ORGANIZZAZIONE AZIENDALE

Organizzazione INSIEME DI RISORSE ORIENTATE AL PERSEGUIMENTO DI UNA FINALITA’ COMUNE, IN UN COSTANTE RAPPORTO CON L’AMBIENTE DI RIFERIMENTO

IL GIURASSICO DELL’ORGANIZZAZIONE I primi problemi di organizzazione di persone nacquero nel giurassico quando si passò dalla caccia individuale alla caccia collettiva. Cacciando in più persone si poteva puntare ad animali più grandi come i mammuth. Ma occorreva una organizzazione con persone e mezzi per passare dagli avvistamenti, alla formazione delle squadre, ecc. Occorreva organizzare gli strumenti per la caccia (corde, lance) e le tecniche di caccia Occorreva dividere il lavoro tra i battitori, gli urlatori, il capo spedizione, gli uomini in prima linea, ecc E poi … come dividere il bottino: in parti uguali, in base all’anzianità, in base al rischio, ecc Chi era il capo della spedizione: il più anziano, il più forte, il più esperto, ecc

Identificare un’organizzazione Per definire il concetto di organizzazione cominciamo a pensare a delle entità organizzate: la famiglia la scuola una squadra sportiva una comunità religiosa un circolo culturale un centro commerciale la Fiat La borsa valori

Definire l’organizzazione Un insieme di: Persone Strutture e materiali collegati e coordinati deliberatamente Ben individuabile nei suoi confini Opera senza soluzione di continuità Opera per il raggiungimento di uno o più obiettivo comuni

Una classificazione di organizzazione In base all’obiettivo Economico: l’impresa opera in tal caso secondo le regole della massima efficienza per il raggiungimento del miglior risultato possibile Non economico (associazioni umanitarie, etiche…): imprese cosiddette “non profit” che possono però far ricorso alla dimensione economica come strumento gestionale Altri tipi di obiettivi: sociali, politici…

Scopo dell’organizzazione Perseguire una finalità comune a tutta l’organizzazione (da non confondere con l’obiettivo, ad esempio, economico): un obiettivo primario che va individuato soprattutto in relazione all’ambiente in cui essa stessa opera: tale obiettivo è la “missione” per la quale l’organizzazione esiste e “deve essere perseguito anche a costo di compromettere l’esistenza della stessa organizzazione” (Rice, 1963)

Concetto di organizzazione Insieme di risorse orientate al perseguimento di una finalità comune,mission in continuo rapporto di evoluzione con l’ambiente operativo

L’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE IL SISTEMA

IL SISTEMA La parola "sistema" indica un insieme di oggetti o di persone collegati tra di loro e tra loro interdipendenti. Catena di montaggio Classe scolastica Un insieme di persone che si organizzano tra loro costituiscono un sistema

L’Organizzazione Aziendale Il sistema azienda si fonda e si identifica nella definizione di Organizzazione (connotazione utilizzata spesso, soprattutto nei paesi anglossassoni, come sinonimo stesso del termine “Azienda”). In ambito aziendale possiamo però rilevare almeno altri due concetti riconducibili al termine “organizzazione”: Il processo attraverso il quale le persone con il loro lavoro e la razionalizzazione dello stesso conseguono la gestione ottimale del sistema aziendale La funzione aziendale che svolge il processo di organizzazione stessa. Ai fini dello studio della sua organizzazione, l'azienda può essere considerata un sistema socio-tecnico, ossia costituito da * persone (le risorse umane che costituiscono l’organismo personale dell'azienda); * tecnologie (mezzi strumentali e know how). In funzione delle opportunità fornite dall’ambiente esterno e tenendo conto dei vincoli dal medesimo posti, l’azienda definisce i propri obiettivi. Dall’interazione tra risorse umane e tecnologie deriva il comportamento aziendale, rivolto al raggiungimento degli obiettivi, che produce dei risultati.

L’azienda Se consideriamo ora una azienda, cioè l'insieme dei beni che servono all'imprenditore per la sua impresa, anche una azienda deve essere organizzata; per cui l'organizzazione aziendale  sarebbe l'insieme dei componenti che rendono possibile il funzionamento di una azienda. L'azienda non è solo persone, macchine, energie, denaro ecc. senza relazioni tra di loro, ma l'insieme organizzato in modo da realizzare uno scopo. La organizzazione aziendale indica, quindi, proprio i comportamenti e le relazioni che devono avere gli elementi di una azienda, in modo da realizzare lo scopo.

CARATTERISTICHE DELL’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE 1 - La suddivisione del lavoro fra più persone, la suddivisione del potere, cioè del comando, la suddivisione delle responsabilità; tali suddivisioni servono per raggiungere in modo ottimale gli scopi prefissati. 2 -La presenza di un centro di potere o di più centri di potere, cioè di una persona o un ente che emana le direttive e controlla che le direttive siano eseguite. 3 - La sostituibilità del personale che fa parte della organizzazione, quando questo si mostri inadeguato o inefficiente.

EFFICACIA ED EFFICIENZA DI UN’ORGANIZZAZIONE Una organizzazione è efficace se raggiunge gli scopi previsti, in quanto l'efficacia è proprio il rapporto tra risultati raggiunti e risultati previsti. Ma l'organizzazione aziendale deve essere anche efficiente, cioè non deve sprecare né persone, né denaro, né risorse. Cioè a parità di risultati ottenuti una organizzazione efficiente è quella che consente di ottenere o risultati migliori di quelli previsti o gli stessi risultati con minore utilizzo di energie.

LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA Compito La parola "compito" sta a significare un insieme di attività elementari, collegate tra di loro e necessarie per svolgere una certa attività di una impresa. Esempio. 1 - Compilare una fattura è un compito; 2 - Accendere un impianto e prendersi la responsabilità del suo funzionamento è un compito; 3 - In un sistema classe un compito del rappresentante di classe è quello di partecipare alle riunioni del Consiglio di Classe;

LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA Mansione Se uniamo più attività elementari che deve compiere una certa persona, cioè se uniamo tutti i compiti di una certa persona, otteniamo la mansione. In ogni impresa esiste un mansionario, cioè un manuale in cui sono indicati i compiti di ciascuno. I lavoratori hanno diritto di essere adibiti alle mansioni per le quali sono stati assunti. Esempio 1 - Tecnico in una industria è una mansione. 2 - Professore in un sistema classe è una mansione. 3 - Commessa in un supermercato è una mansione.

compito mansione compito compito Operazione elementare

LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA Organo o unità organizzative Se considero l'insieme di tutte le persone che hanno le stesse mansioni nella stessa impresa ottengo un organo, cioè l'organo è l'insieme delle persone che hanno le stesse mansioni. In una società esiste l'Assemblea dei soci, che è un organo. In una grande impresa commerciale esiste la Direzione Acquisti o la Direzione Vendite, che sono degli organi.

LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA Insieme di persone che svolgono la stessa mansione: Unità organizzative Insieme di compiti svolti da un dipendente: mansioni Attività elementari: compiti u.o. u.o. u.o.

JOB ANALYSIS ESAME DELLE POSIZIONI DI LAVORO JOB DESCRIPTION Esposizione scritta ed analitica di compiti, metodi attrezzature, collegamenti JOB DESCRIPTION

IL RUOLO ASPETTI OGGETTIVI ASPETTI SOGGETTIVI interazione PROFESSIONALITA’ COMPETENZE ASPETTATIVE COMPITI MANSIONI RUOLO

Obiettivo fondamentale IL RUOLO IL CONCETTO DI RUOLO: sistema di norme e di aspettative che convergono su una persona in quanto occupa una determinata posizione in una rete di relazioni sociali IL CONCETTO DI RUOLO ORGANIZZATIVO: spazio di attività affidato ad una persona che occupa una determinata posizione all’interno del sistema organizzativo e definito da un obiettivo fondamentale Area innovativa Area discrezionale Area prescritta Obiettivo fondamentale

AREA PRESCRITTA L’ORGANIZZAZIONE HA GIA’ SVOLTO UNA QUOTA DI ANALISI E DI RAZIONALIZZAZIONE DELL’ATTIVITA’ DI QUEL RUOLO E REGOLA I COMPORTAMENTI DELLE PERSONE CHE LO RICOPRONO parte direttamente collegata all’obiettivo aziendale Si formalizzano procedure, regole, mezzi e tempi di attività Il livello sovraordinario padroneggia i contenuti di questa parte dei ruolo Non è mai pari a 0 Non è mai la totalità del sistema Area innovativa Area discrezionale Area prescritta

AREA DISCREZIONALE L’ORGANIZZAZIONE AFFIDA L’INCARICO DI LEGGERE ED INTERPRETRARE FENOMENI, SITUAZIONI, ELEMENTI, DATI ED INFORMAZIONI AL FINE DI INDIVIDUARE QUALI COMPORTAMENTI SIANO PIU’ ADATTI A PERSEGUIRE L’OBIETTIVO FONDAMENTALE DI RUOLO non va confusa con il concetto di indipendenza Non coincide con il potere decisionale del ruolo Non è un’area facoltativa Più è elevata quest’area più è necessario che chi ricopre il ruolo padroneggi e condivida l’obiettivo fondamentale e sia in possesso di un elevato livello professionale Area innovativa Area discrezionale Area prescritta

AREA INNOVATIVA CONSISTE NELLA RICERCA DI COME ASSOLVERE L’OBIETTIVO FONDAMENTALE DI RUOLO MODIFICANDO E RIPROGETTANDO I “COME” E LE METODOLOGIE ha la caratteristica di non essere prescrittiva (al massimo incoraggiata e favorita) La negoziazione e la delega vanno intese in senso limitativo, per fissare i confini ammessi (fin a dove si può arrivare) Area innovativa Area discrezionale Area prescritta

L’organizzazione è la naturale conseguenza della divisione del lavoro Alla luce di quanto detto possiamo integrare il concetto di ORGANIZZAZIONE con nuovi elementi: L’organizzazione è la naturale conseguenza della divisione del lavoro dove gli sforzi individuali sono opportunamente organizzati e combinati tra loro per il raggiungimento dell’obiettivo comune, si ottengono vantaggi in termini di EFFICIENZA ed EFFICACIA L’organizzazione è quindi un limite all’iniziativa individuale in termini di regole, strutture e ruoli da rispettare Il raggiungimento dell’equilibrio tra autonomia individuale ed adeguamento alla disciplina organizzativa è un obiettivo in continua evoluzione che cambia al mutare degli obiettivi e del contesto di riferimento

CARATTERISTICHE DELLE ORGANIZZAZIONI DIVENTANO SCOPI PERSONE CONVENZIONI E REGOLE L’organizzazione è un insieme di risorse orientate al perseguimento di una finalità comune con regole, piani, sistemi e strutture istituti per raggiungere tale scopo in un rapporto di continua evoluzione con l’ambiente esterno.

Variabili in gioco L’azienda è quindi un sistema aperto, risultante delle attività di tutta una serie di sottosistemi coerenti fra loro e con obiettivi comuni: sui vari sottosistemi intervengono variabili d’ambiente e variabili interne

Variabili d’ambiente Mercato: domanda (cosa, quanto e a che prezzo) quote di mercato, livelli ed ambiti di competizione, strategie prodotti concorrenti, prodotti sostitutivi Tecnologie: gradi di utilizzo nel settore, grado di dipendenza dalla tecnologia, grado di complessità, stadio del ciclo di vita, frequenza di innovazione Istituzionale: assetto politico, sistema di governo e legislativo, enti locali

Variabili d’ambiente Sociale: conflittualità, pressioni su inquinamento, onestà, trasparenza, composizione e bisogni delle parti sociali, aspettative e stili di vita Economico-Finanziario: costo del denaro, congiuntura economica, economia locale, influenza di altri ambiti economici, mercato dei cambi

Variabili interne Strategie: come perseguire la missione aziendale, costruire dei sotto obiettivi Strutture: Modello organizzativo, ruoli, deleghe, accentramento e decentramento Meccanismi operativi: Procedure, regole di funzionamento, processi di pianificazione, sistemi informativi, formazione e addestramento Risorse umane: tipologia, competenze e livello professionale, valori, specializzazione, motivazione, quantità

Variabili interne Comportamenti organizzativi: stili di guida, atteggiamenti (verso il rischio, il tempo, le norme, i risultati …), gestione dei conflitti Sistema premiante: criteri di valutazione, promozione, sviluppo, incentivazione, valori premianti

ORGANIZZAZIONE obiettivi di profitto Obiettivi sociali AMBIENTE ESTERNO COMPLESSO CARATTERISTICHE: Veloce e turbolento Discontinuo Imprevedibile Molteplice ed eterogeneo OFFERTA DI PRODOTTI E SERVIZI UTILI AL SODDISFACIMENTO DI ALCUNI BISOGNI MISSIONE ORGANIZZAZIONE ORGANIZZAZIONE obiettivi di profitto Obiettivi sociali Obiettivi politici Obiettivi etici ecc PREZZI E ALTRI RICONOSCIMENTI

Caratteristiche dell’ambiente esterno: COMPLESSITA’ VELOCITA’ DISCONTINUITA’ IMPREVEDIBILITA’ MOLTEPLICITA’ CIRCOLARITA’ CONTRADDITORIETA’

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 1 VELOCITA’ Cambiamenti sempre più veloci, cicli di vita dei prodotti sempre più brevi La diffusione dell’informatica e delle telecomunicazioni spinge tutti i campi verso il “tempo reale” Economia sempre più finanziaria, i tempi di risposta tendono a 0

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 2 DISCONTINUITA’ Il presente ed il futuro sono sempre meno funzione del passato Le previsioni basate sull’analisi delle tendenze non sono più realistiche ma “tendono a diventare esercizi di stile”

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 3 IMPREVEDIBILITA’ Il numero delle variabili in gioco e la loro interdipendenza tendono a rendere sempre meno prevedibile il futuro Migliorano gli strumenti di comunicazione e di analisi, ma si riduce la capacità di prevedere gli effetti delle scelte organizzative

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 4 MOLTEPLICITA’ Terzializzazione, esternalizzazione, delocalizzazione … Quali sono i confini dell’organizzazione, chi “è dentro” e chi “è fuori”? Aumenta il numero dei portatori di interesse (stakeholders) nei confronti delle organizzazioni Aumenta il numero di soggetti in gioco

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 5 CIRCOLARITA’ E’ sempre più difficile identificare relazioni causa – effetto chiare I processi lineari tendono a divenire circolari Azienda – cliente – azionista Cittadino - utente

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 6 CONTRADDITTORIETA’ Qualità – prezzo Efficienza – efficacia Sicurezza – flessibilità Strategia di lungo periodo – reattività di breve termine

Organizzazione L’organizzazione è un sistema composto da più variabili tra di loro interconnesse ed interdipendenti. Non esiste un modello organizzativo ottimale, ma l’organizzazione è efficace solo se è coerente con l’esterno e se le sue variabili interne si adattano continuamente ai cambiamenti delle variabili esterne