Mondovì, 17 maggio 2010 IL LAVORO DEI TAVOLI TEMATICI: LA DEFINIZIONE DI AZIONI COERENTI CON LE PRIORITÀ a cura di: Dott. Marco Bertocchi: Consulente Labser s.r.l., Cultore della materia in “Temi speciali di bilancio e bilancio sociale” presso la Facoltà di Economia dell’Università degli Studi di Brescia.

Obiettivi dell’incontro 1 L’avvio dei lavori: le priorità individuate dal tavolo politico istituzionale 2 Le modalità organizzative e il piano di lavoro 3 Strumenti a supporto del lavoro dei tavoli tematici – La scheda di azione

1 L’avvio dei lavori: le priorità individuate dal tavolo politico istituzionale

Dal contesto alle priorità Politica: famiglia e minori Contesto Punti di forza Punti di debolezza Opportunità Minacce Tavolo politico/ ufficio di piano Bisogni e priorità Tavolo politico Ufficio di piano/ tavoli tematici Azioni

I Tavoli tematici, le politiche e le priorità da affrontare Politica Tavolo tematico Categorie di utenza Priorità individuate dal Tavolo politico Famiglia e minori Tavolo “Famiglia e minori” Famiglia Minori Giovani Interventi a sostegno delle famiglie, con particolare riferimento alle famiglie numerose Interventi e servizi per rispondere ai bisogni dei nuovi adolescenti Nuovi servizi e nuove reti per rispondere ai bisogni: prima infanzia

I Tavoli tematici, le politiche e le priorità da affrontare Politica Tavolo tematico Categorie di utenza Priorità individuate dal Tavolo politico Anziani Tavolo “Anziani” Qualificare il lavoro delle professioni rivolte agli anziani non autosufficienti (formazione e aggiornamento professionale, sinergie tra case di riposo, case di riposo – ASL, ecc.) Promuovere l’aggregazione sociale della popolazione anziana attiva, valorizzandola come risorsa Conoscere i servizi e la rete per contrastare le situazioni di disagio degli anziani (mappatura delle iniziative, creazione di una rete per ottimizzare le risorse, trovare finanziamenti, sviluppare politiche abitative adatte) Sostenere e supportare la permanenza a domicilio degli anziani, anche dei centri montani (estendere i servizi a domicilio - pasto, trasporto, lavanderia, prestito libri, trovare soluzioni per il sostegno ed il sollievo delle famiglie )

Priorità individuate dal Tavolo politico I Tavoli tematici Politica Tavolo tematico Categorie di utenza Priorità individuate dal Tavolo politico Disabili Tavolo “Disabili” Rafforzare l’integrazione tra ASL, Scuola, Comuni, Consorzio, privato sociale, famiglie, per trovare risposte integrate al sollievo delle famiglie con minori disabili gravi da 0 a 16 anni. Tempo libero e occupazionale per le persone disabili, valorizzando iniziative già in atto sul territorio Programmare attività di rilevazione della domanda non espressa e per l’identificazione precoce dei casi di disabilità/disturbi pervasivi dello sviluppo attraverso il coinvolgimento della rete di attori coinvolti. Povertà ed inclusione sociale Tavolo “Adulti, povertà ed inclusione sociale” Dipendenze Salute mentale Immigrati Emarginazione e disagio adulti Studiare soluzioni per agevolare l’inserimento o il reinserimento lavorativo Collaborare nelle Politiche della casa, in relazione alle opportunità disponibili Qualificare l’aiuto attraverso strumenti per il controllo della situazione familiare oltre l’ISEE

I Tavoli tematici, le politiche e le priorità da affrontare Politica Tavolo tematico Categorie di utenza Priorità individuate dal Tavolo politico Governance della rete dei servizi Ufficio di Piano Multiutenza Consolidare le risposte in tema di accessibilità della rete dei servizi Sviluppare forme specifiche di coordinamento tra Enti/Istituzioni e Privato Sociale per la messa in rete dei servizi che vengono attuati sul territorio Sulle azioni trasversali, l’Ufficio di piano effettuerà proposte di azione lavorando in modo analogo ai tavoli tematici

Il piano di lavoro e le modalità organizzative 2 Il piano di lavoro e le modalità organizzative

Le azioni del piano di zona: dalla definizione all’attuazione Individuazione delle priorità Approfondimento delle priorità Le azioni del piano di zona: dalla definizione all’attuazione Definizione delle proposte di azione Tavolo politico istituzionale Progettazione di massima delle azioni Tavoli tematici Validazione tecnica – bozza PDZ Tavoli tematici Validazione politica – approvazione PDZ Tavoli tematici Progettazione operativa delle azioni Ufficio di piano Attuazione delle azioni Tavolo politico istituzionale – Assemblea dei Sindaci Gruppi di azione Gruppi di azione

Il piano di lavoro di massima Le proposte di azione: il lavoro dei tavoli tematici 27/4/10 Entro metà maggio 2010 Entro il 30/06/10 Entro metà luglio 2010 Costituzione dei tavoli 1° incontro operativo Approfondimento tematiche – Definizione azioni ed obiettivi Progettazione di massima delle azioni Inoltro delle proposte di azione all’Ufficio di piano

Il piano di lavoro: fasi, attività, tempi e output previsti

La composizione dei Tavoli tematici: l’individuazione del coordinatore Ogni Tavolo è composto da: Soggetto Nomina Ruolo Un Coordinatore di Tavolo Nominato dai componenti del tavolo tematico nel primo incontro Coordina gli incontri e i lavori del Tavolo; Fa da moderatore alle discussioni all’interno del Tavolo, assumendo un ruolo neutrale ed imparziale; Verifica il rispetto del piano di lavoro; Risponde all’Ufficio di Piano sull’andamento dei lavori del proprio Tavolo. Componenti permanenti Ciascun componente dell’UdP nomina i referenti dei tavoli per la propria categoria Ciascun referente partecipa ai lavori del Tavolo portando i contributi e i punti di vista della propria categoria, in merito alle tematiche trattate; Garantisce il raccordo con le organizzazioni della propria categoria direttamente coinvolte nel Tavolo Referenti aggiunti Ogni tavolo può individuare alcuni referenti su tematiche specifiche. Il referente aggiunto partecipa solo ad incontri specifici, quando la propria competenza e il proprio apporto sono ritenuti determinanti per la soluzione delle problematiche affrontate nel tavolo.

Le modalità di lavoro dei tavoli tematici Ciascun Tavolo è composto da una decina di referenti permanenti. Ogni Tavolo definisce il proprio ordine del giorno per la riunione successiva. Agli incontri dei tavoli tematici partecipa la Segreteria di piano, con compiti di supporto metodologico e verbalizzazione. Il Tavolo può decidere di convocare ulteriori referenti e professionisti esterni competenti sulle tematiche che verranno specificamente affrontate nell’ordine del giorno Il ricorso a referenti aggiunti e professionisti esterni può essere ritenuto utile nella definizione delle proposte di azione. Le decisioni vengono assunte dalla maggioranza assoluta dei componenti permanenti del Tavolo. Gli eventuali referenti aggiunti e professionisti esterni convocati negli incontri per la discussione delle tematiche specifiche, partecipano con funzione meramente consultiva e non intervengono nelle decisioni finali del Tavolo.

Le modalità di lavoro dei tavoli tematici Alcuni suggerimenti per l’organizzazione del lavoro Suddividere il lavoro in sottogruppi nell’ambito del tavolo tematico Privilegiare il lavoro “a distanza”, soprattutto nella fase di approfondimento delle priorità Prevedere incontri collegiali del tavolo in momenti intermedi significativi, per la condivisione del lavoro svolto dai diversi gruppi e per la validazione finale delle proposte di azione da trasmettere all’UDP Mantenere traccia di tutte le attività e di tutte le persone contattate, sia per quanto riguarda le riunioni del tavolo, sia per le attività “a distanza” Valorizzare l’apporto dei “referenti aggiunti”, soprattutto nelle fasi di approfondimento delle priorità Mantenere un raccordo costante con il coordinatore di tavolo e con l’Ufficio di piano

3 Strumenti a supporto del lavoro dei tavoli tematici – La scheda di azione

Definire le azioni: gli elementi da presidiare e gli strumenti Quante azioni e quali? Capire il contesto: Focalizzare la tematica individuata (quali informazioni?) Definire con chiarezza i beneficiari (il target di riferimento) e gli altri portatori di interessi in gioco Valutare lo scenario di riferimento (punti di forza e di debolezza, opportunità e rischi) Definire l’impatto atteso dall’azione e le attività strumentali per raggiungerlo Individuare indicatori per valutare e monitorare l’azione La scheda di azione e le informazioni fornite

Per introdurre cambiamenti in un dato contesto 1. Quante azioni e quali? Individuare una azione per ogni priorità Azione Un insieme di attività tra loro correlate Svolto da più soggetti che lavorano insieme Per un periodo di tempo definito Con risorse limitate Per introdurre cambiamenti in un dato contesto Azioni di mantenimento (razionalizzazione e/o riformulazione) dell’esistente Azioni di potenziamento (qualitativo o quantitativo) Azioni di innovazione Azioni di salute Azioni di sistema

2. Capire il contesto: focalizzare la tematica individuata Analizzare i risultati del lavoro del Tavolo politico (Perché queste priorità?) Raccogliere informazioni per circoscrivere i problemi Analizzare il contesto normativo ed istituzionale di riferimento Sentire testimoni “privilegiati” presenti sul territorio (utenti, professionisti, ecc.) Verificare la presenza di “best practice” sul tema individuato, nei territori limitrofi e oltre

2. Capire il contesto: mappare i portatori di interessi Priorità: riqualificare lo sportello immigrati Sportello immigrati Cooperative sociali Risorse Risultati Immigrati Associazioni di volontariato sociale Rete di servizi Centro sociale Y Questura Centro per l’impiego Imprese Comuni X e Y

2. Capire il contesto: l’analisi SWOT Analisi del contesto Analisi Interna Analisi Esterna Punti di forza Punti di debolezza Minacce Opportunità MATRICE SWOT Da effettuare per ogni priorità individuata

2. Capire il contesto: l’analisi SWOT Aspetti positivi che caratterizzano la rete dei servizi e ne rappresentano le intrinseche specificità Aspetti negativi che caratterizzano la rete dei servizi e ne rappresentano le intrinseche specificità aspetti POSITIVI NEGATIVI Punti di forza Punti di debolezza INTERNO ambiente Opportunità Minacce ESTERNO Rischi (minacce) potenziali e/o future che possono generare aree di crisi, ostacolando processi di sviluppo Leve (opportunità) potenziali e/o future in grado di generare vantaggi e occasioni di sviluppo

2. Capire il contesto: l’analisi SWOT Priorità: riqualificare lo sportello immigrati PUNTI DI FORZA PUNTI DI DEBOLEZZA Professionalità del personale utilizzato Raccordo con la questura per il supporto al disbrigo di pratiche Incremento costante degli accessi al servizio – valutazione positiva da parte dell’utenza Scarsa visibilità del servizio, e dei risultati ottenuti, nei confronti dei cittadini Sistemi informativi scarsamente integrati Mancanza di spazi per i colloqui individuali Scarso rilievo alle iniziative di promozione dell’integrazione sul territorio Interesse del centro per l’impiego allo sviluppo di nuove sinergie Centro sociale Y: risorse e capacità per interventi di integrazione sul territorio Interesse del volontariato ad un coinvolgimento più strutturato Incremento dei fenomeni di criminalità legati all’immigrazione, soprattutto in alcuni quartieri della città Scarsa disponibilità dei comuni all’investimento di ulteriori risorse a finanziamento dello sportello Scarsa sensibilità delle imprese del territorio OPPORTUNITÀ MINACCE

3. Definire l’impatto atteso che si vuole ottenere con l’azione Utilizzare la SWOT come spunto per capire quali obiettivi porsi Priorità: riqualificare lo sportello immigrati PUNTI DI FORZA PUNTI DI DEBOLEZZA Affrontare Evitare Promuovere una maggiore visibilità del servizio nei confronti dei cittadini, anche sensibilizzando la stampa locale Investimenti sui sistemi informativi e strutture, a causa della carenza di risorse MINACCE Sfruttare Trasformare OPPORTUNITÀ Sperimentare la collaborazione con il centro sociale su progetti di integrazione Estendere il ricorso a volontari, anche per l’attuazione di progetti di integrazione Potenziare il raccordo con il centro per l’impiego per sensibilizzare le imprese

3. Definire l’impatto atteso che si vuole ottenere con l’azione Target di riferimento (Quantificare e delimitare i beneficiari dell’azione) Fine (Obiettivo dell’azione): Definire l’obiettivo che si intende raggiungere mediante l’azione Definire il cambiamento che si vuole realizzare mediante il raggiungimento dell’obiettivo dell’azione Impatto atteso Identificare gli stakeholder che possono dare un contributo al raggiungimento dell’obiettivo dell’azione Soggetti coinvolti Mezzo (attività strumentali al raggiungimento dell’obiettivo finale): Chiarire quali attività possono essere messe in atto da ogni stakeholder per il raggiungimento dell’obiettivo dell’azione

3. Definire l’impatto atteso che si vuole ottenere con l’azione Obiettivo Attività Attività Attività Attività Mezzi

4. Individuare indicatori per valutare e monitorare l’azione Target di riferimento (Quantificare e delimitare i beneficiari dell’azione) Fine (Obiettivo dell’azione): Definire l’obiettivo che si intende raggiungere mediante l’azione Definire il cambiamento che si vuole realizzare mediante il raggiungimento dell’obiettivo dell’azione Impatto atteso Individuare indicatori di supporto alla valutazione dell’impatto atteso ed effettivo dell’azione Indicatori di impatto Identificare gli stakeholder che possono dare un contributo al raggiungimento dell’obiettivo dell’azione Soggetti coinvolti Mezzo (attività strumentali al raggiungimento dell’obiettivo finale): Chiarire quali attività possono essere messe in atto da ogni stakeholder per il raggiungimento dell’obiettivo dell’azione Individuare indicatori in grado di supportare il monitoraggio delle attività previste nell’azione Indicatori di output

5. La scheda di azione: elementi generali Una cartella di lavoro excel per ogni azione, che supporta tutte le fasi: progettazione, attuazione, monitoraggio e valutazione Fase Fogli di lavoro Soggetti Definizione e progettazione di massima Scheda descrittiva azione SWOT Bisogni Cronogramma di massima Dati finanziari Gruppo di azione Tavoli tematici Progettazione operativa e monitoraggio Gruppo di azione Attività Risorse umane Risorse logistiche Risorse finanziarie Gruppi di azione Valutazione Valutazione Scheda di sintesi Gruppi di azione Tavoli tematici