LA SCUOLA DIGITALE

E’ dai primi anni ’90 che inizia il processo legislativo in materia di archivi e documenti elettronici. Tra il 2009 ed il 2012 si pone maggiore accento sul Codice dell'amministrazione digitale che in coerenza con il Piano e-Gov – segna il via ad processo importante di cambiamento! Si definiscono meglio le "regole" per una scuola nuova e digitale. Segue, poi, un’evoluzione della normativa che riordina, semplifica e definisce meglio i requisiti tecnici e gli obblighi a carico della Pubblica Amministrazione

Gli adempimenti e le leggi che regolamentano i processi in atto nella pubblica istruzione, sono paragonabili ad un “grande ipertesto” dove ogni link conduce in un mondo giuridico/informatico abbastanza complesso. L’obiettivo di Argo, oggi, è quello di guidare l’utente nelle scelte semplificando e chiarendo il più possibile aspetti giuridici ed organizzativi. Andiamo per passi e vediamo insieme le soluzioni e come sono state pian piano introdotti gli obblighi nelle scuole

La PEC è il principale “strumento” digitale adottato dalla PA. I vantaggi, possono essere semplificati nei seguenti punti: - Semplicità, risparmio, comodità - Valore legale - No virus e Spam - Sicurezza Comunicazione Elettronica Certificata tra P.A. e Cittadino

Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. L’invio di comunicazioni e la produzione di documenti diversi dal digitale, per il legislatore, non è soltanto considerata una violazione dei doveri d’ufficio, ma rappresenta anche fonte di responsabilità erariale: ogni lettera cartacea costa alla Pubblica Amministrazione circa 20 euro (tra consumabili, spese di protocollo, spedizione, ecc) contro i soli 2 euro di una e-mail. Ben diciotto euro di danno erariale, quindi, per ogni singola raccomandata che viene inviata ad un altro ufficio, che va moltiplicata per l’ingente numero di comunicazioni che ciascuna Amministrazione invia ad altri Enti.

Il sito della Scuola, è a “norma” La Direttiva n. 8/2009 sancisce nelle Premesse l'ambito di applicazione e l'obbligatorietà dell'iscrizione al dominio ".gov.it": "[…] le pubbliche amministrazioni sono tenute a provvedere all'iscrizione al dominio .gov  di tutti i siti che intendono mantenere attivi". I siti web delle scuole diventano uno strumento di comunicazione e diffusione di servizi a cui deve essere riconosciuto un significativo contributo nella costruzione di un rapporto aperto e proficuo con gli utenti (cittadini, imprese, istituzioni)

La soluzione di Argo per il .gov ARGOWEB Premium. Un prodotto/servizio indirizzato alle scuole e finalizzato a fornire tutto quanto necessario alla realizzazione e manutenzione del sito web della scuola stessa! ARGOWEB Premium consente alle scuole di gestire facilmente ed autonomamente il proprio sito web .gov.it ! Caratteristiche dell'offerta: - Personalizzazione grafica e prima impaginazione del portale con il materiale fornito dalla Scuola (logo, immagini, testi ecc.). - 500 MB di Spazio web "Professional hosting" disponibili sul server riservati al database, all'area documenti (per pubblicare in tempo reale circolari, comunicati stampa ecc.) alle pagine e a tutti i files multimediali che la scuola desidera rendere disponibili online. - Dominio del tipo www.nomescuola.gov.it e un dominio del tipo www.nomescuola.ecc. per l'utilizzo tradizionale dei servizi aggiuntivi (e-mail ecc.). - Attivazione del tool gestionale per aggiornare in modo autonomo tutte le pagine del sito (testi e foto) senza la necessità di conoscere alcun linguaggio di programmazione. 5 mail da 50Mb comprese.

Circa 600 scuole, hanno scelto Argo Web Premium.

ADDIO AFFISIONE IN BACHECA A decorrere dal 1° gennaio 2011 le pubblicazioni effettuate su carta non hanno più valore legale; per ciò che concerne invece i bandi di gara e i bilanci, il passaggio completo al digitale è stabilito al 1° gennaio 2013. Le amministrazioni pubbliche sono obbligate a rendere visibili sul proprio sito Internet (o su quello di altre amministrazioni affini o associazioni) tutte le notizie e gli atti amministrativi che necessitano di pubblicità legale: bandi di concorso, permessi di costruzione, delibere del Consiglio e della Giunta, elenco dei beneficiari di provvidenze economiche, ecc. ovvero a dotarsi dell'ALBO PRETORIO ON LINE! Attenzione: Ricordiamo inoltre che, per adempiere alla normativa vigente, NON E' SUFFICIENTE collocare nell'home page del sito della  Scuola una  sezione  dedicata  all'albo pretorio  in cui rendere  visibili in forma digitale, tutti i documenti precedentemente  esposti  in  forma cartacea, E' INDISPENSABILE attenersi alle  indicazioni  che  la normativa fornisce sul processo di pubblicazione  di  tali atti, (firma digitale, numerazione degli atti, meccanismi automatici per la pubblicazione, rimozione/archiviazione degli atti ecc).

La soluzione di Argo Argo Software, nella volontà di semplificare il processo di pubblicazione, agevolando il responsabile del procedimento nelle sue operazioni ed assicurando al tempo stesso, la conformità delle stesse al dettato normativo,ha realizzato l'applicativo Argo Albo Pretorio WEB.

Argo Albo Pretorio Consente alla scuola di pubblicare gli atti e i provvedimenti amministrativi che necessitano di pubblicita' legale, secondo quanto disposto dalla legge 69 del 18 giugno 2009. Non si limita alla pubblicazione degli atti sul sito web della scuola, ma semplifica al massimo il processo di pubblicazione, agevolando il responsabile del procedimento nelle sue operazioni, assicurando al tempo stesso, la conformita' delle stesse al dettato normativo.

PAROLA D’ORDINE TRASPARENZA! È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 5 aprile 2013 il Decreto Legislativo n. 33 del 14 marzo 2013 che riordina, in un unico testo normativo, le disposizioni, in materia di obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle informazioni da parte delle Pubbliche b Amministrazioni. Il Decreto in commento, in vigore dal 20 aprile 2013, non si limita alla sola ricognizione delle disposizioni vigenti ma introduce, altresì, nuovi ed ulteriori obblighi di pubblicazione sul sito istituzionale delle Amministrazioni. Le disposizioni del D.L. n. 33/2013 si applicano a tutte le amministrazioni di cui all'art. 1, comma 2, del D.lgs. n. 165 del 2001, tra le quali sono comprese anche le scuole e gli istituti di ogni ordine e grado. ( Art. 11). Alla luce del suddetto Decreto, l'articolo 54 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ( Codice dell'Amministrazione Digitale - C.A.D.) , è sostituito dal seguente: « I siti delle pubbliche amministrazioni contengono i dati di cui al decreto legislativo recante il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, adottato ai sensi dell'articolo 1, comma 35, della legge 6 novembre 2012, n. 190».

La Soluzione di Argo: Amministrazione Trasparente È il servizio web che consente la pubblicazione ed archiviazione dei documenti che la Scuola deve mettere a disposizione dei cittadini sul proprio sito istituzionale (D.lgs 33/2013).

ARRIVA POI Il Decreto spending review che modifica il CAD ... si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato elettronico ed e-mail per comunicare con le famiglie Il testo del DL 6 luglio 2012 n. 95 convertito dalla legge 7 agosto 2012 n. 135 al Titolo secondo art. 7 commi 29, 30 e 31 specifica che “Le istituzioni scolastiche ed educative redigono la pagella degli alunni in formato elettronico” e “i docenti adottano registri on line e inviano le comunicazioni agli alunni e alle famiglie in formato elettronico. Soffermandoci in particolar modo sulla questione registro on line, secondo questo testo di Legge, a decorrere dall’anno scolastico 2012-2013 le istituzioni scolastiche e i docenti adottano registri on line e inviano le comunicazioni agli alunni e alle famiglie in formato elettronico. E’ noto manchi ancora il provvedimento attuativo della citata Legge ma il 50% delle scuole usa già il registro elettronico

Le soluzione di Argo SCUOLANEXT consente la piena digitalizzazione della scuola: completa gestione dei registri elettronici di classe e del professore, rilevazione delle assenze in tempo reale, orario scolastico, prenotazione colloqui, condivisione delle lezioni, bacheca on line, presa visione dei voti, degli scrutini, richieste via web di certificati e documenti, informazioni a supporto degli alunni e delle famiglie per orientarsi nelle scelte future, spazi virtuali per docenti ed alunni dove condividere e rendere fruibili: lezioni multimediali, materiale didattico, link per approfondimenti, tesine, e tanto altro ancora! Ma Scuolanext non e' solo questo! Infatti il personale della scuola puo' visualizzare i propri dati contabili, di servizio e delle assenze provenienti dalla sincronizzazione con Argo personale e Argo emolumenti

Il “problema della firma sui registri” Premesso che: il MIUR rimette alle scelte autonome delle scuole l’uso del registro on line (si parla infatti di termine ordinatorio e non perentorio,); Il MIUR avrebbe dovuto predisporre entro 60 giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del decreto che prevedeva  l'adozione di registri on line, un Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative, e che ad oggi tale Piano non ci risulta sia stato ancora emanato. Tema fondamentale è il valore probatorio che possono assumere, in un eventuale contenzioso giudiziario, i dati (del registro di classe e dei registri personali dei docenti) riportati sul registro elettronico, in assenza di firma digitale o qualificata. I dati contenuti nel registro elettronico, ove non contenuti in un documento elettronico firmato digitalmente, in un eventuale giudizio, saranno liberamente valutabili dal giudice che dovrà necessariamente tenere conto, in sede di valutazione, delle caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità di cui è dotato il registro elettronico nel momento in cui in esso vengono riversate le diverse tipologie di dati.

E’ una scuola che cambia… che diventa digitale! Quante evoluzioni in poco tempo … Protocollo Informatico … Mandato elettronico … OIL .. Fatture elettroniche…

Conserviamo in modo sostitutivo Dematerializziamo! Conserviamo in modo sostitutivo Alla base delle problematiche culturali e quindi giuridiche relative ai processi di archiviazione digitale e di conservazione sostitutiva c’è l’incredibile rivoluzione secondo la quale con l’Informatica e l’Internet si è potuto per la prima volta prescindere dal supporto cartaceo nello scambio di informazioni e comunicazioni a distanza, passando dalla logica del documento cartaceo conservato in polverosi archivi alle novità e comodità della trasmissione e conservazione della documentazione elettronica!

La Scuola pubblica opera principalmente attraverso i documenti... ... quindi... per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.

Cosa cambia e come!

Obblighi per la amministrazione pubblica Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di: registrare i documenti (protocollazione o catalogazione) gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico fascicolare dei documenti elaborare dei piani di conservazione

Argo ha realizzato GECODOC, una piattaforma per l'archiviazione elettronica e la conservazione a norma dei documenti informatici, volta ad agevolare il processo di digitalizzazione in atto secondo quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (art.44), garantendo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. I documenti prodotti o ricevuti in formato digitale, muniti o meno di certificato digitale, possono essere inseriti nel processo di conservazione.

Argo GECODOC caratteristiche del sistema 20 Giga di storage per l'archiviazione elettronica dei documenti; possibilità di aggregare i documenti in vario modo (fascicoli/cartelle); privilegi di accesso ai documenti differenziati in base ai profili degli utenti; condivisione dei documenti tra gli uffici di pertinenza; versionamento dei documenti (il sistema tiene traccia di tutte le modifiche effettuate) ; integrazione con gli altri applicativi Argo (al momento Argo Protocollo); invio in conservazione ed esibizione dei documenti (la conservazione è affidata ad Infocert, che assume il ruolo di Responsabile delle conservazione).

Esempio pratico Gestione di un intero iter documentale riferito ad una gara d’appalto

Molte scuole, attualmente, gestiscono i documenti, con salvataggi su un server locale seguendo un iter “simile” a quello proposto da GECODOC ma: replicando file,non avendo chiavi di ricerca disponibili, non seguendo un iter completo, avendo l’onere delle copie di sicurezza e chiaramente senza possibilità di “inviare in conservazione”

Componiamo “lo stesso” fascicolo digitale con GECODOC

La scuola protocolla il bando di gara per invitare le ditte alla presentazioni dei preventivi

Se il documento è protocollato con il software Argo Protocollo, è possibile inviarlo direttamente al sistema di gestione documentale tramite la procedura presente Altro -> invia al sistema di gestione documentale

Chiaramente potrebbe essere un bando destinato alla pubblicazione sull’albo on line e non all’invito di aziende specifiche Se la scuola è in possesso di Argo Albo Pretorio, attraverso apposita procedura da protocollo puo’ inviare il documento protocollato direttamente all’albo

Da Gecodoc, l’utente abilitato a tutte le funzioni, accede al menu “Documenti in attesa” e trova il documento inviato da protocollo. CONFERMA SI.

in cui confluiranno tutti i documenti relativi: bando, offerte, Confermato l’ingresso del documento in Gecodoc, l'utente, avrà facoltà di associare il documento al fascicolo di competenza Abbiamo in precedenza creato un fascicolo “Piano Nazionale Scuola Digitale” in cui confluiranno tutti i documenti relativi: bando, offerte, aggiudicazione, fattura, mandato ecc.ecc.

Bene, inviato il bando, la scuola riceve i preventivi dalle varie aziende e dopo averli protocollati (e scansionati) potrebbe archiviarli su Gecodoc allo stesso modo in cui ha fatto la registrazione del bando di gara. Di seguito: l’archiviazione nel sistema documentale del preventivo di una delle aziende Seguiremo lo stesso iter per tutti i documenti che formano il fascicolo: CONVOCAZIONE DELLA COMMISSIONE; VERBALE DI ANALISI COMPARATIVA DELLE OFFERTE DELIBERA DI ACQUISTO ORDINE FATTURA ECC.ECC

Ricercare la fattura nel sistema GECODOC utilizzando come chiave di ricerca il nome del progetto Con un click si dispone di tutta la pratica!

Ecco come si compone adesso il nostro fascicolo informatico!

Argo GECODOC Lo stesso documento può essere inserito all'interno di diverse aggregazioni documentali (cartelle), senza duplicarlo.

Argo GECODOC Il fascicolo informatico, una volta completato con i documenti di pertinenza, può essere "chiuso". Il fascicolo chiuso non può essere liberamente modificato o integrato con altri documenti. I documenti appartenenti ad un fascicolo "chiuso" sono protetti da modifica.

Argo GECODOC Il fascicolo "chiuso" può essere inviato in conservazione o "riaperto", nel caso ricorra l'esigenza di apportare modifiche al fascicolo o ai documenti in esso contenuti.

Argo GECODOC Una volta inviato in conservazione, non è consentito effettuare più alcuna azione sul fascicolo (e sui documenti in esso contenuti).

Argo GECODOC I documenti conservati possono essere richiesti per l'esibizione. Il servizio di conservazione viene fornito con la partnership di Infocert

La responsabilità della conservazione sostitutiva dei documenti è interamente delegata ad InfoCert. La scuola è pertanto sollevata da numerosi oneri, come il rispetto di determinate scadenze, la garanzia di integrità e leggibilità, la gestione della sicurezza fisica e informatica del sistema di archiviazione, la redazione del manuale di conservazione. InfoCert assume inoltre il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali.

Cosa vuol dire conservare in modo sostitutivo La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Conservare digitalmente significa: sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Si differenzia dall'archiviazione elettronica in quanto quest'ultima ha come obiettivo unicamente l'efficienza lavorativa (accesso immediato, semplice e razionale ai documenti) ma non l'eliminazione della carta. 47

Ma perché le scuole DEVONO dotarsi di un sistema di gestione documentale? Art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale, in base al quale “i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71”.

Come attivare un vero procedimento di Digitalizzazione della scuola conforme ai dettati normativi? STEP 1 STEP 2 STEP 3 Documento informatico Firme elettroniche Protocollo Pec Sito .gov Albo pretorio Digitalizzazione delle procedure Archiviazione digitale Fasciolo elettronico conservazione

Approfondimenti Normativi

Normativa Codice dell'Amministrazione Digitale Regole tecniche per il protocollo informatico Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione dei documenti della P. A. Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali Regole tecniche in materia di sistemi di conservazione Circolare AGID n. 65 del 10 aprile 2014 sull'accreditamento dei conservatori D.LGS. n. 33 del 2013