Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana Nel file ci sono due pagine mastro: quella della copertina (schema titolo) e quella di tutte le pagine successive (schema diapositiva) Il file modello è predisposto con la prima diapositiva pronta per essere corretta, poi facendo “nuova diapositiva” apparirà la nuova slide (schema diapositiva), anch’essa già formattata. Le modifiche vanno sempre fatte sulla singola slide, mai sulle pagine mastro, se non per l’inserimento del marchio del cliente. Se non serve una diapositiva standard, ma ad esempio una dove inserire un grafico allora prima bisogna creare una nuova diapositiva e poi da “formato”/”layout diapositiva” cambiare la struttura della diapositiva con quella che occorre: rimarranno della diapositiva standard solo gli elementi necessari.

LA COMUNICAZIONE NEI GRUPPI DI LAVORO

Condivisione degli obiettivi nel gruppo GLI OBIETTIVI SONO IL PRINCIPALE E PIÙ IMPORTANTE RIFERIMENTO PER LA FONDAZIONE DEL GRUPPO. IL GRUPPO DEVE CHIARIRLI, COMPRENDERLI E FARLI DIVENTARE PROPRI E CONDIVISI

Il teambuilding COINVOLGIMENTO DEI MEMBRI DELLA SQUADRA CREAZIONE DI UN CLIMA FAVOREVOLE AL FUNZIONAMENTO DELLA SQUADRA CONDIVISIONE DEGLI OBIETTIVI VALORIZZAZIONE DEI RUOLI E DELLE DIFFERENZE VERIFICA E APPRENDIMENTO CONTINUO

CARATTERISTICHE DEGLI OBIETTIVI (SMART) Fissare e condividere obiettivi LIVELLI • Di progetto • Personali • Di gruppo • Di funzione • D’impresa CARATTERISTICHE DEGLI OBIETTIVI (SMART) e inoltre …... S - Specifici M - Misurabili A - Ambiziosi R - Realistici e raggiungibili T - Temporalmente definiti Sfidanti Correlati alle responsabilità Formulati in positivo Poco numerosi

Le componenti del clima interno Il clima e’ un insieme di percezioni socialmente condivise dai membri di un gruppo il cui contenuto riflette sensazioni, vissuti, stati d’animo AREA DEI RAPPORTI (SPIRITO DI GRUPPO/COINVOLGIMENTO) • Dialogo • Incomunicabilità • Coesione • Invidia • Cooperazione • Gelosia • Lealtà • Estraneità • Solidarietà • Discordia SI NO AREA DELL’ORGANIZZAZIONE (OBIETTIVI-RISULTATI) • Impegno • Distacco • Partecipazione • Isolamento • Responsabilità • Deresponsabilizzazione • Motivazione • Demotivazione SI NO

Gli atteggiamenti e i comportamenti delle persone possono:  FACILITARE IL “FORMARSI DEL GRUPPO” E DEL GIUSTO LIVELLO DI COESIONE ESSERE ELEMENTI DI DISGREGAZIONE, PRODUZIONE DI CONFLITTI, PERDITA DI EFFICACIA DEL LAVORO DI GRUPPO O VICEVERSA 13

Atteggiamenti e comportamenti facilitanti il lavoro di gruppo DISPONIBILITA’ A COOPERARE CON GLI ALTRI DISPONIBILITA’ ALL’ASCOLTO E CAPACITA’ DI COMUNICAZIONE ACCETTAZIONE/TOLLERANZA DEL PUNTO DI VISTA E DELLE ESIGENZE ALTRUI 15

Comunicazione e informazione LA COMUNICAZIONE E’ COMPORTAMENTO: è l’attività volta ad ottenere un certo comportamento attraverso l’informazione. L’INFORMAZIONE E’ NOTIZIA: è l’attività di trasferimento di dati, notizie, conoscenza di fatti che modifica il livello di conoscenze di chi riceve l’informazione. La Comunicazione è un processo di modificazione del comportamento di due parti in rapporto tra loro cioè “a due vie”; L’Informazione è una dinamica nella quale è in considerazione l’effetto su una parte sola del rapporto cioè è un processo “ad una via”. La comunicazione in azienda è una dimensione economica: la mancata/errata comunicazione espone l’azienda ad un costo

FINALIZZATA: PRAGMATICA: TRASPARENTE: SITUAZIONALE: La comunicazione nei team di lavoro FINALIZZATA: PRESA DI DECISIONI, SVILUPPO E RISOLUZIONE DI PROBLEMI PRAGMATICA: RACCOLTA E ANALISI DI DATI E FATTI, CONTESTUALIZZAZIONE TRASPARENTE: CIASCUNO FORNISCE AL GRUPPO LE INFORMAZIONI DI CUI DISPONE SITUAZIONALE: COERENTE CON LA FASE DI LAVORO DEL GRUPPO (linguaggio e mezzo di comunicazione)

La comunicazione nei team di lavoro ESSERE CHIARI ESSERE COMPLETI ESPORRE IN MODO LOGICO E COORDINATO LASCIAR PARLARE DIMOSTRARE ATTENZIONE E COINVOLGIMENTO VERIFICARE LA PROPRIA COMPRENSIONE ESPORRE ASCOLTARE COMUNICAZIONE CONVINCERE RISPONDERE RIMANERE ADERENTI AL TEMA ADATTARE IL LINGUAGGIO AGLI INTERLOCUTORI RISOLVERE DUBBI E INCERTEZZE SUSCITARE INTERESSE ED ATTENZIONE ESSERE PERSUASIVI OTTENERE CONSENSO

Linguaggio del gruppo e comunicazione SI FORMANO DEI “DIALETTI” DI GRUPPO SI DA’ ALLE PAROLE UN SIGNIFICATO COMUNE CI SI INTENDE E CAPISCE CON MAGGIORE RAPIDITA’ E FACILITA’

Le regole della comunicazione efficace SI COMUNICA SEMPRE PER OBIETTIVI LA COMUNICAZIONE SI GIUDICA DAI RISULTATI LA COMUNICAZIONE HA ASPETTI VERBALI E NON VERBALI LA COMUNICAZIONE E’ INTERPRETATA DA CHI LA RICEVE LA COMUNICAZIONE E’ IN PARTE ININTENZIONALE LA COMUNICAZIONE E’ UN PROCESSO CIRCOLARE DI INFLUENZAMENTO RECIPROCO LA COMUNICAZIONE COMPRENDE ASPETTI DI CONTENUTO E ASPETTI DI RELAZIONE

IL CONTESTO SOCIALE E LE ASPETTATIVE IL LINGUAGGIO La percezione LA PERCEZIONE E' L'INSIEME DELLE FUNZIONI PSICOLOGICHE E FISIOLOGICHE ATTRAVERSO LE QUALI UNA PERSONA ACQUISISCE, TRAMITE GLI ORGANI SENSORIALI, I DIVERSI TIPI D'INFORMAZIONE SULL’ AMBIENTE E SUI SUOI MUTAMENTI. DIPENDE ANCHE DA: IL CONTESTO SOCIALE E LE ASPETTATIVE IL LINGUAGGIO GLI ATTEGGIAMENTI LO STATO EMOTIVO LA PERCEZIONE PROCEDE PER SCHEMATIZZAZIONI CHE TENDONO AD ASSIMILARE IL PERCEPITO PIU' A QUELLO CHE E' NOTO CHE A QUELLO CHE E' REALMENTE "PERCEPIBILE”

teoria implicita della personalità percezione selettiva Deformazioni percettive nelle relazioni interpersonali LE RELAZIONI COMUNICATIVE RISENTONO DELLE DEFORMAZIONI PERCETTIVE FRA I SOGGETTI CHE SONO LA CAUSA DI PREGIUDIZI Il pregiudizio: stereotipi effetto alone teoria implicita della personalità percezione selettiva Non c’è mai una seconda occasione per dare una prima impressione!

La percezione degli altri LA COMUNICAZIONE RISENTE DELLE IMMAGINI MENTALI CHE CI FACCIAMO DEI NOSTRI INTERLOCUTORI COME TI VEDO IO TU COME SEI

… E DELL’IMMAGINE MENTALE CHE ABBIAMO DI NOI STESSI. COME SONO COME CREDO DI ESSERE IO COME VOGLIO APPARIRE COME CREDO CHE TU MI VEDA

Tono Volume, Ritmo LA VOCE Espressioni sonore Inflessioni Postura Componenti non verbali della comunicazione Tono Volume, Ritmo Espressioni sonore Inflessioni LA VOCE Postura Sguardo Mimica Gesti L’ATTEGGIAMENTO

Elementi della comunicazione CONTESTO Messaggio codifica decodifica Emittente Ricevente Canale Rumori Feed-back La comunicazione è un processo interattivo in cui è presente un meccanismo di feedback o retroazione

Ciò che intendo dire Ciò che dico Ciò che senti Ciò che ascolti La perdita di carico del messaggio Ciò che intendo dire Ciò che dico Ciò che senti Ciò che ascolti Ciò che valuti Ciò che trattieni

Ogni comportamento e’ comunicazione E’ impossibile non comunicare: ciò dipende dal fatto che comunichiamo anche con i gesti, le espressioni del viso, la postura del corpo… Ogni comportamento in situazione di percezione reciproca ha il valore di messaggio La Comunicazione non Verbale è la forma più arcaica di comunicazione dell’uomo e rappresenta il modo principale per trasmettere sensazioni ed emozioni

La comunicazione e’ irreversibile Ciò che è comunicato rimane tale; non è possibile cancellare ciò che è stato comunicato. Noi siamo consapevoli del fatto che comunichiamo, ma non di tutto il nostro comunicare. E’ più facile tener sotto controllo la comunicazione numerica (verbale) che il continuum indeterminato che costituisce la parte analogica (non verbale).

+ La relazione qualifica il contenuto Contenuto e relazione OGNI COMUNICAZIONE HA UN ASPETTO DI CONTENUTO ED UNO DI RELAZIONE IL CONTENUTO viene trasmesso in modo numerico (digitale) LA RELAZIONE in modo analogico + La relazione qualifica il contenuto

i significati degli altri IL RISULTATO DI UNA COMUNICAZIONE È L’EFFETTO CHE SI OTTIENE Messaggio il mio significato Ricezione i significati degli altri + IL RISULTATO DEL PROCESSO DI COMUNICAZIONE DIPENDE SIA DA CHI INVIA IL MESSAGGIO SIA DA CHI LO RICEVE (ABILITA’ SOCIALI)

Informazioni/emozioni La comunicazione è un processo circolare Chi parla con i suoi stati emotivi Chi riceve, ascolta, assimila, risponde La comunicazione contiene sempre i due livelli: Esplicito/implicito Informazioni/emozioni

Comunicazione per obiettivi Quando si entra in relazione col l’altro si perseguono sempre degli obiettivi. Più gli obiettivi sono impliciti, non chiari, non manifesti più alta è la probabilità che vengano fraintesi, che non vengano raggiunti. Più gli obiettivi sono chiari al soggetto, manifestati, più alta è la probabilità che vengano raggiunti o che attivino una relazione chiara, non ambigua.

Comunicazione verbale/non verbale “Non si può NON comunicare” Qualunque comportamento umano (anche il silenzio) è una forma di comunicazione Aspetto verbale = CONTENUTO DELLE PAROLE Rappresenta il 30% di ciò che si comunica Aspetto non-verbale = TUTTO IL RESTO (linguaggio del corpo e del viso, modalità di dire le parole, dimenticanze, etc.) Rappresenta il 70% di ciò che si comunica

Quando due soggetti entrano in relazione tra di loro, Aspetti di contenuto e aspetti di relazione Quando due soggetti entrano in relazione tra di loro, si scambiano SEMPRE messaggi e significati su due livelli di comunicazione LIVELLO DI CONTENUTO (le cose di cui si parla) ____________________________________________ LIVELLO DI RELAZIONE (i rapporti di potere tra gli interlocutori, Il modo con cui comunicano ed entrano in relazione)

Spesso il livello di RELAZIONE Aspetti di contenuto e aspetti di relazione Spesso il livello di CONTENUTO è un livello esplicito, manifesto nella relazione, affidato agli aspetti verbali Spesso il livello di RELAZIONE è un livello implicito, nascosto o non-detto nella relazione, affidato agli aspetti non-verbali

Il livello di RELAZIONE prevede Aspetti di contenuto e aspetti di relazione Il livello di RELAZIONE prevede tre tipologie di rapporti di potere tra gli interlocutori I UP/YOU DOWN = RELAZIONE AGGRESSIVA 1 I DOWN/YOU UP = RELAZIONE PASSIVA 2 I OK/YOU OK = RELAZIONE ASSERTIVA 3

Molti conflitti tra gli interlocutori avvengono APPARENTEMENTE Aspetti di contenuto e aspetti di relazione Molti conflitti tra gli interlocutori avvengono APPARENTEMENTE sul livello contenutistico, ma spesso il livello reale su cui si confligge è il livello di relazione. Spesso gli interlocutori non possono, non vogliono, non sanno gestire il livello di relazione e confliggono inutilmente e faticosamente sul livello di contenuto. I conflitti ben gestiti sono quelli in cui gli interlocutori si pongono su una posizione relazionale I OK/YOU OK e dedicano tutte le loro energie a trovare soluzioni e mediazioni sul livello di contenuto

I conflitti ben gestiti sono quelli in cui gli interlocutori Aspetti di contenuto e aspetti di relazione I conflitti ben gestiti sono quelli in cui gli interlocutori si pongono su una posizione relazionale I OK/YOU OK e dedicano tutte le loro energie a trovare soluzioni e mediazioni sul livello di contenuto “Posso essere in disaccordo con quello che pensi, ma per me tu sei comunque una persona importante”