Gestione Progetti

Argomenti della formazione Concetti principali Utilizzo dell’interfaccia Esempi pratici Autoapprendimento http://elearning.u-gov.it L’argomento della formazione è: fornire i soli concetti principali (non si può vedere tutto per mancanza di tempo) mostrare “come si fanno le cose” sull’applicazione esempi di progetti “reali” per cercare di trattare tutte le possibili casistiche che Vi troverete ad affrontare L’obiettivo della giornata è fornire una “conoscenza base” che dovrà necessariamente essere integrata con l’autoapprendimento A tele scopo è stata realizzata una piattaforma di E-LEARNING che vedremo ora insieme

I tempi 4 ore (pause) Panoramica U-GOV PJ Esercitazioni e domande Conclusioni La formazione durerà circa 4 ore, faremo almeno una pausa (vediamo come sono i tempi) Farò una panoramica su U-GOV Gestione Progetti per farvi comprendere “a cosa serve” questo nuovo strumento di lavoro Farete un’esercitazione pratica: non utilizzeremo i PC ma vi farò delle domande a cui risponderete per iscritto. Non sarà un esame, ma mi servirà per capire se sono stato chiaro e vedere se approfondire qualche argomento Vi mostrerò l’applicazione che poi utilizzerete per farvi capire “come si fanno le cose”: vedremo come si crea un progetto, come si fanno le ricerche, etc... Vedremo come gestire progetti reali sia semplici che complessi Ci sarà una seconda esercitazione, simile alla prima, con domande un po’ più pratiche Infine cercherò di riprendere gli argomenti principali e trarre le conclusioni

Il ruolo del tutor Pause Esercitazioni Domande ??? In aula con voi c’è un tutor, che mi assisterà durante la formazione e sarà la mia interfaccia verso di voi In particolare gestirà: le domande le pause vi darà supporto durante le esercitazioni e sarà disponibile per qualsiasi altra richiesta

Assistenza U-GOV Help Desk interno Key User Vi spiego le modalità con cui viene fornita l’assistenza di U-GOV Nel vostro Ateneo ci sono degli utenti che sono stati formati precedentemente e che hanno già preso “confidenza” con l’applicazione Saranno proprio loro a cui dovrete fare riferimento: il tutor in aula vi fornirà le modalità con cui contattarli Quindi l’help desk di primo livello, vale a dire chi risolve i problemi, è costituito da un gruppo interno all’Ateneo. Qualora non fossero in grado di risolvere autonomamente il problema da voi segnalato, questo farà riferimento al CINECA Quindi voi non contatterete direttamente CINECA, ma passerete da questo gruppo all’interno dell’Ateneo

U-GOV Gestione Progetti Anagrafica Rendicontazione + Controllo di gestione ANAGRAFICA: U-GOV Gestione Progetti costituirà l’anagrafica unica di tutti i progetti di Ateneo Avrete a disposizione una serie di modelli di progetto precaricati e tante altre funzioni che semplificheranno il censimento e la ricerca dei progetti RENDICONTAZIONE: U-GOV Gestione Progetti è in grado di leggere tutte le registrazioni contabili sui progetti e confrontarle con il budget (preventivo) Attraverso le funzioni di reportistica, U-GOV PJ è in grado di fornire supporto per la rendicontazione dei progetti e consente di effettuare controllo di gestione per tutti quei progetti “ad uso interno” TIMESHEET: E’ a disposizione la funzione di amministratore del timesheet ad uso del solo responsabile del progetto Attraverso questa funzione è possibile verificare e approvare le ore imputate sui progetti (e sarà la fonte per il calcolo del costo del personale) Timesheet

Cosa sono i progetti in U-GOV Classificazione Vincoli temporali Cerchiamo di capire cosa si intende per progetto in U-GOV e di conseguenza cosa andrete a gestire come progetti Per progetto si intende un insieme di attività interdipendenti. Prevede inoltre: obiettivi specifici (come ad esempio il miglioramento di un servizio) vincoli temporali per il suo completamento (tipicamente un progetto ha una durata pluriennale) vincoli economici per il suo sviluppo (budget di progetto) può avere dei risultati (come ad esempio una pubblicazione) deve essere collocato all’interno di una classificazione (che è stata definita con il gruppo di lavoro dell’Ateneo) Budget Attività

Classificazione progetti PRIN Ricerca FIRB FP7 Didattica Conto Terzi Prestazioni Servizi Manutenzioni Vediamo ora di capire quali solo le tipologie di progetto che andrete a gestire Ci saranno sicuramente progetti di ricerca, come ad esempio prin, firb, 7° programma quadro Attività commerciali, tipo il conto terzi, prestazioni a pagamento, contratti Come pure progetti di edilizia, che comprendono ristrutturazioni, nuove costruzioni, manutenzioni Questi che ho indicato, però, sono solo degli esempi. Con il gruppo di lavoro dell’Ateneo è stata definita una TASSONOMIA in cui sono presenti le tipologie di progetto che andrete effettivamente a utilizzare. In fase di creazione si dovrà scegliere la corretta tipologia in cui inserire il progetto. Poiché questa è un’informazione molto importante, vi chiedo di prendere visione di tutte le tipologie di progetto che sono state definite in configurazione. Potete farlo in due modi: o chiedete ad uno dei key user una stampa della tassonomia oppure andate sull’applicazione, provate ad effettuare un inserimento di un progetto e vedete quali sono tutte le possibili tipologie che il sistema vi propone. Edilizia Ristrutturazioni Altri Classificazione d’Ateneo

Schema di finanziamento TIPO PROGETTO Classificazione VOCI COSTO Modello prospetto costo In questa slide vorrei darvi una definizione: in particolare parlerò dello “Schema di finanziamento”. Lo schema di finanziamento è l’insieme del “Tipo progetto”, delle “Voci di costo” e eventualmente delle “Attività” In particolare il tipo progetto da l’informazione circa la classificazione (quindi è il legame con la tassonomia vista nella slide precedente), mentre l’insieme delle voci costo e dei tipi di attività darà l’informazione sulla struttura del budget Con il gruppo di lavoro sono stati definiti una serie di modelli che chiamiamo “Modello prospetto costo” e “Modello delle attività”; il primo contiene tutte le possibili voci costo richieste dai vari enti finanziatori o voci su cui si vuol fare controllo di gestione, mentre il secondo contiene tutte le attività richieste dai vari bandi (sarà utilizzato solo per quei progetti che richiedono rendicontazione per attività – tipo 7° programma quadro) Quindi quando andrete a censire un nuovo progetto non dovrete preoccuparvi di inserire le varie voci costo richieste da quel particolare bando (come ad esempio “Attrezzature”, “Missioni”, “Spese generali”, etc.), ma sarà il sistema che andrà a caricare tutta la struttura del budget. Dovrete solo preoccuparvi di indicare le quote a preventivo relative a ciascuna voce o attività. Prestare quindi molta attenzione al tipo progetto perché questo è strettamente legato a un particolare schema di finanziamento e quindi una certa struttura di budget Budget TIPI ATTIVITA’ Modello delle attività

Validità del progetto Date di validità Stato del progetto Bozza Date di validità Inizio Stato del progetto Attivo Fine Proroga Vediamo quali sono le informazioni principali che ci sono sul progetto Partiamo con lo stato del progetto: i possibili stati di un progetto sono Bozza, Attivo e Chiuso. Ogni progetto che viene creato è sempre in stato BOZZA; da questo possiamo passare in ATTIVO e quindi in CHIUSO. Non è previsto un WORKFLOW, questo significa che potete passare da BOZZA a CHIUSO senza passare da ATTIVO, ma ovviamente quando fa un cambio di stato del progetto va fatto con cognizione di causa. Poi ci sono le date di validità del progetto: inizio e fine. Questo è l’intervallo di date in cui è possibile effettuare scritture in contabilità sul progetto. Qualora ci fosse stata autorizzata una data proroga dall’ente finanziatore, la andremo a inserire sul progetto e questo diventerà il limite superiore dell’intervallo di validità. Vediamo ora il legame che c’è tra lo stato del progetto e le date: è possibile effettuare scritture in contabilità SOLO se il progetto è in stato ATTIVO e ci si trova all’interno delle date di validità impostate. Inoltre, vi ricordo, che in contabilità deve essere stata effettuata una “variazione di budget” sul progetto, che significa dare disponibilità a spendere (ma di questo ne parleremo dopo). Quindi, ricapitolando, per effettuare scritture in contabilità dovrò aver creato il progetto (ovviamente), portato in stato attivo, aver fatto la variazione di budget e trovarmi all’interno delle date di validità impostate sul progetto. L’importo del progetto, invece, è definito come la somma dei costi diretti e dei costi indiretti; questo importo, quindi, comprende tutti i costi: sia il finanziato che il cofinanziato! Sarà il limite che non potremo superare nella definizione del budget di progetto. Per quanto riguarda i progetti che saranno “migrati” in U-GOV, ovvero quelli attivi nel 2012 e che lo saranno anche nel 2013, l’indicazione generale è quella di riportare come importo il residuo da spendere. L’informazione dell’importo iniziale, se disponibile, può essere riportato nel campo NOTE Chiuso

Relazioni col progetto Unità Organizzative Risorse Umane Oltre a inserire tutta una serie di informazioni descrittive sul progetto, di cui abbiamo parlato e parleremo successivamente, dobbiamo indicare identificare tutte le relazioni con le entità esterne. UNITA’ ORGANIZZATIVE Ogni progetto deve necessariamente essere assegnato a una Unità Organizzativa; ci sarà sempre una definita come responsabile (chiamiamola “capofila”) ed eventualmente ce ne saranno altre definite come “aggregate” RISORSE UMANE: Ad un progetto partecipano, ovviamente, risorse umane. Andremo quindi a censirle tutte, indicando anche il ruolo che ricoprono nel progetto. Ad ogni risorsa umana, inoltre, andremo ad assegnare un budget (quindi a preventivo) di ore che andrà a “spendere” sul progetto. Questo dato sarà utilizzato come limite di ore da imputare sul timesheet (se ovviamente questo sarà attivato e utilizzato) FINANZIATORI: L’altra informazione che andremo a inserire sul progetto sarà quella relativa al finanziatore o ai finanziatori. In questo modo avremo a disposizione le informazioni circha “CHI” sta erogando il finanziamento, la quota massima e, nel caso di cofinanziamento, la percentuale di contribuzione. In questa slide vi ho indicato le relazioni principali che vanno censite sul progetto. Ci sono tutta una serie di altre informazioni che possono essere aggiunte, come ad esempio PARNTERS, DELIVERABLES, etc. Per queste altre informazioni vi rimando alla piattaforma di e-learning Finanziatori

Utilizzo interfaccia [https://test.univr.u-gov.it] Informazioni principali Passiamo all’introduzione di U-GOV Gestione Progetti

Esercitazione - Domande Chi può visualizzare l’anagrafica di un progetto? In quali stati il progetto può essere utilizzato?

Gestione contabile del progetto Importo del progetto Schema “semplificato” Schema “standard” Costi diretti Costi diretti Costi indiretti (finanziato) (finanziato + cofinanziato)

Il progetto come controllo della spesa Schema di finanziamento “semplificato” Importi Voce Pluriennio 2013 2014 Investimenti 1.000,00 600,00 400,00 Costi d’esercizio 2.000,00 TOTALE COSTI 3.000,00 1.600,00 1.400,00 Abbiamo tre controlli della spesa: Budget sintetico  il controllo viene fatto sul totale costi di un anno. Controllo per macro voce  controllo su ogni voce ma sul pluriennio, non anno per anno. Controllo per macro voce + esercizio  controllo per ogni voce in ogni anno. Budget sintetico (post autorizzazione in contabilità) Controllo per “macrovoce” + esercizi

Riclassificazione dei costi semplificata Collaboratori ed esperti linguistici Prestazioni per servizi scientifici Attrezzature scientifiche Piano dei conti Co.An. Voci costo COSTI INVESTIMENTI Discorso molto simile per la riclassificazione semplificata, dove avremmo solamente due voci costo, rispettivamente costi ed investimenti, ai quali verranno associate una o più voci co.an.

Pianificazione Preventivo Autorizzatorio Budget Abbiamo detto che una volta scelto lo schema di finanziamento, il sistema mi propone l’elenco delle voci costo (ed eventualmente le attività) previste per quella tipologia di progetto. Per ognuna di queste voci, in base al progetto specifico, avrò fatto dei ragionamenti “EXTRA U-GOV GESTIONE PROGETTI”: ad esempio so che posso spendere solo il 4% per le consulenze, il 16% sulle attrezzature, etc. Quindi la PIANIFICAZIONE della previsione di spesa la farò fuori dal sistema. In U-GOV Gestione Progetti andrò ad inserire le quote che prevedo di spendere per ogni voce costo e, questo budget, lo ripartirò sia sul pluriennio che nei singoli esercizi e anni del progetto. Quindi, ad esempio, andrò ad inserire 15.000€ su attrezzature e 5.000€ su consulenze; come vedremo negli esempi che vi mostrerò successivamente, avrò la possibilità di esportare il mio budget in formato excel e “dare indicazione alla contabilità sulla quota da autorizzare”. Attenzione a questo passaggio: NON esiste un automatismo che riporta il budget, inserito in U-GOV PJ, in Contabilità!!! E’ un’operazione MANUALE e i due dati DEVONO essere assolutamente allineati. In PJ avrò sempre a disposizione entrambi i dati: il preventivo e la quota autorizzata in contabilità. Autorizzatorio

Utilizzo interfaccia [https://test.univr.u-gov.it] Progetto con schema di finanziamento “semplificato” + Sotto-progetto + Variazione di budget Passiamo all’introduzione di U-GOV Gestione Progetti

Gestione contabile del progetto Importo del progetto Schema “semplificato” Schema “standard” Costi diretti Costi diretti Costi indiretti (finanziato) (finanziato + cofinanziato)

Il progetto come controllo della spesa Schema di finanziamento “standard” Importi Voce Pluriennio 2013 2014 Attrezzature, strumentazioni, software 1.000,00 0,00 1000,00 Materiale di consumo 2.000,00 Personale dipendente Personale non dipendente Servizi di consulenza 3.000,00 Spese generali TOTALE COSTI 6.000,00 Abbiamo tre controlli della spesa: Budget sintetico  il controllo viene fatto sul totale costi di un anno. Controllo per macro voce  controllo su ogni voce ma sul pluriennio, non anno per anno. Controllo per macro voce + esercizio  controllo per ogni voce in ogni anno. Controllo per “macrovoce” Budget sintetico (post autorizzazione in contabilità) + esercizi

Riclassificazione costi Voci costo Voci CO.AN. SPESE GENERALI Missioni docenti e ricercatori MISSIONI Missioni personale tecnico amministrativo Abbiamo detto che sono presenti dei modelli di costo, con tutte le possibili voci costo relative a quella tipologia di progetto. Dall’altro lato abbiamo il piano dei conti CO.AN.; in configurazione, sempre con il gruppo di lavoro, si è definita l’associazione delle voci CO.AN. alle varie voci costo. In questo modo, ogni volta che in contabilità andremo ad effettuare una scrittura co.an. su una specifica natura di costo, U-GOV PJ andrà a riclassificarla nella corrispettiva voce costo; guardando l’esempio proposto, magari effettuo varie scritture su differenti voci co.an., ma che sono riconducibili alla voce costo SUBCONTRACTING. In questo modo avremo la visione del dato aggregato sulla voce costo (che poi è l’informazione che ci interessa per poter rendicontare) ma potremo sempre risalire a quali sono le voci co.an. che hanno generato quei costi Il sistema impone un limite e cioè che non è possibile associare la stessa voce co.an. a più voci costo (ovviamente per lo stesso modello dei costi). Questo perché altrimenti non saprebbe in grado di riclassificare correttamente i costi; come vediamo nell’esempio, se effettuo una scrittura su “Collaboratori ed esperti linguistici” e avessi associato la voce co.an. sia a “Subcontracting” che a “Additional Staff” avrei un dato falsato, perché vedrei la stessa spesa sia su una voce che sull’altra e, ovviamente non tornerebbero più i conti. Quindi in contabilità andremo ad effettuare scritture indicando il progetto di destinazione e la natura di costo. Sarà poi U-GOV Gestione Progetti che si occuperà di “riportare” quella spesa sulla giusta voce di costo. Se non ho effettuato qualche associazione, il sistema non saprà come riclassificare i costi. Spese di ospitalità (altro personale) ATTREZZATURE

Pianificazione Preventivo Autorizzatorio Budget Abbiamo detto che una volta scelto lo schema di finanziamento, il sistema mi propone l’elenco delle voci costo (ed eventualmente le attività) previste per quella tipologia di progetto. Per ognuna di queste voci, in base al progetto specifico, avrò fatto dei ragionamenti “EXTRA U-GOV GESTIONE PROGETTI”: ad esempio so che posso spendere solo il 4% per le consulenze, il 16% sulle attrezzature, etc. Quindi la PIANIFICAZIONE della previsione di spesa la farò fuori dal sistema. In U-GOV Gestione Progetti andrò ad inserire le quote che prevedo di spendere per ogni voce costo e, questo budget, lo ripartirò sia sul pluriennio che nei singoli esercizi e anni del progetto. Quindi, ad esempio, andrò ad inserire 15.000€ su attrezzature e 5.000€ su consulenze; come vedremo negli esempi che vi mostrerò successivamente, avrò la possibilità di esportare il mio budget in formato excel e “dare indicazione alla contabilità sulla quota da autorizzare”. Attenzione a questo passaggio: NON esiste un automatismo che riporta il budget, inserito in U-GOV PJ, in Contabilità!!! E’ un’operazione MANUALE e i due dati DEVONO essere assolutamente allineati. In PJ avrò sempre a disposizione entrambi i dati: il preventivo e la quota autorizzata in contabilità. Autorizzatorio

Utilizzo interfaccia [https://test.univr.u-gov.it] Progetto con schema di finanziamento “standard” (senza attività) Passiamo all’introduzione di U-GOV Gestione Progetti

Esercitazione - Domande 3. Quando creo un nuovo progetto devo inserire le voci costo richieste dall’ente finanziatore? 4. Cosa faccio se voglio sapere quali sono i soli costi vivi e i non rendicontabili, a preventivo, sul progetto? 5. Se devo assegnare un preventivo di budget differente tra due Unità Organizzative differse, come strutturo il progetto?

Una possibile gestione dell’Overhead Voci costo Attività Attrezzature Costi di progetto Overhead Strumentazioni Prodotti software Spese generali (?) WP 1 – Costi di progetto WP 2 – Overhead

[https://test.univr.u-gov.it] Utilizzo interfaccia [https://test.univr.u-gov.it] Progetto con schema di finanziamento “standard” e “gestione spese generali” Passiamo all’introduzione di U-GOV Gestione Progetti

Modello delle Attività Rendicontabili Controllo di gestione Macro tipi attività Tipi attività Coordination/Support Coordination Support Management Managemet Other Dissemination Networking % contribuzione rendicontabile si/no WP 1 – Coordination WP 2 – Support WP 3 – Management WP 4 – Dissemination WP 5 – Networking

Utilizzo interfaccia [https://test.univr.u-gov.it] Progetto con schema di finanziamento “standard” (con attività) Passiamo all’introduzione di U-GOV Gestione Progetti

Gestione contabile del progetto: report Scrittura Co.An. DG Unità lavoro Riclassificazione Cerchiamo di capire come funziona la reportistica di U-GOV Gestione Progetti In contabilità effettuo una scrittura CO.AN. (ovviamente faccio tutto quello che ci siamo detti prima – poi vi interrogo!!! ) e indico il progetto su cui imputare la spesa e, nel caso in cui fossero presenti delle attività, devo specificare anche il Work Package (in contabilità questo si chiama “Unità Lavoro”). U-GOV Gestione Progetti, in base a quanto abbiamo visto nella slide precedente, effettua la riclassificazione dei costi Il sistema ci mette a disposizione vari tipi di report, per supportare le fasi di rendicontazione ed effettuare controllo di gestione. In questi report vedremo quanto messo a budget rapportato allo speso (dato proveniente da contabilità); di conseguenza avremo a disposizione tutte le informazioni circa i residui da utilizzare sul progetto, suddivisi per singola voce costo e attività (se presenti). Qualora il sistema non fosse in grado di riclassificare qualche costo, vedremo un “avviso” nel report; in particolare le scritture riporteranno l’indicazione “N.D.” (che sta per Non Disponibile). Le cause di questa anomalia possono essere 2: o non specificato in contabilità l’unità lavoro (per quei progetti che prevedono attività) oppure non è presente l’associazione voce CO.AN. con la voce costo corrispondente. Preventivo VS Consuntivo Rendicontazione e Controllo di gestione

[https://test.univr.u-gov.it] Scrittura Co.An. e report Utilizzo interfaccia [https://test.univr.u-gov.it] Scrittura Co.An. e report Passiamo all’introduzione di U-GOV Gestione Progetti

Timesheet Imputa le ore Rendicontazione Approva e Stampa Il docente imputa le ore “spese” sul progetto su un sistema esterno (che sia il prodotto ESSE3 di KION o qualsiasi altro sistema non importa) U-GOV PJ legge e memorizza queste informazioni, oltre a tutte le ore spese sulla didattica e sulle altre attività del docente. Ha inoltre a disposizione una serie di vincoli impostati nel sistema (come il limite delle 1500 ore annuali) e il budget ore, di cui abbiamo parlato a proposito del legame tra progetto e risorse umane. Il responsabile del progetto, o il coordinatore, è il solo ad utilizzare la funzione del timesheet di U-GOV PJ. Approva le ore imputate sul progetto, in modo da non farle più modificare al docente e, inoltre, ha a disposizione la possibilità di stampare il report che sarà utilizzato per la rendicontazione. Il timesheet, qualora fosse utilizzato da tutti i docenti, sarà quel parametro che consentirà di allocare il costo del personale strutturato sui progetti (questa parte però non sarà oggetto di questa formazione). Rendicontazione Approva e Stampa

[https://test.univr.u-gov.it] Utilizzo interfaccia [https://test.univr.u-gov.it] Timesheet Passiamo all’introduzione di U-GOV Gestione Progetti

Interazione con l’ambito contabile GESTIONE PROGETTI Contabilizzazione (COAN) CDC Anagrafica Progetti Costi Contabilizzati Allocazione Risorse umane progetto DRIVER Timesheet Costi allocati Riclassificazione CLASSIFICAZIONE Prospetto dei costi Costi rendicontati

Esercitazione - Domande 6. Cosa devo fare per imputare ad un progetto scritture contabili? 7. Qual è o quali sono i possibili casi in cui una scrittura contabile non è riclassificata? 8. Se non inserisco budget su una voce costo, cosa può succedere nel caso di contabilizzazioni su voci CO.AN. collegate a quella voce? 9. Cosa succede se non inserisco il work-package (unità lavoro) in contabilità? 10. Quali sono i requisiti per cui una risorsa umana possa imputare ore su un progetto (Timesheet)?

Domande ???

Censimento nuovo progetto Informazioni generali Tipo progetto Schema di finanziamento Budget (preventivo) Vediamo quali sono i passi da seguire per il censimento di un nuovo progetto Vediamo quali sono le cose che devo fare in U-GOV PJ e quali in U-GOV CO In PJ: inserisco tutte le informazioni generali (codici, titolo, date, etc…) indico il tipo progetto scelgo lo schema di finanziamento inserisco il budget porto il progetto in stato ATTIVO In CO: Effettuo la variazione di budget (ricordate che questa è un’operazione MANUALE) A questo punto, se mi trovo nell’intervallo di date impostate sul progetto, sono pronto per effettuare scritture sul progetto. Stato ATTIVO Variazione di budget

Controllo di gestione Report Scrittura co.an. Prerequisiti Progetto attivo Budget assegnato Stesso scenario di prima In PJ: I prerequisiti sono il progetto in stato attivo In CO: Ho effettuato la variazione di budget, quindi data disponibilità a spendere sul progetto Effettuo la scrittura Co.An. indicando il progetto e, se fosse necessario, l’unità lavoro (quello che in PJ è il Work Package) Grazie al sistema di riclassificazione dei costi In PJ apri i report e ho a disposizione le informazioni per effettuare controllo di gestione e supporto alla rendicontazione Riclassificazione Report Scrittura co.an. Progetto (+ Unità Lavoro)

E ora? Studio Test Key User Una volta che sarete nel vostro ufficio… Vado sulla piatta forma di e-learning e guardo i tutorial Effettuo i test sull’ambiente che ho utilizzato oggi, provando quanto visto nei tutorial Nel caso avessi difficoltà di qualsiasi tipo, faccio riferimento ai key user Key User

Questionario di gradimento del corso http://questionari.cineca.it Codice del corso: PCFORM2014 Edizione: 5 * Cliccare Verifica/Verify

Grazie per l’attenzione Diana Pinardi e Simone Felloni Consulenti U-GOV Gestione Progetti