Le Origini dell’intervento di Cinzia

GESTIONE CARRIERE e FASCICOLI DEL PERSONALE_OA di BRERA e applicativo HRMS1 Cinzia Macchi Aggiornamento dati giuridici ed economici Associazione files Potenzialità

AGGIORNAMENTO DATI GIURIDICI ED ECONOMICI L’Ufficio Stipendi ha fornito all’Ufficio Carriere del Personale le stampe degli eventi di carriera (formato .pdf) dei dipendenti TI e TD (64 persone). Desk Top > Nuova Cartella due sotto cartelle: “da inserire” – “inserite” più elenco di controllo avanzamento lavori Riscontro dati dopo il travaso da CSA e aggiornamento di quelli mancanti (funzione “eventi per questo soggetto” in H1) Eventi inseriti: solo quelli con impatto sull’anzianità e/o sulla retribuzione (es: malattia, sciopero, congedi, passaggi di livello, fascia o posizione economica) Tempistica: da inizio febbraio a metà marzo 2016, non in modalità full-time Difficoltà: minima grazie all’aiuto dei colleghi del CED

2. ASSOCIAZIONE FILES In attesa di direttive dalla sede centrale in merito alla privacy, sono stati associati solo i documenti utili alla gestione delle carriere: Decreti ministeriali o direttoriali di nomina Comunicazioni di presa servizio Decreti ministeriali o direttoriali di conferma in ruolo Decreti ministeriali o direttoriali di ricostruzione di carriera Applicazione di benefici contrattuali Contratti di Lavoro TI o TD Provvedimenti relativi ai passaggi di fascia, di profilo, di livello, e posizione economica superiore

L’applicativo richiede che i documenti siano associati rispettando la data dello stesso provvedimento pertanto, dopo la scansione, i files sono stati numerati in modo progressivo e salvati con un un nome “utile” ad un inserimento e riconoscimento veloce: 1_Decreto nr 9 del 10 nov 2001_nomina 2_Nota prot nr 50 del 15 dic 2002_presa di servizio 3_Decreto nr 26 del 6 lug 2002_conferma in ruolo Così facendo, aprendo la cartella già caricata su H1 e scegliendo il file, si legge e trascrive in H1 la descrizione senza bisogno di controllare il cartaceo. L’elenco di controllo, invece, si è rivelato utile sia per tenere traccia del lavoro fatto, sia per un controllo a portata di click del contenuto dei fascicoli individuali presenti sul desk top.

Strumenti: scanner ad alta velocità Tempistica: da marzo ad agosto 2016 non in modalità full-time sapendo però che buona parte dei documenti legati allo sviluppo delle carriere del personale, erano già in formato pdf e organizzati in cartelle individuali sul desk top del computer utilizzato. Difficoltà: nessuna

3. POTENZIALITA’ Ai fini della gestione delle carriere, H1 potrebbe rivelarsi molto utile se dalla lista dei singoli eventi che di volta in volta si inseriscono, si potesse estrarre uno Stato Matricolare di Servizio (excel o word) perché questo eviterebbe agli operatori di inserire gli stessi eventi su programmi diversi. Ripetere aiuta...ma quando si parla di inserimento dati, gli errori sono in agguato. Ai fini della gestione dei fascicoli poter acquisire i documenti in modo diretto e da sede a sede presenta indubbi vantaggi ed è in questo ambito, che sarebbe auspicabile ricevere delle linee guida (privacy, pensionamenti, statistiche, ecc..) concordate e valide per tutti.

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