Conservazione dei documenti informatici Firme elettroniche Conservazione dei documenti informatici avv. Giuseppe Vitrani Torino, 15 Febbraio 2017 PalaGiustizia, Maxi Aula 2

Le firme elettroniche Slide 2 di 2

Le firme elettroniche Nel PCT è ammesso solo l’utilizzo della firma digitale con i seguenti formati: CAdES (originano file con estensione .p7m) PAdES (originano file con estensione .pdf) Slide 3 di 2

Le firme digitali LA FIRMA CAdES

Le firme digitali LA FIRMA PAdES

ERRATA SCELTA DEL FORMATO DEL FILE (ES. POTREI NOTIFICARE UN .doc) Le firme digitali I «RISCHI» DEL P7M ERRATA SCELTA DEL FORMATO DEL FILE (ES. POTREI NOTIFICARE UN .doc) ERRORI IN FASE DI RINOMINA DEL FILE (se rinomino il file ed elimino l’estensione .pdf renderò difficile l’apertura) NECESSITA’ DI UN APPOSITO SOFTWARE PER L’APERTURA DEL FILE (v. Cass. 22320/17)

Le firme digitali IL PAdES è particolarmente idoneo nel caso in cui si debbano apportare modifiche al documento dopo averlo firmato Il tipico esempio sono i provvedimenti giudiziali cui vengono aggiunte le segnature di protocollo

Le firme digitali P7m - PAdES P7s

La firma p7s La busta informatica contiene solo il certificato e l’impronta, mentre il file originale non vi è contenuto La firma è separata dal documento (detached signature) È possibile lavorare con il file originale senza dover aprire un file firmato digitalmente la busta accompagna il file originale a conferma dell’integrità dello stesso Finché il file non viene modificato, anche la firma rimane valida. La firma è infatti legata al file originale Slide 9 di 2

Il disconoscimento della firma digitale ART. 21 CAD:  Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, ha altresì l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria ART. 32 CAD:  Il titolare del certificato di firma è tenuto ad assicurare la custodia del dispositivo di firma o degli strumenti di autenticazione informatica per l'utilizzo del dispositivo di firma da remoto, e ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri; è altresì tenuto ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma Slide 10 di 2

Il disconoscimento della firma digitale - giurisprudenza TRIBUNALE ROMA, 23 gennaio ’17, n. 1127 (http://www.giurisprudenzadelleimprese.it/effetti-del-disconoscimento-della-firma-digitale-dellatto-di-cessione-di-partecipazioni-sociali-sulla-successiva-delibera-assembleare/#.WcKoWMhJa70) Slide 11 di 2

Le firme elettroniche – la verifica della validità di una firma PAdES

Le firme elettroniche – la verifica della validità di una firma PAdES

Le firme elettroniche – la verifica della validità di una firma PAdES

Le firme elettroniche – la verifica della validità di una firma PAdES

Le firme elettroniche Nel CAD FIRMA ELETTRONICA SEMPLICE FIRMA ELETTRONICA AVANZATA FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA O DIGITALE Slide 16 di 2

La firma grafometrica PUO’ ESSERE: Firma elettronica avanzata se inserita in un apposito processo che cattura il dato biometrico Firma elettronica semplice se cattura il solo tratto grafico Slide 17 di 2

La firma grafometrica potrà essere utilizzata in un’aula di Giustizia? Art. 25 CAD: Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico. Slide 18 di 2

Sarà necessario digitalizzare ciò che è ancora cartaceo? Art. 40 CAD: Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71. Art. 2 CAD Le disposizioni del presente Codice si applicano altresì al processo civile, penale, amministrativo, contabile e tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico Slide 19 di 2

Sarà necessario digitalizzare ciò che è ancora cartaceo? Attualmente vige l’art. 61 d. lgs. 179/2012 che ha sospeso gli obblighi di cui all’art. 40 CAD sino all’adozione di nuove regole tecniche Slide 20 di 2

La conservazione dei documenti informatici

La conservazione nel PCT Art. 20 D.M. 44 DEL 2011:  Il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia Slide 22 di 2

La conservazione nel PCT Art. 9 D.M. 44 DEL 2011:  La tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo, fermi restando gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell’amministrazione digitale e dalla disciplina processuale vigente. Slide 23 di 2

Gli obblighi di conservazione nel codice civile Art. 2214 L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Art. 2220 Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti 

Gli obblighi di conservazione nel codice civile Art. 1176 c.c., comma 2 Nell'adempimento delle obbligazioni inerenti all'esercizio di un'attività professionale, la diligenza deve valutarsi con riguardo alla natura dell'attività esercitata La conservazione costituisce obbligo di natura contrattuale in relazione alla natura ed alla tipologia della prestazione professionale.

La conservazione delle firme elettroniche UN ESEMPIO PRATICO: La conservazione delle firme elettroniche Art. 62 dpcm 22/2/2013 Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato

Quali sono i riferimenti temporali opponibili ai terzi? Art. 41 dpcm 22/2/2013 Segnatura di protocollo Posta elettronica certificata Conservazione del documento informatico

Il documento firmato digitalmente PRIVO DI SEGNATURA DI PROTOCOLLO NON INVIATO A MEZZO PEC DEVE ESSERE CONSERVATO

Un documento non conservato