LA GESTIONE TECNICA DELLE FLOTTE AZIENDALI Guest Speaker: Dott LA GESTIONE TECNICA DELLE FLOTTE AZIENDALI Guest Speaker: Dott. Robert Satiri Responsabile Servizi Generali di Sede

Il Gruppo Financo: società controllate e collegate Fonte dati: Bilancio Consolidato del Gruppo – anno 2012

INFORMAZIONI SULL’AZIENDA Numero di occupati (Italia): 1890* INFORMAZIONI SULLA FLOTTA  Numero Totale dei veicoli in Italia: 590* Numero Totale dei veicoli in Europa: 610* (compresa Italia) Numero Totale dei veicoli nel mondo: 680* (compresa Europa)   Composizione della flotta per aree geografiche:   Countries/Regions Total fleet – autovetture – veicoli commerciali ITALIA 590 497 93 EUROPA (inclusa Italia) 610 516 94 MEDIO ORIENTE/AFRICA 19 13 6 AMERICA 51 32 19 Nota: i dati contrassegnati da * si riferiscono al Gruppo Financo, controllante di Colacem s.p.a. Unipersonale; i Servizi Generali di Sede di quest’ultima sono svolti per tutte le aziende del Gruppo.

Colacem ha implementato SAP nella quasi totalità dei suoi moduli. Per la gestione centralizzata di una flotta così articolata e diffusa a livello mondiale siamo ricorsi a quelli specifici per la gestione dei siti produttivi (PM), della contabilità (FI), del controllo di gestione (CO) e delle trasferte (HR-TV), integrandoli e connettendoli tra loro. La realizzazione del gestionale è stata coordinata dal Responsabile Servizi Generali; al gruppo di lavoro hanno partecipato le Direzioni IT, Amministrazione e Finanza, Acquisti, Logistica e Trasporti, Pianificazione e Controllo

Obiettivi di partenza: Approccio “tabellare” alle informazioni Gestione con query o estrazioni in excel Convogliare la sovrabbondanza di informazioni in uno strumento unico, intellegibile ed interrogabile   Creare un gestionale utilizzabile anche per tutti i veicoli e mezzi d’opera delle società di escavazione e trasporto di materie prime e prodotti finiti (altre 500 unità tra veicoli industriali e mezzi d’opera, in alcuni casi “agganciati” tra loro fino a formare un cd. “convoglio”: motrice + rimorchio + attrezzatura specifica)

Operazioni preliminari: Car policy unica Car list a misura di paese creazione di un’anagrafica tabellare completa ed univoca di tutti i veicoli in flotta, specificando caratteristiche, ubicazione, conti di contabilità analitica individuale e di contabilità generale di riferimento, assegnatario del mezzo, ecc… individuazione dei KPI tecnici per ogni veicolo e/o classi di veicoli (consumi e tolleranze, km previsti e tolleranze, tipologie di contratto, ecc…) Di seguito alcune videate delle schede di classificazione dei veicoli (cd. Equipment):

Una volta “censito” il veicolo con la creazione di un equipment (oggetto autonomo di servizio) lo stesso viene associato ad un utilizzatore o ad una sede tecnica di ubicazione nel caso di utilizzo plurimo da parte dei dipendenti.

Periodicamente, con procedure massive ed automatizzate, vengono registrati km percorsi e carburante immesso (quantità e costo) prelevando i dati dai report inviati mensilmente dalle compagnie petrolifere con le quali abbiamo accordi per il prelievo carburante con card personalizzate per ogni veicolo (contratti di netting).

In maniera analoga, utilizzando i moduli MM e PM di SAP, vengono gestite le richieste d’acquisto, di manutenzione periodica (la rilevazione dei km o delle ore di funzionamento per i mezzi d’opera alimenta appositi contatori predefiniti con gli intervalli di manutenzione, generando appositi alerts) o straordinaria.

Il modulo FI di SAP consente, in fase di registrazione contabile, un’imputazione individuale ed analitica dei costi che vengono poi elaborati e rendicontati singolarmente, per gruppi di vetture, sedi di utilizzo ecc…, con indicazione dei valori effettivi, a budget, analisi degli scostamenti in valore assoluto, percentuale, periodi precedenti, ecc…, alimentando i rispettivi KPI

E’ poi possibile effettuare delle elaborazioni relative a vari KPI: km percorsi nel periodo; km percorsi da ogni singolo utilizzatori; consumi medi ed assoluti per periodo; costi kilometrici medi ed assoluti, ecc…

Il Gestionale è integrato nel Documentale, per cui si risale all’archiviazione ottica dei documenti contabili E’ inoltre integrato con il modulo SD per il quale, per i veicoli dedicati alla consegna dei prodotti, è attivato un Profit Center in grado di associare i ricavi legati alle consegne effettuate dai veicoli identificati singolarmente, per tipologia di mezzi, aree geografiche, ecc…

Sintesi degli ambiti operativi d’intervento del software SAP PM Veicoli: Gestione dell’acquisto di mezzi di proprietà, in leasing e noleggi a lungo termine Gestione Anagrafica Mezzi Gestione dell’assegnazione dei mezzi Budget di gestione dei mezzi Gestione manutenzioni Gestione scadenze amministrative Gestione consumo carburante e carte prelievo prodotto Noleggio lungo termine autovetture e veicoli commerciali leggeri Travel Management Vendita mezzi e rottamazione Addebito costo uso promiscuo ai dipendenti Gestione interfaccia viacard/telepass

Sintesi degli ambiti operativi d’intervento del software SAP PM Veicoli,: Gestione dell’acquisto di mezzi di proprietà, in leasing e noleggi a lungo termine Acquisto di mezzi inseriti nel Budget degli Investimenti Acquisto di mezzi non inseriti nel Budget degli Investimenti Gestione Leasing Gestione Noleggi a Lungo Termine Gestione Anagrafica Mezzi Anagrafica mezzi di proprietà, nlt, leasing Modifica dei dati relativi all’equipment in SAP Campo targa Trasferimento di stabilimento o ubicazione (sede tecnica) all’interno della stessa società Gestione logistica del trasferimento Utilizzazione interna/esterna Tipologia di gestione amministrativa del mezzo Valore convenzionale dall’auto (tabella ACI – solo per le autovetture) Valore autovetture Stati di assegnazione con data: aggiornamento sulla tabella d’assegnazione con impatto sullo stato dell’equipment Gestione dell’assegnazione dei mezzi Assegnazioni delle autovetture e dei veicoli commerciali leggeri Rilevazione del kilometraggio o delle ore di funzionamento e aggiornamento del contatore dell’equipment Budget di gestione dei mezzi Inserimento del budget di gestione per mezzo Definizione degli ordini di manutenzione Gestione manutenzioni Manutenzioni non pianificate Manutenzioni pianificate Gestione scadenze amministrative Gestione consumo carburante e carte prelievo prodotto Noleggio lungo termine autovetture e veicoli commerciali leggeri Travel Management Vendita mezzi e rottamazione Vendita mezzi a terzi Vendita o locazione mezzi da una società ad un’altra del Gruppo Financo Rottamazione del mezzo Addebito costo uso promiscuo ai dipendenti Gestione interfaccia viacard/telepass

L’elemento di maggiore innovazione realizzato nella gestione della flotta è stato quello di utilizzare un modulo nativo di SAP (PM), quindi non un software compatibile, per creare una piattaforma gestionale dei veicoli perfettamente integrata in grado di identificare immediatamente: Caratteristiche del veicolo Assegnazione per periodo corrente e periodo storico Costi analitici e generali per tipologia, ubicazione, periodo, ecc… Archiviazione ottica dei documenti contabili Gestione delle assegnazioni e storico veicoli ed utilizzatori La tabellazione e l’inserimento automatico delle informazioni consente di avere il TCO ed i KPI essenziali (costo/km vettura, consumi, distanze percorse, costi di acquisizione/gestione, ecc…) Abbiamo pertanto individuato alcuni KPI chiave per la nostra gestione: Costo/km per categoria di veicolo Consumo medio/km per categoria di veicolo Percorrenze medie per tipologia di utilizzatore Costo medio di gestione (per nlt, acquisto, leasing) Questi KPI ci consentono di uniformare la gestione della flotta, analizzando gli scostamenti dai dati medi ed “indirizzando” verso le best practices le performance degli utilizzatori (in termini di consumi, percorrenze e percorsi) di tutta la flotta.

Obiettivi futuri: Implementazione di sistemi di sicurezza e monitoraggio in remoto dei mezzi aziendali per: ottimizzare l’uso dei veicoli ottimizzare i percorsi premiare gli stili di guida sicuri ed economici razionalizzare la flotta contenere i costi assicurativi corsi di formazione in Eco-Drive e Guida Anticipativa per sensibilizzare i driver a comportamenti sicuri nell’utilizzo quotidiano dei veicoli, ecologici ed economici implementazione con altre funzioni di pertinenza dell’Area Servizi Generali (ad esempio nella Gestione della Mobilità).

Grazie dell’attenzione, Dott. Robert Satiri