Università degli Studi di Macerata Primo incontro di progetto U-GOV Contabilità Primo incontro di progetto 1 luglio 2014

Agenda del giorno Incontro 1 Struttura organizzativa – economica – analitica Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti Livello contabile di controllo e redazione del budget

Le strutture di U-GOV: UO – UA – UE UO (Unità Organizzative):  struttura organizzativa di ateneo mutuata da CSA UE (Unità Economiche):  sezionali del bilancio COGE UA (Unità Analitiche):  centri di costo / centri di ricavo COAN In bilancio UNICO Si avranno: UNA SOLA UE AUTONOMA UNA SOLA UA DI BUDGET

Struttura organizzativa UO (Unità Organizzative):  struttura organizzativa di ateneo mutuata da CSA E’ la struttura dentro cui sono incardinate le risorse umane – è l’organigramma di ateneo Una volta integrata da CSA, è modificabile solo da Ugov E’ il comune denominatore per la definizione delle strutture economica e analitica Ogni UO è “proprietaria” dei documenti gestionali (numerazione DG) Ogni UO rappresenta un contesto per la profilatura di utenti sulla visibilità di DG

Struttura economica UE (Unità Economiche):  sezionali del bilancio COGE In bilancio unico si definirà un’unica UE autonoma che redige il bilancio di ateneo. Si ha facoltà di creare sotto-UE per due principali motivi: - tenere separate le scritture COGE delle strutture - utilizzare sottoconti nel dialogo con il cassiere (se gestiti dal proprio istituto tesoriere).

Struttura economica - vincoli UE (Unità Economiche):  sezionali del bilancio coge Nel definire la struttura economica si devono tenere presenti i seguenti vincoli: - le sotto-UE rispetto alla UE autonoma sono tutte UE-sorelle, non è possibile estendere ulteriormente la gerarchia; - le UE devono essere anche strutture realmente esistenti nella struttura organizzativa di CSA.

Struttura analitica UA (Unità Analitiche):  centri di costo / centri di ricavo In bilancio unico si definirà un’unica UA di budget (l’ateneo) che crea il budget per tutte le altre strutture. Nel definire la struttura analitica non ci sono particolari vincoli: - le sotto UA rispetto alla UA budget possono essere ulteriormente articolate ad albero in vari sottolivelli; - le UA possono essere strutture organizzative, OPPURE essere definite come unità solo contabili censite dalla rubrica di Ugov

Agenda del giorno Incontro 1 Struttura organizzativa – economica – analitica Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti Livello contabile di controllo e redazione del budget

Le logiche di U-GOV Il ciclo acquisti

Logica di U-GOV contabilità Documenti Gestionali e Motori Contabili 1. il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento Gestionale (DG) i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal DG medesimo.

Logica di U-GOV contabilità Documenti Gestionali Sono ad esempio classificati come DG: Ordine al fornitore Ddt (in U-GOV si parla di “DCE” documento entrata merce) Fattura di acquisto Nota di credito

Definizione del ciclo: ciclo acquisti Documenti Gestionali che compongono il ciclo acquisti Richiesta d’acquisto Ordine Contratto passivo Doc. Consegna / Erogazione Fattura Ordinativo di Pagamento Riscontro 12

Definizione delle scritture del ciclo acquisti Documenti Gestionali Motore Richiesta d’acquisto Ordine - Contratto Doc. Consegna / Erogazione Fattura Ordinativo di Pagamento Riscontro In assenza di contabilità finanziaria, è con la contabilità analitica che si ha il CONTROLLO di DISPONIBILITA’ e si adempie alla funzione AUTORIZZATIVA Registrazione Impegno Registrazione Mandato Pagamento CoFi Anticipata: rilevazione del costo Normale: rilevazione del costo effettivo Normale: rilevazione del costo effettivo CoAn Anticipata: costo a fatture da ricevere Prima: fatture da ricevere a debito Transitorio Banca (facoltativo): debito a transitorio Ultima: transitorio a banca CoGe 13

Il controllo autorizzatorio in U-GOV: la scrittura anticipata coan Secondo i principi della COGE il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o erogato il servizio (non al momento dell’ordine): solo in questo momento, dovrebbe essere rilevato il costo. Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio  ecco perché in U-GOV è stata prevista la Scrittura Anticipata COAN

le scritture contabili del ciclo acquisti senza DCE COAN COGE SCALA IL BUDGET ha rilevanza INTERNA NON PREVEDE BUDGET ha rilevanza ESTERNA Ordine/ Contratto COAN ANTICIPATA: rilevazione del costo COGE PRIMA Fattura COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Costo Debito Debito COGE TRANSITORIO facoltativo Ordinativo di Pagamento COGE ULTIMA Transitorio Banca Transitorio Riscontro 15

le scritture contabili del ciclo acquisti con DCE COAN COGE SCALA IL BUDGET ha rilevanza INTERNA NON PREVEDE BUDGET ha rilevanza ESTERNA Ordine/ Contratto COAN ANTICIPATA: rilevazione del costo COGE ANTICIPATA Doc. Consegna / Erogazione COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Costo Fatture da ricevere Fatture da ricevere COGE PRIMA Fattura COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Debito Debito Ordinativo di Pagamento COGE ULTIMA COGE TRANSITORIO Transitorio Banca Riscontro Transitorio 16

Agenda del giorno Incontro 1 Struttura organizzativa – economica – analitica Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti Livello contabile di controllo e redazione del budget

Budget e controllo di disponibilità in U-Gov Le logiche di U-GOV Budget e controllo di disponibilità in U-Gov 18

Redazione del Budget Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del piano dei conti con una unità analitica ed eventualmente un progetto. Pertanto, per la redazione del budget, è necessario definire: il livello del piano dei conti Coan su cui inserire gli stanziamenti e su cui effettuare il controllo di disponibilità; la struttura analitica di riferimento; il controllo di disponibilità sui progetti. logiche di budget 19

1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento degli stanziamenti e per il controllo della disponibilità “Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del piano dei conti con una unità analitica e/o un progetto.” Pertanto per la redazione del budget è necessario definire: il livello del Piano dei Conti Coan in cui devono essere inseriti gli stanziamenti di previsione del budget; il livello del PdC su cui effettuare il controllo di disponibilità di budget. Questo però presuppone che allo stesso livello siano messe voci “omogenee” dal punto di vista del budget logiche di budget 20

1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della disponibilità Il parametro “Livello PDC Budget” definisce il livello dal quale è possibile effettuare imputazioni e sul quale effettuare i controlli di disponibilità. logiche di budget 21

1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della disponibilità Se definisco il 4 come livello del Piano dei Conti ai fini dell’inserimento di budget, allora la previsione di budget può esser fatta sulle voci di livello 4 o 5 ma il controllo di disponibilità viene fatto sul livello 4 (voci evidenziate in giallo). Pertanto la previsione potrà essere inserita indifferentemente sulla voce A.S.10.700.030 ‘Acquisto Beni di Consumo’ oppure sulle voci sottostanti, A.S.10.700.030.100 e seguenti. Il controllo di disponibilità sarà comunque fatto sempre sul 4° livello. Si potrà pertanto spendere indistintamente per cancelleria, materiale di consumo per laboratori o carburante, fino alla capienza complessiva del livello padre. Livello di controllo Gli stanziamenti possono essere imputati indifferentemente al livello 4 o al 5 logiche di budget 22

1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della disponibilità Il disponibile della singola voce coan di ultimo livello può anche essere negativo, purché a livello di controllo ci sia disponibilità logiche di budget 23

Viene mostrato il disponibile complessivo a livello di controllo 1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della disponibilità Viene mostrato il disponibile complessivo a livello di controllo logiche di budget 24

2. Struttura analitica “Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del Piano dei Conti con una unità analitica.” Per “unità analitica” si intende un centro di responsabilità o un centro di costo o un centro di profitto dell’Ateneo. L’insieme delle Unità Analitiche definisce la Struttura Analitica dell’Ateneo. La previsione sulla coordinata UA deve essere PUNTUALE, cioè sulla singola e precisa VOCE COAN (natura di costo) logiche di budget 25

2. Struttura analitica La struttura analitica, oltre a contenere i Centri di responsabilità reali, può anche prevedere delle Unità Analitiche fittizie (solo contabili), utili o necessarie per la definizione del budget. - In pratica è possibile che si vogliano “tenere sotto controllo” alcune funzioni, ritenute particolarmente rilevanti. - Queste funzioni, ovviamente, non fanno parte della Struttura Organizzativa dell’Ateneo, non sono quindi unità analitiche reali. - Pertanto, le stesse, dovranno essere inserite nella Struttura analitica come Unità Analitiche “fittizie”. Le UA fittizie, che hanno rilevanza solo contabile, servono per consentire di mappare il processo di budget. logiche di budget 26

3. Controllo di disponibilità per Progetti “Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del Piano dei Conti con una unità analitica e/o un progetto.” logiche di budget 27

3. Controllo di disponibilità per Progetti In U-Gov esistono due ordini di controllo sui progetti: Controllo SINTETICO / ANALITICO b) Controllo sulla MACROVOCE DI PROGETTO logiche di budget 28

3. Controllo di disponibilità per Progetti A) In U-Gov CO si può definire se il controllo di disponibilità dei progetti sia puntuale (CONTROLLO ANALITICO) o se invece si controlli la disponibilità complessiva del progetto (CONTROLLO SINTETICO). logiche di budget 29

3. Controllo di disponibilità per Progetti Se si attiva il controllo sintetico: non è necessario effettuare una previsione puntuale sulle varie voci del Piano dei Conti ma è sufficiente imputare a budget la previsione complessiva COAN (distinta almeno per “Costi d’esercizio su Progetti in corso” e “Costi d’investimento su Progetti in corso”); le imputazioni dei costi e ricavi saranno invece analitiche; il sistema, all’atto di ciascuna imputazione, verificherà la disponibilità complessiva del progetto, e non quella della singola voce COAN utilizzata in quella registrazione logiche di budget 30

3. Controllo di disponibilità per Progetti Saldo di progetto: disponibile sulla voce e complessivo (sintetico) logiche di budget 31

3. Controllo di disponibilità per Progetti Se si attiva il controllo analitico: sarà necessario effettuare una previsione puntuale sulle voci COAN almeno al livello definito per il controllo. il sistema, all’atto delle singole registrazioni di documenti gestionali, verificherà la disponibilità imputata al livello di controllo per la coordinata “voce COAN – Progetto” utilizzata” (come fa per le spese sulle UA, però per i Progetti è più difficile prevedere puntualmente le spese per nature di costo dettagliate in contabilità). logiche di budget 32

3. Controllo di disponibilità per Progetti B) Il secondo ordine di controllo sui progetti è quello sulla MACROVOCE DI PROGETTO. In Ugov per “macrovoce di progetto” si intende una voce dello schema di finanziamento di progetto in PJ, dove nasce l’anagrafica del Progetto. logiche di budget 33

3. Controllo di disponibilità per Progetti Per allineare la previsione effettuata sul budget PJ a livello di progetto (nel quale non si utilizzano le varie macrovoci previste dagli schemi di finanziamento, bensì le voci coan del piano dei conti di Ateneo) con il controllo sulle macrovoci, si passa attraverso una fase di configurazione in cui si vanno ad associare, per ciascun tipo progetto, le voci COAN alle macrovoci. Tale controllo non è alternativo rispetto al primo, ma si sovrappongono. Il controllo sulla macrovoce può essere impostato come informativo oppure bloccante. logiche di budget 34

Grazie per la prima attenzione! Domande? Grazie per la prima attenzione! Anna Luce Giorgi Divisione Contabilità contabilita.ugov@cineca.it Dipartimento UNIV, Cineca