Confindustria Firenze, 27 ottobre 2017 Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione   Avv. Paolo Corneo – Direttore R.U. e Affari Legali Istituto De Angeli – Resp. Sez. Toscana-Umbria AIGI Confindustria Firenze, 27 ottobre 2017

Chi redige la contestazione disciplinare Chi la sottoscrive “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” TRATTAMENTO DEI DATI - PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI Il fatto storico Chi redige la contestazione disciplinare Chi la sottoscrive Chi tratta il dato – con quali cautele Con quali modalità si consegna la contestazione La fase delle giustificazioni La irrogazione della sanzione Come si archivia - 2 -

“Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Il fatto storico Il responsabile del reparto/ufficio/funzione informa l’ufficio risorse umane del fatto storico accaduto (fatto da contestare) Il responsabile del reparto/ufficio/funzione sarà già stato precedentemente designato come incaricato al trattamento dei dati dei dipendenti a lui affidati (es. deve redigere la valutazione annuale, detiene le schede di addestramento sottoscritte dai dipendenti, etc.) - 3 -

“Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Chi redige la contestazione disciplinare (contestazione degli addebiti) La contestazione disciplinare è redatta dai dipendenti dell’ufficio risorse umane già precedentemente designati incaricati o, nel caso del capo ufficio, nominato responsabile del trattamento. Nel caso in cui ci si avvalga di un consulente esterno (es.: Consulente del lavoro) verificare che il medesimo sia stato precedentemente nominato come responsabile esterno del trattamento. - 4 -

Legale rappresentante o procuratore munito degli occorrenti poteri “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Chi la sottoscrive Legale rappresentante o procuratore munito degli occorrenti poteri Verificare che il procuratore sia stato precedentemente nominato o responsabile o incaricato del trattamento (Es. caso del Dirigente Amministrazione e Finanza che può non essere autorizzato al trattamento dei dati dei dipendenti) - 5 -

Addetti alle Risorse Umane – procedura SOP “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Chi tratta il dato – con quali cautele (cfr. art 32 Reg. UE 679/2016- Misure di sicurezza) Addetti alle Risorse Umane – procedura SOP Porzione fisica del server dedicato solamente ai dati dei dipendenti con accesso riservato agli addetti alle Risorse Umane Evitare scambi di bozze di lettere di contestazione via e-mail Non conservare bozze di lettere di contestazione sul proprio pc aziendale - 6 -

Con quali modalità si consegna la contestazione - 1 “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Con quali modalità si consegna la contestazione - 1 Con consegna al dipendente (c.d.: «Raccomandata a mani». Preferibile che a consegnarla siano due addetti all’ufficio Risorse Umane (già precedentemente nominati incaricati) Se il dipendente non sottoscrive e non ritira l’atto va questo va integralmente letto al dipendente e redatto apposito verbale Casi «anomali»: dipendente che «fugge» - 7 -

Con quali modalità si consegna la contestazione - 2 “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Con quali modalità si consegna la contestazione - 2 Tramite il servizio postale Privilegiare il Piego raccomandato e non la raccomandata con la busta Scrivere sempre «strettamente personale – riservato alla persona» onde evitare che altri accedano all’atto e quindi ai dati contenuti nella contestazione - 8 -

La fase delle giustificazioni - 1 “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” La fase delle giustificazioni - 1 Caso della audizione personale del dipendente Redigere apposito verbale sottoscritto da tutti i comparenti (anche dall’eventuale rappresentante sindacale) Nel verbale dare atto che: A) gli addetti alle Risorse Umane sono incaricati e quindi autorizzati a trattare i dati dei dipendenti B) l’eventuale rappresentante sindacale ha ricevuto mandato dal dipendente ad assisterlo - 9 -

La fase delle giustificazioni - 2 Caso delle giustificazioni scritte “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” La fase delle giustificazioni - 2 Caso delle giustificazioni scritte Attenzione agli incaricati che hanno accesso a fax e servizio posta interna (meglio indicare nella contestazione uno specifico numero di fax ed una persona alla cui attenzione vanno indirizzate le giustificazioni suggerendo la dicitura «riservato – personale» da apporre sulla busta) - 10 -

La irrogazione della sanzione “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” La irrogazione della sanzione Medesima modalità (in termini di trattamento dei dati) seguita per la consegna della lettera di contestazione degli addebiti Il provvedimento disciplinare NON va affisso in bacheca ! - 11 -

“Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Come si archivia - 1 Il provvedimento disciplinare va archiviato nel fascicolo personale del dipendente. Sconsigliabile avere un fascicolo cumulativo dei provvedimenti disciplinari A tale fascicolo hanno accesso solo gli addetti alle risorse umane appositamente incaricati, non il capo diretto del dipendente. Il fascicolo può contenere dati sensibili (es.: iscrizione al sindacato) che il capo diretto non può conoscere - 12 -

“Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Come si archivia - 2 Il fascicolo personale del dipendente contenente il provvedimento va archiviato in armadi con livello di sicurezza adeguato (es. Armadi di sicurezza o con livelli di resistenza alle effrazioni). Possibilmente detti armadi devono essere in uffici dedicati alle Risorse Umane e non comuni con altri. Archiviazione e utilizzo delle pratiche è opportuno che siano regolati da apposita procedura interna SOP - 13 -

Nomina di A.S.P.P., R.S.P.P. e Dirigente Preposto “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” TRATTAMENTO DEI DATI – SERVIZIO PREVENZIONE E PROTEZIONE Nomina di A.S.P.P., R.S.P.P. e Dirigente Preposto Tipologie di dati che queste figure possono trattare Appalti e cantieri - 14 -

Nomina di A.S.P.P., R.S.P.P. e Dirigente Preposto “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Nomina di A.S.P.P., R.S.P.P. e Dirigente Preposto Nomina del Dirigente preposto: procura notarile per A.S.P.P., R.S.P.P. nomina su carta intestata della società con espressa accettazione dell’incarico. A.S.P.P., R.S.P.P. designati incaricati o, nel caso del capo ufficio, nominato responsabile del trattamento (es. trattamento dati visitatori) - 15 -

Tipologie di dati che queste figure possono trattare “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Tipologie di dati che queste figure possono trattare Sicuramente dati personali dei dipendenti (es. liste degli esposti a particolari rischi es. videoterminalisti etc. , oppure liste con dipendenti soggetti a sorveglianza sanitaria) Dati sensibili dei dipendenti in caso di «prescrizioni» o «limitazioni» nello svolgimento di mansioni lavorative derivanti dal loro status invalidante o da esiti della sorveglianza sanitaria; Dati sensibili dei dipendenti relativi a infortuni sul lavoro I dati sanitari dei dipendenti soggetti a sorveglianza sanitaria devono essere trattati solo dal medico competente ex D. Lgs. 81/08) - 16 -

Problema della responsabilità solidale “Trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro Focus sui trattamenti nell’ambito dei procedimenti disciplinari e nell’ambito del servizio di prevenzione e protezione ” Appalti e cantieri Problema della responsabilità solidale Trattamento dati personali dei dipendenti delle ditte appaltatrici : -precisare nella nomina di A.S.P.P., R.S.P.P. cura nella tenuta della banca dati; - clausola contrattuale per la informativa e consenso della ditta appaltatrice, che si procurerà il consenso dei propri dipendenti prima della firma del contratto. - 17 -