Scuola di Management per le Università, gli Enti di ricerca e le Istituzioni Scolastiche Lavorare per obiettivi di progetto IL CASO INTRANET-REGIONE Y

2 Premessa La Sezione Comunicazione del Servizio Organizzazione, Gestione persone e Comunicazione interna della Regione Liguria ha avuto l’incarico di progettare e di sperimentare, in stretta collaborazione con la responsabile della Direzione risorse, il prototipo della nuova Intranet regionale. A partire dal riconoscimento di quanto la comunicazione interna sia diventata funzione strategica per accompagnare il processo di innovazione organizzativa della Regione, la Direzione Risorse vuole promuovere, attraverso una nuova rete comunicativa, il pieno coinvolgimento di un personale professionalizzato e fortemente motivato. La Direzione vuole pertanto lanciare quanto prima l’Intranet per la comunicazione interna sicuramente entro un anno dall’avvio della fase realizzativa. La nuova Intranet risponderebbe espressamente alle esigenze più volte esplicitate alla Direzione Risorse da molti dirigenti e dal personale, di avere informazioni tempestive sui Progetti innovativi in corso nelle diverse Direzioni. Ciò al fine di scambiare esperienza e conoscenza con il risultato di un miglioramento sia delle competenze di interfaccia sia della capacità di relazionarsi e di collaborare.

3 Il prodotto Il prodotto, denominato Intranet per la comunicazione interna, sarà a disposizione, attraverso un sistema di password con diversi accessi, a tutta la popolazione aziendale. La Dirigente del Servizio Risorse umane, della Direzione Risorse, organizzazione e sistemi informativi svolta una breve riunione con tutti i responsabili delle diverse Direzioni, ha in mente di realizzare una piattaforma di comunicazione che raccoglie, organizza e rende fruibili la documentazione esemplare dei progetti innovativi realizzati in campo organizzativo e nei settori disciplinari dalle diverse famiglie professionali che sono collocate nelle diverse direzioni con compiti simili (Es Amministrazione) da diffondere alla popolazione interessata. Oltre a questo vorrebbe che fossero rese disponibili le tecniche per la gestione e il controllo dei progetti, utilizzati con successo dai diversi team e che costituiscono una sorta di prezioso capitale di conoscenza della Regione sul project management. Naturalmente però la responsabile vuole promuovere la più ampia partecipazione in fase di concezione e di realizzazione dell’Intranet sia per motivare le persone all’utilizzo di questo nuovo strumento sia per venire incontro alle loro esigenze di comunicazione. Infine sa che dovrà anche promuovere un sistema per la gestione dell’iniziativa a regime, che garantisca il contributo di tutti e la responsabilizzazione dei Direttori sulla produzione dei contenuti da rendere disponibili, che dovranno essere costantemente aggiornati. In altre regioni si sono viste infatti sorgere e fallire rapidamente iniziative di questo tipo, proprio perché non si era disegnato un processo robusto di gestione dei contenuti della Intranet e non lo si era tenuto sufficientemente sotto controllo

4 Il progetto Un prodotto come l’Intranet per la comunicazione interna, coinvolgendo più direzioni e servizi, dovrà essere concepito come un progetto trasversale all’organizzazione e richiederà l’intervento congiunto di professionalità diverse coordinate da un project manager inserito nella Direzione Risorse, organizzazione e sistemi informativi. Considerato il poco tempo a disposizione, il progetto è stato affidato al dott. Pivetti, il project manager della direzione con maggiore esperienza e con specifiche competenze comunicative. Pivetti, per tracciare il piano d’azione ed identificare le attività critiche che possono causare ritardi o slittamenti di progetto, fa solitamente uso della “tecnica reticolare”. Dopo aver ricevuto la comunicazione dell’assegnazione del progetto in qualita di project manager, Pivetti si mette subito al lavoro per stimare i tempi. Nella Direzione è prassi consolidata che sia sempre il project manager sulla base degli obiettivi temporali di lancio del nuovo prodotto/servizio, a dover negoziare eventuali risorse aggiuntive per poter accelerare il conseguimento dei risultati auspicati dalla Direzione Per prima cosa, il dott. Pivetti identifica le attività da svolgere per poter procedere alla realizzazione ed al successivo lancio dell’Intranet. Ciascuna attività viene identificata con l’attribuzione di un codice alfabetico e stimata in termini di tempi necessari per il suo pieno completamento. Lo schema di WBS che ne risulta è la seguente.

5 Attività e durate CodiceDescrizione Durata (settimane) 1.Studio e analisi A 1.1.Analisi dei flussi attuali di comunicazione tra le direzioni e dei flussi attesi 4 B 1.2.Analisi delle tipologie di conoscenza scambiata (es.documenti, best practices..) 12 C 1.3.Studio e interpretazione dei bisogni delle popolazioni target 10 2.Progettazione e realizzazione D 2.1.Disegno e sviluppo dell’architettura informatica 15 E 2.2.Selezione/Modellazione della conoscenza 10 F 2.3.Definizione del sistema di gestione per l’implementazione e la messa a regime 4 3.Sperimentazione G 3.1.Studio e produzione contenuti per il prototipo 6 H 3.2.Test presso campioni della popolazione target 3 4. Messa a regime I 4.1Revisione del prototipo e approvazione definitiva 5 L 4.2 Implementazione dei contenuti rispondenti ai bisogni della intera popolazione target 10

6 Le dipendenze tra le attività  Le prime tre attività avrebbero potuto essere avviate in simultanea fin dall’inizio del progetto e la prima a concludersi avrebbe costituito la base per avviare, una volta completata, il disegno e lo sviluppo dell’architettura informatica  Parallelamente a quest’ultima attività si doveva procedere con il lavoro che avrebbe portato alla realizzazione dei contenuti del prototipo:la selezione e la modellazione della conoscenza. Prima però occorreva analizzare le tipologie delle conoscenza che si volevano rendere disponibili attraverso l’intranet ( documentazione,best practices…)  L’attività di disegno del sistema di gestione, completo dei ruoli e delle responsabilità istituzionali di chi avrebbe fornito agli esperti di comunicazione i materiali da rielaborare avrebbe potuto partire non appena si fosse avuto a disposizione il risultato dell’attività di studio sui flussi attesi di comunicazione tra le Direzioni  A questo punto, sulla base dei primi contenuti prodotti e avendo a disposizione l’architettura informatica tutto sarebbe stato pronto per testare il pilota presso un campione della popolazione target.  Si sarebbe quindi potuto procedere alla revisione del pilota e alla sua presentazione alla Direzione per l’approvazione definitiva  Una volta ottenuta l’approvazione si sarebbe passati all’implementazione dei contenuti rispondenti ai bisogni della intera popolazione target, anche sulla base dei risultati dello studio e dell’interpretazione dei bisogni effettuato inizialmente e con le disponibilità dei ruoli e delle professionalità disegnate nel sistema di gestione. Il dott. Pivetti è a questo punto pronto per definire la durata massima del progetto, e comunicare alla Direzione se il progetto potrà essere concluso nei tempi richiesti.

7 Compito  Disegno della WBS  Definizione delle dipendenze tra attività  Disegno del GANTT.  Disegno del reticolo delle attività  Calcolo delle date minime e delle date massime.  Il progetto può essere concluso nei tempi richiesti dalla Direzione Risorse?