Microsoft PowerPoint

Programma Introduzione a PowerPoint Pianificazione della presentazione Il menù di PowerPoint Le barre degli strumenti Le visualizzazioni Layout, modello struttura, modello contenuto 2

Introduzione PowerPoint, così come Freelance di Lotus e Staroffice gratuito, è un programma di presentazione grafica di diapositive con testi, tabelle e grafici. PowerPoint viene usato per presentazioni formali o informali, riunioni e presentazioni in Internet. Incorpora svariati strumenti e consente di gestire caratteri, formati, stili e colori. Con PowerPoint è possibile creare diapositive, pagine Web, lucidi, note del relatore e stampati per il pubblico in formato elettronico Si possono importare documenti da altri programmi di MS Office per esempio tabelle da Word e grafici da Excel. 3

Com’è una buona presentazione??? Per la preparazione di una presentazione efficace possiamo seguire un processo elaborato da un famoso esperto in comunicazioni, l’americano Dale Carnegie. Carnegie individua nel processo quattro fasi: Pianificazione, Preparazione, Pratica Presentazione vera e propria 4

Pianificazione Definire il pubblico relativamente all'argomento da trattare: conoscenza, esperienze, esigenze, desideri e obiettivi. Porsi la domanda: "Quali sono le conoscenze del pubblico su questo argomento?" Definire lo scopo della presentazione relativamente ai risultati da conseguire. Si desidera informare il pubblico? Convincerlo di una tesi? Motivare i partecipanti? Insegnare qualcosa? Per comunicare un messaggio chiaramente è estremamente importante avere ben chiari i propri obiettivi. Nel creare una presentazione occorre tenere presente i propri obiettivi e gli interessi e il livello di preparazione del pubblico. È necessario utilizzare parole e frasi note al pubblico e tenere sempre presente il risultato che si desidera raggiungere. 5

Preparazione - 1 Considerare il valore del messaggio che si desidera comunicare. "Perché ritengo importante questo messaggio?" Strutturare la presentazione incentrandola su un messaggio con punti chiave che possono in seguito essere ripresi e supportati con esempi. Preparare un'apertura che richiami l'attenzione del pubblico. Utilizzare una domanda, fare un'affermazione sorprendente o descrivere un evento correlato alla presentazione per risvegliare l'interesse dei partecipanti. L'apertura costituisce il 5-10% della presentazione. 6

Preparazione - 2 Definire i concetti principali del messaggio e preparare materiale di supporto, ad esempio statistiche, dichiarazioni, dimostrazioni e analogie. Assicurarsi che i concetti principali comunichino un messaggio coerente. Il pubblico è in grado di ricordare solo 4-6 diversi concetti, la cui scelta deve quindi essere effettuata con grande attenzione. Il corpo della presentazione costituisce l'80-85% dell'insieme. Preparare una chiusura incisiva, che venga ricordata a lungo e che sia in linea con i propri obiettivi. La chiusura può essere un riepilogo o una ripetizione del messaggio comunicato durante la presentazione oppure una sfida lanciata al pubblico. Anche una chiusura che riprende l'apertura è una soluzione efficace. Indipendentemente dalla forma scelta, è necessario comunicare al pubblico cosa si desidera da loro. La chiusura deve rappresentare il 5-10% della presentazione. 7

Pratica - 1 Sarebbe utile fare delle prove con un pubblico ristretto o un collega e chiedere commenti e suggerimenti sul contenuto e sullo stile della presentazione. Ecco alcuni punti importanti da verificare: Il messaggio è espresso chiaramente? I grafici e le illustrazioni sono chiari, interessanti e adatti all'argomento trattato? Si sono tenuti presenti gli interessi del pubblico? La chiusura è incisiva? 8

Pratica - 2 I risultati desiderati sono stati raggiunti? Sarebbe utile filmarsi durante le prove e rivedere quindi il filmato per individuare atteggiamenti che possono distrarre il pubblico ed eventuali segni di nervosismo. Il modo migliore per eliminare il nervosismo è la fiducia, che si ottiene solo con la pratica. Se possibile, fare più prove, mettendo in pratica diverse idee e tecniche per la presentazione del materiale. Scegliere le tecniche con cui ci si trova maggiormente a proprio agio. Controllare la durata della presentazione e verificare che i tempi non siano eccessivamente lunghi. Se appropriato, prevedere un tempo per le domande dei partecipanti. 9

Presentazione vera e propria Per molti, la presentazione presenta dei problemi. Ecco alcuni utili suggerimenti: Assumere un atteggiamento professionale. La possibilità di effettuare la presentazione deve essere considerata un privilegio, una responsabilità e un'opportunità. Sforzarsi di fare un'impressione positiva. Se possibile, guardare negli occhi i partecipanti. Cercare di essere naturali e assumere un atteggiamento rilassato. Parlare in modo naturale. Mantenere un tono semplice ma appropriato. Parlare lentamente e sottolineare i punti più importanti. Fare una pausa dopo ogni concetto principale, in modo da separarlo dal resto del discorso. È importante essere sinceri e stabilire un rapporto con i partecipanti. Rendere il pubblico partecipe. Porre delle domande, in modo da assicurarsi che i partecipanti stiano seguendo il discorso. In alcuni casi, dopo la presentazione è possibile chiedere ai partecipanti commenti e suggerimenti, che consentiranno di migliorare le presentazioni successive. 10

Ultimi controlli … Aggiungete effetti speciali solo dove volete concentrare l’attenzione di chi vi ascolta Se il testo da leggere è lungo meglio non applicare effetti Meglio usare transizioni d’effetto tra le diapositive piuttosto che riempire la presentazione di animazioni Utilizzare il correttore automatico per evitare errori ortografici Aiutarsi con il puntatore se durante la presentazione è necessario sottolineare qualche elemento 11

“formattazione efficace” Non applicare più di due tipi di carattere per diapositiva Segui la regola del 6 per 6: non più di sei parole per riga e non più di sei righe per diapositiva Seleziona il tipo di carattere adatto al pubblico: Tempus Sans ITC è informale, Times New Roman è classico, Verdana è adatto al Web Seleziona sfondi scuri per una presentazione su schermo e sfondi chiari per i lucidi 12

Programma seconda parte della giornata I comandi specifici di PowerPoint e le barre degli strumenti Creare una nuova presentazione Salvare una nuova presentazione Aprire una presentazione esistente Inserire il testo in una presentazione Aggiungere nuove dia una presentazione Utilizzare un modello di struttura nel creare una presentazione Utilizzare un modello di contenuto nel creare una presentazione Muoversi tra le diapositive di una presentazione Cambiare la visualizzazione (vari tipi di visualizzazione) Utilizzare l’Auto-composizione contenuto. 13

Comandi specifici di PowerPoint File Imposta pagina Presentazione Portatile Modifica Elimina diapositiva Visualizza Tipi visualizzazioni Schema Bianco e nero Guide Intestazione e piè di pagina Comprimere una presentazione per utilizzarla su un altro computer Aprire la presentazione che si desidera comprimere. Scegliere Presentazione portatile dal menu File. Seguire le istruzioni fornite nella Creazione guidata Presentazione portatile. Se richiesto, inserire un altro disco. Note Se si comprime una presentazione Web, questa verrà decompressa come presentazione di Microsoft PowerPoint anziché come presentazione Web. La Creazione guidata Presentazione portatile non può includere i caratteri TrueType con limitazioni di copyright incorporate. Prima di distribuire la presentazione, si consiglia di decomprimerla e visualizzarla per assicurarsi che siano disponibili tutti i tipi di carattere utilizzati 14

Comandi specifici di PowerPoint Formato Layout diapositiva combinazione colori diapositiva sfondo applica modello struttura Colori e linee Oggetto Strumenti Opzioni Presentazione tutto Comprimere una presentazione per utilizzarla su un altro computer Aprire la presentazione che si desidera comprimere. Scegliere Presentazione portatile dal menu File. Seguire le istruzioni fornite nella Creazione guidata Presentazione portatile. Se richiesto, inserire un altro disco. Note Se si comprime una presentazione Web, questa verrà decompressa come presentazione di Microsoft PowerPoint anziché come presentazione Web. La Creazione guidata Presentazione portatile non può includere i caratteri TrueType con limitazioni di copyright incorporate. Prima di distribuire la presentazione, si consiglia di decomprimerla e visualizzarla per assicurarsi che siano disponibili tutti i tipi di carattere utilizzati 15

Creare la prima presentazione File  Nuovo  Presentazione vuota  OK  Layout automatico  Solo Titolo  ok Vedere documento WORLD con scaletta per seguire i vari passi Salvare file con nome --- “PROVA” Chiudere presentazione 16

Aprire una presentazione esistente: Vari modi … Cerca in: cerca in un percorso conosciuto Da File. In basso vengono visualizzati gli ultimi 4 file utilizzati Dal pulsante cronologia per visualizzare in ordine cronologico i file Da Preferiti. Se un file era stato salvato con nome in Preferiti, lo si può aprire cliccando su Preferiti. Aprire WORLD1 che è stato copiato nella cartella Bellobono, ecc.  parlare dei SEGNAPOSTI  che sono un aiuto per l’utente per inserire il testo, non appaiono nella stampa e si possono ridimensionare. Clicclare nel segnaposto TITOLO e inserire Attrezzature sportive Worldwide. Inserire una nuova DIA da icona o da pulsante ATTIVITA’ COMUNI  LAYOUT  scegliere il layout adatto, spiegare i vari tipi per le diverse esigenze. Chiudere salvando con un altro nome PROVA_WORLD in PREFERITI e vedere che dopo si può aprirlo da Preferiti (utile se è un doc. che serve sempre. 17

Oggetti del titolo e del corpo Ogni volta che si inserisce una nuova dia, l’utente deve scegliere un layout nella finestra di dialogo. I formati possono variare per ogni diapositiva o possono essere modificati per un’intera presentazione. Si può immettere testo direttamente in visualizzazione diapositiva o in visualizzazione struttura. Si può aggiungere testo su una dia digitando all’interno dell’oggetto Titolo (segnaposto), all’interno dell’oggetto Corpo oppure mediante selezione dello strumento Testo e digitando in qualsiasi altra posizione desiderata della pagina. Spiegare come passare dalla digitazione nell’area Titolo all’area Corpo con Ctrl + Invio. All’ultima posizione il Ctrl + Invio creerà una nuova DI con le streoo layout della precedente. Se per errore viene concellato un oggetto Titolo o Corpo o soltanto il suo segnaposto, tutto può essere di nuovo aggiunto selezionando Formato, Layout diapositiva, riapplica. Parlare dei LIVELLI del testo. Quando si digita testo nell’oggetto del CORPO, ogni riga è preceduta automaticamente da un punto elenco. I livelli del testo sono controllati premendo TAB o SHIFT + TAB. Premere TAB abbassa retrocede una voce una riga di un livello alla volta Premere SHIFT + TAB alza avanza una voce una riga di un livello alla volta. Aggiungere testo con lo strumento TESTO Qualsiasi testo creato con lo strumento testo non è visibile nella visualizzazione struttura. È visibile nella visual. Dia. 18

Modelli di struttura Alla creazione di una nuova DIA si può scegliere un MODELLO STRUTTURA per dare alla DIA un aspetto estetico più professionale in maniera semplice e veloce. Vediamo come fare File nuovo  Modelli di struttura  anteprima  scorrere  scegliere “CAPSULE”  OK Fare click su Diapositiva Titolo in Layout automatico. Chiudere senza salvare 19

Modelli di contenuto PowerPoint propone numerose presentazioni suggerendo grafica e contenuto. Questi sono detti Modelli di Contenuto e consentono di creare velocemente una presentazione professionale per quanto riguarda i “contenuti”. PowerPoint crea una DIA titolo e delle diapositive di appog- gio con testo generico da personalizzare. Vediamo come procedere … Chiudere la presentazione senza salvare File  Nuovo  Presentazioni  Riunione della Società  OK Muoversi tra le diapositive in visualizzazione Diapositiva  cursore barra scorrimento verticale a destra La Visualizzazioni 20

Visualizzazioni Le visualizzazioni consentono di creare e modificare una presentazione da diversi punti di vista. Le principali visualizzazioni sono: Normale Struttura Diapositive Sequenza diapositive Presentazione diapositive Fare prove con vari tipi di visualizzazione Visualizzazione Normale: La struttura del testo della presentazione è visualizzata nel riquadro a sinistra. La diapositiva corrente con la grafica e gli oggetti è visualizzata nel riquadro a destra. Le note vengono visualizzate sotto il riquadro diapositive. Visualizzazione diapositiva In questo riquadro viene visualizzato l’aspetto di ciascuna diapositiva della presentazione. Utilizzare il riquadro diapositive per aggiungere grafica, testo, grafici e altri oggetti. Utilizzare la barra di scorrimento per passare ad altre diapositive della presentazione. Visualizzazione struttura Nel riquadro struttura viene visualizzato il testo della presentazione senza alcuna grafica. Tale riquadro consente di digitare, modificare e riorganizzare il testo in modo semplice e rapido. È possibile ingrandire l’area della struttura ridimensionando il riquadro o facendo clic sul pulsante Visualizzazione Struttura. Viisualizzazione sequenza dia In questa visualizzazione vengono mostrate in miniatura tutte le diapositive della presentazione. Per cambiare la disposizione di una o più diapositive, selezionarle e trascinarle nella posizione desiderata. E’ possibile anche cancellarle con il tasto ‘canc’ . Presentazione diapositive La presentazione verrà eseguita a schermo intero con tutte le animazioni e le transizioni applicate. È possibile passare alla diapositiva successiva con un clic del mouse o spostarsi in avanti o all’indietro utilizzando i tasti di direzione o programmare un avanzamento automatico Esaminare menù presentazione: varie possibilità Si utilizza questa visualizzazione per provare in anteprima le proprie presentazioni e per mostrarle al pubblico in maniera elettronica Pulsanti di visualizzazione in basso a sinistra 21

Visualizzazione Normale La struttura del testo della presentazione è visualizzata nel riquadro a sinistra. La diapositiva corrente con la grafica e gli oggetti è visualizzata nel riquadro a destra. Le note vengono visualizzate sotto il riquadro diapositive Riquadro struttura Riquadro diapositive Lorem Ipsum Tincidunt ut Delor sit amet consectetuer Nonummy nibh euismod Magna aliquam Exerci tation Nonummy nibh eui 1 2 4 3 Exerci tation Nonummy nibh eui Delor sit amet consectetuer adipiscing elit sed diam Nonummy nibh euismod Riquadro note 22

Visualizzazione diapositive In questo riquadro viene visualizzato l’aspetto di ciascuna diapositiva della presentazione. Utilizzare il riquadro diapositive per aggiungere grafica, testo, grafici e altri oggetti. Utilizzare la barra di scorrimento per passare ad altre diapositive della presentazione. Per ingrandire l’area della diapositiva, ridimensionare il riquadro o fare clic sul pulsante Visualizzazione Diapositive. Exerci tation Nonummy nibh eui 1 2 4 3 23

Visualizzazione struttura Nel riquadro struttura viene visualizzato il testo della presentazione senza alcuna grafica. Tale riquadro consente di digitare, modificare e riorganizzare il testo in modo semplice e rapido. È possibile ingrandire l’area della struttura ridimensionando il riquadro o facendo clic sul pulsante Visualizzazione Struttura. È possibile cambiare la disposizione di diapositive o elenchi puntati semplicemente trascinandoli. Delor sit amet consectetuer adipiscing elit sed diam Nonummy nibh euismod Tincidunt ut Laoreet dolore Magna aliquam Exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip ex ea com Lorem Ipsum Delor sit amet consectetuer Smoo Nonummy nibh eui Exerci tation 1 2 4 3 Pulsante Visualizzazione Struttura 24

Visualizzazione Sequenza diapositive Per passare alla visualizzazione Sequenza diapositive, fare clic sul pulsante corrispondente. In questa visualizzazione vengono mostrate in miniatura tutte le diapositive della presentazione. Per cambiare la disposizione di una o più diapositive, selezionarle e trascinarle nella posizione desiderata. E’ possibile anche cancellarle con il tasto ‘canc’ Pulsante Visualizzazione Sequenza diapositive 25

Visualizzazione Presentazione La visualizzazione Presentazione diapositive è quella in cui viene correntemente visualizzata questa presentazione. Si utilizza questa visualizzazione per provare in anteprima le proprie presentazioni e per mostrarle al pubblico in maniera elettronica La presentazione verrà eseguita a schermo intero con tutte le animazioni e le transizioni applicate. È possibile passare alla diapositiva successiva con un clic del mouse o spostarsi in avanti o all’indietro utilizzando i tasti di direzione o programmare un avanzamento automatico Esaminare menù presentazione: varie possibilità Fare prove con menù presentazione diapositive. Dire che ipertesti non vengono visualizzati in visualizzazione normale e varie, ma soltanto in presentazione, per fare le prove bisogna iniziare la visualizzazione presentaz. 26

Autocomposizione Contenuto Fornisce il modo più rapido per creare una presentazione. Propone idee per il contenuto, selezioni di modelli, una guida passo per scegliere il titolo e creare diapositive. Guida nella selezione del tipo di presentazione, dello stile, delle opzioni di output, fornisce suggerimenti per i titoli e per il testo delle diapositive. Quando autocomposizione si conclude la presentazione viene visualizzata in modalità struttura per inserire facilmente il testo nella dia. Le opzioni disponibili nell’autocomposizione contenuto possono variare e dipendono dal tipo di presentazione scelta 27

Organigrammi PP utilizza Microsoft Organization Chart per creare gli organigrammi Per lavorare sugli organigrammi è necessario aprire la finestra di dialogo Microsoft Organization Chart . La finestra che si attiva contiene Il menù con i comandi e la barra degli strumenti per eseguire varie operazioni. Si possono cambiare lo stile dell’organigramma, formattare il testo, modificare il colore e forma degli elementi. 28

Presentazione diapositive Attivazione – varie modalità Il menù a scelta rapida: i comandi La penna - colori Altri strumenti 29

Effetti Speciali Utilizzare gli effetti speciali in PowerPoint Selezionare effetti di animazione Impostare l’animazione personalizzata Selezionare effetti di transizione delle diapositive Provare gli intervalli di transizione Impostare una presentazione Nascondere una diapositiva 30

ESERCIZIO - 1 Creare una presentazione formata da tante DIA quanti sono i componenti della vostra famiglia (anche inventata). Ci sarà una diapositiva Titolo e una dia per ogni componente della famiglia Aggiungere per ognuno un commento che lo descriva con dei punti elenco    Inserire delle immagini multimediali o clipart che descrivano in maniera spiritosa ogni membro Inserire all’inizio della presentazione una pagina in cui si riassume, con un organigramma, tutta la famiglia Stampare tutto su un foglio unico (se possibile) Salvare la presentazione con il nome di “famiglia” richiamare l'attenzione 31

ESERCIZIO - 2 Creare una presentazione (circa 6 o più diapositive) del vostro corso Potrete inserire: Durata del corso e prerequisiti necessari per essere ammessi I moduli inseriti (quali, quanti) Il tipo di impostazione che è stata data al corso Cosa dovreste fare nel mondo del lavoro, o cosa vi piacerebbe fare (tipo di lavoro) Inserite anche, se volete, (non è obbligatorio) clipart ad hoc, effetti, transizioni, ecc., ma, soprattutto fate in modo che la presentazione sia efficace seguendo le indicazioni che vi sono state illustrate. 32