EVENTI AGGREGATIVI PIER ANDREA TOSETTO

EVENTI AGGREGATIVI I CONGRESSI ASSOCIATIVI

PIER ANDREA TOSETTO

dei fornitori, negoziazione Scelta della sede, dei fornitori, negoziazione e contrattualistica ANDROIDEA

COME SI PROCEDE PER INDIVIDUARE UNA SEDE ANDROIDEA

LE FONTI C&VB Internet Pubblicazioni di settore Catene alberghiere Associazioni Professionali Referenze da colleghi FIERE di settore ANDROIDEA

OBIETTIVI - Conoscere i diversi tipi di sedi e di strutture - Saper valutare pro e contro sull’utilizzo di ciascuna struttura - Stilare una lista di domande utili per la ricerca e selezione della sede - Essere in grado di preparare una RFP “richiesta di proposta” - Conoscere gli elementi base di un contratto ANDROIDEA

Per organizzare bene un Congresso …. BISOGNA DARE IN NUMERI ANDROIDEA

WHO WHAT WHEN WHERE WHY WHOOPS WOW 7 W ANDROIDEA

la pianificazione strategica è alla base della pianificazione logistica ANDROIDEA

9 Passi Determinare gli obiettivi Raccogliere dati storici Stabilire gli spazi utili Identificare interessi ed aspettative dei partecipanti 5. Selezionare la destinazione 6. Scegliere le sedi 7. Valutare ed ispezionare di nuovo le sedi 8. Creare una RFP 9. Prenotare la sede/struttura ANDROIDEA

DETERMINARE GLI OBIETTIVI Scopi del meeting Ascoltare le esigenze degli stakeholder Scegliere l’ambientazione ANDROIDEA

Obiettivi del committente Obiettivi dell’evento DETERMINARE GLI OBIETTIVI Obiettivi del committente Obiettivi dell’evento Obiettivi dei partecipanti ANDROIDEA

Obiettivi di socializzazione Obiettivi di riconoscimento Obiettivi formativi Obiettivi finanziari Obiettivi di socializzazione Obiettivi di riconoscimento Obiettivi di motivazione ANDROIDEA

RACCOGLIERE I DATI STORICI lavoriamo sul passato Numero dei partecipanti Informazioni demografiche Quantità camere degli allotment Budget e performance finanziaria Spazi necessari al Congresso Necessità per il F&B Spazi per l’area espositiva Tempistica dei servizi ANDROIDEA

STABILIRE GLI SPAZI UTILI lavoriamo sul futuro Stabilire gli spazi utili vuol dire determinare lo SPAZIO FISICO ed elaborare il MEETING PROFILE ANDROIDEA

dei dati degli eventi precedenti MEETING PROFILE report dei dati degli eventi precedenti relativi ai servizi utilizzati, al profilo dei partecipanti, all’occupazione alberghiera MEETING PROFILE ANDROIDEA

quali dati raccogliere per elaborare un Meeting Profile Date da preferire Partecipazione Prenotazioni alberghiere Spazi per le riunioni Food & Beverage Spazi espositivi Area registrazione Spazi accessori ed altro ANDROIDEA

ED ASPETTATIVE PARTECIPANTI IDENTIFICARE INTERESSI ED ASPETTATIVE PARTECIPANTI Eventuali preferenze sulla destinazione o sulla struttura Eventuali regimi alimentari Interessi legati al profilo dei partecipanti: età, sesso, accompagnatori, attività culturali ANDROIDEA

1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE Obiettivi del Congresso Stabilità economica e politica Spazi utili Supporto delle Autorità Locali Situazioni trasporto Rotazione dei Meeting Possibile partecipazione in funzione della destinazione ANDROIDEA

2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE Stagionalità/periodo Prezzo Originalità o unicità dell’offerta Offerta territoriale Appeal turistico Precedenti esperienze personali o di colleghi ANDROIDEA

SCEGLIERE LA SEDE Urbana / Periferica (Resort) Palazzo dei Congressi Albergo Fiera Location insolita Centro Congressi Conference Center Convention Center ANDROIDEA

Conference Center Convention Center Centro Congressi Conference Center Convention Center Residenziale / Non residenziale Universitario / Aziendale Annesso o interno a struttura alberghiera o resort ANDROIDEA

CENTRO CONGRESSI / ALBERGO PRO E CONTRO CENTRO CONGRESSI / ALBERGO ANDROIDEA

1. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI Sala principale o sala plenaria Sale per le sessioni parallele Sale per riunioni: break-out room Sale per workshop e/o per corsi Sala per Poster Session Area espositiva Area registrazione ANDROIDEA

2. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI Aree per il tempo libero e per gli incontri informali Sale e spazi per la ristorazione Area guardaroba Area magazzino Green room/hospitality room Area riservata a segreteria e uffici ALTRO ANDROIDEA

FATTORI DA TENERE IN CONSIDERAZIONE ANDROIDEA

- Vicinanza ai servizi, anche per disabili - Posizione della struttura prescelta rispetto ad altre e flussi di traffico - Configurazione delle sale : dimensioni, altezza dei soffitti, massima capienza - Vicinanza ai servizi, anche per disabili - Acustica, isolamento acustico o presenza di rumori di fondo - Visibilità da parte dei presenti in sala ANDROIDEA

- Esigenze dei Relatori e degli Speaker - Facilità di movimento da una sala all’altra, da un’area all’altra - Vie di accesso e di fuga - Accessibilità per i disabili - Attrezzature di base presenti in ciascuna sala - Tecnologie presenti in loco ANDROIDEA

- Areazione e/o climatizzazione Illuminazione : se idonea alle esigenze dell’evento e di facile gestione Voltaggio, cablaggio, allacci utenze - Controllare se sono previsti piani di ristrutturazione - Verificare se è disponibile in loco personale tecnico ed a quali condizioni - C’è un buon oscuramento ? ANDROIDEA

VALUTAZIONI E PROCEDURE ANDROIDEA

- Chiedere, se necessario, l’autorizzazione - Non dimenticare la prenotazione di Break-out Room o salette per Board Meeting - Chiedere, se necessario, l’autorizzazione a portare i propri fornitori - Chiedere alla struttura se ci sono fornitori In esclusiva e per quali servizi - Area parcheggio e se custodita - La struttura fornisce nelle sale riunioni blocchi, matite, acqua … a titolo gratuito? - Valutazione dei rischi / Assicurazioni ANDROIDEA

- Richiedere area per il guardaroba ed eventualmente il servizio - Verificare se esiste uno spazio espositivo - Verificare spazio per immagazzinare o gestire il materiale per l’evento in sicurezza - Adottare una corretta segnaletica - Se possibile evitare sale con specchi posti dietro lo Speaker: distraggono il pubblico ANDROIDEA

- Verificare eventuali altre manifestazioni in contemporanea - Verificare che ci siano aree idonee per le pause caffè e per la ristorazione - Conoscere ed incontrare lo staff della sede : condividere tutti i dettagli dell’evento - Informarsi su orari di lavoro del personale in loco e di eventuali obblighi contrattuali - Obblighi SIAE - Verificare eventuali altre manifestazioni in contemporanea ANDROIDEA

PREPARARE UNA RFP Che cosa è una RFP ? Cosa includere in una Richiesta di Preventivo ? Utili suggerimenti per non creare confusione ANDROIDEA

1. RFP cosa non dimenticare - Dettagli del Congresso: LUOGO, DATE, COMITATI/SPONSOR, STORIA - Partecipanti ed Espositori: PROFILO e NUMERI - Scopo del Congresso: COSA SI RICHIEDE AL FORNITORE - Contatti: CHI FA COSA, LINEE GUIDA - Data entro la quale bisogna ricevere la proposta e come - Indicazioni dei ns. tempi per la risposta ANDROIDEA

SPECIFICARE NEI DETTAGLI 2. RFP cosa non dimenticare Numero, tipologie di camere, upgrading, gratuità Servizi congressuali: attrezzature tecnologiche Eventuali spazi espositivi e per stoccaggio materiale Date allestimento e disallestimento e tempistiche Area accoglienza e registrazione Servizi ed aree F& B (tipologia e date) SPECIFICARE NEI DETTAGLI ANDROIDEA

SPECIFICARE NEI DETTAGLI 3. RFP cosa non dimenticare Eventuali aree per attività sociali Servizi speciali (inclusi accessi ai disabili o altro) Bozza di programma Eventuale indicazione tariffaria Tariffe nette o commissionabili Procedure e criteri di selezione SPECIFICARE NEI DETTAGLI ANDROIDEA

I FORNITORI Ciascun fornitore deve essere selezionato con attenzione: potrà essere la chiave del vostro successo Il miglior fornitore non è quello che offre il prezzo più basso, ma quello che ci garantisce il servizio migliore al miglior prezzo ANDROIDEA

Partner Il Fornitore ideale deve essere coinvolto nel progetto, I FORNITORI Il Fornitore ideale deve essere coinvolto nel progetto, partecipare al suo sviluppo, fidelizzato, così diventa Partner ANDROIDEA

Sapere i propri bisogni TUTTO E’ NEGOZIABILE Sapere i propri bisogni Conoscere le esigenze di controparte ANDROIDEA

QUALI SONO GLI ELEMENTI DELLA NEGOZIAZIONE ANDROIDEA

1. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE Flessibilità delle date Stagionalità Tariffe flat per le camere, per tipologia. Upgrading Amenity, frigobar, trattamento VIP, Wi-fi Numero dei ripassi giornalieri nelle camere Servizi gratuiti ANDROIDEA

2. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE Meeting set up predefinito Organizzazione personalizzata IN e OUT (check-in e check-out) Politica depositi e pagamenti Clausole riduzioni del contingente camere Cancellazioni e penali ANDROIDEA

3. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE Servizi offerti a titolo gratuito quali: piscina e centro benessere, campi sportivi Eventuali richieste di soggiorno post-evento Minimi garantiti per la ristorazione Gara tra più location o destinazioni Noleggio attrezzature o allestimenti ANDROIDEA

LA DECISIONE FINALE Presentazione al cliente Riunione interna e presentazione delle sedi Presentazione al cliente Richiesta del contratto alla sede prescelta Negoziazione tra la struttura e l’organizzatore ANDROIDEA

1. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE Anticipare nel contratto con l’albergo le vostre esigenze in termini di sale: avrete modo di mantenere gli spazi fino al momento di doverne rilasciare qualcuno Prenotare le sale per le quali è previsto allestimento e disallestimento complesso su base 24 ore Nel contratto per gli spazi sarà previsto una scadenza (release date) entro il quale confermare alla struttura le nostre esigenze in via definitiva, rilasciando gli spazi che non utilizzeremo ANDROIDEA

2. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE Cercate di prevedere pochi cambi nel set-up delle sale prenotate Mettete tutto per scritto, sempre, ed in particolare le vostre esigenze riguardanti le utenze (elettricità, collegamenti web, tipo di sedute, ecc ..) Se durante le prime riunioni con la struttura non sarete ancora in grado di definire le vostre richieste di spazi, almeno indicate l’altezza minima dei soffitti e lo spazio minimo in mq/persona ANDROIDEA

3. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE Cercate di ottenere la planimetria degli spazi, ma VERIFICATE sempre di persona, potrebbero esserci state modifiche Prestate giusta attenzione alle esigenze dei relatori: podio, piattaforme , leggìo o altro VERIFICATE, VERIFICATE ED INSERITE OGNI DETTAGLIO NEL CONTRATTO ANDROIDEA

IL CONTRATTO ANDROIDEA

IL CONTRATTO Deve essere sempre in forma scritta; non accettare accordi verbali Deve essere stilato nei minimi dettagli Deve essere firmato dai Responsabili di tutte le parti in causa Per i Congressi Internazionali è meglio rivolgersi ad un Legale assicurandosi una corretta traduzione ANDROIDEA

IL CONTRATTO gli elementi di base Status di eventuali opzioni Dettagli del congresso Obiettivi ed aspettative delle parti in causa Specifica delle tariffe e dei prezzi Tutti i termini delle scadenze e conferme Obblighi contrattuali per le parti in causa Eventuali modifiche contrattuali in caso di parziale modifica o cancellazione dei servizi ANDROIDEA

REVISIONE RECESSIONE ANDROIDEA

ALBERGO: LE CLAUSOLE Allotment e tipologia camere Tariffa vendita camera Prenotazione e acconti Clausole no-show Riduzione contingente camere Commissioni, concessioni Procedure pagamenti Richieste F&B e minimi garantiti Eventuali lavori di allestimento in sede ANDROIDEA

ALBERGO: LE CLAUSOLE Richiesta spazi congressuali Clausole per eventuali danni Penalità per riduzione contingente Condizioni e penalità per rescissione contratto Cancellazioni di servizi Coperture assicurative Accessibilità Foro competente ANDROIDEA

buon lavoro

PIER ANDREA TOSETTO

ANDROIDEA

MISSIONE DELL’AZIENDA LA RISPOSTA AI QUESITI DEL SOUL-SEARCHING MISSIONE DELL’AZIENDA ANDROIDEA

I PRINCIPI DI BASE DELLA COMUNICAZIONE OGNI AZIENDA PER IL FATTO DI ESISTERE, PROPONE DI SE’ UNA DETERMINATA IMMAGINE ANDROIDEA