LA GESTIONE DEL PERSONALE INFERMIERISTICO E DI SUPPORTO 20 –21-22 ottobre 2004 10-11-12 novembre 2004 Dalle ore 9 alle ore 13 Dalle ore 16 alle ore 17

CALENDARIO primo giorno mattino pomeriggio presentazione del corso il ruolo , competenze e responsabilità del coordinatore del personale infermieristico La gestione delle risorse umane la normativa vigente : punti critici e punti di forza Analisi della propria realtà: lavoro di gruppo presentazione dei lavori di gruppo le procedure amministrative per la gestione del personale infermieristico

CALENDARIO secondo giorno mattino pomeriggio la domanda sanitaria nella programmazione dei turni del personale infermieristico La variabilità annuale, settimanale e giornaliera Esercitazione di gruppo l’offerta di lavoro infermieristico la quantificazione delle ore contrattuali esercitazione di gruppo

CALENDARIO terzo giorno mattino pomeriggio lo schema delle presenze giornaliero e settimanale esercitazione di gruppo Principi generali sulla stesura dei turni di servizio strumenti tecnici per proporre tipologie di turni I turni come soluzione di problemi organizzativi

OBIETTIVI DEL CORSO Illustrare la responsabilità e la competenza dei coordinatori nella gestione delle risorse umane Indicare metodi e strumenti di programmazione e di gestione del personale , compatibili con il contesto e la normativa vigente Proporre tipologie di pianificazione e gestione dei turni di servizio per le unità operative

Materiali e strumenti didattici Appunti del docente (slide) Dalla 2° giornata…. Schede lavoro per esercitazioni di gruppo Calcolatrice tascabile (personale ) Dati statistici ASL 3 Fogli per lavagna luminosa (lucidi)

Chi è il coordinatore dell’assistenza infermieristica? Esiste ancora? Difficoltà di identificazione per modifiche dettate del CCNL La comprensione tra individui è legata all’utilizzo del linguaggio parlato e scritto Che cosa vuol dire collaboratore? Con chi collabora ? E collaboratore esperto ?

Chi è il coordinatore dell’assistenza infermieristica? Quale è stato il ruolo della federazione IPASVI nella definizione delle qualifiche infermieristiche ? Come si definisce rispetto agli altri, alla società? Il termine capo sala era vecchio e superato? Coordinatore ? Perché no? ……..spunti per la riflessione ……..

Principi generali Il coordinatore dell’assistenza appartiene alla professione infermieristica I principi deontologici e normativi sono gli stessi Il ruolo che ricopre all’interno delle organizzazione sanitaria è diverso

La professione infermieristica Principi generali Evoluzione normativa importante dal 1994 Campo di attività e responsabilità delle professioni sanitarie è determinato dai profili professionali, ordinamenti didattici, codici deontologici (L.26/2/99 n.42 e L.10/8/00 n.251) Lo stato e le regioni promuovono …la valorizzazione e la responsabilizzazione …delle professioni inferm.- ostetriche (L.10/8/00 n.251)

L’infermiere è responsabile dell’assistenza generale (DM 739 /94) Quale ruolo deve esercitare il coordinatore perché sia diverso da quello dell’infermiere? L’infermiere è responsabile dell’assistenza generale (DM 739 /94)

FUNZIONI INFERMIERE Assistenziale Educativa-formativa Organizzativa ricerca COORDINATORE Organizzativa Educativa- formativa ricerca

FUNZIONE ORGANIZZATIVA DEL COORDINATORE Funzioni organizzative = organizza , gestisce, dirige , coordina…… Che cosa? risorse umane, risorse materiali, risorse economiche.

Dirigere le risorse umane in ambito infermieristico (1) Mettere in atto tutti i meccanismi operativi per far si che i propri collaboratori possano svolgere al meglio la propria attività assistenziale Le funzioni di quadro intermedio sono diverse da quelle del professionista Un buon coordinatore non è colui che sopperisce alle attività dei collaboratori C’è spesso la tendenza in ambito infermieristico di svolgere mansioni inferiori

Dirigere le risorse umane in ambito infermieristico (2) Questo può verificarsi anche ai livelli gerarchici superiori : il direttore sanitario che svolge l’attività del dirigente infermieristico, il direttore di struttura che sostituisce la capo sala,ecc È diseconomico Potrebbe essere un segnale di incapacità di svolgere il proprio ruolo

Dirigere le risorse umane in ambito infermieristico (3) PER ASSICURARE L’ASSISTENZA AGLI UTENTI DEL SERVIZIO O UNITÀ OPERATIVA Le risorse umane devono essere appropriate in quantità e qualità L’organizzazione del lavoro deve essere efficace ed efficiente L’equipe infermieristica deve concorrere al raggiungimento di risultati di salute sul paziente/utente

GESTIONE DEL PERSONALE DEFINIRE N. PERSONALE NECESSARIO REPERIRE IL PERSONALE ALLOCARE IL PERSONALE NELLE DIVERSE UNITA’OPERATIVE GESTIRE IL PERSONALE ASSEGNATO

La qualità delle risorse umane Aspetti cognitivi, comportamentali e tecnici Strumenti per migliorare la qualità : aggiornamento professionale (conoscenze) discussione di eventi critici o sentinella (comportamentali e tecnici) incentivi motivazionali (comportamentali)

L’organizzazione del lavoro (1) Il punto più critico dell’assistenza infermieristica e sanitaria in Italia nella maggior parte delle strutture sanitaria italiane è ancora quella taylorista, per compiti (nata in USA negli anni ’20) è fondamentalmente centrata sugli operatori e non sugli utenti , è medico centrica

L’organizzazione del lavoro (2) Impedisce la possibilità di ispirarsi concretamente a qualsiasi teoria di nursing Fa fallire l’introduzione di cartelle infermieristiche personalizzate È inefficace perché non permette la definizione di obiettivi di cura e di assistenza diversificati tra i pazienti È inefficiente perché ,non valutando i bisogni reali, si da tutto a tutti , che diventa in realtà poco a tutti

L’organizzazione del lavoro (3) Rende inutilizzabili molte conoscenze apprese nella formazione di base , nella formazione post-base e nell’aggiornamento Diventa difficile rispettare le indicazioni normative del profilo professionale, del codice deontologico , delle carte dei diritti dei pazienti, dei principi di bioetica Non permette il management per obiettivi (MBO)

L’organizzazione del lavoro (4) Impedisce l’applicazione dei CCNL con i principi indicati dagli stessi . Da 3 CCNL si dà priorità alle modifiche dell’organizzazione del lavoro Si lega la progressione delle carriere dei professionisti a questi enunciati …… è nulla si nuove con assegnazioni economiche senza criteri di trasparenza Dal 2000 la modifica dell’organizzazione del lavoro è diventata obbligatoria per legge per le professioni sanitarie infermieristiche ed ostetriche

art.1 professioni sanitarie infermieristiche ed ostetriche Legge 10 agosto 2000 n°251 “Disciplina delle professioni sanitarie infermieristiche, tecniche, della riabilitazione, della prevenzione nonché della professione ostetrica” art.1 professioni sanitarie infermieristiche ed ostetriche ..svolgono ….le attività con autonomia professionale .. espletando le funzioni individuate dal profilo profess.e sulla base del codice deontologico Utilizzando metodologie di pianificazione per obiettivi dell'assistenza. Il ministero della Sanità emana linee guida per la revisione dell’organizzazione del lavoro incentivando modelli di assistenza personalizzata

GESTIRE RISORSE MATERIALI (1) L’infermiere è: L’infermiere è responsabile di tutto il processo che riguarda il materiale , i farmaci, le attrezzature necessarie per l’assistenza La responsabilità civile ,penale e disciplinare è di chi utilizza il materiale per la propria attività Il processo riguarda la richiesta di materiali, la conservazione , il controllo delle scadenze e della funzionalità, il buon uso del materiale, la gestione delle scorte

GESTIRE RISORSE MATERIALI (2) Il coordinatore ? esercita funzioni di controllo e supervisione È un facilitatore nei rapporti con altri servizi richiede nuove attrezzature partecipa ad eventuali commissioni per l’acquisto di materiale ed attrezzature

E le risorse economiche ? La spesa corrente in ambito sanitario è soprattutto deputata al costo delle risorse umane Come è possibile assegnare il budget ai dipartimenti o alle strutture complesse? Nel sistema delle strutture sanitarie italiane con poche capacità manageriali a tutti i livelli ? Con un sistema rigido del lavoro dipendente? Con i sistemi di controllo della spesa che sono prodotto più effetti negativi che positivi ( si veda il sistema dei DRG’s)

Il ruolo del coordinatore attraverso la normativa La normativa è inerente la figura….del capo sala (di antica origine) o dell’infermiere abilitato alle funzioni direttive

L'infermiere abilitato alle funzioni direttive (caposala) è una figura introdotta con il R.D. 21 novembre 1929 n°2330. Le funzioni del caposala sono indicate nell’art.41del D.P.R. 27 marzo 1969 n°128 “Ordinamento interno dei servizi ospedalieri”

LA CAPOSALA art. 41 D. P. R. 27/3/69 n°128 (abrogato dal D. L LA CAPOSALA art.41 D.P.R. 27/3/69 n°128 (abrogato dal D.L.vo 30/12/92 n.502) Personale di assistenza diretta Rapporti gerarchici è alle dirette dipendenze del primario o dei sanitari addetti alla divisione, sezione o servizio

Funzioni della caposala art.41 D.P.R. 27/3/69 n°128 Gestione risorse umane controlla e dirige il servizio degli infermieri e del personale ausiliario Gestione risorse materiali controlla il prelevamento e la distribuzione dei medicinali, del materiale di medicazione e di tutti gli altri materiali in dotazione, controlla la qualità e la quantità delle razioni alimentari per i ricoverati e ne organizza la distribuzione, è responsabile della tenuta dell'archivio

L’ operatore professionale coordinatore D. P. R L’ operatore professionale coordinatore D.P.R. 7 /9/84 n°821 "Attribuzioni del personale non medico addetto ai presidi ed uffici delle USL" svolge la attività di assistenza diretta attinenti alla sua competenza professionale Rapporti gerarchici -… (svolge le proprie funzioni)… nell'ambito delle direttive impartite dai responsabili delle unità operative - nel rispetto dell'autonomia operativa del personale stesso e delle esigenze del lavoro di gruppo.

Funzioni dell’operatore professionale coordinatore D. P. R Funzioni dell’operatore professionale coordinatore D.P.R. 7 /9/84 n°821 Gestione delle risorse umane Coordina l'attività del personale nelle posizioni funzionali di collaboratore e di operatore professionale di 2° categoria a livello di unità ospedaliera e di distretto predisponendo i piani di lavoro FUNZIONE EDUCATIVA-FORMATIVA Svolge attività didattica, attività finalizzata alla propria formazione.

Funzioni dell’operatore professionale coordinatore Gestione risorse umane D.M. 13/9/88 "Determinazione degli standard del personale ospedaliero" coordinamento del personale infermieristico, tecnico e ausiliario D.P.R. 28 novembre 1990 n°384 l’OTA e l’ Ausiliario Sp. operano sotto la diretta responsabilità dell’O.P. coordinatore o dell’infermiere FUNZIONE EDUCATIVA-FORMATIVA D.M. 13/9/88 "Determinazione degli standard del personale ospedaliero" supervisione sull'attività di tirocinio e formativa ALTRE FUNZIONI D.Lgs. 19 settembre 1994 n°626 preposto in materia di sicurezza dei luoghi di lavoro: attività di controllo sul rispetto delle norme e sulla formazione e di fornitura dei materiali idonei

Ed ora? Non esiste più né il capo sala né l’operatore professionale coordinatore né l’operatore professionale dirigente

A partire dal CCNL 1998-2000 la situazione si è complicata…….. Chi è il collaboratore professionale sanitario e il collaboratore professionale sanitario esperto ? Quali sono i requisiti per accedere alla categoria D?

Requisiti della categoria D CCNL 1998-2000 Conoscenze tecniche specialistiche e/o gestionali Rapporti gerarchici autonomia e responsabilità proprie Attitudini /Funzioni capacità organizzative di coordinamento e gestionali …….. discrezionalità operativa nell'ambito di strutture operative semplici previste dal modello organizzativo aziendale

Per i CCNL dal 1998 al 2003 Appartengono alla categoria D tutti gli infermieri e in parte ( in base agli accordi aziendali ) gli ex capo sala

Requisiti della categoria D S CCNL 1998-2000 Conoscenze tecniche specialistiche e/o gestionali Rapporti gerarchici autonomia e responsabilità dei risultati conseguiti ampia discrezionalità operativa nell'ambito delle strutture operative di assegnazione

Requisiti della categoria D S CCNL 1998-2000 Attitudini /Funzioni direzione e coordinamento gestione e controllo di risorse umane iniziative di programmazione e proposta Programma il miglior utilizzo delle risorse umane (secondo le richieste dei responsabili dei presidi e dei servizi) verifica l'espletamento delle attività del personale medesimo collabora alla formulazione dei piani operativi e dei sistemi di verifica della qualità Coordina attività didattica

Per il CCNL dal 2003 al 2005 Appartengono alla categoria D S tutti gli infermieri che svolgono attività di coordinamento, tutti gli ex capo sala , gli ex operatori dirigenti, gli attuali coordinatori dei corsi di laurea

E l’ infermiere ? Per effetto dei CCNL…..

Oltre ai requisiti già indicati per la categoria D….. Svolge attività attinenti alla sua competenza specifica (comprese le funzioni di carattere strumentale quali la tenuta dei registri) nell'ambito delle unità operative semplici coordina le attività del personale assegnato alle suddette unità predispone piani di lavoro nel rispetto dell'autonomia operativa del personale e delle esigenze del lavoro di gruppo collabora all'attività didattica nell'ambito dell'unità operativa può essere assegnato a funzioni di tutor in piani formativi

Quali attitudini deve sviluppare il coordinatore o il CPS E? E’ una professione intellettuale. Le attitudini da sviluppare per gestire risorse umane sono: capacità di analisi del sistema organizzativo (analisi sistemica), comprensione e governo delle dinamiche sociali, delle motivazioni individuali al lavoro, ecc, Scelta ed esercizio di una tipologia di leadership utilizzo del problem solving

Quali capacità intellettuali ed affettive ? Creatività :scegliere soluzioni innovative, più la situazione è complessa meno si devono seguire scemi rigidi e conosciuti Razionalità : le scelte devono essere ragionate, se non si riesce a trovare la motivazione razionale alla prassi si deve rimetterla indiscussione Emotività : comprensione dei sentimenti dei collaboratori , senza paternalismi

E le conoscenze ….. Le organizzazioni sono strutture complesse e per governarle occorrono conoscenze delle discipline psico-sociali, Scienze economiche, statistiche ,ecc scienze giuridiche lo specialista , un tecnico che deve avere conoscenze approfondite di un campo limitato un manager che deve avere conoscenze generali su più campi

Esercitazione di gruppo Funzione organizzativa Funzione educativa formativa Funzione di ricerca Funzione assistenziale?

CALENDARIO secondo giorno mattino pomeriggio la domanda sanitaria nella programmazione dei turni del personale infermieristico La variabilità annuale, settimanale e giornaliera Esercitazione di gruppo l’offerta di lavoro infermieristico la quantificazione delle ore contrattuali esercitazione di gruppo

DOMANDA –OFFERTA IN SANITA’ risorse economiche sempre scarse offerta determina domanda cosa fare ? Non amplificare la domanda di prestazioni Non sprecare risorse umane Identificare obiettivi prioritari di salute Programmare attività

SANITA’ ITALIANA Modifica bisogni sanitari Autonomia regionale Aziendalizzazione Privatizzazione del rapporto di lavoro Accreditamento delle strutture Rapporto ospedale -territorio

LIVELLI DECISIONALI POLITICHE SANITARIE I LIVELLO: STATO – REGIONI PIANI SANITARI PROGRAMMA FORMAZIONE CONTRATTI DI LAVORO II LIVELLO :AZIENDE SANITARIE ESPANSIONE/RICONVERSIONE ATTIVITA’ OSPEDALIERA? INCREMENTO ATTIVITA’ DI CURA TERRITORIALE? FLESSIBILITA’ /RIGIDITA’ NELLA DETERMINAZIONE SPESA PER IL PERSONALE?

LIVELLI DECISIONALI POLITICHE SANITARIE III LIVELLO: DIREZIONE SANITARIA CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEL PERSONALE AI SETTORI SANITARI MODIFICHE ORGANIZZATIVI PER SERVIZI GENERALI FORMAZIONE PERMANENTE DEL PERSONALE IV LIVELLO : DIPARTIMENTI E UNITA’ OPERATIVE GESTIONE DELLE ATTIVITA’ SANITARIE GESTIONE DELLE RISORSE ASSEGNATE PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEGLI ORARI E/O TURNI DI SERVIZIO

GESTIONE DEL PERSONALE DEFINIRE N. PERSONALE NECESSARIO REPERIRE IL PERSONALE ALLOCARE IL PERSONALE NELLE DIVERSE UNITA’OPERATIVE PROGETTARE E GESTIRE I TURNI DI SERVIZIO

METODOLOGIA TURNI DI SERVIZIO SCHEMA DELLE PRESENZE DOMANDA OFFERTA

I. DOMANDA OBIETTIVI FORMATIVI   analizzare la distribuzione temporale della domanda mediante appositi indicatori rapportare la domanda alla programmazione dell'offerta di tempo lavoro

PROGRAMMARE I TURNI DI SERVIZIO?(1) Perché? Domanda deve determinare offerta Aumentare l’efficienza Liberare risorse per l’efficacia A che livello decisionale? Al IV Livello

PROGRAMMARE I TURNI DI SERVIZIO?(2) Quali vantaggi? Sviluppa capacità programmatorie Aumenta il controllo di gestione Quali limiti superare? Assenza di metodo Scarsa flessibilità Non chiara definizione delle sedi decisionali Abitudini radicate

QUALE METODO ? Quantificare domanda Quantificare offerta Verificare compatibilità tra domanda e offerta Usare metodo razionale e matematico

PROGRAMMAZIONE Significato di programmazione Di breve periodo 1 anno Di medio periodo 1 – 3 anni Di lungo periodo > 3 anni

PROGRAMMAZIONE TURNI DI SERVIZIO BREVE : diseconomico valutazione carichi di lavoro in tempo reale flessibilità massima: giorno x giorno MEDIO: regolarità domanda regolarità offerta LUNGO: incertezza tendenza della domanda e dell’offerta scenari

CARATTERISTICHE DELLA DOMANDA Componente costante Componente variabile ciclica Componente erratica Perché ? C. Costante presenze minime C. Variabile ciclica presenze diversificate C. Erratica eccezioni

ALTA ERRATICITA’

BASSA ERRATICITA’

ERRATICITA’ QUASI NULLA attività reparto/servizio a erraticità quasi nulla

INDICATORI QUALITATIVI La tipologia e qualità dell’offerta di prestazioni. Quali? In che modo? In quanto tempo? ……………………………………………………… Va modificata? ……………………………………………………….

INDICATORI QUALITATIVI METODO SVIZZERO dipendenza utenti PRN 80 piani di assistenza DRG’s INFERMIERISTICI diagnosi infermieristiche MASSIMA FLESSIBILITA’ OFFERTA UTILIZZO IMMEDIATO O PREDITTIVO

INDICATORI QUANTITATIVI (1) TEMPO ASSISTENZA X AGGREGAZIONI REPARTI (standard regionali 96) NOMOGRAMMA DI BARBER (T.U.,DM, I.T., I.R.) Non serve per la variabilità della domanda dell’unità operativa Dati reperibili, segue la variabilità ciclica, è complesso

INDICATORI QUANTITATIVI (2) PRESENZA MEDIA GIORNALIERA Perché? Semplice Reperibile Riflette l’andamento variabilità ciclica NO per allocazione del personale nelle unità operative (III LIVELLO DECISIONALE) ……in attesa di indicatori più efficaci………..

INDICATORI - TEMPO ANNO componente costante e variabilità ciclica nei mesi o periodi ………………………………………………………. ………………………………………………………. SETTIMANA componente costante, variabilità ciclica ed erraticità ………………………………………………………. GIORNO piano di attività standard giornaliera, erraticità

INDICATORI - TEMPO ANNO Presenza pazienti nell’anno e nei mesi componente costante e variabilità ciclica nei mesi o periodi SETTIMANA Presenza pazienti nella settimana e piano attività componente costante e variabilità ciclica GIORNO Piano di attività standard giornaliera

I. LA DOMANDA SEQUENZA LOGICA 1.1.1. 1.1.3. QUANTIFICARE DOMANDA E ATTIVITA’ Calcolo presenze presunte in ogni mese dell’ anno Individuazione periodi omogenei 1.2.1. 1.1.5. 1.1.5. Calcolo presenze presunte nei vari gg. della settimana Calcolo presenze presunte relative PERIODO A Calcolo presenze presunte relative PERIODO B 1.1.1. 1.1.6. 1.1.6. Peso % presenze PERIODO A sul totale annuo Analisi attivita’ nelle fasce orarie della giornata 1.2.2. Peso % presenze diversi gg. settimana

FORMULE VOLUME ATTIVITA’ RICHIESTA NEL PERIODO somma dei volumi di attività nei singoli giorni del periodo n. giorni del periodo considerato VOLUME ATTIVITA’ MEDIA GIORNALIERA DEL MESE x somma dei volumi di attività giornaliere del mese x n. giorni mese x

FORMULE (1) PRESENZA MEDIA GIORNALIERA DI PERIODO somma delle presenze giornaliere nei singoli giorni del periodo n. giorni del periodo considerato PRESENZA MEDIA GIORNALIERA DEL MESE x somma delle presenze giornaliere del mese x n. giorni mese x

DIAGRAMMA DI GANTT IP* IP* *IP IP* IP/OTA I.P Accompagnamento pz Vitto pazienti Accettaz. pz. e ass. operato Visita medica medicazioni Prelievi ematologici. Terapia farmacologica Cure igieniche Rapporto/ consegna Ore 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 OTA OTA IP IP OTA OTA OTA *IP IP IP* IP* IP* IP* IP* *IP OTA IP* IP* IP IP OTA IP/OTA IP IP IP IP I.P IP IP

II. OFFERTA OBIETTIVI FORMATIVI   Definire il numero di ore contrattuali annue che un lavoratore deve prestare Calcolare il tasso di assenza per un dato gruppo di operatori Prevedere l’ammontare complessivo di ore lavoro che un’equipe sarà in grado di garantire

II. L’OFFERTA SEQUENZA LOGICA 2.1.1. 2. L’ OFFERTA Calcolo dell’orario su 6 o 7.12 ore/die o ore/die P.T. 2.1. QUANTIFICARE ORE LAVORO CONTRATTUALI ANNUE DI UN OPERATORE Calcolo ore lavoro totali annue teoriche per lavoratore 2.1.2. Calcolo dell’orario accessorio QUANTIFICARE ASSENZE NON PROGRAMMABILI 2.2.2. Calcolo % assenza se sostituzione intra equipe Monte ore invariato per presenza squadra sostituzione DEFINIRE ORE LAVORO NETTE PREVISTE 2.3. Calcolo ore lavoro nette/anno previste per operatore 2.4. Calcolo totale ore annue previste per l’equipe DEFINIRE MONTE ORE LAVORO EQUIPE

FERIE E FESTIVITA’ Diritto-dovere Da usufruire nell’anno solare Previste dai contratti nazionali del lavoro N.32 (comprensivi dei 2 gg L. 23/12/77) ) + 4 ( L. 23/12/77) + 1 (S.Patrono) + 8(o 10; feste infrasettimanali ) = 45 ( 47) se l’orario si articola su 6 gg settimanali N.28 (comprensivi dei 2 gg) + 4 (L. 23/12/77) +1 (S.Patrono) + 8 (o 10) = 41 (43) se l’orario si articola su 5 gg settimanali

Le assenze non programmate (1) Per definire il fenomeno si usa a volte un termine negativo (assenteismo) o un indicatore numerico (tasso di assenza ) Tutte le assenze assolutamente imprevedibili (malattia, infortunio ) o non prevedibili a medio termine (un anno prima): permessi studio, maternità, richiesta di trasferimento, di aspettativa, ecc. Il tasso di assenza non ha valori assoluti : non può esistere un % nazionale, regionale o di ASL

Le assenze non programmate (2) Una parte del tasso di assenza è influenzato dalle politiche gestionali e di assunzione del personale da parte degli organi dell’ASL riguarda le assenze per lunghi periodi ,per dimissioni o trasferimenti. Si calcola il tempo lavoro “perso” in attesa della sostituzione Può essere una parte rilevante del tasso di assenza che comporta un aumento di orario straordinario

Le assenze non programmate (3) Il valore dei restanti fattori che incidono sul di tasso di assenza è spesso diverso tra le unità operativa, compresa la maternità Per rendere meno complessa la lettura del fenomeno si tende ad utilizzare un tasso di assenza intermedio: per ospedale , per distretto , per dipartimenti

Gestione delle assenze Vi sono 2 modalità di gestione delle assenze: Gestione decentrata Gestione centralizzata

Gestione decentrata ogni unità operativa deve gestire tutte le assenze con il personale assegnato Vantaggi un minor tasso di assenza maggior adattamento alle situazioni imprevedibili o a modifica del carico di lavoro presuppone collaborazione di tutti i membri dell’equipe Svantaggi più insicurezza gestionale più modifiche dei turni di servizio

Gestione centralizzata ogni unità operativa gestisce solo i riposi e le ferie programmate .Vi è una squadra di sostituzione gestita dall’ufficio infermieristico Vantaggi più sicurezza gestionale nelle unità operative il personale delle u.o ha turni fissi Svantaggi un maggior tasso di assenza la tendenza a richieste continue ed improvvise di permessi.La richiesta tende a diventare diritto Può far aumentare il conflitto con l’ufficio inferm. Il coordinatore viene in parte esonerato di una sua funzione Chi fa parte della squadra di sostituzione è demotivato Gestione centralizzata

FORMULE (2) ORE NETTE PROCAPITE MEDIE TASSO DI ASSENZA totale ore assenza reali effettuate da tutti gli operatori x 100 n. operatori x n. ore annue nette x gg assenza procapite annue x 100 365 x giorni di assenza = somma gg. assenza degli operatori n. operatori ORE NETTE PROCAPITE MEDIE n.ore contratto annue + ore accessorie – (ore medie annue assenza)

III. LE PRESENZE OBIETTIVI FORMATIVI   Rapportare gli indicatori di domanda all’offerta di lavoro infermieristico Definire uno schema delle presenze del personale compatibile con le risorse assegnate ad una unità operativa

CALENDARIO terzo giorno mattino pomeriggio lo schema delle presenze giornaliero e settimanale esercitazione di gruppo Principi generali sulla stesura dei turni di servizio strumenti tecnici per proporre tipologie di turni I turni come soluzione di problemi organizzativi

III. LO SCHEMA DELLE RESENZE SEQUENZA LOGICA 3.1. 3.1. Monte ore equipe PERIODO A 3. LE PRESENZE DEFINIRE MONTE ORE EQUIPE NEL PERIODO, SETTIMANA E GG./SETT. 3.2. 3.2. Monte ore equipe nella settimana 3.3. 3.3. Monte ore equipe nei diversi gg. della settimana 3.4. 3.4. Distribuzione opera- tori nei diversi gg. della settimana DEFINIRE SCHEMA DELLE PRESENZE 3.5 3.5 Distribuzione attività nelle fasce orarie PERIODO A 3.5.1. 3.5.1. Compilazione schema presenze

FORMULE (3) Monte ore annuo peso % presenze MONTE ORE LAVORO èquipe previsto * paz.nte nel periodo x = PERIODO X Monte ore lavoro èquipe periodo x MONTE ORE LAVORO totale giorni periodo x = MEDIO GIORNALIERO DEL PERIODO Monte ore lavoro medio MONTE ORE LAVORO MEDIO giornaliero del periodo * 7 = SETTIMANALE DEL PERIODO Monte ore èquipe peso % presenze MONTE ORE LAVORO nella settimana * pazienti nel giorno x = GIORNO X DELLA SETTIMANA

IV. PROGETTAZIONE TURNI E PROGRAMMAZIONE FERIE OBIETTIVI FORMATIVI   Definire i vantaggi e gli svantaggi nell’adottare diverse tipologie di turni Progettare un turno di servizio Programmare le ferie

IV. IL TURNO DI SERVIZIO SEQUENZA LOGICA 4.1./4.2 4.1./4.2 Definire n. oper. in turno PERIODO A PROGETTARE TURNI DI SERVIZIO E VERI- FICARE CONGRUENZA ED ACCETTABILITA’ 4.3. 4.3. Costruzione matrice settimanale del turno 4.4. 4.4. Verifica rispetto schema presenze Verifica accettazione dell’èquipe 4.5. 4.5. Sviluppo ciclo del Turno PERIODO A 4.6. 4.6. PROGRAMMAZIONE FERIE Programmazione Ferie PERIODO A

FORMULE (4) Monte ore settimanale previsto dallo schema delle presenze n. operatori ---------------------------------------------- = per coprire ore lavoro che ogni operatore il servizio deve prestare nella settimana

GESTIONE TURNI aggregrare il personale dell’u.o. in gruppi omogenei o con competenze simili (es ota+ oss, ota +i.g., puer. +i.g. Allocare il personale di supporto (ota) nelle fasce orarie di maggior richiesta di assistenza di base e di attività diagnostica e nelle ore di sorveglianza (notte) Nelle u.o. con gruppi omogenei (es.ota o ausiliari ) di n. ridotto, gestire ferie con personale di altre qualifiche (es. i.g.) Si può prevedere gruppi misti i.p. +i.g nei reparti di ostetricia

DIAGRAMMA TURNI ORARIO NON A TURNO ORARIO A TURNO TURNO A CICLO CONTINUO TURNO DIURNO TURNO A SCHEMA VARIABILE TURNO A CICLIO RIPETITIVO FISSO TURNO A MATRICE 1 TURNO A MATRICE 2 TURNO A MATRICE … TURNO A MATRICE 7 TURNO MISTO

TURNI A MATRICE 1 L M G V S D 1op/set P N R 2op/set 3op/set 4op/set Si utilizza per matrice di base del turno o per le situazioni dove si prevede n. costante di operatori per tutto l’anno (es. reparti d’emergenza) Si ascrive in una matrice settimanale L M G V S D 1op/set P N R 2op/set 3op/set 4op/set 5op/set

MATRICE 2, 3,… giorni 1 2 3 1op M 2op R P 3op N 4op 5op Utilizzate per variabilità diversa della settimana (es. accettazione di ricovero o attività programmata tra + reparti ogni 2 o 3 gg.) Non si ascrivono in una matrice a 7 ; tutte le posizioni di lavoro sono date dal prodotto di n. operatori x colonne matrice giorni 1 2 3 1op M 2op R P 3op N 4op 5op

MATRICE 2,3,…SPURIA 1op P M N R 2op 3op 4op Utilizzate per n. sequenze doppie o triple rispetto n. operatori (es. turno a matrice 2 x 4 op. : il ciclo si chiude dopo 8 settimane) giorni 1 2 3 4 5 6 7 8 1op P M N R 2op 3op 4op

ARTICOLAZIONE DELLE SEQUENZE in fase = 16 ore tra fine e inizio altro turno anticipo di fase = < 16 ore ritardo di fase = > 24 ore 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 M R P N 1 2 3 4 5 6 P M M/N R 1 2 3 4 P M/N R 1 2 3 4 5 6 M P N R

GESTIONE FERIE Ferie d’ufficio? Sentenza della corte dei conti n.608 del 1985 … il comportamento dell’Amministrazione che non abbia concesso le ferie a richiesta dell’impiegato , ovvero non lo abbia collocato in ferie d’ufficio, costituisce un fatto illecito , le cui conseguenze ricadono sui titolari degli uffici ……. Il dipendente è corresponsabile dell’illecito

PROGRAMMAZIONE FERIE 42 gg = 8 settimane (ca) = 2 mesi Totale ferie e festività infrasettimanali x operatore 42 gg = 8 settimane (ca) = 2 mesi 6 operatori = 1 operatore sempre assente per tutto l’anno (12 m) 12 operatori = 2 operatori contemporaneamente sempre assenti Da 7 a 11 operatori situazione intermedia (a volte 1 a v. 2 op.) Non si modifica schema di presenze Si modifica n. riposi previsti nel turno o si programmano periodi di recupero ore

LA GESTIONE DEI TURNI DEL PERSONALE INFERMIERISTICO Percorso “appropriato” Analisi domanda assistenziale Analisi offerta lavoro infermieristico Determinazione schema presenze Stesura turni e piano ferie Percorso “abbreviato” Analisi offerta lavoro Determinazione schema presenze con criteri di carico di lavoro percepito Stesura turni annuale e per periodi diversi in base al piano ferie

OFFERTA DI LAVORO INFERMIERISTICO 1° METODO Calcolare il tasso di assenza presidio ospedaliero /unità operativa sottrarre dal monte ore teorico annuale dell’equipe Stendere i turni nel rispetto del monte ore reale Gestire le assenze del personale (rientro in servizio, reperibilità) , nel rispetto dello schema delle presenze previste 2° METODO Non calcolare il tasso di assenza Stendere i turni secondo il monte ore ipotetico Non gestire o gestire in parte le assenze del personale , rispettando in linea di massima lo schema delle presenze ipotizzato