Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi PFA “IMPLEMENTAZIONE DELLE FUNZIONI AMMINISTRATIVE DI S.C./DIPARTIMENTO: PROTOCOLLO INFORMATICO AZIENDALE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI” Parte Quarta Pietra Ligure e Savona 9 aprile – 11 giugno 2009 Prova Geom. Roberto Di Chio

Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti - OSPEDALE S. PAOLO Pad. Vigiola c/o Archivio Storico - TELEFONO e FAX : 019 840 4793 cell. : 334 6838898 Geom. Roberto Di Chio

CONSERVAZIONE e SICUREZZA DEI DOCUMENTI gli archivi di deposito Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi CONSERVAZIONE e SICUREZZA DEI DOCUMENTI - gli archivi di deposito Geom. Roberto Di Chio

Gli attuali depositi aziendali: Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Gli attuali depositi aziendali: - Albenga - Cosseria - Via Collodi - Presidi Ospedalieri Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi L’archivio di deposito gestisce e conserva la documentazione prodotta e/o acquisita dalla ASL 2 con meno di 40 anni di vita e non più necessaria all’espletamento delle pratiche correnti dell’Amministrazione. Prova Geom. Roberto Di Chio

L’ archivio di deposito deve garantire: Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi L’ archivio di deposito deve garantire: a) corretta conservazione deI documenti dell’Azienda (sia prodotti che acquisiti); b) possibilità di agevole fruibilità da parte dell’utenza, sia interna che esterna, del materiale archivistico Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Il rispetto delle regole previste nel manuale di gestione dei documenti garantisce: - una corretta conservazione anche sotto l’aspetto della sicurezza - una ricerca dei documenti precisa e veloce Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Per garantire un’adeguata conservazione dei documenti all’interno dell’archivio di deposito, occorre utilizzare le scatole di formato standard fornite dal magazzino aziendale Prova Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Per ridurre al minimo il rischio di distruggere documenti diversi da quelli autorizzati le scatole NON DEVONO potersi confondere le une con le altre Prova Geom. Roberto Di Chio

Le scatole devono essere: sigillate integre etichettate numerate Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi L’inscatolamento dei documenti non deve rappresentare una fase di pulizia periodica dell’ufficio, al contrario deve essere una fase di ordinamento della documentazione Le scatole devono essere: sigillate integre etichettate numerate Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi PER UNA RICERCA DI DOCUMENTI AGEVOLE E VELOCE OGNI SCATOLA DEVE ESSERE CORREDATA DI UN ELENCO DEI DOCUMENTI CONTENUTI Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi nel deposito gli ultimi piani delle scaffalature si trovano a 3 metri di altezza una scatola troppo pesante può rompersi e può mettere in pericolo la sicurezza degli addetti Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi L’archivio di deposito opera in stretta interdipendenza con tutte le strutture aziendali in relazione alla gestione da queste svolta della fase di archivio corrente Prova Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi L’ARCHIVIO CORRENTE Prova Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Ogni Ufficio, Reparto, Struttura deve dotarsi di un proprio archivio corrente adatto a garantire la conservazione e la sicurezza dei propri documenti Dalla gestione dell’ archivio corrente, infatti, dipende una buona parte dell'efficienza della Azienda e della sua amministrazione Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi La gestione dell’archivio corrente deve essere ordinata e non deve causare rischi di incendio e rischi per la sicurezza dei lavoratori Prova Geom. Roberto Di Chio

NON SONO ADATTI A CONTENERE ARCHIVI CORRENTI Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi le scrivanie i corridoi i bagni i terrazzi ecc. NON SONO ADATTI A CONTENERE ARCHIVI CORRENTI (salvo casi particolari dove la collocazione di armadi chiusi può garantire un’adeguata sicurezza) Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi LA PRIVACY ogni dipendente dell’azienda, qualunque sia il proprio ruolo e la propria funzione, deve garantire la riservatezza dei dati contenuti nei documenti dell’Azienda sia nell’ambito delle proprie specifiche competenze sia nel caso che la conoscenza dei medesimi sia avvenuta in modo casuale o fortuito Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi LA SICUREZZA Anche se non sembra evidente, la carta può far male Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi NON COLLOCATE SCATOLE, FALDONI E RACCOGLITORI IN POSIZIONI PRECARIE, SOPRATTUTTO NEI PIANI ALTI DELLE SCAFFALATURE O SOPRA GLI ARMADI La caduta accidentale può provocare danni alle persone, alle cose e ai documenti stessi Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi UNA SCATOLA MAL POSIZIONATA SE CADE SU UN’APPARECCHIATURA ELETTRICA QUANDO L’UFFICIO E’ CHIUSO PUO’ CAUSARE UN INCENDIO UNA APPARECCHIATURA ALLACCIATA ALLA RETE ELETTRICA PUO’ INCENDIARSI PER SURRISCALDAMENTO, CORTO CIRCUITO ECC. NON LASCIATE MAI CARTA O MATERIALE FACILMENTE INFIAMMABILE NELLE IMMEDIATE VICINANZE DI UNA APPARECCHIATURA Geom. Roberto Di Chio

Un documento mal conservato diventa anche pericoloso per la salute Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Un documento mal conservato diventa anche pericoloso per la salute Sulla carta si accumula polvere e nella polvere ci possono essere acari, batteri e virus Geom. Roberto Di Chio

POSSONO QUINDI ESSERE SMALTITI COME NORMALI RIFIUTI CARTACEI Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi i libri, le riviste, i giornali, le Gazzette Ufficiali, ecc. non sono oggetto di tutela della privacy e non appartengono al patrimonio archivistico POSSONO QUINDI ESSERE SMALTITI COME NORMALI RIFIUTI CARTACEI Geom. Roberto Di Chio

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi LE FOTOCOPIE, LE MINUTE DI DOCUMENTI, GLI APPUNTI, SE CONTENGONO DATI PERSONALI O SENSIBILI, DEVONO ESSERE DISTRUTTI GARANTENDO LA TUTELA DELLA PRIVACY Prova Geom. Roberto Di Chio

GRAZIE PER L’ATTENZIONE Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Fine della quarta parte: “La sicurezza nella conservazione dei documenti” GRAZIE PER L’ATTENZIONE Geom. Roberto Di Chio