Corso Microsoft Access Tecniche di base Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Generalità L’applicazione Access di Microsoft è un gestore di base dati (DBMS) adatto per uso individuale o per gruppi ristretti di lavoro. Una base dati (o database) è un insieme di tabelle di dati collegate tra loro con legami detti relazioni. Un database consente di rappresentare un sistema informativo complesso. In generale è necessario usare un database quando ci sono diverse tabelle dati coinvolte. Access offre anche gli strumenti per la costruzione di un programma gestionale completo. Tali strumenti sono: form (o maschere) per l’inserimento/modifica dati query per l’interrogazione report per la stampa moduli di programma per l’automazione delle attività. Nel presente corso tratteremo una realizzazione di una applicazione database ma soprattutto l’uso e l’estensione funzionale di un database esistente. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Le tabelle Le tabelle (o entità) sono gli elementi che compongono il database. Per esempio, in una anagrafe comunale, l’elenco dei cittadini è una tabella. Ciascun oggetto immagazzinato in una tabella è una riga o record. Nell’esempio, ciascun abitante del comune è un record. Ciascun attributo del dato è detto colonna o campo. Sono campi: nome, cognome, data di nascita, indirizzo… Una singola tabella può essere rappresentata in un foglio Excel. Se il programma richiede di usare un grande numero di tabelle tra loro collegate, Excel non è adatto a gestire tali situazioni. Un programma di contabilità per piccole aziende può richiedere decine di tabelle. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Esempi di applicazioni che richiedono un database La contabilità generale di una azienda Anagrafe comunale Gestione chiamate clienti (CRM, Customer Relationship Manager) Gestione delle manutenzione impianti Contabilità di magazzino Gestione conti bancari Programmazione della produzione Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Tabelle primarie e secondarie In ogni database, le tabelle possono essere distinte in: Opzioni: preferenze di funzionamento, non si modificano quasi mai. Tabelle primarie o di base: elenchi di valori che si predispongono inizialmente e si aggiornano quando occorre Tabelle secondarie o movimenti: è la contabilità vera e propria, si tratta di dati che si aggiungono giorno per giorno. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Esempi di tabelle principali per ciascun tipo di database Tabelle di base Movimenti Contabilità generale Piano dei conti, clienti, fornitori… Articoli di contabilità Anagrafe comunale Persone, vie Variazioni anagrafiche Gestione chiamate clienti (CRM) Clienti, negozi, prodotti, tipo di richieste… Richieste di assistenza Gestione manutenzioni Macchine, tipi intervento, addetti.. Interventi di manutenzione Contabilità di magazzino Articoli di magazzino, clienti, fornitori, depositi… Entrate (carichi) /Uscite (scarichi)di merce Gestione conti bancari Clienti, conti correnti, mutui…. Prelievi/Incassi Programmazione produzione Prodotti, materiali, macchine, operai, ricette, lotti.. Lotti di produzione Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Cosa sono le relazioni Le relazioni sono i collegamento logico tra gli elementi di differenti tabelle. Ad esempio: ogni variazione anagrafica coinvolge un cittadino, ogni scarico da magazzino richiama un articolo. In ogni tabella che deve essere richiamata da altre, si prevede una combinazione di attributi i cui valori sono unici per ciascuna riga. Tale attributo è detto chiave primaria. Per le persone, si può usare il codice fiscale. Il problema è che non è più possibile cambiare tale attributo se errato. Pertanto di solito si prevede un campo extra a cui il programma assegna un numero progressivo o matricola. Ciascuna riga di movimento che richiama appunto un determinato articolo tramite tale chiave. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Progettare un database La realizzazione di un database, a differenza di un foglio Excel, dovrebbe richiedere una progettazione, nella quale si stabilisce almeno: Le tabelle Gli attributi principali e chiavi primarie le relazioni Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Progettazione di un database: le tabelle Mettiamo che di realizzare un programma per “fare le fatture” di un professionista. Le tabelle necessarie per la nostra semplice applicazione sono: Clienti Unità di misura (“ore”, “gg”, “cad”) Prestazioni Fatture Righe fattura Useremo contatori per rappresentare le chiavi primarie Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Progettare le relazioni Nel nostro esempio tabelle e relazioni si rappresentano graficamente come da figura. La freccia indica “il padre” di una tabella, cioè la tabella di base che è a monte. Ciascuna prestazione usa una unità di misura. Ciascuna fattura è legata ad un cliente. Una riga di fattura è “figlia” di una fattura e richiama una riga di prestazioni Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

La pratica: costruire un database con Access passo passo Per ogni database Access offre una tipologia di oggetti da creare. Apriamo Access. Iniziamo dalle tabelle (e le relative relazioni). Le tabelle si possono creare cliccando su uno dei tre strumenti mostrati in figura. Ul primo è più “professionale”. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

La creazione di tabelle tramite creazione guidata Per i clienti possiamo scegliere i campi dallo schema proposto, usando i bottoni freccia per trasferire i campi (si potranno rinominare poi)… Cliccare sul bottone “Avanti” in basso a destra… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Nome della tabella Chiamiamola clienti e scegliamo l’opzione “chiave primaria definita dall’utente” Premere “avanti”… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Chiave primaria Scegliamo i numeri consecutivi come metodo di attribuzione per i dati univoci… Premere “avanti”… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Inserimento dati Access può anche creare automaticamente una “maschera” per l’immissione dati in tabella. Questo ci farà risparmiare la seccatura di crearla a mano. Scegliere la terza opzione evidenziata in figura. Premere “fine”. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

la tabella e la maschera sono create La maschera di modifica dati, per quanto scarna, è creata e pronta per l’uso. La maschera prevede l’immissione di un record per ogni videata. Se si vuole passare a revisionare la struttura della tabella (cioè l’elenco campi) o immettere dati in forma “foglio dati” stile Excel si può cliccare con il tasto destro. Per il momento proseguiamo immettendo come cliente il classico “Rossi Mario”…. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Uso di una maschera per l’immissione Alcuni consigli: Spostarsi tra i campi con il tasto TAB, maiuscolo+TAB per tornare indietro In basso, la barra riquadrata consente di spostarsi tra record Alla fine, premere il bottone X cerchiato in alto a destra della maschera “clienti” (non quello generale: si chiude il programma) Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Salvare la maschera Rispondere SI alla richiesta di salvare le modifiche, e poi cliccare su OK alla maschera successiva, che propone il nome “Clienti” uguale al nome della tabella.. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Area delle tabelle Alla fine del ciclo di creazione, Access mostra di nuovo l’area tabellle si noti come nell’area tabelle ci sia la nuova icona “clienti”. Sotto l’area maschere c’è una maschera con lo stesso nome. Si può procede allo stesso modo per le altre tabelle, allorché ci sono dei modelli. Per la tabella unità di misura, mostriamo la procedura di creazione “manuale”, tramite l’icona “visualizzazione struttura” Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Creazione tabella tramite visualizzazione struttura Questo modo di procedere consente di specificare esattamente nome, tipo e lunghezza dei campi. Ma richiede più tempo e una certa esperienza nella scelta di tali informazioni. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Specificazione della chiave primaria Con il tasto destro del mouse, cliccare sulla prima riga (che è stata definita come contatore) e scegliere dal menù la voce “chiave primaria”. Il programma mostra una icona con una chiave nella riga suddetta… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Salvataggio della tabella Premere sul bottone del dischetto per registrare la tabella. Digitare il nome “Unità di misura” e dare OK. Nel caso che ci sia dimenticati di dare la chiave primaria, il programma chiederà se vuole procedere a definirla. In ogni caso si viene rimandati alla videata precedente. Premere il bottone cerchiato per tornare all’area tabelle. La maschera di gestione NON viene creata automaticamente. La creeremo in seguito. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Costruire le relazioni durante la creazione guidata Un ulteriore vantaggio di usare la creazione guidata è che il programma chiede se la tabella se si sta costruendo è legata o meno a quelle già esistenti. Nell’esempio, per la tabella fatture il programma mostra le relazioni che “intuisce” ci siano con le tabelle già create. Selezioniamo la prima delle righe e premiamo “relazioni” per impostarle… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Quale tipo di relazione? Tra le tre scelte, selezioniamo la terza: per ciascun cliente possono essere emesse più fatture, mentre non si verifica il contrario (fattura per più clienti) e premiamo OK; poi andiamo avanti con la procedura precedentemente seguita. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Tabelle immesse Al termine, è consigliabile controllare la struttura (i campi) delle tabelle create. In particolare, nella tabella delle fatture, aggiungiamo l’anno… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Aggiunta di un campo ad una tabella esistente Basta cliccare sotto, scrivere nome, tipo ed eventuale lunghezza del campo. Alla fine si clicca sull’icona del dischetto e si chiude la finestra. Nota bene: dopo avere aggiunto un campo, la maschera precedentemente creata NON viene aggiornata con il nuovo campo. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Creazione di una maschera Creiamo una maschera per gestire le unità di misura tramite la creazione guidata… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Maschera per le unità di misura Scegliere la tabelle unità di misura e portare tutti i campi presenti a sinistra nel riquadro a destra… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Layout della maschera Visto che i campi sono pochi, scegliamo un layout tabulare. Layout significa “modo di disposizione di oggetti su una superficie”. Il layout tabulare significa che per ogni record corrisponde una riga in maschera. e premiamo avanti… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Scegliamo uno stile (industriale va bene)… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Fine della creazione maschera Premere fine per confermare l’operazione… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Creazione di una maschera master detail: fattura + dettaglio Come si è visto è molto semplice e veloce usare la creazione guidata per creare maschere ed è la procedura consigliata. Inoltre tale procedura può essere usata più volte, ad esempio se si è aggiunto un campo in tabella. Vediamo un caso in cui la maschera deve operare su due tabelle: fattura e dettaglio. Ci servirà per immettere testata + righe Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Area maschere Clicchiamo nell’area maschere e poi su creazione guidata… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Creazione guidata: tabella maschera Scegliamo la tabella fatture e portiamo tutti i campi a destra con il bottone >> Senza premere avanti, nella stessa maschera, scegliamo poi la tabella dettaglio fatture e portare ancora tutti i campi TRANNE IDFattura Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Lasciare le impostazioni propo ste (in base a fatture e maschera con sottomaschere) e premere avanti Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Layout sottomaschera Selezionare il layout tabulare Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Stile Scegliere uno stile a piacere (è solo un fatto estetico) Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Fine della creazione della maschera fatture Lasciare le impostazioni proposte e premere il bottone fine. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Aggiunta funzioni ad una maschera esistente Può essere il caso di dover modificare una maschera. Quando la maschera utilizza tabelle di base (nel nostro esempio: clienti, prodotti eccetera) è utile disporre di “liste valori” da cui scegliere invece di digitare il codice “alla cieca”. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

La visualizzazione struttura della maschera Tramite questa visualizzazione è possibile controllare ogni dettaglio: posizione dei campi, descrizioni, aggiungere o togliere campi eccetera. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Lista valori sul cliente allarghiamo con il mouse la larghezza del campo cliente Con il tasto destro del mouse, cambiare le caratteristiche della casella in “casella combinata” o combo box…. Cliccare ancora con il tasto destro e scegliere “proprietà”…. Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Proprietà della casella Nell’esempio, la casella deve mostrare chiave primaria e nome della tabella “clienti”, deve prendere il campo n. 1 (che è la chiave primaria) e metterlo nel campo “IDCliente” Per ottenere tale risultato, si imposta nel campo “origine riga”, la tabella da dove devono essere presi i valori da cui scegliere (in questo caso: clienti) (1). Di tale tabella, Il programma mostrerà tante colonne quante sono nel campo “Numero Colonne” (2) dall’elenco la colonna “colonna associata” (3) e la mette nel campo (4). 4 1 3 2 Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

E le prestazioni Per le prestazioni, si compie la stessa operazione: allargamento campo Cambiamento controllo in casella combinata Impostazione proprietà come da figura Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Vedere il risultato in funzione Per mettere in funzione la maschera premere sull’apposito bottone cerchiato in figura… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

la nuova maschera Come si vede, ora il cliente può essere inserito scegliendolo dalla lista… Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it

Inserire i dati Come intuibile, una volta create tabelle, relazioni e maschere, il database è pronto per l’inserimento dei dati. Quando si “popola” un database con i dati è meglio in Autore: Francesco Palmieri info@francescopalmieri.it