Scrivere email efficaci 18/09/2018

Obiettivi del corso Rafforzare le proprie abilità comunicative per preparare e scrivere e-mail efficaci Individuare e condividere delle regole d’oro da utilizzare nella comunicazione via e-mail 18/09/2018

Argomenti del corso Caratteristiche della comunicazione scritta La Netiquette Le email: elementi e struttura per rendere la comunicazione chiara ed efficace Identificazione di regole essenziali nella scrittura delle e-mail   18/09/2018

La Comunicazione (1/2) «Nei processi di comunicazione si immagina frequentemente di inviare delle informazioni che spesso vengono percepite come insieme di dati e come tali codificati e ri-codificati dagli interlocutori in una forma diversa dall’attesa. … Chi riceve messaggi mette in atto un processo percettivo, per molti aspetti autonomo, operato da categorizzazioni personali, filtri emotivi originali in grado di modificare o addirittura stravolgere il significato delle comunicazioni ricevute. “IL DIRE CHE COMPLICA IL COMUNICARE. Riflessioni su tecnologie e comunicazione” (Roberto Vaccani) 18/09/2018

La Comunicazione (1/2) «Le dinamiche di comunicazione interumana necessitano di continui aggiustamenti, chiarimenti, ri-sintonizzazioni affinché il detto si avvicini al percepito». “IL DIRE CHE COMPLICA IL COMUNICARE. Riflessioni su tecnologie e comunicazione” (Roberto Vaccani) 18/09/2018

Caratteristiche della comunicazione scritta CARATTERISTICHE COMUNICAZIONE ORALE SCRITTA Il messaggio dura nel tempo. . Possibilità di modificare, correggere, rielaborare Possibilità di controllare direttamente l’attenzione e la comprensione di chi riceve il messaggio. Possibilità di arricchire il messaggio attraverso le espressioni del volto, il tono della voce e la gestualità. Possibilità di riflettere per esprimersi meglio. Possibilità di sostituire le parole ed i termini. Possibilità, per chi riceve il messaggio, di riflettere su di esso per comprenderlo meglio. Il messaggio può essere frainteso Chi scrive può sempre correggere, cambiare interi pezzi, interrompersi fino a che riesce a rendere in modo efficace ciò che vuole dire. Chi scrive non ha un contatto diretto e immediato con il suo lettore Chi legge non può dialogare con chi scrive. 18/09/2018

Fattori di influenza Molti fattori concorrono alla riuscita o al fallimento della trasmissione del messaggio: Il rapporto tra noi e l’interlocutore ( personale e di ruolo) Gli obiettivi del messaggio Il contenuto Le scelte lessicali e di supporto Il feedback è l’unico elemento che ci consente di sapere se effettivamente il nostro messaggio è arrivato correttamente al destinatario. Ma quando non è possibile avere feedback? Usiamo accorgimenti per aumentare la possibilità di successo! 18/09/2018

Qual è il NOSTRO OBIETTIVO? Domande da porsi Prima di scrivere una e-mail quali domande ci poniamo? Qual è il NOSTRO OBIETTIVO? Che cosa dire? A chi dirlo? Perché dirlo? Come dirlo? Strategia di insieme Cosa voglio che i destinatari sentano, capiscano e ricordino? SENTIRE: terreno degli stati d’animo: noia,curiosità, interesse….. COMPRENDERE: info essenziali, elementi concreti, irrinunciabili, passaggi ….. RICORDARE: cosa resta al destinatario, il messaggio forte, idea chiave….. 18/09/2018

Elementi di guida Avere chiaro l’obiettivo della nostra comunicazione Usare una strutturazione che guidi nell’individuazione dei contenuti RILEVANTI. Sollecitare il ragionamento lineare e quello analitico Usare un lessico adatto al destinatario e comunque di cortesia e professionalità Stimolare la comprensione sintetica e globale 18/09/2018

Email complesse: Come procedere? (1/2) La comprensione del messaggio è connessa con la comprensione immediata del filo logico, dell’architettura, della connessione dei passaggi. Possiamo dividere il lavoro in due fasi una DIVERGENTE e l’altra CONVERGENTE. FASE DIVERGENTE FASE CONVERGENTE Definiamo l’articolazione del testo. Individuiamo le categorie e diamo un ordine sequenziale agli argomenti, Il tutto in funzione degli obiettivi e dei destinatari… Raccogliamo tutti gli elementi inerenti. Ci procuriamo gli ingredienti con cui misceleremo l’ e_mail….. Procediamo con associazioni logiche 18/09/2018

Email complesse: Come procedere? (2/2) La prima stesura: creazione del testo-base dal primo punto, seguendo lo schema di contenuti nell’ordine ipotizzato. La stesura del testo si effettua di getto per i diversi macro filoni. Rilettura e Correzioni: è preferibile effettuare questa operazione dopo una pausa, si affronterà il lavoro con distacco per individuare più facilmente incongruenze e imperfezioni 18/09/2018

Netiquette La netiquette è un neologismo nato dal vocabolo inglese network (rete) e quello di lingua francese étiquette (buona educazione). E’ un insieme di regole che disciplinano il comportamento di un utente di Internet nel rapportarsi agli altri utenti attraverso mezzi quali possono essere: newsgroup, chat, forum, blog,o email. 18/09/2018

Le parti essenziali Mittente: Selezionare il mittente da cui far partire la mail: account di gruppo o individuale Destinatari: Identificare i destinatari diretti da mettere in «TO» ed in «CC» in considerazione dei nostri obiettivi. La copia conoscenza nascosta (Ccn), detta anche copia carbone nascosta, traduzione dell'inglese blind carbon copy (Bcc), è particolarmente utile per rispettare la privacy se si deve inviare lo stesso messaggio a più destinatari che non si conoscono tra loro. Oggetto: descrivere brevemente in modo immediato il cuore del messaggio Contenuti: Strutturare la comunicazione in modo adeguato per ciascuna delle fasi: apertura, corpo, chiusura. 18/09/2018

Corpo della mail Fare una lista per paragrafi se ci sono più categorie o macro categorie. Utilizzare i bullet point o elenchi numerati se ci sono molte cose da dire. Descrivere il messaggio cruciale nelle prime righe della mail Usare un linguaggio cortese, chiaro, frasi brevi e comprensibili. Usare in modo appropriato le parole scritte in MAIUSCOLO.  Andare a capo spesso perché gli spazi bianchi delle interlinee aiutano la lettura. Usare grassetto, corsivo, sottolineature e colori in modo appropriato. Fare molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del proprio messaggio. con il passare del tempo chi riceverà le tue e-mail ignorerà il flag. 18/09/2018

Suggerimenti pratici Valutare quando sia effettivamente utile la ricevuta di ritorno. Usare il flag importante urgente in modo appropriato. Cercare di rispondere alle email mantenendo una struttura storica ordinata dei messaggi inviati e ricevuti "agganciandoli" uno dopo l'altro. La dimensione del messaggio da inviare non deve essere troppo grande (si possono inserire nel testo del messaggio dei link o degli allegati in formati diffusi come pdf o jpg, settati per la stampa ed eventualmente compressi). Attenzione alle lettere accentate e alla lunghezza del testo in una riga con il passare del tempo chi riceverà le tue e-mail ignorerà il flag. 18/09/2018

Suggerimenti pratici Leggere il proprio messaggio più volte prima di inviarlo. Leggere il messaggio del mittente approfonditamente prima di dare risposte affrettate. Salvare il proprio messaggio se è scritto di getto rileggendolo successivamente Chiediamoci se…. La mail è leggibile? Abbiamo usato frasi brevi, pochi incisi, eliminate le parole superflue e le frasi fatte? Le parole usate sono appropriate in considerazione dell’interlocutore? Dello stile desiderato? Del nostro obiettivo? La punteggiatura aiuta la comprensione del testo? Rileggere: impostazione globale, paragrafi, frasi e parole 18/09/2018

Scrivere e-mail efficaci Identifichiamo le 5 regole che riteniamo fondamentali e che vogliamo condividere con il resto dell’azienda. 18/09/2018 Gilda Romano per Arag