Unità Progettazione e rendicontazione progetti di ricerca Briefing iniziale nuovi progetti FP7 Area Ricerca - Unità progettazione e rendicontazione progetti di ricerca

La gestione della documentazione del progetto Per una corretta gestione e rendicontazione del progetto di ricerca e per evitare errori nell’esposizione dei costi che possono comportare anche, nei casi più gravi, la restituzione all’UE di parte del finanziamento occorre dall’inizio del progetto: - Instaurare un costante rapporto di collaborazione con Segreteria di Dipartimento e Area Ricerca - Condividere le informazioni inerenti al progetto

La gestione della documentazione del progetto Predisporre presso il Dipartimento un raccoglitore cartaceo dedicato al progetto in cui inserire: Informazioni contrattuali UE: Contratto con la Commissione UE firmato (grant agreement) e modifiche (amendments) Form A firmato (in caso di partecipante) Allegato tecnico (Annex I) e eventuali modifiche - Consortium Agreement firmato

La gestione della documentazione del progetto Informazioni finanziarie: Copia di eventuali richieste al coordinatore/Commissione UE per trasferimenti di budget da una categoria all’altra o tra partecipanti Copia dei Financial Statements presentati (FORM C) Copia della corrispondenza relativa all’accettazione da parte della Commissione UE dei costi dichiarati

La gestione della documentazione del progetto Informazioni finanziarie: Copia dei certificati di Audit necessari per il progetto (contributo EU≥375.000€) Copia della documentazione relativa alla selezione della società certificatrice (richiesta del servizio, preventivi, accettazione del servizio) - Copia del Report periodico del progetto (scientifico/finanziario)

La gestione della documentazione del progetto Costi del personale: Copia dei curricula dei ricercatori/personale tecnico rendicontato sul progetto, firmati dagli stessi Copia di tutti i contratti temporanei dei ricercatori o personale tecnico che lavorano sul progetto Per i borsisti o assegnisti anche la copia del bando e la lettera di assegnazione

La gestione della documentazione del progetto Costi del personale: Copia dei time sheets di tutte le persone rendicontate sul progetto firmati dalle stesse e controfirmati dal responsabile scientifico Copia dei compensi/ricevute /fatture/cedolini per le persone rendicontate sul progetto per la durata dell’impegno sul progetto e documentazione comprovante il pagamento

La gestione della documentazione del progetto Acquisti di beni o servizi: Copia degli ordini ai fornitori Copia dei documenti di trasporto Verbali di collaudo Fatture e documenti di pagamento Subcontratti: Evidenza della procedura di selezione del subcontraente Copia delle fatture Evidenza dei risultati ottenuti dal subcontractor

La gestione della documentazione del progetto Missioni: Meetings periodici: copia delle agende dei meetings/minute Partecipazione a seminari/convegni: copia del programma dell’evento e dei papers presentati Eventuali autorizzazioni della Commissione UE per viaggi extra UE se non previsti nell’allegato tecnico Carte d’imbarco e tutta la documentazione giustificativa Sul modulo di missione VM devono essere sempre menzionati il nome del progetto, la motivazione (es meeting annuale, riunione scientifica progetto, etc) e possibilmente il wp di riferimento

La gestione della documentazione del progetto File elettronico del progetto: Raccogliere anche in un file elettronico dedicato al progetto tutta la documentazione disponibile in formato elettronico

Progetti collaborativi – Il Grant Agreement Article 3 – Duration and start date of the project Questo articolo indica la durata complessiva del progetto (es 36 mesi) e la sua data di inizio (es. 01/01/2010). N.B.: solo i costi generati durante la vita del progetto sono eleggibili. La data di inizio del progetto determina il periodo di eleggibilità dei costi. Eccezione per i costi relativi alla preparazione dei reports finali, certificati di audits finali: possono essere sostenuti entro 60 giorni dalla conclusione del progetto

Progetti collaborativi – Il Grant Agreement Article 4 – Reporting periods and language of reports Indica i periodi di rendicontazione del progetto: P1: from month 1 to month 18 P2: from month 19 to the last month of the project Da tenere sotto controllo per sapere quando è il momento di rendicontare

I pagamenti a) Pre-finanziamento pari al 160% del contributo EU medio per periodo per progetti con più di due periodi di rendicontazione. Versato al coordinatore entro 45 gg dall’entrata in vigore del contratto UE Dal pre-finanziamento è dedotto il 5% del contributo EU è destinato al Fondo di Garanzia Il 10% del contributo EU è versato con l’ultimo pagamento

I pagamenti b) Pagamenti intermedi Al termine di ciascun periodo di rendicontazione sulla base dei costi accettati dalla Commissione UE c) Pagamento finale Alla conclusione del progetto per l’ultimo periodo di rendicontazione + restituzione del 5% sul Fondo di Garanzia + eventuali aggiustamenti.

Certificato stati finanziari (form D) Certificato obbligatorio per i beneficiari il cui contributo EU, per ciascuna richiesta di pagamento (intermedia o finale), è ≥ € 375.000. Dopo la certificazione dei costi il conteggio riparte da 0 per le successive richieste di contributi EU sino al raggiungimento della soglia dei € 375.000. Per i progetti che hanno durata ≤ 2 anni e che raggiungono la soglia di € 375.000 è prevista l’emissione di un solo certificato al termine del progetto

Certificato stati finanziari (form D) Progetto durata superiore a 2 anni: 1A rendicontazione Contributo EU richiesto: € 175.000 - NO CFS 2A rendicontazione Contributo EU richiesto: € 200.000 (€ 200.000 + € 175.000= € 375.000) – SI’ CFS 3A rendicontazione Contributo EU richiesto: € 250.000 - NO CFS ARITMO: contributo EU totale € 54.720 – NO CFS SAFROS: contributo EU totale € 647.800 – SI’ CFS SPACIOS: contributo EU totale € 469.820 – SI’ CFS

Progetti collaborativi – FORM C Entro 60 gg dal termine del periodo di rendicontazione ogni partecipante invia al coordinatore un report periodico comprensivo di: Report tecnico Report sull’utilizzo delle risorse FORM C (modulo finanziario) per la rendicontazione dei costi Il report è compilato e trasmesso al coordinatore in formato elettronico e per posta in originale. La compilazione elettronica avviene tramite il portale EU FORCE previa registrazione ad ECAS (European Commission Authentication Service): https://webgate.ec.europa.eu/cas/login?service=http%3A%2F%2Ffp6.cc.cec.eu.int%3A15001%2FFormC%2Fecas%2FforceAccessList.action&acceptStrength=STRONG

Documenti EU - rendicontazione Documenti guida EU per la rendicontazione dei progetti collaborativi FP7: “Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions” (version 02/04/2009) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf “Guidance Notes on Project Reporting” (version 10/11/2008) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project_reporting_en.pdf

Le % di finanziamento UE Attività di RTD Contributo EU 75% dei costi Attività di DIMOSTRAZIONE Contributo EU 50% dei costi Attività di MNGT, TRAINING, OTHER Contributo UE 100% costi

Progetti collaborativi – Costi indiretti Special transitional flat rate (60%) Per il calcolo dei costi indiretti dei progetti collaborativi, l’Università di Verona partecipa al 7PQ con la modalità dello “Special transitional flat rate”. La percentuale del 60%, ammessa dalla Commissione Europea, é calcolata sui costi diretti (al netto di subcontratti). (rif. nota rettorale del 7 giugno 2007, prot. n. 25898 sul sito web d’Ateneo)

Progetti collaborativi – Costi indiretti Special transitional flat rate (60%) Trattandosi di un flat rate, l’importo ricevuto dalla Commissione UE non deve essere rendicontato e può essere utilizzato come “salvadanaio” per il progetto

Progetti collaborativi – Tempo produttivo annuale 1) Nota del MUR del 03/04/2007 “Partecipazione a progetti di ricerca comunitari: modalità di calcolo del costo orario personale docente” (pubblicata sul sito d’Ateneo) 1512 ore annue (210 giorni) tempo produttivo annuo (personale docente e personale T.A. strutturato a tempo pieno)

Progetti collaborativi – Tempo produttivo annuale 8 luglio 2009 – trasmissione alla Commissione Europea (DG Research), da parte del MIUR, della nota del 3 aprile 2007 allo scopo di avvalorare le indicazioni univoche date dal Ministero alle Università italiane e rafforzarne la posizione in caso di ispezioni finanziarie (audits) della Commissione Europea Guide Finanziarie UE (ed. 02/04/09): “if the beneficiary uses the standard productive hours, it can not claim more hours than the standard productive hours, even if actual time spent exceeds them”.

Rendicontazione COSTI DEL PERSONALE CALCOLO DEL COSTO ORARIO: Se il tempo produttivo annuo registrato nel time sheet è < a 1512 il costo lordo annuo si divide per 1512 Se il tempo produttivo annuo registrato nel time sheet è > a 1512 il costo lordo annuo si divide per il tempo produttivo registrato (es 1520). Allo scopo di prevenire eventuali richieste di rimborsi da parte della Commissione UE sui costi del personale si raccomanda di non superare il tetto massimo di 1512 ore nell’esposizione del tempo produttivo annuo nei time sheets

Rendicontazione COSTI DEL PERSONALE Tempo produttivo annuo per la ricerca= 1512 ore – ore didattica (rif. Allegato 1 circolare 03/07/2009) Costo orario* ai fini della rendicontazione= costo annuale lordo (comprensivo di oneri previdenziali e fiscali)/1512 *costi del personale per la rendicontazione da richiedere con un certo anticipo alla Direzione Personale d’Ateneo tramite la Segreteria di Dipartimento N.B. : PER CIASCUNA PERSONA RENDICONTATA SUL PROGETTO OCCORRE TENERE TRACCIA DEL DETTAGLIO DI CALCOLO PER LA DETERMINAZIONE DELL’IMPORTO ADDEBITATO SUL PROGETTO FP7 (COSTO ORARIO, ORE ADDEBITATE SUL PROGETTO FP7, IMPORTO OTTENUTO)

Progetti collaborativi – Time sheets Tutto il personale impegnato nel progetto FP7 (contratti permanenti e temporanei) che rendiconta il suo costo del personale deve registrare, per tutta la durata del progetto, le ore lavorate sul medesimo tramite compilazione del time sheet (allegato 2 circolare D.A. del 03/07/09) “Only the hours worked on the project can be charged. Working time to be charged must be recorded throughout the duration of the project by timesheets, adequately supported by evidence of their reality and reliability” (FP7 Financial Guidelines, ed 02/04/09 pag 43)

Progetti collaborativi – Time sheets I time sheets devono essere compilati dagli interessati e controfirmati dal responsabile scientifico del progetto. Se il personale impegnato su di un progetto FP7 ha contemporaneamente altri progetti nazionali o europei in corso, la registrazione del tempo lavorato deve permettere una riconciliazione delle ore totali (full time recording per person) del tempo produttivo individuale su attività di ricerca, di didattica e altro, indicando anche le assenze per ferie o malattia. “It is important to remember that an effective time recording system (a system that certifies the reality of the hours worked) is a requisite for the eligibility of costs” (Financial Guidelines ed. 02/04/09 pag 43)”

Progetti collaborativi – Time sheets L’Ateneo di Verona, con la circolare del 03/07/2009, ha adottato un time sheet integrato su base giornaliera per la registrazione delle ore lavorate sui progetti FP7 e su eventuali altri progetti nazionali/europei (rif. Allegato 2 circolare 03/07/2009). Il modello adottato è in linea con il modello di time sheet esposto nelle Guide Finanziarie FP7 (ed 02/04/2009).

L’IVA Ove identificabile, l’IVA non è un costo ammissibile per la rendicontazione Acquisti di beni o servizi in regime di non imponibilità: In base all’art.72 D.P.R. 633/1972 per acquisti di beni e servizi con fondi europei del progetto è possibile chiedere al fornitore la non imponibilità dell’IVA per la percentuale di finanziamento UE previsto dall’attività per la quale il bene o servizio è stato acquistato (es. nel 7PQ 75% per RTD, 50% per dimostrazione, 100% per management).

% finanziamento UE: L’IVA Ricerca e Sviluppo tecnologico: 75% (enti pubblici e SMEs) Dimostrazione: 50% Management: 100% Training: 100% Other: 100% Esempio: Acquisto di materiale di consumo per il valore di € 5000 per attività di RTD Valore bene non imponibile: € 3.750 (pari al 75% di 5.000) Valore bene imponibile IVA: € 1.250 (pari al 25% di 5.000)

L’ammortamento di beni durevoli In fase di rendicontazione è possibile imputare sul progetto il costo di un bene durevole necessario per lo svolgimento del progetto stesso. Tale valore è calcolato sulla base del COSTO STORICO del bene. Il costo ammissibile per la rendicontazione dei beni durevoli è basato sulla quota di ammortamento del bene secondo i coefficienti annuali e periodi di ammortamento riportati nell’allegato 3 della circolare del 03/07/2009.

L’ammortamento di beni durevoli Il costo ammissibile per la rendicontazione è determinato con il metodo lineare (quote costanti) in base alla seguente relazione: (A/B) x C x D In cui: “C” è il costo storico “B” è il periodo di ammortamento del bene in mesi “A” è il periodo di utilizzo del bene espresso in mesi “D” è la percentuale d’uso del bene per il progetto di ricerca

L’ammortamento di beni durevoli Esempio: Bene durevole: attrezzatura scientifica per la ricerca Periodo di ammortamento: 36 mesi Costo d’acquisto: 50.000 Euro Data di acquisto: 01/01/2008 Durata progetto di ricerca: 01/01/2007 - 31/12/2009 (36 mesi) % di utilizzo per lo specifico progetto: 100% (24/36) x 50.000 x 100% = € 33.333,33 = costo ammissibile complessivo per la rendicontazione

L’ammortamento di beni durevoli Documentazione da mantenere per la rendicontazione: Documentazione relativa al bene (ordine, documenti di trasporto, verbali di collaudo, fatture, contabili etc) Dettaglio del calcolo effettuato per la determinazione del costo ammissibile secondo l’esempio nella circolare del 03/07/2009 Dichiarazione del responsabile del progetto sulla percentuale d’uso del bene sul progetto e schema di rilevazione Dichiarazione del responsabile del progetto qualora le attrezzature non fossero ubicate presso il beneficiario

L’IVA Acquisto di beni strumentali Se l’acquisto per il progetto riguarda un bene ammortizzabile, oltre alla percentuale di finanziamento UE (75%, 50%, 100% etc) prevista per l’attività del progetto, occorre tenere in considerazione il costo ammissibile del bene secondo le quote di ammortamento imputabili al progetto, a partire dalla data di acquisizione del bene, e la percentuale d’uso del bene sul progetto. La data di acquisizione del bene coincide normalmente con la sua data di consegna. E’ pertanto necessario, in fase di ordine del bene, concordare preventivamente con il fornitore la data di consegna del bene che costituisce il riferimento necessario per il calcolo della non imponibilità I.V.A

Es: Acquisto di un’attrezzatura per attività di RTD L’IVA Es: Acquisto di un’attrezzatura per attività di RTD Costo storico attrezzatura: € 200.000 Utilizzo del bene sul progetto: 100% Durata progetto: 36 mesi (01/01/2009-31/12/2011) Data consegna bene: 01/05/2009 Periodo di ammortamento bene: 36 mesi Calcolo costo ammissibile del bene sul progetto: (32/36) x 200.000 x 1= € 177.777,77 € 177.777,77 x 75%= € 133.333,33 valore bene non imponibile I.V.A € 200.000 – 133.333,33= € 66.666,67 valore bene imponibile I.V.A Per acquisti di beni o servizio per un valore sino ad € 258,22 il regime di non imponibilità I.V.A non è applicabile.

Trasferimenti di budget Nel corso del progetto sono possibili trasferimenti di budget tra attività (es RTD, MANAGEMENT etc) e tra beneficiari senza necessità di modifiche (amendments) al Grant Agreement. E’ opportuno segnalare sempre al coordinatore i trasferimenti di budget che si intendono effettuare. La condizione da osservare è che il lavoro del progetto sia svolto come previsto dall’Annex I (ALLEGATO TECNICO) del Grant Agreement. Il coordinatore dovrebbe verificare caso per caso e contattare il Project Officer qualora vi sia il dubbio che il trasferimento possa avere un potenziale impatto sulla descrizione del lavoro del progetto. In caso di modifica sostanziale con impatto sull’Annex I deve essere modificato il Grant Agreement.

Trasferimenti di budget N.B.: ATTENZIONE ALLE % DI RIMBORSO PREVISTE PER LE VARIE ATTIVITA’ NON E’ POSSIBILE ECCEDERE IL CONTRIBUTO EU MASSIMO STABILITO RTD 75% COSTO € 100.000 MANAGEMENT 100% Contributo EU € 75.000 Contributo EU € 100.000

Disseminazione risultati progetto I partecipanti ai progetti finanziati dal Settimo Programma Quadro devono utilizzare e disseminare i risultati generati dal progetto (“foreground”). Seguire con attenzione il “piano di disseminazione del progetto” con le regole e modalità di disseminazione dei risultati del progetto (notifica al consorzio del progetto, menzione del finanziamento FP7 della Commissione Europea etc).

GRAZIE! Unità Progettazione e Rendicontazione Progetti di ricerca Università degli Studi di Verona