19 e 20 dicembre 2007 A cura di: Walter Ginevri, PMP® e Tiziano Villa, PMP® Progetto LAIV Modulo formativo sulla Gestione Progetti 2^ parte - Controllo

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 2 di 15 Indice 1.Controllare il progetto: un Modello di riferimento 2.Strumenti di controllo progetti 3.Strumenti di gestione delle variazioni di progetto

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 3 di Controllare il progetto: Un punto di partenza Sinonimi del verbo Controllare nella lingua italiana: Ispezionare, Accertare, Vigilare, Verificare Sinonimi del verbo Controllare nella lingua inglese: Dirigere, Pilotare, Governare, Orientare Eterocontrollo Scostamento dalla norma = Errore Progetto = piano strutturato da rispettare Comportamento reattivo Autocontrollo Scostamento dalla norma = Valore Progetto = elaborazione progressiva del piano Comportamento proattivo

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 4 di Controllare il progetto: Controllo di progetto Controllo di progetto: Confronto tra le prestazioni effettive e le prestazioni pianificate, analisi degli scostamenti, valutazione delle tendenze per favorire un miglioramento dei processi, identificazione tempestiva dei potenziali problemi, valutazione delle possibili alternative e segnalazione dellazione correttiva appropriata (fonte: pag. 357 della Guida al Project Management Body of Knowledge, Terza edizione (Edizione italiana), PMI® 2004)

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 5 di Controllare il progetto: Ciclo di vita del Progetto Monitoraggio e Controllo Pianificazione Esecuzione Chiusura Avvio Nasce lidea e comincia a prendere forma Si procede a strutturare il percorso da seguire Si eseguono le attività in base al piano prestabilito Si verifica man mano come si sta procedendo Si tirano le somme dellesperienza fatta

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 6 di Controllare il progetto: Cosa controllare? requisiti da soddisfare costo tempo Progetto non solo … : … ma anche: Ricadute concrete derivanti dal buon esito del progetto, Soddisfazione e Motivazione individuale di chi sta lavorando al progetto, Stima e Collaborazione nel gruppo di progetto.

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 7 di Controllare il progetto: Chi controlla? Il Capo Progetto (nel caso dei progetti LAIV, di solito il Docente referente) è il responsabile ultimo del controllo di tutto il progetto nel suo complesso: al Capo Progetto viene infatti richiesto di sapere: - a che punto si trova il progetto ad una certa data, - quali sono i motivi della situazione maturata alla data, - come si prevede finirà il progetto, - quali azioni correttive mettere nel caso in atto. I componenti del Gruppo di Progetto, almeno i suoi componenti chiave (nel caso dei progetti LAIV gli operatori artistici, gli altri docenti …), partecipano in prima persona al controllo di progetto, ciascuno per le attività di propria competenza, fornendo dati e informazioni, segnalando problemi, proponendo soluzioni.

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 8 di Strumenti di controllo: Controllo del calendario Che cosè?: è uno schema, simile al Calendario di progetto, che evidenzia la situazione maturata alla data da ciascuna attività del progetto, rispetto al Calendario definito in fase di Pianificazione. Istruzioni per luso: 1. indicare in alto a sinistra la data del Controllo (nellesempio della pagina seguente, settimana 8). 2. per ogni attività che doveva finire o almeno iniziare prima della data del controllo, verificare lo stato di avanzamento effettivo. Colorare con il colore verde le corrispondenti caselle rosse. Se tutte le caselle sono verdi vuol dire che lattività è finita. Nellesempio della pagina seguente: - attività finita regolarmente - attività in ritardo - attività da non considerare visto che inizierà dalla settimana 9 3. inserire infine nellultima colonna un commento esplicativo.

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 9 di Strumenti di controllo: Esempio Controllo Calendario Calendario di Progetto: Esempio Progetto Teatrale Controllo al: Settimana 8 Collocazione temporale (prodotta in automatico) Attività InizioFineDurata sett 1sett 2sett 3sett 4sett 5sett 6sett 7 sett 8 sett 9 sett 10 Commento Organizzare tempi e spazi... 3 sett. Finita come da piano. risultati come previsti Fare verifiche tecniche... 2 sett. In ritardo a causa di problemi alle attrezzature … Eseguire prove dinsieme... 1 sett. Deve partire dopo la data di controllo

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 10 di Strumenti di controllo: Rapporto di avanzamento Che cosè?: è uno schema riepilogativo che sintetizza la situazione complessiva maturata alla data dallintero progetto. La situazione si riferisce a ciascun parametro di valutazione che il Gruppo di Progetto ha concordato di utilizzare per controllare andamento ed esito del progetto. Istruzioni per luso: 1. indicare in alto a destra la data del Rapporto di Avanzamento (nellesempio della pagina seguente, settimana 8). 2. esprimere un giudizio per ciascun parametro di valutazione, collocando un bollino nero in corrispondenza del giudizio prescelto. Riportare nellultima colonna un commento esplicativo sul giudizio espresso. 3. Indicare le azioni correttive che si è deciso di intraprendere. 4. Indicare le questioni aperte sulle quali bisogna ancora decidere.

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 11 di Strumenti di controllo: Rapporto di avanzamento PARAMETRO DI VALUTAZIONE SPIEGAZIONE DELLA SITUAZIONE MATURATA ALLA DATA Rispetto dei Tempi Secco ritardo, causato dal poco tempo disponibile di alcuni componenti chiave del gruppo di progetto Rispetto dei CostiStime ben fatte, attenzione ai costi da parte di tutti Risultati conseguiti Oltre le previsioni, ottima qualità di quanto prodotto Ricadute concrete Come da ipotesi iniziali, grande attesa da parte di tutti Soddisfazione individuale Variabile: alcune persone soddisfatte, altri molto meno Collaborazione gruppo di progetto Limitata capacità al confronto e alla ricerca di soluzioni comuni Altro … Progetto Teatrale Inizio … Fine … Rapporto avanzamento a: Settimana 8 AZIONI CORRETTIVE: completare subito le attività in ritardo anche a ranghi ridotti QUESTIONI APERTE: vanno ridefinite le modalità di decisione nel gruppo di progetto. si attendono proposte

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 12 di Strumenti gestione variazioni: Registro variazioni Che cosè?: è un semplice registro sul quale registrare le più significative variazioni che strada facendo il Gruppo di Progetto ha deciso di apportare alla versione iniziale del progetto. Istruzioni per luso: 1. indicare nella prima riga la data di registrazione della variazione di cui si intende tenere traccia. 2. descrivere sinteticamente in seconda colonna le caratteristiche della variazione: in cosa consiste, che modifiche determina rispetto alla versione iniziale del progetto. 3. Indicare nella terza colonna quali sono le ragioni che hanno fatto decidere per questa variazione.

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 13 di Strumenti gestione variazioni : Registro variazioni Data registrazioneDescrizione VariazioneMotivo della Variazione … … … … … … Progetto Teatrale Inizio … Fine … Registro variazioni

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 14 di Controllare il progetto: Riepilogo finale 1.Ci sono scostamenti rispetto al piano? 2.Come sta andando il progetto nel suo insieme? 3.Quali sono stati i cambiamenti più significativi? Calendario di progetto Rapporto di avanzamento Registro variazioni parametri valutazioni * opzionale date motivi attività periodo

Dicembre Modulo Formativo sulla "Gestione Progetti" - Controllo V1.2 Pagina 15 di 15 Contatti Walter Ginevri, PMP ® VicePresidente PMI Northern Italy Chapter cellulare: Tiziano Villa, PMP ® Direttore Aggiunto PMI Northern Italy Chapter cellulare: