L’esperienza dell’Agenzia delle Entrate Urbino, 10 ottobre 2002 Dr. Salvatore Costa – Agenzia delle Entrate

Struttura dell’Amministrazione finanziaria Dal modello accentrato al modello per Agenzie –ENTRATE –Dogane –Territorio –Demanio Convenzione annuale con il Ministero dell’Economia e delle Finanze per il perseguimento dei fini istituzionali.

Quadro di contesto (1) Il passaggio alla natura di ente pubblico non economico pone nuove condizioni alle Agenzie Fiscali: la documentazione non scartabile dovrà essere conservata presso le Agenzie. Conservazione in archivi storici di documenti cartacei si aggiunge alla conservazione dei documenti per motivi giuridici e istituzionali.

Quadro di contesto (2) Gli spazi e i costi implicati sono notevoli. Progetti di reingegnerizzazione delle attività di conservazione. A chi imputare la funzione di conservazione? –Ipotesi: coordinamento centrale e attività periferica a cura dei responsabili di protocollo.

Quadro di contesto (3) Contributo dell’Archivio di Stato: –Definizione dei criteri con i quali vanno decisi gli scarti di archivio. Possibilità di intervento in fase di creazione della documentazione, con ottimizzazione dal punto di vista economico ed operativo.

La trasformazione da cartaceo a digitale Necessità di affrontare la stessa problematica per gli archivi elettronici. Pericolo di mancata classificazione per la documentazione elettronica non censita. –Censimento. Possibilità di definizione della politica di conservazione dell’oggetto digitale. –Conservazione centralizzata vs. regionale, in logica di ottimizzazione di costi e di sicurezza.

Conservazione a lungo termine Problematiche tipicamente digitali: –Conservazione e leggibilità nel tempo dei supporti informatici. Esigenze diverse a seconda dell’approccio alla conservazione: –Documenti prodotti da scanner. –Documenti strutturati (software di rappresentazione).

L’attività nell’Amministrazione Finanziaria SDSC ha dichiarato la disponibilità a sottoporre a test il trattamento a fini conservativi di archivi informatici prodotti da PP.AA. Italiane. Agenzia delle Entrate ha dato il suo assenso, fornendo un campione delle dichiarazioni mod. 750 – (Società di persone). Sperimentazione svolta a San Diego dal 23 al 26 settembre 2002.

I volumi in gioco DichiarazioneQuantità Modelli mln. Modelli 770 – Sostituti di imposta1,6 mln. Dichiarazioni IVA UNICO – Enti non commerciali UNICO – Persone fisiche14 mln. UNICO – Società di capitali UNICO – Società di persone1 mln.