1 Strumenti e percorsi per la realizzazione del Servizio archivistico dott. V. Pavone Venezia, 25 marzo 2014 Corso A.N.A.I. - Regione Veneto

2 Il nostro obiettivo b Definire un percorso per introdurre, o modificare, o perfezionare i nostri SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE

3 A questo scopo serve un servizio archivistico il fulcro PREVISTO DALL’ART. 61 DEL D.P.R. 445/00 come il fulcro delle attività connesse alla gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

4 Presupposto importante! L’istituzione del servizio archivistico è fondamentale per creare un centro propulsore, un motore e una guida nella razionalizzazione delle attività relative guida nella razionalizzazione delle attività relative alla gestione dei documenti

5 Che strumenti abbiamo a disposizione? 1 Strumenti normativi, che ci prescrivono 2 interventi organizzativi; 3 strumenti tecnologici 4 strumenti archivistici 5 strumenti gestionali

6 1.Strumenti normativi:DPR 445/2000 che obbliga le P.A. a: Realizzare sistemi di protocollo informatico Individuare le Aree Organizzative Omogenee Assicurare criteri uniformi di classificazione e archiviazione Per realizzare questi obiettivi è necessaria la creazione di una struttura permanente competente e altamente qualificata

7 1.Strumenti normativi: DPCM 3 dic 13 una ulteriore occasione di rilancio Il 3 dic. 2013: la Presidenza del Consiglio dei Ministri emana le Regole tecniche per il protocollo informatico

8 Dai presupposti normativi agli interventi organizzativi b D.P.R. 445/00, art. 61Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

9 b D.P.R. 445/00, art. 61Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 1 ribadisce UNITARIETA’ ED OMOGENEITA’ nella gestione dei flussi documentali e degli archivi all’interno di una AOO Dai presupposti normativi agli interventi organizzativi

10 b D.P.R. 445/00, art. 61Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente. Dai presupposti normativi agli interventi organizzativi

11 b D.P.R. 445/00, art. 61Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 2. Ribadisce la necessità di FIGURE PROFESSIONALMENTE SPECIALIZZATE a garanzia di funzionamento del servizio e nel perseguimento degli obiettivi che restano in capo al responsabile (vedi DPCM citato) Dai presupposti normativi agli interventi organizzativi

12 b D.P.R. 445/00, art. 67 e 68 Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito e disposizioni per la conservazione degli archivi Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio... provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie … in un apposito archivio di deposito Il servizio... elabora ed aggiorna il piano di conservazione, integrato con il sistema di classificazione Dai presupposti normativi agli interventi organizzativi

13 b D.P.R. 445/00, art. 67 e ribadisce l’unitarietà dell’ARCHIVIO e il fatto che SERVIZIO ARCHIVISTICO deve avere una visione della gestione documentale a 360° ponendo a carico del servizio archivistico tutte le attività legate alla gestione delle fasi di passaggio Dai presupposti normativi agli interventi organizzativi

14 2. Interventi organizzativi: chiarire che cosa si intende per servizio archivistico La parola “servizio” può avere una duplice connotazione: è nel linguaggio organizzativo- gestionale è nel linguaggio burocratico- amministrativo il servizio è un’entità che mette a disposizione know-how e soluzioni il servizio è un organismo gerarchicamente posizio- nato tra il livello della direzione e il nucleo più ristretto dell’ufficio

15 2. Interventi organizzativi: r ibadire le caratteristiche del servizio archivistico: 1 è servizio trasversale con funzioni gestionali di supporto all’attività amministrativa 2 è servizio altamente automatizzato nel quale i documenti, i dati e le informazioni “servono” all’Ente per migliorare l’efficienza e l’efficacia della sua azione 3 gestisce e coordina tutte le attività legate alle diverse fasi della vita del documento, dal protocollo all’archivio storico

16 2. Interventi organizzativi: individuare l’Area organizzativa Omogenea A.O.O. = insieme di U.O. dell’am- ministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Una U.O. associata ad una A.O.O. è un utente dei servizi messi a disposizione dalla A.O.O. stessa

17 2. Interventi organizzativi: fissare i compiti del responsabile del Servizio Dal DPR 445/00: Il Servizio... a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;

18... c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53; d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;...

19... f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69; g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54; h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

20 2. Interventi organizzativi: ribadire i compiti del responsabile del Servizio Art. 4. le p.a, in attuazione all’art. 61 del DPR 445/00, definiscono le attribuzioni del responsabile della gestione documentale. In particolare, al responsabile della gestione e' assegnato il compito di: b b predisporre lo schema del manuale di gestione b b proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli diversi da quello informatico; b b predisporre il piano per la sicurezza informatica;

21 Dunque, al Responsabile del Servizio spettano compiti þ di gestione e conservazione þdel registro di protocollo þdegli archivi þ di coordinamento þdella produzione documentaria þdegli attori coinvolti nel processo

22 Dunque, al Responsabile del Servizio spettano compiti þ di controllo þsul corretto utilizzo degli strumenti þsul trattamento documentale effettuato dagli utenti þsull’uniformità dei criteri di classificazione e archiviazione þsui meccanismi di comunicazione interna

23 Dunque, al Responsabile del Servizio spettano compiti þ di elaborazione þdelle misure per l’eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico þdel manuale di gestione þdel piano di sicurezza informatica, d’intesa con il responsabile della conservazione

24 2. Interventi organizzativi: AOO come presupposto per il corretto funzionamento del sistema Che cosa significa unica AOO? è Un solo protocollo è una sola struttura di riferimento è eliminazione della frammentazione è miglioramento dell’efficienza e della speditezza nella gestione e trasmissione dei documenti

25 2. Interventi organizzativi: adozione di misure per eliminare la frammentazione b Verifica delle esigenze di certificazione dei documenti interni b necessità di sostituire il tracciamento costituito dalla sequenza di successive protocollazioni tra aree interne con un sistema di workflow più evoluto b valutazione dei volumi trattabili efficientemente

26 La frammentazione dei registri di protocollo b sviluppo di sistemi “federati”, maggiormente settorializzati all’interno di una organizzazione b ridondanza della registrazione dovuta alla mancanza di coesione interna b necessità di far interagire le diverse postazioni di protocollo

27 2. Interventi organizzativi: creare i presupposti per l’applicazione del p.i. Valutazione del contesto ambientale: b livello di informatizzazione b grado di cultura informatica b clima interno b resistenza al cambiamento

28 2. Interventi organizzativi: creare i presupposti per l’applicazione del p.i. à clima interno à resistenza al cambiamento sono fattori meno definibili, anche in termini di costi, e difficilmente quantificabili, ma incidono fortemente sul “come viene affrontato” il cambiamento

29 3. Strumenti tecnologici/archivistici: il protocollo informatico è Sistema di registrazione di tutti i documenti in entrata e in uscita è registro pubblico con duplice funzione (giuridica e gestionale) è aggrega tutti i flussi digitali è consente l’accesso ai documenti, le statistiche e il controllo di gestione

30 3. Strumenti tecnologici/amministrativi: il sistema di gestione documentale è Sistema che traccia i flussi documentali tra diverse UOR fino a individuare il RPA è funzione organizzativa di controllo dell’iter procedimentale e connesse responsabilità

31 3. Strumenti tecnologici/archivistici: il repertorio dei fascicoli è consente di costituire le aggregazioni documentali (fascicoli) è e parallelamente il loro REPERTORIO è è un sistema di organizzazione complessiva dell’archivio corrente

32 4. Strumenti archivistici è titolario di classificazione è prontuario di classificazione e smistamento è piano di conservazione è elenco dei repertori

33 5. Strumenti gestionali: Manuale di gestione Manuale di gestione : insieme delle regole e delle procedure operative che ogni ente stabilisce obbligatorio þ è obbligatorio (art. 5 DPCM 3 dic 2013) di organizzazione þ è atto di organizzazione (deve essere formalmente adottato dagli organi di governo dell’Ente) strumento risposte problemi documenti þ è concepito come uno strumento di lavoro nel quale trovare le risposte a tutti i problemi legati alla formazione, gestione e conservazione dei documenti

34 I contenuti del Manuale di gestione A) La pianificazione, le modalita' e le misure per l’eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico B) il piano di sicurezza dei documenti informatici; C) le modalita' di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell'art. 40, comma 1, del Codice, e per lo scambio degli stessi all'interno ed all'esterno dell’AOO, ivi comprese le caselle di posta elettronica, anche certificata, utilizzate;

35 I contenuti del Manuale di gestione D) La descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento informatico...; E) l'insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi; F) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalita' di trasmissione...;

36 I contenuti del Manuale di gestione G) l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l'ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso AOO della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni; H) le modalita’ di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici con l'insieme minimo dei metadati ad essi associati; I) l'indicazione delle UOR responsabili delle attivita' di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all'interno dell’AOO;

37 I contenuti del Manuale di gestione J) l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo; K) l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalita' di trattamento; L) i registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche anche associati ad AOO sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualita' personali e fatti, di cui all'art. 40, comma 4, del Codice;

38 I contenuti del Manuale di gestione M) il sistema di classificazione,... integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto; N) le modalita' di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative per garantire l'immodificabilita' della registrazione di protocollol'immodificabilita' della registrazione di protocollo la contemporaneita' della stessa con la segnaturala contemporaneita' della stessa con la segnatura le modalita' di registrazione delle informazioni annullate o modificatele modalita' di registrazione delle informazioni annullate o modificate

39 I contenuti del Manuale di gestione O) la descrizione funzionale e operativa del sistema e le modalità per il suo utilizzo P) i criteri e le modalita' per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; Q) le modalita' di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente

40 Gli allegati al Manuale di Gestione b Gli Allegati contengono le specificazioni di ciascuna attività descritta nel manuale o strumenti operativi b soggetti ad aggiornamento e revisione più frequente e meno formalizzata (può farlo il responsabile del Servizio)

41 Percorsi per la realizzazione del servizio archivistico b Necessità di razionalizzazione e di risparmi anche in termini organizzativi b Esigenza di crescita complessiva e di aderenza al mercato dei servizi b Volontà di intervenire anche sui processi e sulle metodologie di lavoro

42 Percorsi per la realizzazione del servizio archivistico b Ogni organizzazione deve trovare la sua strada b Non c’è una ricetta valida sempre e buona per tutti b Una volta avviato il percorso è difficile tornare indietro

Protocollo Informatico secondo le linee guida di GE.DOC del CNIPA Nucleo minimo protocollo Gestione documentale Gestione dei procedimenti Riorganizzazione dei processi

44 Occorre agire a diversi livelli b Rispetto all’amministrazione (leadership, coordinamento e sponsorizzazione da parte dei vertici) b Rispetto alla struttura organizzativa le modalità di gestione adottate devono essere coerenti con la struttura dell’ente e integrate con i processi e le procedure di lavoro

45 Il coinvolgimento dell’amministrazione Nel predisporre i progetti e le attività legate all’adozione di nuovi sistemi, occorre è uno sforzo organizzativo, professionale e culturale nel passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativo è la piena responsabilità e sensibilità da parte degli organi di vertice per attuare soluzioni che incidono sul tessuto organizzativo è interventi di riqualificazione e formazione professionale

46 Gli strumenti ci aiutano b Un solido sistema di protocollo informatico e gestione documentale b Il Manuale di gestione b Gli strumenti archivistici descritti b Le linee guida e le regole tecniche emanate

47 Il ruolo del Manuale di gestione a supporto del servizio archivistico b Spinta alla sua condivisione b soluzione omogenea dei “casi” da parte dell’amministrazione b riferimento immediato nei casi dubbi

48 Definizione del livello realizzativo Domanda: quali funzionalità si vogliono realizzare? è Nucleo minimo protocollo è Gestione documentale è Workflow documentale è BPR (business process reengeneering)

49 Nucleo minimo protocollo b Registrazione informatica del documento b segnatura del documento b classificazione d’archivio ed eventuale smistamento

50 Nucleo minimo protocollo A questo livello si realizza: è intervento solo nella fase di registrazione dei documenti e della loro organizzazione nel sistema documentario è intervento solo sui documenti protocollati è coinvolgimento solo dell’ufficio protocollo è accesso telematico alle informazioni ma non ai documenti stessi

51 Gestione documentale b Registrazione con trattamento delle immagini b assegnazione per via telematica al destinatario b gestione avanzata della classificazione del documento b collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti b realizzazione di un repository documentale per i documenti ad alto contenuto informativo

52 Gestione documentale A questo livello si realizza: è creazione di un patrimonio informativo è ampliamento dell’ambito di intervento non solo ai documenti protocollati è coinvolgimento di tutti gli uffici nel processo è possibilità di accesso in via informatica direttamente ai documenti

53 Workflow documentale b Informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in entrata/uscita/interni b integrazione con gli altri workflow relativi ai processi primari

54 Workflow documentale A questo livello si realizza: è l’obiettivo della razionalizzazione ed informatizzazione dei flussi documentali è coinvolgimento di tutti gli uffici è possibilità di accesso informatico alle fasi del processo

55 BPR (Business Process Reenginering) Prevede la reingegnerizzazione di tutti i processi dell’ente al fine di una loro successiva informatizzazione, realizzata mediante sistemi integrati di workflow

56 Risultati attesi: b Costruzione di un sistema informativo b miglioramento e controllo dei processi interni b automatizzazione dei procedimenti b maggiore efficienza verso l’esterno b accessibilità degli archivi

57 Costruzione di di un sistema informativo Il protocollo informatico deve costituire l’ossatura di un sistema informativo, strumento condiviso e utilizzato dall’intera struttura a scopo organizzativo e giuridico- probatorio

58 Controllo di gestione possibilità di monitoraggio e controllo costante sulla attività amministrativa attraverso il controllo della produzione documentaria

59 Automatizzare i procedimenti Automatizzare il flusso dei documenti e razionalizzare la loro gestione per arrivare alla gestione automatizzata dei procedimenti amministrativi Operazione complessa che estende il livello realizzativo raggiunto e che va attentamente valutata

60 Quando, dove e perché è opportuno automatizzare i processi? Tale operazione va valutata in termini di rapporto costi/benefici in considerazione: è della riduzione dei costi è del miglioramento della qualità del processo

61 Vantaggi per il cittadino Essere in grado di fornire informazioni sui documenti e procedimenti che li riguardano significa porsi sulla strada di un diverso rapporto con i cittadini, e significa garantire efficacia, efficienza e trasparenza

62 Recenti evoluzioni: i servizi per il cittadino Nuovi scenari, nuove opportunità e nuovi problemi derivano: è dalle previsioni del codice dell’Amministrazione digitale è dall’introduzione della posta elettronica certificata in diversi ambiti della p.a.

63 Recupero di una corretta cultura archivistica Avviare la prassi per una corretta gestione dei fascicoli e per la costruzione di archivi logicamente accessibili, sin dalla loro nascita e non demandandola a posteriori

64 Definizione degli obiettivi a corto, medio e lungo raggio Primi e necessari adempimenti b Nucleo minimo del protocollo b Istituzione del Servizio e nomina del responsabile b Inserimento del sistema nell’organizzazione dell’ente

65 Definizione degli obiettivi a corto, medio e lungo raggio Passaggi più complessi b Censimento dei procedimenti amministrativi b definizione del fascicolo informatico e delle modalità di accesso b Implementazioni necessarie nei sistemi anche al fine di adempiere alle norme recenti

66 Quali problemi emergono? Necessità di: b un continuo presidio dei sistemi; b definire i costi, in riferimento anche alle risorse disponibili e ai benefici attesi; b un coordinamento più ampio all’interno di una organizzazione; b maggiore livello di condivisione degli obiettivi;

67 I problemi più frequenti b Istituzione più formale che sostanziale b limiti all’azione dell’ufficio (solo protocollo) b persistenza di sacche di autonomia b nessuno mi ascolta...

68 Ipotesi di soluzioni b Obiettivi meno ambiziosi ma più concreti, “negoziati” con i diversi uffici b diffusione delle attività legate alla gestione documentale

69 Ipotesi di soluzioni b eliminazione dei protocolli “diversi dal protocollo informatico” (lo ribadisce il nuovo DPCM) b diffondere i contenuti del Manuale in tutti i modi possibili, formare e informare