISULTATI/ AZIONI Capacità misurazione output/rendimenti CONTROLLO SOCIALE/CLAN AUTOCONTROLLO CONTROLLO DELLE AZIONI BASSA Conoscenza processo di trasformazione input/output 5

CONDIZIONI DI APPLICABILITA’/2 Dal modello di Ouchi (1979) al modello di SIMON (2004) SCELTA TRA CONTROLLO DELLE AZIONI E CONTROLLO DEI RISULTATI FATTIBILITA’ TECNICA DEL CONTROLLO E DELLA MISURAZIONE COMPRENSIONE DELLE CAUSE E DEGLI EFFETTI COSTI DEL CONTROLLO LIVELLO DESIDERATO DI INNOVAZIONE Oltre al problema della misurabilità dei risultati vi è anche la misurabilità delle azioni. Pensiamo ad alcune azioni complesse. Talvolta è possibile misurare i processi ma non si conosce la relazione causa ed effetto Ceteris paribus il manager sceglierà di controllare i risultati rispetto alle azioni. Ma tal volta i danni del non controllo dei processi sono molto elevati per alcune azioni ciò non è negativo, ma risponde ad esigenze di standardizzazione. 6

TIPOLOGIE DI CONTROLLO DELLE AZIONI 2. Verifiche preventive 1. Restrizioni comportamentali Controlli delle azioni 3. Responsabilità per le azioni svolte 4. Ridondanza nell’assegnazione dei compiti 7

1. RESTRIZIONI COMPORTAMENTALI Forma “negativa” con cui si realizza il controllo: rendere impossibile, o più difficoltoso, effettuare azioni che non dovrebbero essere compiute Restrizioni Fisiche Restrizioni Amministrative meccanismi di chiusura e sicurezza password per accedere ai computer altre limitazioni di accesso/azione restrizioni decisionali 2. divisione dei compiti 8

Formali Informali 2. VERIFICHE PREVENTIVE Verifiche dei piani di azione degli individui controllati Formali Informali Approvazione di certi tipi di spese Processi di pianificazione e preparazione del budget Semplici “chiacchierate” tra Responsabili e dipendenti 9

3.RESPONSABILITA’ PER LE AZIONI SVOLTE Ritenere i dipendenti responsabili delle azioni che compiono Condizioni per applicare questo tipo di controllo definizione delle azioni considerate accettabili oppure inaccettabili comunicazione ai dipendenti osservazione/misurazione delle azioni attivazione di un sistema di premi/punizioni 10

4. RIDONDANZA NELL’ASSEGNAZIONE DEI COMPITI 1) Assegnare un compito a più persone (a più macchine) rispetto a quanto tecnicamente necessario 2) Disporre di personale di riserva Per aumentare la probabilità che un certo compito venga portato a termine (nei settori critici) task Limiti: 1. Costo 2. Conflitti 3. Motivazione 11

CONTROLLI DELLE AZIONI POTENZIALITA’ e LIMITI Prevengono dei comportamenti indesiderati Fronteggiano alcuni rischi insiti nella realtà operativa Facilitano l’apprendimento organizzativo Inducono un atteggiamento rigido e meccanicistico Hanno una ristretta applicabilità Presentano costi elevati 1 A - Prevengono comportamenti indesiderati significa che è un controllo ex-ante. Unica eccezione per il controllo di responsabilizzazione sulle azioni che è un controllo ex-ante ed ex post. 1 B – Inducono un atteggiamento rigido meccanicistico. Generano una risposta puramente compliant 12

Costi diretti Costi indiretti CONTROLLI DELLE AZIONI COSTI I costi connessi alle varie tipologie di controllo delle azioni costituiscono il criterio principale di scelta per definire il “dosaggio” tra le varie forme di controllo da inserire nella “strategia di controllo aziendale” Possono essere Costi diretti Costi indiretti 13

COSTI DIRETTI Costi monetari Costi non monetari CONTROLLI DELLE AZIONI COSTI DIRETTI Costi monetari Costi non monetari 1. Costi del personale addetto ai controlli 2. Costi di struttura 1. Stime del Tempo dedicato al controllo per ciascuna delle diverse risorse aziendali 2. Costi-opportunità 14

COSTI INDIRETTI CONTROLLI DELLE AZIONI 1. Distorsioni comportamentali 2. Trucchetti manageriali 3. Ritardi operativi 4. Atteggiamenti negativi 15

1. DISTORSIONI COMPORTAMENTALI Quando la specificazione dei risultati e delle azioni desiderate è incoerente e/o incompleta Inversione fra mezzi e fini Incoerenza delle azioni con l’orientamento di fondo dell’organizzazione I dipendenti sono attenti a quello che fanno non a quello che devono ottenere Le azioni non portano al raggiungimento dei risultati di lungo termine desiderati 16

2. TRUCCHETTI MANAGERIALI Interventi svolti al solo fine di far apparire un miglioramento dei risultati raggiunti (senza un miglioramento effettivo) Creazione di riserve di risultato Manipolazione dei risultati CONTROLLO DEI RISULTATI E NON CONTROLLO DELLE AZIONI 17

Conseguenza spesso inevitabile delle verifiche preventive 3. RITARDI OPERATIVI Conseguenza spesso inevitabile delle verifiche preventive di alcune forme di restrizioni comportamentali della ridondanza nell’assegnazione dei compiti Costi accettabili/inaccettabili in relazione alla minore/maggiore esigenza di agire rapidamente 18

4. ATTEGGIAMENTI NEGATIVI Si sostanziano in tensioni sul lavoro, conflitti, frustrazioni e resistenze La maggior parte delle persone, soprattutto chi svolge attività professionali, reagisce negativamente ai controlli delle azioni Le verifiche preventive possono risultare particolarmente frustranti se i dipendenti non percepiscono tali analisi utili e necessarie Gli atteggiamenti negativi possono essere evitati, o almeno limitati, attraverso una idonea politica di informazione e condivisione 19

Rigidità dei controlli CONTROLLI DELLE AZIONI Rigidità dei controlli Condizioni di efficacia Conoscenze dettagliate e ragionevolmente accurate sulle relazioni esistenti tra gli oggetti di controllo (risultati, azioni, personale e cultura interna) e gli obiettivi finali dell’organizzazione 20

Pianificazione e Controllo Gestionale Corso di Pianificazione e Controllo Gestionale Il controllo delle persone e della cultura Lezione 5 bis

Par. 1. 5. Profili istituzionali e culturali del controllo Cultura organizzativa e fattori ambientali di coesione REGOLE (procedure formalizzate) RUOLI (posizioni organizzative) ROUTINES (pratiche abitualmente in uso) Sistema di valori socialmente condivisi produzione e riproduzione (ACCUMULAZIONE) trasmissione (DIFFUSIONE)

IL CONTROLLO DELLE PERSONE E DELLA CULTURA Selezione del personale e assegnazione interna Formazione Definizione degli incarichi e assegnazione delle risorse necessarie

IL CONTROLLO DELLA CULTURA trasferimenti all’interno IL CONTROLLO DELLE PERSONE E DELLA CULTURA IL CONTROLLO DELLA CULTURA 2. Premi di gruppo 1. Codici di condotta 5. Esempio dei vertici 3. Politica dei trasferimenti all’interno dell’organizzazione 4. Soluzioni di natura fisica sociale ed amministrativa