Stage & Placement Università e Aziende Chiara Carlino

Studente Università Azienda

Orientamento in uscita Relazioni fra università e aziende Tirocini curriculari ed extra-curriculari Annunci di placement per studenti e alumni Student University Company

Gli attori Operatori Ateneo Studenti / Alumni Referenti aziendali (HR, tutors) CLIENT WEB WEB

I processi coperti Registrazione delle aziende via web Verifica e approvazione dell’azienda da parte dell’ateneo Funzionalità web a disposizione dell’azienda Opportunità di stage e placement; eventi di orientamento in uscita Gruppi di opportunità(«campagne») Bacheca delle opportunità per gli studenti Candidature degli studenti alle opportunità Selezione degli studenti da parte di aziende e dell’ateneo Gestione di un tirocinio

Registrazione delle aziende via web

Registrazione delle aziende via web Wizard interamente personalizzabile dall’ateneo Alcune domande dipendono dalle risposte precedentemente date Ad es. chiedere i dati del rappresentate legale solo se il motivo dell’iscrizione dichiarato è «avviare un tirocinio» L’identificativo unico ed altre informazioni variano in base alla nazione sede dell’azienda (partita IVA, codice DUNS, etc) L’utente può scegliere il proprio nome utente, la password è assegnata dal sistema Può essere integrato con LDAP Viene controllata l’eventuale esistenza dell’azienda sul DB (anche esterno): in questa caso non vengono modificati i dati a sistema Company’s nation Unique identifier (may change according to nation) Company’s data User data Workplace data Legal representative Username Summary

Verifica e approvazione dell’azienda da parte dell’ateneo L’operatore dell’ateneo vede i dati provenienti dalla registrazione online È possibile controllare se esiste già nel sistema una azienda analoga In esse3 e/o su un CRM esterno In caso affermativo, è possibile associare la nuova azienda ed i relativi contatti a quella esistente, oppure creare un nuovo record

Verifica e approvazione dell’azienda da parte dell’ateneo L’azienda viene approvata e le viene assegnato uno specifico profilo di permessi All’azienda possono essere assegnati altri attributi/diritti «standard» o «premium»: attiva o disattiva alcune possibilità di branding Un’azienda può avere le proprie opportunità sempre «in evidenza» I vincoli per l’avvio di uno stage possono essere differenziati I dati dell’azienda possono essere modificati e integrati da backoffice Ad ogni azienda possono essere associati più contatti Ogni contatto può avere un ruolo diverso Ogni contatto può avere diversi permessi funzionali Un contatto può avere o meno un’utenza associata per l’accesso al sistema (ad es. il rappresentante legale tipicamente non ne ha bisogno)

Funzionalità web a disposizione dell’azienda Dati aziendali L’ateneo può scegliere quali utenti aziendali possono modificare questi dati, e quali dati sono modificabili I dati cambiano in base alla nazione sede dell’azienda È possibile gestire più sedi Contatti aziendali Ogni contatto può modificare i propri dati Alcuni contatti possono vedere i dati dei colleghi Alcuni contatti possono aggiungere altri contatti (es. tutor) I contatti possono essere associati alle sedi

Funzionalità web a disposizione dell’azienda: branding Le aziende possono gestire la propria pagina per presentarsi agli studenti La pagina di presentazione aziendale include informazioni note: numero dipendenti, sedi, opportunità aperte Le aziende «standard» possono scrivere solo una descrizione Le aziende «premium» possono scrivere una presentazione più lunga, caricare files (incl. logo), collegare video youtube, feed RSS, immagini Per le aziende premium vengono mostrate anche le opportunità chiuse Le presentazioni devono sempre essere approvate dall’ateneo

Opportunità L’ateneo sceglie quali tipi di opportunità sono visibili all’azienda La presentazione dell’azienda può essere modificata per la specifica opportunità La sede è scelta fra quelle già inserite I dati richiesti dipendono dal tipo di opportunità

Opportunità

Opportunità Il contatto aziendale di riferimento per l’opportunità (anche diverso dall’utente corrente) Le candidature possono essere gestite all’interno del sistema, eventualmente con inoltro via mail a un indirizzo specifico, oppure redirezionate a un sistema esterno

Opportunità The university can always update, complete and modify job posts The university can insert job posts of any type The university must always approve a job post inserted by a company and make it visible

Eventi per l’orientamento in uscita L’ateneo può gestire diversi tipi di opportunità Stage Placement Eventi interni (orientamento) Gli eventi di orientamento sono mostrati in un’area specifica della bacheca opportunità

Campagne (gruppi di opportunità) A campaign is a group of posts with similar Requirements Opening date Closing date Selection process Posts in a campaign can refer to different companies

Bacheca opportunità per gli studenti

Bacheca opportunità per gli studenti È possibile filtrare le opportunità per gli studenti, in modo che solo studenti con determinate caratteristiche vedano determinate opportunità È disponibile una ricerca avanzata ed il salvataggio di ricerche per gli studenti Gli studenti possono salvare singole opportunità per candidarsi successivamente

Candidatura di studenti

Candidatura di studenti

Candidatura di studenti

Candidatura di studenti L’ateneo vede tutte le candidature ed i relativi dettagli Per ogni opportunità le candidature possono essere Immediatamente visibili all’azienda Intermediate, ovvero rese visibili all’azienda dall’operatore di ateneo

Selezione degli studenti da parte dell’Ateneo

Selezione degli studenti da parte dell’Ateneo L’Ateneo può controllare risposte e curricula caricati dagli studenti L’Ateneo può controllare se gli studenti hanno i requisiti richiesti quanto a Lingue Attività didattiche Anzianità È possibile convocare gli studenti a colloquio La prenotazione e gestione degli appuntamenti è integrata nel sistema È possibile assegnare agli studenti una penalty (ad esempio per aver ritirato una candidatura) A uno studente con penalty viene impedito di avviare uno stage per un certo periodo di tempo

Selezione degli studenti da parte dell’Ateneo - Campagne Tramite le campagne è possibile vedere le candidature degli studenti alle opportunità della campagna, in modo da poter combinare l’opportunità ed il candidato più adatti, senza lasciare un candidato senza opportunità o una opportunità senza candidati.

Selezione degli studenti da parte dell’azienda L’azienda vede le candidature ad ogni opportunità I candidati possono essere gestiti con tags, ranking e note Ogni campo è adoperabile come criterio di ricerca

Selezione degli studenti da parte dell’azienda Per ogni candidato o gruppo di candidati è possibile Vedere gli allegati ed altre risposte Scaricare tutti gli allegati (es. curricula) Scaricare un excel che riepiloga le informazioni principali e contiene i link agli allegati Aggiungere note Vedere le note scritte dall’ateneo Aggiungere un «voto» Aggiungere tags Scegliere i candidato Avviare uno stage con il candidato (se l’opportunità è di tipo stage) Le aziende mantengono accesso alle candidature passate e possono sempre ricercare fra i candidati anche a opportunità chiuse

Selezione degli studenti da parte dell’azienda

Uno stage può essere creato Gestione di uno stage Uno stage può essere creato Da backoffice Quando un’azienda sceglie un candidato a una opportunità di stage Direttamente da un’azienda che conosce già la matricola con cui vuole avviare uno stage

La candidatura di uno studente diventa uno stage se Gestione di uno stage La candidatura di uno studente diventa uno stage se È associata a una opportunità di tipo stage È confermata Lo studente ha le caratteristiche richieste per uno stage

Gestione di uno stage Se una candidatura diventa uno stage, è possibile compilare il progetto formativo e successivamente avviare lo stage

Gestione di uno stage Il progetto formativo può essere compilato dall’azienda, oppure da backoffice L’azienda e lo studente devono sempre accettare il progetto formativo L’ateneo deve approvarlo e decide l’avvio effettivo

Gestione di uno stage

Gestione di uno stage

L’università stabilisce i parametri per il riconoscimento crediti. Gestione di uno stage L’università stabilisce i parametri per il riconoscimento crediti. Se lo studente corrisponde ai parametri impostati, può chiedere il riconoscimento crediti Il docente di riferimento deve approvare o meno la richiesta È disponibile un sistema di chat tra studente e docente relativamente alla richiesta

Una volta avviato lo stage, azienda e studente possono Gestione di uno stage Una volta avviato lo stage, azienda e studente possono Stampare il progetto formativo Caricare files, e vedere i files caricati dagli altri attori Fare richieste di sospensione, interruzione, proroga, etc L’ateneo può configurare quale attore può inserire quale tipo di richiesta, i dati che è necessario allegare e gli attori che la devono approvare

Managing an internship L’ateneo decide per ogni tipo di opportunità quali questionari di valutazione devono essere compilati, da chi e quando L’azienda e lo studente vedranno i questionari da compilare in base a queste impostazioni È possibile far scegliere a studente e azienda se il contenuto del proprio questionario può essere reso visibile alla controparte o (per gli studenti) al pubblico (i.e. gli altri studenti)

Alcune funzionalità client: Todo List

Alcune funzionalità client: Todo List Struttura configurabile Aggiunta di nuovi elementi non richiede modifiche di codice ma attività di configurazione Possibilità di definire quali elementi abilitare per ogni singolo operatore dell’ufficio stage

Alcune funzionalità client: comunicazioni stage

Alcune funzionalità client: comunicazioni stage Non si tratta di comunicazioni automatiche Possibilità di scegliere il “target” di studenti/aziende a cui inviare la comunicazione Svariati criteri di filtro disponibili, partendo dalle domande di stage degli studenti per individuare il “target” Possibilità di aggiunta di testo libero all’atto dell’invio Molte comunicazioni differenti a disposizione: Accettazione/rifiuto candidatura Reminder per compilazione schede di valutazione Convocazione a colloquio

Convenzioni e normative regionali Esse3 gestisce la stampa di convenzioni e progetti formativi Ogni regione potrebbe/dovrebbe avere una versione dei documenti specifica Ogni ateneo potrebbe avere delle versioni specifiche, da utilizzare per specifiche casistiche non coperte dalla normativa

Convenzioni e normative regionali

Convenzioni e normative regionali Possibilità di avere a disposizione un’anagrafica di layout di stampa di convenzioni e progetti formativi Possibilità di associare alla singola convenzione e progetto formativo il relativo layout di stampa Al momento abbiamo le specifiche della normativa regionale della regione Lombardia Implementeremo su richiesta gli altri documenti, che saranno poi messi a disposizione di tutti gli atenei

Corso Tirocini e Stage Vi aspettiamo il 3 marzo 2014 per la nuova edizione del corso Tirocini e stage!

Studente Università Azienda

Stage e placement: due tasselli del rapporto ateneo - azienda ???

Grazie per l’attenzione! Chiara Carlino Luca Mingozzi Analisti Kion ccarlino@kion.it