Rendere fruibile e valorizzare un archivio storico Lucilla Garofalo – Archivio centrale dello Stato lgarofalo@archivi.beniculturali .it 17 dicembre 2008

Argomenti Descrizione/comunicazione Standard e modelli di dati banche dati e software di descrizione Tipologie specifiche di fonti documentarie

Ruolo dello sviluppo delle tecnologie Ruolo del mercato delle ICT (attraverso gli standard si controlla e influenza la qualità del prodotto) Si richiede una maggiore razionalizzazione e formalizzazione delle procedure per applicare correttamente e per sviluppare le potenzialità Determinare le regole per la conservazione a lungo termine Comunicare, integrare, interoperare, condividere, accedere, partecipare Potenzialità e problematiche nuove

Normalizzazione: standard e modelli Anche per gli archivi e i sistemi documentari maggiore e crescente bisogno di regole condivise È un fenomeno che ha manifestazioni nazionali ed internazionali È un fenomeno che ha investito sia le problematiche della gestione corrente dei documenti sia quelle degli archivi storici, in particolare la descrizione archivistica

Standard e modelli Modello Standard Rappresentazione astratta degli elementi identificativi fondamentali di un oggetto/fenomeno per studio, applicazioni, diffusione, condivisione Standard Set di regole stabilite da organismi nazionali o internazionali, preposti alla normalizzazione, che costituiscono riferimenti certi e univoci. Sono elaborati da esperti del settore e non sono obbligatori Servono, tra l’altro, per - migliorare le comunicazioni, - riconoscere la qualità e conferire autorevolezza ai risultati, - semplificare ed uniformare le attività.

banche dati/sistemi La descrizione archivistica è necessariamente gerarchica e quindi multi-livellare inoltre ogni strumento (dalla descrizione di un fondo, liste di autorità, indici, thesauri) dovrebbe essere “…progettato in raccordo con gli altri così da completarsi, accrescersi e supportarsi reciprocamente al fine di rendere accessibili in tutti i loro dettagli e in tutti i loro aspetti i fondi conservati” ICA/Comitato Standard descrittivi, Linee guida per l’elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca http://www.icar.beniculturali.it/biblio/pdf/standard/guidelines.pdf

Standard per gli archivi ISAD (G) per la descrizione di fondi e delle parti che li compongono ISAAR (CPF) per la creazione di informazioni controllate su soggetti produttori di archivi ISDF per la descrizione delle funzioni e delle attività svolte dai soggetti produttori ISDIAH per la descrizione di istituzioni che conservano archivi http://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/102/standard-e-linee-guida

Software di descrizione Arianna, Sesamo, Gea, DAM.Solutions Comune riferimento agli standard di descrizione ICA output principale la stampa di un inventario cartaceo pubblicazione degli strumenti di ricerca su web Aspetti critici e aspetti positivi

Modelli di struttura dei dati Standard di contenuto insiemi di regole che stabiliscono come fornire le informazioni (ISAD e ISAAR) Standard di struttura Identificano gli elementi che compongono una descrizione archivistica Encoded Archival Description (EAD) / ISAD Encoded Archival Context (EAC) / ISAAR

Linguaggi di marcatura I due standard sono basati sui meccanismi formali forniti dai linguaggi di marcatura (in particolare XML-eXtensible Markup Language) I linguaggi di marcatura consentono codificare un testo sulla base della sua struttura logica. Per procedere alla marcatura di un documento è necessario perciò averne individuato gli elementi strutturali (le porzioni) L’insieme di tali elementi costituisce un modello strutturale - e quindi un modello di codifica - che viene denominato Document Type Definition (DTD) Marcare un documento significa circoscrivere porzioni del testo tramite marcatori(tag) i quali segnano i confini di una porzione di testo indicano la natura e la funzione da essa svolta all’interno del testo

EAD in particolare è una DTD che individua, denomina e definisce tutti gli elementi (marcatori) che costituiscono la struttura logica di un testo-inventario archivistico ha la forza di uno standard internazionale è indipendente da specifiche piattaforme tecnologiche e pertanto è alla base di qualsiasi strategia connessa alla conservazione a lungo termine delle informazioni in ambiente elettronico EAD. Descrizione archivistica codificata. Dizionario dei marcatori. Versione 2002, a cura di Giovanni Michetti, [Roma] ICCU, 2005 

Documentazione fotografica Istituto Luce e archivi partner (Aamod, Cineteca Friuli…) Per il trattamento archivistico della documentazione fotografica utilizzato il modello dati elaborato dall' Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione, la Scheda F (aggiornata per la struttura dati nella versione 3.00). http://www.iccd.beniculturali.it/Catalogazione/standard-catalografici/normative/scheda-f

Documentazione audiovisiva "Cataloguing Rules For Film Archives" pubblicate nel 1991 dalla FIAF, la Federazione internazionale degli archivi di film Le norme Fiaf trattano marginalmente la descrizione del contenuto dei documenti audiovisivi, che assume invece importanza decisiva per l'accesso al materiale filmico ruolo dei thesauri La scheda catalografica articolata in aree per la descrizione del contenuto, prevede l'inserimento di parole chiave (organizzate in authority file) per le informazioni sui soggetti, i luoghi, le persone documentati dai filmati, e un campo a testo libero per la descrizione delle sequenze. http://www.regesta.com/xdams-cms/jsp/sezione.jsp?t=catalogazione&radice=5&doc=34&hierStatus=6,1,5,5,1b,1b,0

Il sistema informatico per la descrizione delle interviste per il trattamento di fonti orali l’amministrazione archivistica ha acquistato il software della Shoah Foundation Institute circa 52000, durano in media 2.30, alcune anche 6-7. Due sistemi connessi: database persone e indicizzazione Thesaurus di 23.000 voci le interviste registrate riguardano la storia familiare, le attività culturali, la vita religiosa, politica, scolastica o professionale sia nel periodo precedente alla Shoah che in quello successivo. Il dizionario pertanto contiene voci adatte a descrivere una grande varietà di circostanze. l'intervista viene man mano suddivisa automaticamente in segmenti della durata di un minuto ciascuno. A tali segmenti il catalogatore può associare una o più voci di indice che definiscano in modo appropriato l'episodio raccontato.

Per saperne di più: Paola Carucci – Maria Guercio, Manuale di archivistica, Carocci editore, Roma 2008