“Archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva” D.Lgs 82/05 Delibera CNIPA 11/04 DM 23 gennaio 2004 Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it Rilevazione Cnipa 2004 • Produzione di quasi 110 milioni di documenti che hanno dato origine a 160 milioni di registrazioni e 147 milioni di documenti archiviati. Impegnati 50.000 dipendenti distribuiti su 19000 uffici .... No sanità, scuola e giustizia Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it La gestione documentale vale oltre 2% del PIL Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno Il quadro normativo è sostanzialmente completo e le tecnologie sono adeguate Nulla osta pertanto a realizzare la tanto auspicata “scomparsa della carta” Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Art. 6, comma 1 Delibera AIPA n. 15 del 28/7/94 Regole tecniche per l’uso dei supporti ottici Delibera AIPA n. 24 del 30/7/98 Regole tecniche per l’uso dei supporti ottici D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Art. 6, comma 1 Deliberazione n. 42/2001 Regole tecniche per la conservazione dei documenti D.Lgs 82/05 CAD Delibera CNIPA 11/04 DM 23 gennaio 2004 Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

“Archiviazione elettronica” Archiviazione: raccolta ordinata e sistematica di documenti al fine rendere una successiva consultazione più semplice ed immediata. E’ elettronica: l’archiviazione che ha per oggetto documenti informatici in modo che a ciascun documento informatico corrisponda un proprio codice unico (software gestionali) I documenti archiviati elettronicamente possono essere informatici in origine (ad es. una determina elettronica, una fattura elettronica) oppure inizialmente cartacei e poi resi informatici tramite l’uso di scanner. Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

“Conservazione sostitutiva” è un processo informatico che consente di mantenere nel tempo, integri ed autentici, documenti analogici ed informatici in idonei supporti (ottici, come CD, DVD, o di altre tipologie) e ciò assolvendo ad ogni regola giuridica di conservazione ed esibizione documentale. Il processo, infatti, quando è effettuato a norma della Delibera CNIPA n. 11/04 consente di far mantenere al documento la sua originaria validità legale, sia per il settore pubblico sia per il settore privato. Se poi tale processo di conservazione è anche conforme alle regole di cui al Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004, la conservazione è valida anche per l’assolvimento degli obblighi fiscali. Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Come funziona la conservazione sostitutiva Disciplina della firma digitale Art. 43 e 44 del CAD art. 3 e 4 delibera CNIPA 11/04 … Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Documenti informatici - art. 3 CNIPA Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici o impronte, avviene mediante: memorizzazione su supporti ottici apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione* che attesta il corretto svolgimento del processo. Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it Documenti analogici Nella pratica è difficile che ci siano già questi documenti in formato “elettronico”. Più spesso c’è la necessità di “archiviarli e ordinarli” con scanner e/o appositi software UNICI NON UNICI Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it “originale unico” Se non sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi; Es. i titoli all'ordine di cui agli articoli 2008 e segg. c.c. (assegno e cambiale), libri sociali Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it “originale non unico” esso è un documento che, indifferentemente, “deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; oppure deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; oppure il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi”. Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Esempi: originali non unici Es. le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali, i libri di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari (il contenuto può essere ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui conservazione è obbligatoria) documenti il cui contenuto risulti depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad es. i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad es. il verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Documenti analogici non unici Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante: memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta cosi' il corretto svolgimento del processo. Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it ATTENZIONE! Ris.161/07 Posso saltare la “memorizzazione” e stampare una sola copia e spedire in conservazione sostitutiva lo spool di stampa in PDF di una fattura? NO! Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Documenti analogici unici Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformita' di quanto memorizzato al documento d'origine. Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it Distruzione carta …di cui e' obbligatoria la conservazione, e' consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva! Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Conservazione a fini tributari DM 23 febbraio 2004 Scritture, libri e registri (dpr 600/73, dpr 633/72) Es. libro giornale e libri degli inventari, scritture ausiliarie dove devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, scritture ausiliarie di magazzino, registro dei beni ammoritzzabili, bilancio patrimoniale (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa), registro acquisti, registro corrispettivi, registro delle fatture, modelli F23 e F24, fatture Libri ai sensi dell’art. 2421 cc Es. libro dei soci, libro delle adunanze e deliberazioni CDA, assemblea, collegio sindacale, comitato esecutivo Relazione sulla gestione (2428 cc) relazione dei sindaci (2429 cc) Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it Come li conservo? I documenti Informatici a fini tributari sono un po’ “particolari”: Statici non modificabili Memorizzati (su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo - ordine cronologico – senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta) inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Dopo aver memorizzato il tutto… termino con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

conservazione digitale di documenti a fini tributari Memorizzazione “immagine” come visto sopra una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purche' sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta Se documenti analogici originali unici: riferimento temporale e firma di un PU Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it Inoltre… il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale (art. 5) Leggibili ed esibibili a richiesta (art. 6) Bollo virtuale (art. 7) Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Risposte a casi pratici: ? Del. 161/E luglio 2007 Agenzia delle Entrate Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it

Grazie per l’attenzione! Avv. Paolo Vicenzotto studio legale avv. Glauco Riem diritto delle nuove tecnologie Vicolo Chiuso 5, Pordenone 0434 28056 – 0434 246429 Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it