La Contabilità economico-patrimoniale: dalla teoria di base a U-gov CO Monia Bilotti Anna Luce Giorgi Università di Roma La Sapienza, 21 – 22 – 23 febbraio 2012

Agenda: Cos’è la Contabilità economico-patrimoniale (COEP)? I ferri del mestiere Alcuni esempi di registrazioni in partita doppia 4) L’applicazione in U-Gov CO.

Motivazione e Definizione 1) Cos’è la COEP? Motivazione e Definizione La COEP in senso ampio, aziendalistico: Contabilità Generale & Contabilità Analitica Il budget e il bilancio d’esercizio

1) Cos’è la COEP? Motivazione e Definizione Prima il perchè…l’evoluzione della norma verso la COEP 2008 - Linee guida del Governo alle università: Incentivare la COEP quale STRUMENTO CONOSCITIVO ESSENZIALE PER GLI ATENEI, IL MIUR e gli interlocutori esterni 2009 – Legge su contabilità e finanza pubblica, n. 196, art. 2, comma d: AFFIANCAMENTO, a fini conoscitivi, al sistema di contabilità finanziaria di un sistema e schemi di contabilità economico-patrimonale 2010 – Riforma universitaria, Legge n. 240, art. 5, comma 4: INTRODUZIONE di un sistema di contabilità economico-patrimoniale e analitica…

1) Cos’è la COEP? Motivazione e Definizione Contabilità generale (Co.Ge) = rileva e registra i fatti di gestione dell’azienda in un determinato periodo amministrativo Sistema di scritture fondato sul metodo della partita doppia per la rilevazione di ogni evento gestionale, che ha come obiettivo la costante misurazione del reddito di esercizio e del capitale di funzionamento. dalle due teorie contabili: il sistema del reddito (Gino Zappa – anni ‘30) il sistema patrimoniale (Fabio Besta – primi ‘900)

1) Cos’è la COEP? due definizioni base IL PATRIMONIO (O CAPITALE) è la ricchezza di un ente espressa in termini monetari in un certo istante (variabile di stock, legata a un preciso istante di tempo, 1/1 o 31/12) IL REDDITO esprime l’aspetto dinamico della ricchezza, ne misura la variazione in un determinato arco temporale avvenuta attraverso la gestione (variabile di flusso)

1) Cos’è la COEP? I fondamenti del Bilancio CO.GE: analizzare l’Azienda Università nel suo complesso, sotto 2 aspetti (per gli stakeholders) Situazione reddituale Costi Ricavi Valore delle risorse utilizzate nel processo produttivo universitario Valore delle risorse che affluiscono per consentire il processo produttivo Situazione patrimoniale Impieghi Fonti Proprietà e diritti a riscuotere Raccolta delle fondi di investimento

1) Cos’è la COEP? Motivazione e Definizione CO.AN: analizzare l’Azienda Università nei suoi “reparti” strategici (per l’interno) Contabilità analitica (Co.An) = insieme delle determinazioni economico-quantitative mediante le quali si calcolano i costi e i ricavi di particolari “oggetti”, individuabili all’interno del sistema azienda. Ha la funzione di dettagliare quanto registrato con la contabilità generale, con l’indicazione della destinazione (per gli acquisti) o della provenienza (per le vendite).

1) Cos’è la COEP? Sintesi sulla COEP La COEP, quindi, focalizza il processo di misurazione dei costi/ricavi e consente di ottenere le seguenti informazioni: la determinazione del Risultato Economico d’Esercizio (Contabilità Generale) la misurazione dei costi di gestione relativi a specifiche unità organizzative, i Centri di responsabilità e aree di attività (Contabilità Analitica). Centri di responsabilità: oggetto di imputazione di costi/ricavi (in genere corrisponde a un’unità organizzativa che consuma risorse/produce profitti), Attività: finalità produttive per le quali vengono consumate risorse o prodotti profitti (Didattica, Ricerca, ecc)

1) Cos’è la COEP? Contabilità Generale & Contabilità Analitica CO.GE. CO.AN. Unità di analisi Tutto l’ateneo / una o tutte le Unità Economiche Tutto ateneo / tutte le Unità Analitiche Voci rilevate Tutti i conti per tutti i fatti amministrativi Solo costi / ricavi riferiti alle Unità Analitiche Logica Natura delle voci (origine dei fattori: salari, costi di gestione, ecc) Destinazione delle voci (Centri di responsabilità, attività, corsi, ecc) Utilità Consuntiva Preventiva e Consuntiva Risultato Bilancio unico / Bilancio della Unità Economica Budget e Scostamenti (a consuntivo) Sistema di scritture Partita doppia Partita unica Destinatari Verso l’esterno (contabilità ufficiale) Organi di governo (contabilità interna)

I quattro salti culturali: 1) Cos’è la COEP? I quattro salti culturali: dal concetto di ENTRATA/SPESA (esborso/introito monetario riferito ad un acquisto/finanziamento) stanziato su un preventivo finanziario al concetto di COSTO/RICAVO (valore delle risorse utilizzate/prodotte nell’anno) programmato in un budget

Es: pagamento di spesa per “Acquisto materiale di consumo” 1) Cos’è la COEP? dalla PARTITA UNICA Es: pagamento di spesa per “Acquisto materiale di consumo” alla PARTITA DOPPIA Es: voce di COSTO “Acquisto materiale di consumo” A “Debiti v/fornitori”

AVANZO DI AMMINISTRAZIONE 1) Cos’è la COEP? condizione essenziale per l’esistenza di qualsiasi ente pubblico e privato nel medio/lungo perioso: dal concetto di AVANZO DI AMMINISTRAZIONE (concepito sulla sola logica finanziaria, di cassa o di competenza) al concetto di EQUILIBRIO ECONOMICO COSTI DI COMPETENZA = RICAVI DI COMPETENZA

BUDGET ECONOMICO E DEGLI INVESTIMENTI 1) Cos’è la COEP? dal BILANCIO FINANZIARIO al BUDGET ECONOMICO E DEGLI INVESTIMENTI come già enunciato dalla norma qui di seguito…

1) Cos’è la COEP? Motivazione: bozza decreto attuativo L. 240/2010 Il quadro informativo economico-patrimoniale delle Università è rappresentato da: il bilancio unico d’ateneo che considera il fabbisogno economico corrente e gli investimenti dell’ente, sia in fase previsionale (budget), che in fase consuntiva secondo principi e schemi di Stato partimoniale (SP) e Conto Econico (CE) il bilancio unico d’ateneo deve essere strutturato coerentemente con la propria articolazione organizzativa

1) Cos’è la COEP. Motivazione: Decreto n 1) Cos’è la COEP? Motivazione: Decreto n. 91/2011, in attuazione della L. 196/2009 Il quadro normativo della riforma Gelmini, specifico per le Università, si sta formando in linea con i decreti attuativi della Legge di Contabilità e Finanza Pubblica: I principi di “COMPETENZA ECONOMICA” e di “BUDGET ECONOMICO” sono concetti già in vigore con il Decreto 91/2011, che ha come scopo l’ “armonizzazione dei sistemi contabili e di bilancio delle P.A”

Il Budget dell’ATENEO è composto da Cos’è la COEP? La fase preventiva della nuova contabilità in linea con la riforma P.A. A preventivo: Il Budget dell’ATENEO è composto da Il Budget del CENTRO DI RESPONSABILITA’ è composto da Budget economico + Budget degli investimenti Budget economico + Budget degli Investimenti Σ risorse economiche per la gestione annuale e degli investimenti

1) Cos’è la COEP? Il budget Il budget è lo strumento di programmazione dell’esercizio. Nelle aziende normalmente le previsioni di esercizio non sono vincolanti, ma servono solamente da guida alla gestione. Il budget viene costantemente aggiornato in base alle nuove situazioni aziendali e confrontato con le attuazioni della gestione (determinazione degli scostamenti a consuntivo).

1) Cos’è la COEP? Il budget Budget economico: previsione dei costi e ricavi nel periodo considerato, con una struttura che varia a seconda delle esigenze informative e di controllo della direzione aziendale Budget degli investimenti: programmazione pluriennale che tiene conto di investimenti e rinnovo delle immobilizzazioni

1) Cos’è la COEP? La fase consuntiva della nuova contabilità in linea con la riforma P.A. A consuntivo: Bilancio Unico d’Ateneo d’esercizio, che mostra tutte le risultanze contabili ed è composto da: SP (per leggere il capitale di funzionamento) CE (per leggere il risultato della gestione d’esercizio) Rendiconto finanziario Nota Integrativa

1) Cos’è la COEP? I documenti che accompagnano il bilancio d’esercizio Il Rendiconto finanziario (o schema di cash flow) riassume le relazioni tra fonti e impieghi di risorse finanziarie per effetto delle variazioni finanziarie avvenute nel periodo, evidenzia le variazioni di liquidità, ossia gli incrementi e gli utilizzi di disponibilità liquide espresse dalla cassa o suoi assimilati. La Nota Integrativa illustra i criteri di valutazione adottati delle voci in SP e CE, fornisce informazioni complementari (composizione di voci particolari, dettagli descrittivi su compensi, dipendenti, oneri, ecc).

2) I ferri del mestiere della COEP: Il piano dei conti La logica delle scritture: la partita doppia Esempio di bilancio economico

2) I ferri del mestiere della COEP Il piano dei conti Le rilevazioni COEP sono fatte su VOCI (MASTRINI) = serie ordinata di valori relativi ad un determinato oggetto dell’evento gestionale. I conti di Contabilità Generale si classificano in: conti numerari (o finanziari) in SP (certi, assimilati, presunti) es: Cassa, Banca, Debiti/Crediti, Anticipazioni, Fondi rischi/imposte, Fatture da emettere/ricevere, Mutui, Ratei, ecc. conti d’ordine in SP (di memoria) es: Mezzi di terzi presso l’ateneo

2) I ferri del mestiere della COEP Il piano dei conti conti economici di reddito, in CE (se d’esercizio) o in SP (se pluriennali) es: materiale di consumo, investimenti in Immobilizzazioni, rimanenze, finanziamenti, proventi da vendita di servizi conti economici di capitale in SP es: dotazioni, donazioni, riserve, utili

2) I ferri del mestiere della COEP Il piano dei conti In contabilità analitica avremo solo conti di costo (d’esercizio o pluriennali) e di ricavo (d’esercizio o pluriennali). NO CONTI NUMERARI (ossia debiti/crediti finanziari, che non incidono sul risultato d’esercizio del Centro di responsabilità) Siccome la contabilità analitica ha finalità interne, il piano dei conti sarà strutturato in base alle necessità dell’azienda.

2) I ferri del mestiere della COEP Il piano dei conti ATTIVITA’ PASSIVITA’ IMMOBILIZZAZIONI CAPITALE PROPRIO CREDITI FONDI AMM.TO LIQUIDITA’ DEBITI COSTI RICAVI COSTI DEL PERSONALE BENI DI CONSUMO RICAVI PER TASSE E CONTRIB. CONTRIBUTI C/ES PRESTAZIONI DI SERVIZI RICAVI ATTIVITA’ C/TERZI ALTRI COSTI RICAVI FINANZIARI RICAVI STRAORDINARI AMMORTAMENTI

Attivo Immobilizzato, Attivo Circolante / Finanziamenti 2) I ferri del mestiere della COEP Nello specifico dello STATO PATRIMONIALE IL CAPITALE = Σ mezzi a disposizione dell’ateneo per svolgere didattica, ricerca, altre attività 2 chiavi di lettura del Patrimonio (o capitale): - ASPETTO QUALITATIVO (in base alle caratteristiche fisiche, tecniche, merceologiche o funzionali): Attivo Immobilizzato, Attivo Circolante / Finanziamenti - ASPETTO QUANTITATIVO (in base a valutazioni monetarie o criteri di valutazioni ad hoc): Attività, valori di segno + / Passività, valori di segno -

2) I ferri del mestiere della COEP I conti in STATO PATRIMONIALE PATRIMONIO NON CORRENTE (o IMMOBILIZZATO) Attività la cui utilità dura per più esercizi: mezzi tangibili o non il cui consumo dura negli anni (beni a fecondità ripetuta) Passività che si estingueranno oltre l’esercizio: debiti finanziari di lungo periodo PATRIMONIO CORRENTE (o CIRCOLANTE) Attività che verranno realizzate nel breve periodo: crediti di breve periodo Passività che verranno estinte nel breve periodo: debiti verso i fornitori

2) I ferri del mestiere della COEP I conti in STATO PATRIMONIALE mostrano l’insieme dei mezzi a disposizione dell’Ateneo e come questi vengono investiti (PROSPETTO FONTI / IMPIEGHI), rappresentando le risorse a disposizione per la gestione universitaria futura è costituito da 2 sezioni contrapposte: ATTIVITA’ IMMOBILIZZAZIONI CREDITI LIQUIDITA’ PASSIVITA’ CAPITALE PROPRIO FONDI AMMORTAMENTO DEBITI

2) I ferri del mestiere della COEP Le relazioni in STATO PATRIMONIALE Impieghi = Finanziamenti ATTIVO IMMOBILIZZATO Immobilizzazioni materiali Immobilizzazioni immateriali Immobilizzazioni finanziarie CAPITALE PROPRIO Apporti/Dotazioni Autofinanziamento DEBITI A MEDIO/LUNGO TERMINE ATTIVO CIRCOLANTE Disponibilità Liquidità differite Liquidità immediate DEBITI A BREVE TERMINE

2) I ferri del mestiere della COEP STATO PATRIMONIALE: le Attività MATERIALI edifici, terreni mobili, arredi impianti, attrezzature IMMATERIALI brevetti, marchi, licenze, costi di ampliamento FINANZIARIE partecipazioni, titoli crediti di lungo periodo IMMOBILIZZAZIONI RIMANENZE materie prime e lavori in corso CREDITI A BREVE TERMINE crediti verso enti pubblici e privati ATTIVITA’ FINANZIARIE titoli che non rientrano nelle immobilizzazioni LIQUIDITA’ cassa c/c bancari/postali ATTIVO CIRCOLANTE

2) I ferri del mestiere della COEP STATO PATRIMONIALE: le Passività PATRIMONIO LIBERO: Capitale Netto (si concepisce come Attività – Passività) Risultato d’esercizio Riserve (statutarie o di rivalutazioni) Contributi pubblici e privati in c/capitale liberi PATRIMONIO VINCOLATO: fondi o contributi c/capitale vincolati da terzi fondi vincolati per scelta dell’ateneo

2) I ferri del mestiere della COEP I conti nel CONTO ECONOMICO mostrano le vicende della gestione di un anno, ossia il valore delle risorse consumate (costi d’esercizio) e il valore dei risultati conseguiti (ricavi d’esercizio), per arrivare al risultato d’esercizio (utile o perdita). COSTO: esprime il valore economico delle risorse utilizzate per il processo produttivo universitario. RICAVO: esprime il valore dei fondi affluiti nell’azienda università per la propria attività nell’esercizio.

2) I ferri del mestiere della COEP I conti nel CONTO ECONOMICO RICAVI RICAVI PER TASSE E CONTRIBUTI CONTRIBUTI IN C/ESERCIZIO RICAVI ATTIVITA’ C/TERZI RICAVI FINANZIARI RICAVI STRAORDINARI COSTI COSTI DEL PERSONALE COSTI DI BENI/SERVIZI COSTI DI GESTIONE ALTRI COSTI AMMORTAMENTI

2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: come funzionano i mastrini Il conto (monofase o bifase) ha 2 sezioni del tutto convenzionali: DARE Nome conto AVERE Aprire un conto: inserire il primo valore in una delle sue sezioni (CONSISTENZA INIZIALE) Movimentarlo: mettere una cifra in Dare o in Avere ad ogni fatto gestionale (VARIAZIONI POSITIVE O NEGATIVE) Chiuderlo: mettere la differenza tra dare e avere (saldo) nella sezione con importo minore, per pareggiare le due sezioni (CONSISTENZA FINALE)

_ + _ + Attivo consistenza iniziale in Dare 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: i conti in SP Attivo consistenza iniziale in Dare variazioni positive in Dare variazioni negative in Avere saldo finale = Σ Dare – Σ Avere Passivo consistenza iniziale in Avere variazioni positive in Avere variazioni negative in Dare saldo finale = Σ Avere – Σ Dare ATTIVITA’ CI _ + PASSIVITA’ CI _ +

+ + Costi d’esercizio consistenza iniziale = 0 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: i conti in CE Costi d’esercizio consistenza iniziale = 0 variazioni positive in Dare saldo finale = Σ Dare Ricavi d’esercizio variazioni positive in Avere saldo finale = Σ Avere COSTI + RICAVI +

le voci di ATTIVO movimentano il Dare dello SP 2) I ferri del mestiere della COEP riassumendo la logica di funzionamento dei mastrini le voci di ATTIVO movimentano il Dare dello SP le voci di PASSIVO movimentano l’Avere dello SP le voci di COSTO movimentano il Dare del CE le voci di RICAVO movimentano l’Avere del CE

IL DOCUMENTO ORIGINARIO 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: i presupposti IL DOCUMENTO ORIGINARIO - di prova (contratti, ordini, fatture, bollette, ricevute, parcelle, lettere di addebitamento/accreditamento) di autorizzazione (ordinativi al cassiere, bollette di carico/scarico beni) di memoria (estratto conto) IL PRINCIPIO DI COMPETENZA ECONOMICA L’incidenza sul risultato economico dei fatti di gestione si ha nell’esercizio a cui i relativi ricavi o costi si riferiscono non in quello in cui avvengono le loro manifestazioni finanziarie &

Bisogna porsi alcune domande: 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la rilevazione dei fatti amm.vi Bisogna porsi alcune domande: La rilevanza del fatto nel sistema contabile: riguarda la COGE (e eventualmente anche la COAN) o solo la COAN? 2) La manifestazione numeraria: comportano un’uscita o un’entrata? Riguarda il denaro o solo i crediti/debiti? 3) La manifestazione economica: consumo/raccolgo risorse come costi/ricavi? 4) La competenza economica: I costi/ricavi si esauriscono nell’anno o vanno oltre?

Le risposte a seconda dei documenti: 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la rilevazione dei fatti amm.vi Le risposte a seconda dei documenti: La rilevanza del fatto nel sistema contabile: Ordini/Contratti/Comunicazioni solo COAN Entrata merci/Fatture/Bollette/Ricevute COGE (+ COAN se c’era) 2) La manifestazione numeraria: Ordini/Contratti/Comunicazioni nessuna Entrata merci/Fatture/Bollette/Ricevute Debiti/Crediti 3) La manifestazione economica: Ordini/Contratti/Comunicazioni solo costo/ricavo COAN 4) La competenza economica: Periodo di competenza economica in COGE e COAN

2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la partita doppia è un metodo di scrittura contabile che consistente nel registrare le operazioni aziendali simultaneamente in due serie di conti (principio della duplice rilevazione simultanea), allo scopo di determinare il reddito di un dato periodo amministrativo e di controllare i movimenti monetari-finanziari della gestione. Fu descritto per la prima volta dal frate matematico italiano Luca Pacioli, nel suo libro Summa de arithmetica, geometrica, proportioni et proportionalita (Venezia, 1494).

Le regole della partita doppia: 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la partita doppia Le regole della partita doppia: ogni operazione dà luogo, contemporaneamente, a 2 annotazioni; da effettuarsi in 2 o più conti; in opposte sezioni; senza valori con segno negativo. Eventuali valori negativi si trasformano in positivi cambiando la sezione del conto in cui devono essere iscritti.

ogni fatto gestionale è osservato, quindi, secondo 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la partita doppia ogni fatto gestionale è osservato, quindi, secondo 1) IL PRINCIPIO DELLA COMPETENZA ECONOMICA 2) IL PRINCIPIO DUALISTICO: 2.a) NUMERARIO (variazioni delle risorse in denaro e di crediti/debiti) in DARE le ENTRATE (> denaro, > crediti) in AVERE le USCITE (< denaro, > debiti) 2.b) REDDITUALE (variazioni economiche di “cose”, costi/ricavi) in DARE i COSTI (acquisti beni/servizi) in AVERE i RICAVI (cessioni di servizi universitari) aspetto reddituale aspetto numerario COSTO RICAVO CREDITO ENTRATA DEBITO USCITA Σ DARE = Σ AVERE

LA SIMMETRIA TRA CONTI NUMERARI E ECONOMICI 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la partita doppia LA SIMMETRIA TRA CONTI NUMERARI E ECONOMICI Ad una Variazione Numeraria Attiva (VNA) corrisponde una Variazione Economica Positiva (VEP), Ad una Variazione Numeraria Passiva (VNP) corrisponde una Variazione Economica Negativa (VEN). D Conto numerario A D Conto economico A VNP VEN VEP VNA

2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la partita doppia LA SIMMETRIA TRA CONTI NUMERARI E ECONOMICI: l’acquisto di materie prime Costo A Debito Debito A Banca D Debito v/fornitori A D Materiale di consumo A VNP VEN VNA Banca c/c VNP

LA SIMMETRIA TRA CONTI NUMERARI E ECONOMICI: 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la partita doppia LA SIMMETRIA TRA CONTI NUMERARI E ECONOMICI: la fatturazione di un servizio Credito A Ricavo Banca A Credito D Credito v/clienti A D Ricavo della prestazione A VNP VEP VNA Banca c/c VNA

Crediti v/istituti finanziari A Mutui passivi 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: le scritture numerarie Ci sono scritture che movimentano solo voci numerarie, perché si riferiscono a manifestazioni solo finanziarie, ad esempio l’accensione di un mutuo o l’anticipazione su missione: Crediti v/istituti finanziari A Mutui passivi Banca A Crediti v/istituti finanziari Anticipazioni A Debiti v/Dipendenti Debiti v/Dipendenti A Banca

Anche i rimborsi sono manifestazioni numerarie: 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: le scritture numerarie Anche i rimborsi sono manifestazioni numerarie: Mutui passivi A Debiti v/istituti finanziari Debiti v/istituti finanziari A Banca (N.B. si fa riferimento alla quota capitale. Gli interessi rappresentano invece un costo) Debiti v/Dipendenti A Anticipazioni Banca A Debiti v/Dipendenti

2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la competenza economica non è sufficiente considerare tutti i costi/ricavi rilevati nel corso dell’anno, ma eliminare quelli che, pur essendo stati registrati, si riferiscono ad un esercizio precedente o futuro inserire in CE (integrandolo) i costi/ricavi che, pur non avendo avuto la loro manifestazione numeraria nell’esercizio, si riferiscono all’esercizio stesso

coincidenza tra manifestazione finanziaria e competenza economica: 2) I ferri del mestiere della COEP La logica delle scritture: la competenza economica coincidenza tra manifestazione finanziaria e competenza economica: - costi e ricavi d’esercizio. mancata coincidenza tra manifestazione finanziaria e competenza economica: - costi e ricavi sospesi, - quote di ammortamento dei costi pluriennali - costi e ricavi futuri o presunti.

“Rateo attivo A Interessi attivi” 2) I ferri del mestiere della COEP Le scritture di assestamento/integrazione In particolare, per rispettare il PRINCIPIO DI COMPETENZA ECONOMICA, se l’evento economico e l’evento finanziario si riferiscono a esercizi differenti, si integra/rettifica il calcolo del risultato d’esercizio: esempio affitti interessi assicurazioni canoni RATEO se l’evento economico PRECEDE l’evento finanziario “Rateo attivo A Interessi attivi” RISCONTO se l’evento economico SEGUE l’evento finanziario “Risconto attivo A Assicurazione”

2) I ferri del mestiere della COEP Le scritture di assestamento/integrazione AVERE DARE Ratei passivi Quota di costi già maturati Quota di ricavi già maturati Ratei attivi Ricavi d’es. da sospendere Risconti passivo Risconti attivo Costi d’es. da sospendere

2) I ferri del mestiere della COEP Le scritture di assestamento altro esempio: i beni a fecondità ripetuta (es: le Immobilizzazioni tra le Attività in SP) ripartizione del loro costo pluriennale tra più esercizi, facendolo partecipare per quote (costanti o variabili) alla determinazione del reddito dei singoli anni di utilizzo del bene = AMMORTAMENTO (che imputa il costo non monetario dell’anno, dovuto all’utilizzo del bene)

2) I ferri del mestiere della COEP La chiusura dei conti LE ATTIVITA’ movimentano il Dare dello SP, epilogano in Avere nello SP LE PASSIVITA’ movimentano l’Avere dello SP, epilogano in Dare nello SP I COSTI movimentano il Dare del CE, epilogano in Avere nello CE I RICAVI movimentano l’Avere del CE, epilogano in Dare nello PCE

2) I ferri del mestiere della COEP La chiusura dei conti rilevando ogni fatto gestionale con movimenti di uno o più conti in Dare e movimenti in Avere (per cui la somma dei valori nelle due sezioni è sempre =), viene garantita la coincidenza del risultato di gestione (saldo a dx o a sin a pareggio), esposto in CE e SP: + UTILE, che aumenta il Patrimonio dell’Ateneo, - PERDITA, che ne decrementa il Patrimonio L’ALGORITMO DELLA PARTITA DOPPIA:

2) I ferri del mestiere della COEP La chiusura dei conti LA ∆ DEL PATRIMONIO in due istanti di tempo = ALLA ∆ DEL REDDITO misurato nello stesso arco temporale A CAUSA DELLA GESTIONE CORRENTE, HO UN EFFETTO SUL PATRIMONIO FUTURO

3) Un esempio Esercizio: cosa serve per aprire un’attività propria Dare Avere ATTIVITA’ 150.000 Ufficio 100.000 Auto 20.000 C/C 30.000 PASSIVITA’ 150.000 Risparmi/ Donazioni 30.000 Mutuo per ufficio 100.000 Finanziamento auto 20.000

3) Un esempio I fatti della nostra gestione: 1) Ricezione di una fattura d’acquisto e comunicazione della scadenza dell’assicurazione per un totale dei costi di 1.000 (la merce viene consumata nell’anno, mentre la competenza del canone assicurativo è a cavallo d’anno). 2) Ricezione della fattura relativa ad un pc, che verrà utilizzato nell’arco di n anni, per cui dovrà essere ammortizzato 3) Pagamento in banca di tutte le fatture ricevute e chiusura dei debiti che erano sorti verso i fornitori 4) Emissione di una fattura per l’erogazione di un servizio per un cliente 5) Incasso da parte del cliente sul nostro c/c, su cui maturiamo degli interessi a cavallo d’anno.

3) Alcuni esempi Le scritture di gestione Dare Avere 1) Costi di gestione 1.000 (cons, assic, ) A Debiti v/fornitori 1.210 IVA a credito 210 2) Costi di investimento (Pc) 5.000 A Debiti v/fornitori 6.050 IVA a credito 1050 3) Debiti v/fornitori A Banca c/c 7.260 4) Crediti v/clienti 12.100 A Ricavi di gestione 10.000 IVA a debito 2.100 5) Banca c/c A Crediti v/clienti 12.100

3) Un esempio altre scritture di gestione Dare Avere 6) Maturazione interessi attivi su c/c Interessi passivi su mutui A Debiti v/banca 1.000 Debiti v/banca A Banca c/c 1.000 7) Liquidazione e versamento IVA commerciale Erario c/IVA A IVA a credito 1.260 IVA a debito A Erario c/IVA 2.100 Erario c/IVA A Banca c/c 840

3) Un esempio Le scritture di assestamento/integrazione Avere Dare Ammortamento A Fondo ammortamento Pc 1.000 Ammortamento A Fondo ammortamento Auto 2.000 Accantonamento A Fondo rischi futuri 1.000 Rateo attivo A Interessi attivi 1.000 Risconti attivi A Assicurazione 500

3) Un esempio Il Conto economico dopo la gestione (prima della gestione = budget) COSTI DI COMPETENZA Costi di gestione 500 Ammortamenti 3.000 Accantonamenti 1.000 Interessi passivi 1.000 Utile 5.500 RICAVI DI COMPETENZA Ricavi da consulenze 10.000 Interessi attivi 1.000

3) Un esempio Com’è cambiato lo SP ATTIVITA’ 159.500 Ufficio 100.000 Auto 20.000 Pc 5.000 C/C 33.000 Rateo attivo 1.000 Risconto attivo 500 PASSIVITA’ 159.500 Risparmi/ Donazioni 30.000 Mutuo per ufficio 100.000 Finanziamento auto 20.000 F.di ammortamenti 3.000 F.do rischi futuri 1.000 Utile 5.500

3) Un esempio La distribuzione del risultato di esercizio Una possibile destinazione dell’utile(scrittura in SP): Utile d’esercizio 5.500 A Patrimonio Netto 4.500 Riserve 1.000 N.B: per semplicità di esercizio, non sono state considerate le scritture di apertura patrimoniale (“Attività A Stato Patrimoniale Iniziale” + “Stato Patrimoniale Iniziale A Passività”); le scritture annuali riferite ai rimborsi del mutuo e del finanziamento auto (esempi già riportati nei lucidi n. 48 e 49), che sarebbero state di natura solo numeraria, per cui non avrebbero inciso sul risultato finale; le scritture di chiusura patrimoniale (“Stato Patrimoniale Finale A Attività” + “Passività A Stato Patrimoniale Finale”).

2) I ferri del mestiere della COEP Il bilancio economico: schema SP (OIC) Dare Avere ATTIVITA’ a) CREDITI verso soci non ancora versati b) IMMOBILIZZAZIONI 1. Immateriali 2. Materiali 3. Finanziarie c) ATTIVO CIRCOLANTE 1. Rimanenze 2. Crediti a breve termine 3. Liquidità d) RATEI e RISCONTI PASSIVITA’ a) PATRIMONIO NETTO (mezzi propri) 1. Capitale proprio 2. Riserve 3. Risultato d’esercizio precedente b) FONDI RISCHI e ONERI c) TFR (mezzi di terzi) d) DEBITI (mezzi di terzi) e) RATEI e RISCONTI

RISULTATO PRIMA DELLE IMPOSTE UTILE/PERDITA DI ESERCIZIO 2) I ferri del mestiere della COEP Il bilancio economico: schema CE (OIC) A) VALORE DELLA PRODUZIONE C) PROVENTI E ONERI FINANZIARI Ricavi della gestione ordinaria (Miur, UE, altri enti pubblici e privati, prestazioni a pagamento, ricerca c/terzi, vendita di prodotti) Proventi da partecipazioni Variazioni alle rimanenze Interessi e altri oneri finanziari Variazioni dei lavori in corso D) RETTIFICHE ALLE ATTIVITA’ FINANZIARIE Incrementi di Immobilizzazioni Rivalutazioni Altri ricavi Svalutazioni B) COSTI DELLA PRODUZIONE E) PROVENTI E ONERI STRAORDINARI Beni e servizi RISULTATO PRIMA DELLE IMPOSTE (A – B ± C ± D ± E) Personale Imposte Ammortamenti e Svalutazioni UTILE/PERDITA DI ESERCIZIO Accantonamenti per rischi e vari Oneri di gestione

3) Alcuni esempi Registrazioni COGE (Dare A Avere) Tasse e Contributi Gli incassi istituzionali (FFO, contributi vari) Gli incassi per prestazioni a pagamento Gli interessi attivi Gli Stipendi Gli acquisti di beni/servizi d’esercizio Gli investimenti Le rettifiche ai costi/ricavi in corso d’anno Le scritture di assestamento N.B: per semplicità negli esempi, verrà sempre movimentato direttamente il conto “Banca c/c” e non il conto transitorio, utilizzato da Sapienza.

FFO e Entrate varie istituzionali (da competenziare come ricavi d’esercizio tramite risconti passivi): FFO: (una parte “libera”, che non viene imputata a ricavo d’esercizio, può essere anche capitalizzata in SP, a patrimonio netto o a riserva) Crediti v/Miur (SP) Proventi FFO (CE) 10.000.000 10.000.000 A Crediti v/studenti (SP) Tasse e Contributi (CE) 1.000.000 1.000.000 Tasse e contributi: A Dotazione propria (SP) Immobilizzazione (SP) Donazioni: 500.000 500.000 A

La ripartizione interna dell’FFO: Costo per trasferimento ordinario (CE) Trasferimenti interni c/liquidazione (SP) Dall’Amm.ne centrale: 100.000 A 100.000 Trasferimenti interni c/liquidazione (SP) Banca c/c (SP) 100.000 100.000 A Trasferimenti interni c/liquidazione (SP) Alla struttura decentrata: Proventi FFO (CE) A 100.000 100.000 Banca c/c (SP) Trasferimenti interni c/liquidazione (SP) 100.000 100.000

Ricerca e attività c/terzi: Contributi in c/esercizio (CE) Crediti diversi (SP) Contributi per ricerca scientifica: (quelli pluriennali o vengono riscontati, oppure viene calcolata la quota annuale, tramite la scrittura finale “Ricavo pluriennale A Ricavo di esercizio”) 50.000 A 50.000 Contributi in c/cap (SP) Crediti diversi (SP) 100.000 A 100.000 Ricavi per prestazioni (CE) Prestazioni a pagamento c/terzi: Crediti v/clienti (SP) 100.000 A 121.000 IVA a DEBITO 21.000

Acquisto istituzionale (bene o servizio): Acquisto alla data X: Costo bene/servizio (CE) Debiti v/fornitori (SP) 121.000 121.000 A Pagamento alla data Y: Banca c/c (SP) Debiti v/fornitori (SP) 121.000 121.000 A

Acquisto commerciale (bene o servizio): Costo bene/servizio (CE) Acquisto alla data X: (per il versamento dell’IVA commerciale a debito, si veda l’esempio riportato nel lucido n. 61) 100.000 Debiti v/fornitori (SP) IVA a CREDITO (SP) A 121.000 21.000 Banca c/c (SP) Debiti v/fornitori (SP) Pagamento alla data Y: 121.000 121.000 A

La Nota di credito del fornitore: Nota alla data X: Debiti v/fornitori (SP) Costo del bene (CE) 10.000 10.000 A Debito v/fornitore (SP) Recupero credito alla data Y: Banca c/c (SP) 10.000 10.000 A

Acquisto di un’immobilizzazione materiale (costo pluriennale 50 Acquisto di un’immobilizzazione materiale (costo pluriennale 50.000 da ammortizzare in 10 anni): Immob. materiale (SP) Debiti v/fornitori (SP) Acquisto alla data X: 50.000 50.000 A Banca c/c (SP) Debiti v/fornitori (SP) Pagamento alla data Y: 50.000 A 50.000 Fondo Amm. (SP) Ammortamento (CE) Ammortamento al 31/12: 5.000 A 5.000

Il Fondo economale: Banca c/c (SP) Apertura del fondo: Cassa (SP) 5.000 A 5.000 Le piccole spese: (caso in cui il concetto di spesa coincide con quello di costo d’esercizio) Costi diversi (CE) Cassa (SP) 3.000 3.000 A Cassa (SP) Banca c/c (SP) Il reintegro: 3.000 3.000 A Banca c/c (SP) Cassa (SP) Chiusura del fondo: 5.000 5.000

A Costi del personale: A A 50.000 Banca c/c (SP) Stipendi e oneri (CE) Costo lordo dei dipendenti al mese X: Banca c/c (SP) Stipendi e oneri (CE) A 40.000 50.000 Debiti v/ Erario e altri enti (SP) 10.000 Costo del carico ateneo al mese X: Oneri carico ente per personale (CE) Debiti v/ Erario e altri enti (SP) 20.000 20.000 A Versamento contributi Dip e CA al mese X + 1: Debiti v/ Erario e altri enti (SP) Banca c/c (SP) 30.000 30.000 A

A I Compensi: A A 10.000 850 Costo del lavoratore (CE) Costo lordo dei dipendenti al mese X: Costo del lavoratore (CE) Debito v/fornitore (SP) 10.000 A 8.000 Irap (CE) Debiti v/ Erario e altri enti (SP) 850 2.850 Pagamento del soggetto: Debiti v/fornitori (SP) Banca c/c (SP) 8.000 8.000 A Versamento contributi Dip e CA al mese X + 1: Debiti v/ Erario e altri enti (SP) Banca c/c (SP) 2.850 2.850 A

Operazioni finanziarie: Interessi passivi/ Commissioni bancarie: Oneri finanziari (CE) Banca c/c (SP) 10.000 10.000 A Interessi attivi: Banca c/c (SP) Interessi attivi (CE) 15.000 A 15.000

Scritture di rettifica al 31/12: Ammortamenti e Svalutazioni: Ammort/Svalut (CE) Fondo Amm/Svalut. (SP) 50.000 A 50.000 Fondi e Accantonamenti: Accant./Svalutaz (CE) Fondo Accant./Svalutaz (SP) A 10.000 10.000 Costo/Fatture da emettere (CE/SP) Fattura da ricevere/Ricavo (SP/CE) Fatture da ricevere/emettere: 8.000 A 8.000 Risconto attivo: Risconto attivo (SP) Assicurazione (CE) 5.000 A 5.000 Rateo passivo: Affitto (CE) Rateo passivo (SP) A 7.000 7.000

4) L’applicazione in U-gov Contabilità Il budget La competenza economica Le scritture in contabilità generale Le scritture in contabilità analitica

4) L’applicazione in U-Gov CO Il budget Il decreto attuativo della l.240/2010 prevede “la redazione di un bilancio unico di Ateneo di previsione annuale autorizzatorio, composto da budget economico e budget degli investimenti” In U-Gov il budget è unico per Unità Analitica di budget (quella che ha autonomia di budget) e si aggrega a livello di Ateneo  Budget Unico di Ateneo

4) L’applicazione in U-Gov CO Il budget In U-Gov c’è un unico budget che comprende sia il budget economico che il budget degli investimenti. Budget economico: voci del piano dei conti A.C.  voci di costo A.R.  voci di ricavo A.P.  voci di costo relative ai progetti (per i Dipartimenti/Facoltà) Budget degli investimenti: voci del piano dei conti A.A.  voci di immobilizzazioni

4) L’applicazione in U-Gov CO Il budget Per mantenere una correlazione con i preventivi finanziari delle strutture che non partono con U-Gov, il budget presenta anche le seguenti voci: A.V.  Partite di giro in entrata A.S.  Disinvestimenti A.T.  Debiti pluriennali (es. Mutui) A.Q. Partite di giro in uscita A.D.  Rimborsi debiti pluriennali I valori inseriti su queste voci non vengono mai ‘scalati’ con delle scritture di Contabilità Analitica, in quanto sono movimenti di Stato Patrimoniale (Co.Ge).

4) L’applicazione in U-Gov CO Il budget La previsione di budget per ogni struttura autonoma si articola in: Voci del piano dei conti  uguali per tutte le strutture; Unità Analitiche (UA) = centri di responsabilità  proprie per ogni struttura; Progetti  propri per ogni struttura Queste rappresentano le coordinate analitiche per individuare una previsione e, quindi, la disponibilità residua

4) L’applicazione in U-Gov CO Il budget Il budget è autorizzatorio: è possibile registrare costi nel limite degli stanziamenti inseriti (e quindi autorizzati). Il budget è in pareggio con la voce di Risultato

4) L’applicazione in U-Gov CO I piani dei conti Piano dei conti Coge (inizia con lettera G) Piano dei conti Coan (inizia con lettera A) Relazione 1 a n su alcune voci. Esempio: G.C.09.01.010.010.020 -A.C.09.01.010.010.010 Cancelleria e altro materiale Cancelleria per uffici di consumo per uffici -A.C.09.01.010.020.010 Carta per uffici -A.C.09.01.010.030.010 Mat. cons. informatico per uffici -A.C.09.01.010.040.010 Materiale di consumo per manutenzioni per uffici

4) L’applicazione in U-Gov CO La competenza economica Il principio della competenza economica: Sui dg si deve inserire il periodo di competenza. Per la Coge il periodo di competenza serve le scritture di assestamento (es. Risconti). Per la Coan può avere effetti sull’importo da scalare dal budget. Alcuni conti sono‘competenziati’: scalo budget in base alla competenza. A.C.13.02.080.010 – Spese per vigilanza Esempio: contratto di 1.000 con periodo di competenza dal 01/07/2012 al 30/06/2013. La contabilizzazione Coan del contratto scala dal budget 2012 solo 504,10 (1.000/365*184 )

4) L’applicazione in U-Gov CO La competenza economica Il cost to cost sui progetti: per alcune tipologie di progetti l’utile o la perdita del progetto viene rilevata solo nell’ultimo anno del progetto. Durante gli altri anni di vita si fa in modo che costi e ricavi dell’anno coincidano. Nell’anno x se Ricavi > Costi  si riscontano i ricavi in modo da renderli uguali ai costi Se Costi > Ricavi  si aumentano i ricavi in modo da renderli uguali ai costi

4) L’applicazione in U-Gov CO Le scritture in Coge In Coge i fatti di gestione vengono rilevati nel momento in cui si manifestano le variazioni numerarie, cioè nel momento in cui si hanno entrate o uscite di denaro, aumenti o diminuzioni di debiti, aumenti o diminuzioni di crediti. Le manifestazioni numerarie si basano su documenti originari (es. fatture). Un ordine non fa scrittura Coge in quanto non è ancora sorto il debito; con il documento di consegna oppure con la fattura sorge il debito e quindi la scrittura Coge.

4) L’applicazione in U-Gov CO Le scritture in Coan Per la gestione interna sono più utili dati approssimati e tempestivi piuttosto che dati esatti avuti con ritardo  Scrittura anticipata Coan Rilevazione dell’effettivo costo o ricavo  Scrittura Normale Coan Le scritture di costo e ricavo in Coge sono in quadratura con le scritture Normali Coan

Ciclo acquisti Contabilità: Generale ed Analitica Documenti Gestionali Motore RDA Contratto Ordine Doc. consegna Erogazione Fattura Ordinativo di Pagamento Riscontro Anticipata: costo A fatture da ricevere Prima: fatture da ricevere A debito Transitorio di Banca: debito A transitorio Ultima: transitorio A banca CoGe Anticipata: accantonamento di costo Anticipata: accantonamento di costo Normale: rilevazione del costo Normale: rilevazione del costo CoAn 92

Ciclo generici uscita Contabilità: Generale e Analitica Documenti Gestionali Pre-Generico Uscita Generico Uscita Ordinativo Di Pagamento Riscontro Motore Transitorio di banca: debito A transitorio Prima: costo A debito Ultima: transitorio A banca CoGe Anticipata: rilevazione del costo Normale: rilevazione del costo effettivo CoAn 93

Esempio: Ciclo Attivo Commerciale Contabilità attivate: Generale e Analitica Documenti Gestionali Motore Contratto Attivo Doc. Avanzam. Avviso di fatturazione Fattura Vendita Ordinativo di Incasso Riscontro Anticipata: fatture da emettere A ricavo Transitorio di banca: transitorio A credito Ultima: banca A transitorio Prima: credito A fatture da emettere CoGe Anticipata: accantonamento di ricavo Anticipata: accantonamento di ricavo Normale: rilevazione del ricavo Normale: conferma rilevazione del ricavo CoAn 94

Ciclo Attivo Istituzionale Contabilità: Generale e Analitica Documenti Gestionali Motore Contratto Attivo Documento Avanzamento Generico di Entrata Ordinativo di Incasso Riscontro Anticipata: fatture da emettere A ricavo Transitorio di banca: transitorio A credito Ultima: banca A transitorio Prima: credito A fatture da emettere CoGe Normale: conferma rilevazione del ricavo effettivo Anticipata: accantonamento ricavo Normale: rilevazione del ricavo CoAn 95

Ciclo Compensi Contabilità: Generale e Analitica Documenti Gestionali Motore Pre-contratto a personale Contratto a personale Compenso Ordinativi di pagamento e incasso Riscontri Transitorio di banca: debito A transitorio banca Ultima: transitorio banca A Banca Prima: costo A debito CoGe Normale: rilevazione del costo Anticipata: accantonamento costo Anticipata: accantonamento costo CoAn 96

Ciclo Trasferimenti Contabilità: Generale e Analitica Documenti Gestionali Pre-Trasferimento Trasferimento Ordinativo Di Pagamento Riscontro Motore UNITA’ DI ORIGINE Prima: costo a debito vs strutture di Ateneo Registrazione Oggetto trasferimento PASSIVO Debito A transitorio di banca Ultima: transitorio A banca CoGe Anticipata Normale CoAn Registraz. automatica trasferimento secondario ATTIVO UNITA’ DI DESTINAZIONE Prima: credito vs strutture di Ateneo a ricavo Transitorio di banca A credito Ultima: banca A transitorio CoGe Anticipata Normale CoAn 97

Grazie per l’attenzione Monia Bilotti Anna Luce Giorgi