Il concetto unitario di archivio e le diverse fasi di gestione Metodologia della ricerca archivistica Triennio Modulo A 2010-2011

Il ciclo di vita dell’archivio secondo l’archivistica italiana Archivio corrente documenti che si riferiscono ad affari in corso di trattazione consultati frequentemente soprattutto da personale interno all’amministrazione titolare dell’archivio (soggetto produttore)

Il ciclo di vita dell’archivio secondo l’archivistica italiana Archivio corrente conservati presso il soggetto produttore esclusi dalla pubblica consultazione ad eccezione di soggetti “aventi diritto” secondo la legge 241/1990 (detta della trasparenza amministrativa) nel modello nord americano e inglese, la fase corrente di chiama Records management e si parla di documenti “attivi”

Il ciclo di vita dell’archivio secondo l’archivistica italiana Archivio di deposito il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, non più necessari all’attività corrente del soggetto produttore ma per i quali la legge o le necessità del soggetto produttore prescrivono un periodo di conservazione scarsamente consultati da parte del soggetto produttore ma ancora non liberamente consultabili da parte del pubblico

Il ciclo di vita dell’archivio secondo l’archivistica italiana Archivio di deposito spesso conservati presso luoghi e sedi diverse da quelle dell’archivio corrente sempre sotto la responsabilità del soggetto produttore secondo la terminologia anglo americana: records management, documenti semiattivi

Il ciclo di vita dell’archivio secondo l’archivistica italiana Archivi di deposito Per la sua natura transitoria e per il limitato valore attribuito alla documentazione non più corrente ma ancora non storica (“limbo”), la gestione dell’archivio di deposito costituisce una fase molto delicata di tenuta degli archivi.

Il ciclo di vita dell’archivio secondo l’archivistica italiana Archivio storico Dopo una procedura di valutazione (selezione) che individua i documenti ritenuti degni della conservazione permanente per il loro valore legale, giuridico e culturale e quelli che invece possono essere distrutti, la documentazione considerata storica passa all’ultima fase.

Il ciclo di vita dell’archivio secondo l’archivistica italiana Archivi storici da strumenti di gestione legati ad esigenze pratiche del soggetto produttore a bene culturale proprio per il cambiamento di “destinazione d’uso”, gli archivi storici sono conservati in apposite sedi che garantiscano la libera consultazione per un pubblico più vasto salvo alcuni limiti imposti dalla legge, la consultabilità è libera

Esigenze e responsabilità nelle diverse fasi Ogni fase corrisponde ad esigenze di natura organizzativa e gestionale definizioni di attività elaborazione di strumenti identificazione di responsabilità

Diverse fasi ma concetto unitario Nonostante le diverse fasi, attività e ciclo di vita dei documenti, l’archivio è una sola entità che porta sempre con sé la compresenza del valore amministrativo e del valore culturale. La fase della formazione (archivio corrente) è determinante per le fasi successive; quanto meglio è organizzata la prima fase, quanto più attentamente e secondo i principi archivistici sono gestiti i passaggi dall’una all’altra fase, tanto più si garantisce la conservazione del bene culturale archivio

La tradizione italiana Commissione Cibrario: 1870 Correnti: 1874 Consiglio superiore degli archivi regolamento rd 35/1900 dpr 1409/1963 differenza con la tradizione tedesca e anglosassone

La commissione Cibrario 1870 "Sarebbe utile la divisione degli archivi storici dagli amministrativi? Come potrebbe operarsi? “ “Parve quindi equivoca almeno la nomenclatura di storici e d'amministrativi, parlando di archivi: e la Commissione preferì di chiamare antica la parte che il Governo può mettere a disposizione degli studiosi, moderna quella che lo Stato ha ragione di tener riservata”

Cesare Correnti 5 luglio 1874 (seduta 8) “In proposta del Consigliere Correnti si parla della necessità di provvedere alla buona conservazione degli archivi particolarmente degli uffici amministrativi e delle magistrature ora esistenti nel regno, i quali dovranno pure un giorno diventar parte degli Archivi di Stato”.

Il concetto unitario di archivio nella normativa italiana La normativa italiana impone un modello di gestione integrata tra ente produttore ed amministrazione archivistica vale a dire l’integrazione del punto di vista dell’amministrazione e della storia

Le norme per la gestione integrata in riferimento alle responsabilità dell’ente produttore [Rd 35/1900] [Dpr 428/1998] Dpr 445/2000 in riferimento alle prerogative dell’amministrazione archivistica: Dpr 1409/1963 Dpr 37/2001 Dlgvo 42/2004 e successive modifiche con dlgvo 62/2008

Luoghi di conservazione e responsabilità Archivio corrente Archivio di deposito Presso il soggetto produttore Presso Il soggetto produttore

Responsabilità Mentre per gli archivi storici, la responsabilità (l’ubicazione e la gestione: il soggetto conservatore) è differenziata in base alla natura giuridica del soggetto produttore: Archivi storici di soggetti produttori statali ►Archivi di Stato archivi storici di soggetti produttori pubblici►presso l’ente stesso archivi storici di soggetti produttori privati ►presso lo stesso proprietario