L’evoluzione dell’Amministrazione comunale COMUNE DI ROMA L’evoluzione dell’Amministrazione comunale La strada percorsa --

Agenda Il Contesto di riferimento e gli Obiettivi La soluzione implementata Il valore aggiunto della soluzione: I vantaggi operativi I Fattori Critici di Successo Prospettive future

Agenda Il Contesto di riferimento e gli Obiettivi La soluzione implementata Il valore aggiunto della soluzione: I vantaggi operativi I Fattori Critici di Successo Prospettive future

L’RTI per il Comune di Roma Soluzione: SAP for Public Sector Project Management Quality Assurance Implementazione moduli SAP: Contabilità finanziaria (IS-PS) - Contabilità economica patrimoniale(FI) - Gestione cespiti (AA) - Gestione magazzino (MM) Fornitura Hardware e supporto tecnologico esteso Formazione Implementazione moduli SAP: Controlling (CO) - Gestione Progetti (PS) - Gestione mutui (TR) I T & Gestione Legacy System

Il Contesto di riferimento COMUNE DI ROMA COMUNE DI ROMA AMA Fiera di Roma ASS. 01 ASS. 02 ASS. 03 ASS. 04 ASS. 05 ASS. 06 ASS. 07 ASS. 08 ASS. 15 Bio-Parco MUNICIPI 19 DIPARTIMENTI 20 EXTRA-DIPARTIMENTI 13 52 ATAC Uff. 01 Uff. 02 Uff. 03 Uff. 04 Uff. 05 Uff. 06 Uff. 07 Uff. 08 UFF. 200 Serv. 01 Serv. 02 Serv. 03 Serv. 04 Serv. 05 Serv. 06 Serv. 07 Serv. 08 SERV. 680 Metro Tot. Dipendenti a tempo pieno 26.400 unità Di cui impegnati nell’attività amministrativa 7.000 unità Enti e aziende speciali controllate 80

Obiettivi dell’Amministrazione Introduzione dei nuovi concetti economico-aziendali Introduzione di un sistema contabile integrato Miglioramento del servizio all’utenza

Obiettivi dell‘EDP unificazione del software contabile largo accesso ai dati, con possibilità di ulteriori elaborazioni locali e riduzione dell’ output cartaceo ottimizzazione delle spese per manutenzione e gestione

I vincoli progettuali Vincoli organizzativi: Flussi operativi consolidati e non modificabili Ambito progettuale limitato agli utenti della Ragioneria Generale Vincoli normativi/procedurali: La contabilità economica deriva da quella finanziaria Costo = Impegno / Ricavo = Accertamento Attualmente gli utenti non effettuano registrazioni in partita doppia (fatture/prime note)

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Macro Disegno della soluzione realizzata Contabilità Finanziaria Contabilità Economico-Patrimoniale e Cespiti Bilancio di Previsione/Bilancio Finanziario Assegnazione Stanziamenti Controllo di disponibilità Gestione della spesa (impegni-liquidazioni-Mandatii) Gestione dell’entrata (accertamenti-riscossioni,Reversali) Gestione dei Residui Rendicontazione Ciclo Acquisti Contabilità generale Sezionale Creditori/Debitori Conto del Patrimonio e Conto Economico Gestione cespiti Acquisizioni Alienazioni Ammortamenti Giroconti Gestione Richieste d’acquisto Gestione Ordini d’Acquisto Entrata Fattura Gestione magazzino economale Prospetto di Conciliazione Controlling Gestione Mutui. Pianificazione Gestione Allocazione Reporting Gestione progetti Accensione mutui Piani di ammortamento Creazione a scadenza di …impegni liquidazioni e mandati Pianificazione Gestione Piano Investimenti Gestione (Quadri economici) Contabilizzazione Reporting

Gantt di Progetto Comune di Roma 2002 2003 DISEGNO Bilancio I° trimestre II° trimestre III° trimestre IV° trimestre I° trimestre II° trimestre III° trimestre IV° trimestre DISEGNO Bilancio di previsione Gestione entrate Comune di Roma Gestione Uscite Consuntivo Funzionalità Aggiuntive PARALLELO MANUTENZIONE

Agenda Il Contesto di riferimento e gli Obiettivi La soluzione implementata Il valore aggiunto della soluzione: “vantaggi operativi” I Fattori Critici di Successo Prospettive future

I Vantaggi Operativi Esistenza di una base dati unica ed integrata: gli inserimenti che alimentano i diversi sistemi devono essere effettuati una sola volta non sono necessarie procedure di quadratura dei dati tra le risultanze delle diverse contabilità Esistenza di utilities: esportabilità dei dati su strumenti office (word, excel) disponibilità di strumenti di comunicazione on line (posta interna SAP) flessibilità della reportistica (ABAP Query)

I Vantaggi Operativi Avvio della contabilità economico-patrimoniale, cespiti: allineamento automatico, a partire dalla contabilità finanziaria, della economico-patrimoniale e del controllo di gestione registrazione automatica in partita doppia delle acquisizioni,alienazioni ed ammortamenti dei cespiti possibilità di produrre in tempo reale il prospetto di conciliazione, il conto economico e lo stato del patrimonio disporre della situazione creditoria/debitoria in dettagliata Avvio del controllo di gestione: decentramento delle operazioni di controlling verso le periferie, riservando all’ufficio centrale le attività di monitoraggio e reporting direzionale miglioramento della comunicazione con flussi di dati uniformi ed immediatamente fruibili reportistica generale disponibile in ogni fase del processo e possibilità dell’utente di realizzare specifici reports

I Vantaggi Operativi Realizzazione di funzionalità finanziarie aggiuntive Gestione anagrafica banche Gestione servizi pubblici a domanda individuale Gestione impegni multipli Perfezionamento multiplo degli impegni

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Fattori Critici di Successo Un progetto realizzativo complesso nasconde molteplici insidie e rischi che occorre prevenire, mitigare e controllare. I principali fattori critici di successo sono: Disponibilità degli utenti chiave Metodologia ed organizzazione del progetto Affidamento ad un partner che capitalizzando su competenze di settore, metodologie consolidate, soluzioni realizzate, aiuti a raggiungere nei tempi previsti gli obiettivi Stato Avanzamento lavori periodico per definire azioni di recupero se necessarie Continuità dei servizi di supporto durante le fasi del progetto

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Opportunità offerte dalla soluzione I plus della soluzione Opportunità offerte dalla soluzione L’evoluzione del sistema e’ parte di una strategia globale, impostata su interventi nel breve, medio e lungo termine che capitalizzano sulle caratteristiche della Soluzione . In particolare: sulla Scalabilità orizzontale: attivazione di nuove funzionalità sulla Scalabilità verticale: crescita graduale in funzione delle introduzioni di nuovi processi sulle tecniche di Roll-out: estensione del modello applicato in un settore a tutti gli altri

INTERVENTI NEL BREVE PERIODO Formazione del bilancio AREA EVOLUZIONE Simulazioni per pianificazione: supportare il pianificatore finanziario nelle varie fasi del bilancio con uno strumento che permetta di: analizzare le richieste di bilancio ed effettuare simulazioni gestire l’iter di approvazione delle richieste di modifica di bilancio e piano investimenti gestire l’iter di approvazione richieste di variazione/storno fornire reportistica di supporto Formazione del bilancio Passaggio alla Contabilità E.P pura : Rilevazione dei costi e ricavi Dalla registrazione delle fatture e scritture in partita doppia nel rispetto dei Vincoli dettati dalla contabilità finanziaria. ( es. Limite di spesa dettato dall’impegno) Contabilita E/P

INTERVENTI NEL MEDIO PERIODO AREA EVOLUZIONE Controllo di gestione Gestione degli obiettivi del PEG: definire gli obiettivi strategici a livello politico, per poi quantificarli, assegnarli ai responsabili e tradurli in obiettivi operativi da assegnare ai livelli organizzativi inferiori. Il raggiungimento degli obiettivi viene monitorato, a tutti i livelli, tramite una serie di indicatori ed indici ad hoc. Cruscotto direzionale: centrato su alcuni indicatori significativi in modo da fornire alla direzione strategica o operativa un quadro immediato e sintetico della situazione del Comune o di alcune particolari aree. Gli indicatori possono essere di natura contabile o extracontabile, e possono essere correlati tra loro. Gestione inventario beni mobili: estendendo il modello del ciclo acquisti implementato per la Ragioneria anche agli altri economi si può disporre dell’inventario dei beni mobili. Ciclo acquisti Gestione integrata del patrimonio immobiliare realizzare l’inventario fisico dei beni immobili attraverso l’integrazione tra i flussi contabili della Conservatoria e della Ragioneria Immobili

INTERVENTI NEL LUNGO PERIODO AREA EVOLUZIONE Stato Avanzamento Lavori: gestire la realizzazione delle opere pubbliche non solo da un punto di vista contabile, ma anche da un punto di vista progettuale. Gestione opere Gestione incassi: gestire in maniera automatica ed integrata le entrate del Comune derivanti da tasse e imposte (ICI, TOSAP, ecc.). L’applicazione può anche essere estesa fino alla gestione dell’anagrafica dei singoli contribuenti Gestione entrate

DSS (Decision Support System) La struttura finale Soluzione centrata sulla piattaforma mySap.com arricchita: dagli indirizzi Strategici del Comune di Roma dalla utilizzazione delle risorse interne, umane e strumentali dalla acquisizione dei migliori modelli attualmente realizzati DSS (Decision Support System) PS FI l IM . CO MM . R/3 AA . FI-CA IS-PS TR RE .