bozza 1 GEMMACOMUNE DI ROMA IT/TARIFFA FRONT-OFFICE BACK OFFICEUTENTE Aggiornamento Database Lavorazione dei dati forniti e Aggiornamento database Invio semestrale di aggiornamento dei dati utenti da anagrafica \ START Aggiornamento database R Aggiornamento Database R Richiesta/comunicazione cambiamenti telefonica Aggiornamento database Dati da accertamento Grandi Utenti non domestici- (Area Grandi Utenti) R R R Richiesta/comunicazione cambiamenti documentale o via fax Richiesta/comunicazione tramite Municipi Richiesta/comunicazione cambiamenti tramite Poste R R R R R

bozza 2 IT/TARIFFADCAFCBACK OFFICE Fatturazione Fatturazione (massiva) Aggiornamento periodico e manutenzione database Generazione periodica ordini di calcolo-BILLING Analisi e controllo dei dati: voci superiori ad un determinato importo, mq=0, nucleo=0 C Invoicing: aggregazione dei gli importi, creazione di fatture per utente. START R Warning di sistema su anomalie, generazione di un file di eccezioni. Condivisione scadenziario dei lotti di fatturazione R Analisi e controllo delle fatture: fatture superiori ad un determinato importo. C Warning di sistema su anomalie, generazione di un file di eccezioni. Supporto per la verifica billing: mq=0, nucleo=0 C Sospensione dal processo di invoicing delle anomalie non risolte (mq=0, nucleo=0, ed invio al back office Analisi dei contratti e risoluzione delle anomalie Dati e informazioni complete per l’invoicing? SI NO Analisi del Regolamento Definizione delle specifiche di fatturazione coerenti con il regolamento Elaborazione dei format contrattuali coerenti con il regolamento PRE FATTURAZIONE De Marinis R R R R R

bozza 3 IT/TARIFFAMPSDCAFC Fatturazione Fatturazione (massiva) Z_post fatturazione: abbinamento a sistema delle voci agli importi in fattura. Caricamento dati ed invio del report di bollettazione Riconciliazione dei dati forniti con quelli presenti in SAP ai fini della corretta bollettazione C Generazione di un file excel del bollettato/fatturato ed invio ad DCAFC Ricezione del file excel ed analisi START R R Creazione dei file sequenziali con le corrette descrizioni ai fini di printing e consegna fisica dei supporti fisici dati ad MPS R Autorizzazione del printing Printing

bozza 4 MPSIT & TARIFFASOCIETA’ ESTERNA Mancati Recapiti Mancati recapiti Elenco fatture non recapitate Analisi delle fatture non recapitate, suddivisione per categorie: Utenti domestici, utenti non domestici (persone giuridiche), utenti non domestici (persone fisiche) START Aggregazione e ricezione dati aggiornati ed invio ad MPS per ri-bollettazione Ricezione del file e ri- bollettazione R Utenti domestici e utenti non domestici (persone fisiche): analisi e risoluzione delle cause di mancato recapito (match dati anagrafici Comune di Roma) C Utenti non domestici: analisi e risoluzione delle cause di mancato recapito. Rielaborazione del file e invio ad IT C Invio dell’elenco utenti (domestici e non domestici- persone fisiche) non individuati Analisi e risoluzione delle cause di mancato recapito. Rielaborazione del file e invio ad IT C R

bozza 5 MPSDCAFC- GESTIONE OPERATIVA INCASSIDCAFC Gestione Incassi Monitoraggio Incassi Invio Report giornaliero incassi totali per lotti START Analisi dei dati e elaborazione di un file excel di riepilogo degli incassi in percentuale al carico totale C R Invio giornaliero del file di riepilogo incassi Ricezione e analisi del file di riepilogo incassi Registrazione Incassi Invio Report analitici incassi (parziali e totali) secondo scadenze contrattuali (dal 2005 dopo 10gg dall’incasso) Caricamento dei dati prima in ambiente di test poi in SAP Analisi e risoluzione di anomalie (bloccanti e non bloccanti). Registrazione degli incassi. C Estrazione di un file di riepilogo delle anomalie riscontrate e modalità di risoluzione; quadratura degli incassi con l’importo fornito da MPS. C Estrazione ed invio di un file excel con i doppi pagamenti riscontrati C Ricevimento file e analisi dei dati C Caricamento dati in Diapason per aggregato Incassi R R R R

bozza 6 DCAFC (Vincenti) DCAFC (Pelillo) MPS Gestione Rimborsi Rimborsi per doppi pagamenti Ricevimento file dei doppi pagamenti estratto da SAP START Rimborsi per cessazione Analisi documentale per i rimborsi > 50 €. Invio dei rimborsi accettati attraverso un elaborazione SAP (formato ABI) File di rimborsi accettati File di rimborsi accettati Ricevimento file estratto da SAP (Z_post fatturazione)con elenco di rimborsi per cessazione, inviato da De Vita. Analisi documentale Invio dei rimborsi accettati attraverso un elaborazione SAP (formato ABI) File di rimborsi accettati File di rimborsi accettati START R R R R R

bozza 7 IT & TARIFFAUTENTI DOMESTICI DCAFC- GESTIONE OPERATIVA INCASSI GEMMA Solleciti Gestione Solleciti- 1°Livello Attività di 1° sollecito (dopo sei mesi dalla scadenza) attraverso l’invio agli utenti del “sollecito in fattura” nel semestre successivo tramite MPS START Maturazione dei termini di incasso (30gg successivi alla data di scadenza 1° sollecito) ed invio anagrafiche utenti da sollecitare (2°sollecito) Blocco di sistema per i pagamenti da utenti sollecitati (2°livello) Ricezione primo sollecito Pagamento NO Vedi Gestione Incassi SI Ricezione elenco anagrafiche utenti (domestici) da sollecitare. Per gli utenti non domestici la nuova prassi prevede l’invio del bollettino (sollecito) tramite raccomandata, pertanto il sollecito di 2° livello non viene esercitato R R

bozza 8 ITGEMMAUTENTEDCAFC- GESTIONE OPERATIVA INCASSI Solleciti Gestione Solleciti- 2° livello START Attività di secondo sollecito: invio di raccomandata agli utenti Storno delle posizioni e bollettazione delle sole sanzioni C Ricezione delle rendicontazioni periodiche effettuate per pagamenti regolari o irregolari Registrazione degli incassi ed emissione di fatture per eventuali sanzioni pagate dagli utenti R Quadratura dei bollettini di sanzioni inviati Pagamento bollettino originario (senza sanzione) Generazione file di pagamenti effettuati senza sanzione SI Rendicontazione degli incassi ed invio di report di quadratura ad DCAFC. C Pagamento bollettino con sanzione o solo sanzione NO SI NO R Iscrizione a ruolo da settembre 2005 R Caricamento dati in Diapason per aggregato incassi. (Contabilità clienti) R R

bozza 9 UTENTE CALL CENTER –Comune di Roma FRONT-OFFICEBACK OFFICEDCAFC Gestione contatti con gli utenti START Richiesta cambiamenti, attivazioni, cessazioni, contestazioni, etc Aggiornamento database Emissione/annullamento /storno documenti contabili Gestione contatti con gli utenti R Qualora le richieste dell’utenza comportino l’emissione/lo storno/l’annullamento di documenti contabili la documentazione dell’utente viene consegnata a DCAFC R Le richieste dell’utenza sono accettate? Comunicazione all’utente della mancata accettazione delle richieste/contestazioni SI NO Le richieste dell’utenza telefoniche Smistamento telefonate ai call center dedicati (1° livello) Analisi richieste (2° livello) R Le richieste dell’utenza sono di facile risoluzione e non richiedono interventi di altre funzioni? SI Analisi richieste, documentazione (2° livello) e aggiornamento database NO SI NO R R R Analisi richieste e documentazione inviate via fax o tramite Poste (1° livello) Ricevimento documentazione e controllo (3° livello) \ R Dati da accertamento Grandi Utenti non domestici- (Area Grandi Utenti)h

bozza 10 UTENTE FRONT OFFICE BACK OFFICE DCAFC (Vincenti)DCAFC (Pelillo) Fatture Manuali Richiesta cambiamenti/attivazioni, modifiche START Contatto di 1° livello, stesura del verbale, trasferimento al 2° livello Analisi documentazione Attività contabili relative: storno fatture errate, emissione fatture manuali R Preparazione di un file di riepilogo settimanale sulle fatture manuali emesse. Riepilogo mensile Ricezione e analisi file di settimanale sulle fatture manuali emesse.

bozza 11 IT & TARIFFA (Pierotti) Grandi Utenti UTENTI NON DOMESTICI BACK OFFICEDCAFC Grandi Utenti Non Domestici Grandi utenti Non Domestici Contatto commerciale con Grandi utenti non domestici (su iniziativa dell’Ufficio o degli Utenti) START Verifica della coerenza dati disponibili (sedi, planimetrie) dei grandi Utenti contattati. Recupero crediti, proposte di rateizzazione e piani di rientro. Definizione dei termini contrattuali, delle condizioni di rateizzazione, etc. Supporto amministrativo contabile R Supporto nella gestione Grandi Utenti, aggiornamento database con variazione sedi, planimetrie, etc Scarico dati da sistema (sola lettura) per verifica posizioni grandi utenti ai fini di Monitoraggio R R R Coinvolgimento dell’Ufficio Tecnico Grandi Utenti Recupero crediti, proposte di rateizzazione e piani di rientro Anagrafiche (autocerticicazioni) grandi Utenti aggiornate tramite fax/posta o direttamente da Front Office (Sportello Imprese) R R