AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Le Raccomandazioni di Aurora: generali e per il corrispondente Trieste, 27 aprile 2009 Nerella Zorzetto Università IUAV di Venezia Servizio Archivio di Ateneo

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico la normalizzazione delle descrizioni nel protocollo informatico  L’obiettivo delle raccomandazioni, soltanto all’apparenza “minimo” o di dettaglio, rappresenta il tentativo di normalizzare le descrizioni nel protocollo informatico delle amministrazioni pubbliche ed è un primo passo verso il raggiungimento di uno standard descrittivo per i due campi del protocollo informatico “corrispondente” e “oggetto”.  La normativa vigente è di carattere generale e non descrive il modo nel quale procedere nella registrazione di un documento. L’assenza di raccomandazioni, criteri, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) comporta :  proliferazione di record contraddittori o incompleti;  inefficienza nella ricerca;  perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica) rappresenta un problema urgente da affrontare per ovviare a involontarie ma pericolose inefficienze nella ricerca e nella gestione documentale

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Effetti diretti delle Raccomandazioni per la descrizione del corrispondente Promuovere presso i protocollisti delle amministrazioni pubbliche, ma anche presso tutti quelli che lavorano in un ufficio e che condividono un protocollo informatico, l’adozione di intestazioni anagrafiche dei corrispondenti formalmente omogenee e normalizzate, così da permettere l’indicazione univoca del corrispondente La normalizzazione di forma e contenuti nella redazione degli elementi obbligatori del protocollo informatico è una delle più importanti garanzie per l’identificazione e la reperibilità dei documenti Risultato Facilitazione della ricerca e fattivo reperimento dei dati

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Raccomandazioni di carattere generale (1)  Sono rivolte ad ambedue i campi di interesse, sia alla normalizzazione delle descrizioni delle anagrafiche che alla redazione di oggetti nell’ambito delle registrazioni di protocollo  Le Raccomandazioni suggeriscono il ricorso ad un linguaggio di tipo neutro, ossia privo di riferimenti di genere maschile o femminile, così da agevolare le registrazioni ripetitive e facilitarne l’uniformazione  Sono presenti apparenti incoerenze di Aurora: le Raccomandazioni si riferiscono alla redazione di un testo inserito nel protocollo informatico e l’uso di alcune delle convenzioni utilizzate è perimetrato unicamente ai campi [corrispondente] e [oggetto] ma non valgono per I testi amministrativi e scientifici

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Raccomandazioni di carattere generale (2) Le sette raccomandazioni di carattere generale in sintesi suggeriscono i seguenti criteri:  RG1 – Effettuazione delle registrazioni procedendo dal generale al particolare, tenendo conto sia della denominazione e della struttura del corrispondente, sia del contesto procedimentale  RG2 – Uso critico delle maiuscole: limitato allo stretto necessario  RG3 – Abbreviazioni, sigle e acronimi: solo se approvati, non vanno puntati. L’acronimo si riporta in caratteri maiuscoli di seguito alla denominazione per esteso, separato da un trattino  RG4 – Numeri e aggettivi numerali ordinali: utilizzo delle cifre arabe. Uso del trattino per intervalli di numeri, anno scolastico o accademico  RG5 – Leggibilità delle date: indicate per esteso  RG6 – Uso normalizzato della punteggiatura e degli accenti, si evitino i caratteri che interferiscono con istruzioni software (/, ;, verificare i rispettivi sistemi)  RG7 – Denominazione del campo: non si ripete

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Raccomandazioni di carattere generale esempio RG2 Un esempio tratto dall’ultima bozza di Aurora RG2 - L’uso delle lettere maiuscole deve essere limitato allo stretto necessario Salvo i casi in cui si tratti di un nome proprio, le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo critico, riducendone per quanto possibile l’uso. L’uso delle lettere maiuscole è prescritto: all’inizio del testo, dopo ogni punto fermo e dopo il trattino per i nomi propri di persona per i nomi geografici per i nomi di enti, organismi istituzionali e organi nei nomi di enti e organi composti da più parole solo l’iniziale del primo sostantivo si scrive in maiuscolo Associazione europea di libero scambio Regno unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord Banca popolare di Milano Corte di giustizia - Prima sezione

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Elenco raccomandazioni per la descrizione del corrispondente (1) Le 24 raccomandazioni per la descrizione del corrispondente in sintesi suggeriscono i seguenti criteri:  RC1 – Il corrispondente di un documento va identificato in modo univoco  RC2 – Le descrizioni dei corrispondenti vanno il più possibile normalizzate  RC3 – Le denominazioni dei corrispondenti vanno indicate per esteso, senza preposizioni, abbreviazioni, segni di punteggiatura e riducendo per quanto possibile l’uso delle lettere maiuscole  RC4 – I nomi stranieri vanno indicati in lingua originale, di norma non vanno tradotti  RC5-6 Nei nomi di persona fisica va indicato prima il cognome poi il nome, senza segni di separazione e senza titoli di deferenza o qualificazione del nome  RC7 – I nomi di struttura vanno indicati con relativo acronimo, virgolette e numeri eventualmente compresi  RC8 – Per la struttura di appartenenza è possibile effettuare tante registrazioni anagrafiche quante sono le ripartizioni interne di cui all’organigramma vigente

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Elenco raccomandazioni per la descrizione del corrispondente (2)  RC9 – Alle amministrazioni centrali dello Stato e alle regioni possono essere consentite più anagrafiche in ragione delle articolazioni gerarchiche; ai comuni e alle province di norma una sola anagrafica  RC10 - In presenza di denominazioni diverse relative alla medesima struttura si indica quella prevalente riportata sul documento  RC11 – In presenza di più intestazioni o sigilli o ragioni sociali relativi a strutture diverse si indica quello della struttura principale  RC12 – In presenza di enti o associazioni con più sedi o sezioni si indica il nome della struttura principale con l’aggiunta della sede o sezione  RC13 – In un documento spedito a quattro o più destinatari si registra l’anagrafica del primo con l’aggiunta di “Altri – Elenco allegato alla minuta”  RC14 – In un documento a firma plurima si indica di norma solo il primo firmatario leggibile  RC15 – In un documento con firma illeggibile, privo di firma o con mittente non identificato: firma illeggibile e altri elementi di identificazione = campo firmatario “firma illeggibile” privi di firma e altri elementi di identificazione = campo firmatario “firma mancante” firma illeggibile senza elementi di identificazione = campo firmatario “non identificato”

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Elenco raccomandazioni per la descrizione del corrispondente (3)  RC16 – In un documento che non comprende alcun elemento utile all’identificazione del mittente – neppure uno scarabocchio - l’anagrafica si compila con la parola “anonimo”  RC17 – L’indirizzo postale si formula indicando almeno i dati riguardanti la città, provincia e codice di avviamento postale e si indica nella formula italiana, anche se straniero (via, n °, cap, città provincia, stato)  RC18 – Nelle aggregazioni fra strutture si riportano le denominazioni di ciascuna struttura  RC19 -Nei raggruppamenti temporanei di imprese RTI - si registra la società capogruppo  RC20 – Le sigle sindacali riunite si considerano come un nuovo corrispondente rispetto ai soggetti sindacali non aggregati  RC21 – Per le strutture dipendenti da altre, che esercitano identiche funzioni di strutture autonome, si descrive la struttura gerarchicamente superiore e le stesse si descrivono solo se significative  RC22 – Nei documenti in materia di contenzioso bisogna distinguere il vettore dall’autore del documento  RC23 – I dati dei corrispondenti che utilizzano la posta elettronica sono desunti dal messaggio, dall’indirizzo o sulla base del dominio di posta elettronica  RC24 – Va individuato il vero mittente verificando l’eventuale uso improprio della carta intestata

AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Raccomandazioni per la descrizione del corrispondente esempio RC3 Stralcio di una Raccomandazione estrapolato dall’ultima bozza di Aurora RC3 - Le denominazioni dei corrispondenti si indicano per esteso, senza preposizioni, abbreviazioni o segni di punteggiatura e riducendo per quanto possibile l’uso delle lettere maiuscole L’intestazione anagrafica di persone e di struttura si compone dei soli nomi che identificano il corrispondente, con l’esclusione delle preposizioni semplici o articolate iniziali, che risultano pleonastiche e soprattutto erronee nel caso di redazione di un elenco alfabetico dei corrispondenti. Comune di Parma - Consiglio comunale  non Ai componenti del Consiglio comunale di Parma I nomi di persona e di struttura si scrivono completi e per esteso, senza storpiature, segni di punteggiatura o abbreviazioni. Prefettura di Torino - Ufficio territoriale del Governo  non Pref. di To. Ministero dell’istruzione, della università e della ricerca - MIUR  non Min. istr., univ. e ricerca  non M.I.U.R.  non Mi.U.R.

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AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Raccomandazioni per la descrizione del corrispondente esempio RC24 Stralcio di una Raccomandazione estrapolato dall’ultima bozza di Aurora RC24 - Si deve individuare il vero mittente e verificare l’uso improprio della carta intestata  La persona fisica che presenta istanza all’amministrazione di appartenenza non è legittimata a utilizzare la carta intestata della struttura. Si tratta, invero, di una richiesta personale che concerne il rapporto giuridico esistente tra il dipendente e il proprio datore di lavoro.  […]  Si ponga, inoltre, la massima attenzione alla modulistica cosiddetta “in bianco”. Molto spesso le amministrazioni pubbliche fanno scaricare dai siti web o rendono disponibili negli uffici il modulo contenente il sigillo e/o la propria intestazione. In questo modo, l’autore del documento firmerà un modulo non in bianco, ma un vero e proprio documento pre-intestato. Si tratta di una disattenzione diplomatisticamente destinata a esiti erronei e pure stravaganti.

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AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Grazie per l’attenzione! Nerella Zorzetto Università IUAV di Venezia Servizio Archivio di Ateneo