STATISTICHE DOCUMENTI PMV IN SOL INTRODUZIONE A cura dell'Ufficio coordinamento Polo regionale del Veneto Vicenza, 28 settembre 2010

PREMESSA Dal catalogo di SOL si possono ricavare solo i dati inseriti: se il catalogo di una biblioteca (e così è per la maggior parte delle biblioteche) non è completamente automatizzato non sarà mai possibile ottenere il dato complessivo delle risorse documentarie presenti attraverso un'estrazione complessiva dei dati a catalogo. Converrà quindi alla maggior parte delle biblioteche estrarre il dato delle Nuove Accessioni 2009 e sommarlo ai dati ricavati lo scorso anno, in fase compilazione PMV 2008.

PMV richiede di quantificare i documenti posseduti pubblicati negli ultimi 20 anni. Attualmente questa estrazione non è possibile attraverso le procedure statistiche: in questo documento non verrà considerata. PMV richiede di differenziare la dotazione per adulti rispetto a quella per ragazzi. Questo dato si ottiene attraverso l'incrocio di molte e diverse elaborazioni, troppo complesse da illustrare e diverse per ogni biblioteca. In questo documento non verranno considerate. COSA NON VERRA' RICAVATO DA SOL

BIBLIOTECHE TREVISANE ENTRATE IN SOL TVA NEL CORSO DEL 2009 PMV, quest'anno, richiede dati relativi all'annata Ovviamente, le biblioteche trevisane entrate nel polo temporaneo TVA nel corso del 2009 non potranno ricavare da SOL tutti i dati relativi alle acquisizioni, ai movimenti e agli utenti attivi, in quanto solo parzialmente presenti in SOL. Ogni volta che verrà elaborata una statistica, non si potrà richiedere il dato a partire dallo 01/01/2009 ma per queste biblioteche si renderà necessario impostare una data di inizio congruente, immediatamente successiva a quella del loro ingresso in SOL TVA.

PERIODICI CORRENTI Il dato richiesto da PMV si riferisce alla dotazione di PERIODICI CORRENTI di cui è attivo l'abbonamento, suddivisi in base alla periodicità. Il metodo più veloce consigliato anche durante i corsi è procedere al conteggio delle testate possedute dalla biblioteca.

PMV richiede di suddividere i documenti posseduti dalla biblioteca per tipologia materiale (Libri, Audio, Video, Risorse elettroniche) differenziandoli dai periodici. Questa estrazione è possibile, anche se il Tipo documento (che verrà utilizzato come filtro di estrazione): Testo a stampa moderno contiene anche inventari relativi ai periodici. Si renderà quindi necessario sottrarre il dato relativo agli inventari dei periodici dal totale dei documenti qualificati come Testo a stampa moderno. COSA VERRA' ESTRATTO DA SOL

Le nuove accessioni vengono ricavate a partire dalla data di inserimento dell'inventario: se nel 2009 sono stati effettuati recuperi di materiale pregresso qualificandoli come ACQUISTI e mantenendo la data corrente questi recuperi entreranno automaticamente nel calcolo delle nuove accessioni, quindi il dato risulterà incongruente. PROBLEMA DATE INCONGRUENTI

Per le biblioteche che hanno effettuato questi recuperi con Tipo provenienza ACQUISTO senza modificare la data sarà necessario, in fase di elaborazione statistica, inserire un ulteriore filtro. Per ottenere il numero delle nuove accessioni infatti bisognerà estrarre la statistica impostando come numero d'inventario di partenza dell'estrazione il primo inserito nel Se una biblioteca non è in possesso di questo dato può rivolgersi per assistenza al centro servizi o al coordinamento di polo.

Se nella biblioteca sono attive più serie inventariali, per esempio una serie per i documenti correnti e una utilizzata esclusivamente per gli audiovisivi e le risorse elettroniche, è necessario tener conto, nella rilevazione statistica del posseduto, di tutte le serie utilizzate. Se esistono ancora le serie DUP e ERR, da riversamento, andrebbero bonificate e comunque i documenti presenti conteggiati per farli rientrare nel dato totale delle risorse documentarie possedute. Tali serie non sono invece significative ai fini del calcolo delle nuove accessioni PIU' DI UNA SERIE INVENTARIALE

OPERAZIONI PRELIMINARI Per ricavare statistiche coerenti da qualunque tipo di funzione SOL è fondamentale inserire in maniera congruente i dati che poi verranno elaborati. Per quanto riguarda le statistiche volumi, bisogna inserire con precisione i dati richiesti in fase di inventariazione, compilando con cura almeno i campi fondamentali.

TIPO PROVENIENZA AI FINI PMV Per gli acquisti 1. ACQUISTO 2. ACQUISTO UTENTE 3. VISIONE TRATTENUTA (molto poco usato) Per i doni/scambi 4. DONO ANNO CORRENTE 6. SCAMBIO

ALTRI TIPI PROVENIENZA NON CONSIDERATI DA PMV DONO PREGRESSO Da utilizzare per vecchi doni, recuperi di fondi mai catalogati o di materiale pregresso che non deve rientrare nelle statistiche delle nuove accessioni DEPOSITO LEGALE Solo per le biblioteche che ricevono i documenti con questa modalità

NUOVO TIPO PROVENIENZA: ACQUISTO PREGRESSO Visti i problemi rilevati dalle biblioteche e per velocizzare la procedura di recupero dei vecchi inventari abbiamo appena provveduto a inserire in tabella Tipo provenienza anche ACQUISTO PREGRESSO, da utilizzare per le vecchie acquisizioni che verranno recuperate da ora in poi, in alternativa alla necessità di modificare ogni volta la data di inventariazione. Starà alle biblioteche scegliere la modalità che riterranno più idonea. Ovviamente gli acquisti pregressi non andranno conteggiati nelle statistiche delle nuove accessioni.

Tipo ProvenienzaDa utilizzare perData ACQUISTO1. Nuove acquisizioniCorrente 2. Vecchie acquisizioni mai catalogate nel catalogo automatizzato ma presenti nel cartaceo; vecchie acquisizioni giacenti, mai catalogate. Retrodatare ACQUISTO PREGRESSO Vecchie acquisizioni mai catalogate nel catalogo automatizzato ma presenti nel cartaceo: vecchie acquisizioni giacenti, mai catalogate. Corrente ACQUISTO UTENTE Documenti acquistati da utentiCorrente DEPOSITO LEGALE Documenti provenienti per deposito legaleCorrente DONO ANNO CORRENTE Doni pervenuti nell'anno in corsoCorrente DONO PREGRESSO Doni giacenti, recupero di vecchi fondi donati e mai catalogati Corrente SCAMBIOScambio tra enti/bibliotecheCorrente VISIONE TRATTENUTA Acquisto diretto presso librerie, fornitori che portano libri in visione. E utilizzato dalle biblioteche che vogliono differenziare gli acquisti tramite ordine, per i quali usano ACQUISTO, da quelli invece fatti senza ordine per i quali usano VISIONE TRATTENUTA. Corrente Tipo acquisizione RNon utilizzare. Verrà eliminato

TIPO MATERIALE E' un altro campo da compilare sempre in fase di inventariazione di un documento: per quest'anno non verrà considerato come fonte di informazioni, perché non è possibile al momento incrociare in maniera efficace i dati inseriti in Tipo materiale inventario all'interno delle funzioni legate alle statistiche. Le pagine seguenti sono quindi semplicemente informative, e vanno utilizzate come indicazioni ai fini di un corretto inserimento dei dati, con la previsione di poterli utilizzare anche in futuro e comunque nell'ottica di avere un registro d'ingresso completo in tutti i suoi dati e ben compilato.

TIPO MATERIALE (AI FINI PMV) Libri: - Volume monografico (monografie a stampa) - Opuscolo (meno di 50 pagine) - Volume periodico

TIPO MATERIALE (AI FINI PMV) Video: - DVD: - Videocassetta Audio: - Compact disc - Risorsa elettronica

ALTRI TIPI MATERIALE NON CONSIDERATI AI FINI PMV Cartolina Diapositiva Fotografia Musica monografia Musica opuscolo Stampa Carta geografica.....

Quello che segue e' un esempio di dettaglio di un inventario correttamente collocato, compilato in tutti i suoi campi (Tipo materiale, Data ingresso congruente, Tipo provenienza, Fornitore, Valore inventariale, ecc.). Ove possibile, non sarebbe male inserire anche lo stato della copia che qui non è presente.

TIPO DOCUMENTO Anche in fase di catalogazione e' fondamentale verificare i dati: il campo tipo documento, presente all'interno del record bibliografico, ci serve a distinguere le varie tipologie di materiale (audio, video, testo a stampa moderno ecc.) e attraverso opportune aggregazioni rispondere a quanto richiesto nel PMV. Ove rilevaste a catalogo record bibliografici che riportano Tipi documento non congruenti col materiale che state inventariando è necessario cambiare il dato utilizzando la funzione Modifica materiale - Natura.

A catalogo ci sono ancora molti record da riversamento con Tipo documento impostato erroneamente, ma i documenti recenti (soprattutto quelli condivisi con SBN) riportano di solito dati congruenti. Poiché la rilevazione in corso riguarda documenti accessionati nel 2009 i dati a catalogo dovrebbero quindi rivelarsi sufficientemente attendibili ai fini statistici. In ogni caso, sono i più attendibili a nostra disposizione in questo momento. Seguono due slides con esempio di dove si trova il campo Tipo documento all'interno del record bibliografico.

COSA CHIEDE PMV RELATIVAMENTE ALLA DOTAZIONE DOCUMENTARIA? PMV chiede la dotazione documentaria TOTALE della biblioteca relativamente a libri, video, audio, risorse elettroniche. Chiede inoltre l'incremento annuale della dotazione documentaria in libri, video, audio, risorse elettroniche pervenuta tramite acquisto distinta da quella pervenuta tramite dono/scambio. Nelle prossime slides vi sarà spiegato attraverso quali procedure ricavare tali dati.

continua...